Patriarkatet Lisboa

PaperOffice erfaringer / Referanse / Praksis rapport

Industri
Patriarkat / Kirke

Region
Lisboa, Portugal

Departement

Administrasjonskontor

http://patriarcado-lisboa.pt

Patriarkatets digitale bane med PaperOffice DMS

Pedro Silva, administrativ assistent for patriarkatet Lisboa

Utfordringen

Patriarkatet Lisboa (latin: Patriarchatus Olisiponensis) er en romersk rite metropolitansk erkebispedømme av den katolske kirken basert i Lisboa, hovedstaden i Portugal. Hans erkebiskops katedral er den patriarkalske katedralen St. Maria Maggiore i Lisboa.
Lisboa bispedømme ble forfremmet til erkebiskop 10. 1716 mottok den av pave Clemens XI. patriarkatets tittel.

PaperOffice DMS brukes av Lisboa-patriarkatet til å sentralisere og organisere informasjon fra flere kilder og for å minimere tiden og kostnadene ved å opprettholde et fysisk arkiv. Tilgang til informasjonen er digital.

Dermed ble patriarkatets dokumenter fra områder med personlige, eiendoms- og regnskapsdokumenter fra 285 menigheter som tilhører patriarkatet Lisboa og ytterligere 450 institusjoner som er avhengige av biskopen, gradvis fullstendig digitalisert i PaperOffice DMS.

Opprinnelig posisjon

Den digitale transformasjonen og begrepet "digitalisering" har vært på alles lepper siden pandemien senest og er nå ikke lenger en valgfri betingelse for mange selskaper, men en nødvendighet.
Temaet digital videreutvikling er også godt etablert i lokalsamfunn og kirker. Fordi selv i en kirke som patriarkatet Lisboa, venter omfattende administrative oppgaver, som tidligere ble gjort manuelt og på en analog måte.

Eksisterende problemer og oppgaver

Tidligere var hele patriarkatets system basert på papir. Men med eksisterende og daglige innkommende dokumenter nådde det manuelle systemet sine grenser.

Hele flom av informasjon har blitt mer inkonsekvent. Den viktigste oppgaven var å bringe de analoge og digitale enhetene sammen. Papirdokumenter måtte digitaliseres og bringes sammen med annen informasjon, for eksempel tilhørende e-postmeldinger.

Digitization is omnipresent - also in the church

«Vi ønsket å sentralisere og organisere informasjon fra flere kilder for å minimere tiden og kostnadene ved å opprettholde et fysisk arkiv, men med digital tilgang.»

tilbakekaller Mr. Pedro Silva, administrativ ansatt i patriarkatet Lisboa.

Hvorfor patriarkatet Lisboa valgte PaperOffice DMS

På grunn av de eksisterende utfordringene lette Pedro Silva, administrativ ansatt i patriarkatet, etter et dokumentstyringssystem (DMS) som ville muliggjøre sikker og tilpasningsdyktig datalagring. En enkel integrasjon av alle arbeidsstasjoner på administrasjonskontoret, inkludert de som jobber eksternt, bør løses med ukomplisert programvare.

«Vi var på utkikk etter en fremtidssikker løsning som i utgangspunktet kunne implementere alle våre krav, men som samtidig tilbød enkel skalerbarhet og god kost-nytte-forhold og kunne oppgraderes til andre avdelinger i fremtiden.»

I tillegg til PaperOffice DMS testet Mr. Pedro Silva andre programvareprodukter fra andre systemhus og undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.

Silva understreker at det har vært søkt om et passende system i lang tid. Imidlertid var ingen av de tidligere testede programvareleverandørene skalerbare eller fleksible nok for jobben et dokumentbehandlingssystem skulle gjøre.

"De fleste løsningene tilbyr ikke den enkle måten å opprette en database som PaperOffice DMS gjør fordi de bare bruker en sky tilbyr en serverløsning."

Den endelige beslutningen om å bruke PaperOffice til dokumenthåndtering i patriarkatet Lisboa ble bestemt av følgende grunner:

1. Datalagring og tilgjengelighet. Sentral og enkel tilgang til alle relevante dokumenter og muligheten for at flere parter samarbeider om samme dokument.

En intern, sentral lagring som alle ansatte kan få tilgang til. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.

Løsningen: En database ble satt opp på NAS, Network Attached Storage. Denne databasen ble integrert i PaperOffice DMS og alle data fra patriarkatet ble lagret. Dette tilfredsstiller de juridiske kravene til sikkerhetskopiering av data fullstendig.
Som et team på 3 på administrasjonskontoret, takket være PaperOffice DMS-integrasjonen, jobber to administrasjonsansatte eksternt og har pålitelig tilgang til dokumentasjonen på en enkel og tydelig måte.

Mr. Pedro Silva var veldig fornøyd med løsningen uten en ekstern sky og dermed uten tredjepartsleverandører, som kan bli gjenstand for statlig inngripen og øke risikoen for hackerangrep.

2.Verdi for pengene. Programvaren skal ha et godt forhold mellom pris og ytelse.

Det var svært viktig for patriarkatet Lisboa at etter en innledende investering kunne programvaren enkelt og enkelt skaleres til andre avdelinger, og at dette ikke ville innebære høye kostnader.

Løsningen: PaperOffice DMS tilbys i forskjellige prismodeller som lar brukerne ta den mest fordelaktige formen for dem.
På denne måten kan brukere i utgangspunktet bruke testversjonen uten forpliktelse og gratis, og deretter om nødvendig utvide den til sitt eget selskap / kommune uten å miste eksisterende data.

