Digitalisering i logistikk og videresending

Digitalisering i logistikk og videresending

Stadig mer voksende globale leverandørkjeder presenterer logistikk og videresending av gods med nye utfordringer. Plassering og tidsuavhengig tilgjengelighet av alle viktige data og dokumenter er av avgjørende betydning i transport- og logistikkbransjen, noe som ikke bare påvirker tiden, men også økonomisk.

Fakturaer, kontrakter, ordrer, leveringsmerknader og mye mer – alle dokumenter må være umiddelbart tilgjengelige ved behov, uavhengig av lokasjon. Derfor er det selskaper i disse bransjene som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.

Et stort antall dokumenter genereres hver dag i logistikkbransjen. En stor del av dokumentene som leveringsmerknader og forsendelsesdokumenter opprettes fortsatt i papirform - men den manuelle behandlingen av disse dokumentene er svært tidkrevende, noe som igjen forårsaker unødvendige kostnader og noen ganger kjører feil.

For å gjøre informasjonen i disse raskt tilgjengelig og for å forberede den for påfølgende automatiserte prosesser, må disse papirdokumentene digitaliseres og innholdet leses opp og gjøres tilgjengelig.

Det er spesielt viktig for logistikkbransjen at frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. For å løse mange eksisterende administrative problemer i logistikk- og videresendingsbransjen, bør PaperOffice dokumentstyringssystem implementeres.

PaperOffice archives all documents generated in logistics and forwarding and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Ved hjelp av dokumentbehandlingsløsningen lagrer og arkiverer du all informasjon på en sentral plattform på en revisjonssikker måte.

Hvor papirløs i videresendings- og logistikkbransjen?

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter, fakturaer, bestillinger, leveringsnotater ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.

Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte fullføre de tilordnede oppgavene effektivt, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne eller nekte godkjenning.

Dokumentstyringssystemet skal dekke følgende viktige funksjoner i videresendings- og logistikkbransjen:

Forståelse av viktige relasjoner takket være digitale mapper og dokumentmapper

Når du redigerer dokumenter manuelt, kan viktige relasjoner, for eksempel notater og merknader, raskt gå tapt. Så det er nesten umulig å forstå forbindelsen etterpå. Når relasjonene kan spores, utløses dupliserte prosesser, noe som er tidkrevende og kostbart.

Takket være PaperOffice-implementeringen i logistikkselskapet ditt blir dokumenter, informasjon om dem og prosesser logisk oppsummert. Digitale mapper inneholder beskrivende egenskaper, har en forhåndsbestemt intern struktur eller disposisjon, og gir muligheten til å definere tillatelser for databeskyttelse. Virtuelle notater, merknader og oppgaver sikrer at viktig informasjon om prosesser ikke lenger går tapt.

Automatisert arkivering

Manuell skanning av dokumenter er en spesielt tidkrevende og feilutsatt prosess. Etter at speditører har levert en bunke dokumenter, begynner det virkelige arbeidet: hva er den enkleste måten å registrere og tilordne dokumenter som er i papirform?

Takket være den integrerte skannerfunksjonen og QR-kodegjenkjenningen kan videresendings- og logistikkselskaper plassere en hel stabel med leveringsnotater og andre dokumenter i skanneren - PaperOffice gjenkjenner målinnleveringen enten basert på anerkjent kontakt, innlært dokumentmal eller ved å lagre QR-kodeinformasjon leses ut.

Companies from all sectors benefit from digital document management

På denne måten kan hele grupper av dokumenter automatiseres på en gang og gradvis behandles med en integrert læringsmodus eller på en annen måte, som ønsket, uten nesten ingen menneskelige ressurser.

Prosessorientert dokumentbehandling

Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital godkjenning, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller dokumentstatusendringer.

På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.

Dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS passer best for disse oppgavene. Fordi det er en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Digital prosessering er et viktig grunnlag for å sikre høy tjenestekvalitet på kommunale tjenester i fremtiden

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

PaperOffice arkiverer alle dokumenter generert i logistikk og videresending og all relevant informasjon i samsvar med loven og på en revisjonssikker måte

PaperOffice DMS, i forbindelse med en NAS (Network Attached Storage), muliggjør bygging av et veldig sikkert intranett for intern kommunikasjon og dataoverføring. Dette skaper dobbel sikkerhet mot angrep utenfra. Først brannmuren i operativsystemet og deretter krypteringen av PaperOffice DMS. Samtidig settes en egen sky opp via NAS, uavhengig av tredjepartsleverandører.

Den omfattende arbeidsflytfunksjonen til PaperOffice DMS gjør intern kommunikasjon mye enklere. Begrepet internt inkluderer også filialer eller utenlandske steder. Når det gjelder prosjektrelatert arbeid, vises for eksempel gjeldende status alltid og samtidig loggen.

Selvfølgelig er en teamrelatert og privat kalender også inkludert, der tidsfrister og tidsrelaterte hendelser legges inn.

Dokumentgjenkjenningen som er utstyrt med en kunstig intelligens, ordner automatisk alle dokumenter som skal lagres i riktig mappe, og oppretter både en nøkkelordindeks og en endringslogg. Den interne søkemotoren til PaperOffice DMS finner hvert dokument i brøkdeler av et sekund.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

Logistikk- og speditørselskaper må behandle dokumenter for alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt du trenger, for eksempel:

• Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
• Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
• En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
• Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
• Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
• Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS akselererer kommunikasjon i handel og produksjon med leverandører og kunder.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Logistikk- og videresendingsselskaper drar nytte av digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er det imidlertid langt flere muligheter for logistikkselskaper, så vel som for selskaper med tilknyttet logistikk eller lager. For eksempel lagerstyring inkludert en permanent eller en nøkkeldatobeholdning. Grunnlaget for PaperOffice DMS er koblede brukerkontoer i nettverket. Datalagringen av disse brukerkontoene kombineres i den sentrale databasen. Dokumentene kan styres via en AI med forskjellige algoritmer, som kan brukes til å utløse automatiserte prosesser.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

Opplev hvordan du kan koble informasjonsflyten mellom produksjon og administrasjon ved å digitalisere og automatisere dokument- og forretningsprosesser.

PaperOffice DMS kan bli kilde for ulike data som spiller en spesiell rolle innen frakt. For eksempel spesifikasjonene for flyfrakt eller sjøfrakt. Til syvende og sist tillater tilsvarende integrerte grensesnitt forbindelsen til andre logistiske programvareløsninger, betinget også til "ATLAS", den automatiserte tariffen og det lokale tollklareringssystemet.