Antall kjøpte brukerlisenser kan økes når som helst. På denne måten kan patriarkatet unngå overdreven kapitalforpliktelse.

3. Lett å håndtere. Programvaren skal være selvforklarende og kreve så lite trening som mulig, men samtidig være forberedt på fremtiden.

Løsningen: PaperOffice DMS er i utgangspunktet veldig strukturert og har et grafisk grensesnitt som veileder brukeren trinn for trinn. I tillegg er det ekstra opplæringsprogrammer og videoer for alle funksjoner som kan kalles opp direkte for støtte.

På denne måten kan eksterne konsulenter unngås. Selvfølgelig tilbyr PaperOffice DMS også individuell opplæring for modulene, om ønskelig. Men basert på erfaringene fra Lisboa-patriarkatet, er PaperOffice i stor grad selvforklarende.

Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.

"Vi valgte PaperOffice DMS fordi vi personlig testet programvaren og ble imponert over brukervennligheten Integrasjon i Windows-miljøet og et rent brukergrensesnitt for å jobbe med inspirerer."

4. Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser. En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og enkelt finne dem igjen når det var nødvendig.

Løsningen: Kjernesegmentet i PaperOffice DMS er digitalisering av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. De konverteres til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.

Takket være den integrerte AI-funksjonen kan hvert dokument undervises, alt ønsket innhold kan trekkes ut på en målrettet måte og lagres med nøkkelord på en helautomatisk måte.

PaperOffice DMS tilbyr akkurat det patriarkatet lette etter.

Topp 3 liste over funksjoner,

at PaperOffice DMS gjør det bedre enn andre

1. Tekstgjenkjenning (OCR) og søk etter dokumenter
2. Integrasjon og tilkobling til database på NAS
3. Brukervennlig og selvforklarende grensesnitt

Hvordan ble PaperOffice DMS integrert?

I tider med pandemien bestemte patriarkatet seg for å arkivere daglige dokumenter og e-poster i PaperOffice DMS.

Takket være en kraftig skanner og skannertilkoblingen i PaperOffice, kan konverteringen av de analoge papirene begynne. Alle dokumenter ble gradvis lest og digitalisert via PaperOffice OCR-skannergrensesnittet. Det opprettes en nøkkelordindeks for hvert dokument mens det leses inn, som kan brukes til å finne det på et blunk ved hjelp av PaperOffice-søkemotoren.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Eksisterende mapper i de hengende filene ble overtatt 1:1 og konvertert ganske enkelt til "digitale mapper".

Alle eksisterende e-postmeldinger ble lagret direkte i PaperOffice DMS, kan kobles til eksisterende dokumenter og trenger ikke å skrives ut på papir i fremtiden. Og alle innkommende e-postmeldinger arkiveres automatisk til PaperOffice ved mappeovervåking gjennom konfigurering av regelbehandling

Siden du brukte PaperOffice DMS, har papirforbruket redusert merkbart.

Hva er de neste trinnene?

Det neste trinnet som patriarkatet Lisboa planlegger er å digitalisere det eksisterende fysiske arkivet før år 2021 og utvide bruken av PaperOffice DMS til andre områder / avdelinger i patriarkatet.

I tillegg ønsker patriarkatet i stor grad å automatisere dokumentarkivering takket være bruken av KI PIA.

"Vi er begeistret etter å ha jobbet med PaperOffice DMS i halvannet år, selv om vi bare har vært begrenset til en avdeling og ikke har utforsket dette fantastiske mesterverket fullt ut."

Topp 3 liste over hovedproblemer,

PaperOffice DMS løst

1. Del, behandle og organiser dokumenter bedre
2. Reduksjon i utskriftskostnader og fysisk arkivstørrelse siden nesten alle kopier har blitt skrevet ut tidligere
3. Bedre tidsstyring og oppgavestyring på grunn av interne varsler fra PaperOffice gjennom orienteringen

Sammendrag av generell erfaring

PaperOffice DMS har oppfylt alle nødvendige kriterier, og kartlegger i dag den komplette digitale dokumentflyten i patriarkatet.

Foreløpig ble alle dokumenter tatt opp med høyytelsesskannere og lagret digitalt i PaperOffices elektroniske arkiv. Samtidig overføres innkommende og eksisterende e-postmeldinger direkte til PaperOffice DMS og kobles til arkiverte dokumenter.

Patriarkatadministrasjonspersonalet kan deretter få tilgang til dokumentene og e-postene via PaperOffice-brukergrensesnittet, og ved å skrive inn forskjellige søkeord - et fulltekstsøk er også tilgjengelig.

Takket være den konsekvente bruken av DMS var patriarkatet i stand til å redusere behandlingstiden som kreves for fakturaer og andre typer dokumenter betydelig.

FAQs

Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Patriarkatet Lisboa":

Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?

Prøv det. Du vil bli overrasket!

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

I vår bransje, i hovedsak sosiale sentre. Menigheter kan også dra nytte av å digitalisere nadverdsbøkene sine for enkel tilgang og notarisering av dokumenter og annet papirarbeid og e-post!

Vi vil anbefale PaperOffice til alle som ønsker alle dokumentene sine organisert på ett rent, trygt og søkbart sted!

Hva liker du spesielt med PaperOffice?

Enkelhet!

Konklusjon

PaperOffice er et lett, men veldig kraftig dokumentstyringssystem.

Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke lenger vil gå glipp av.

"PaperOffice var et avgjørende skritt i å transformere arbeidet vårt på en digital måte, redusere tiden som brukes på arkiver og øke den daglige produktivitetsøkningen."