The PaperOffice Insider Nyhetsbrev
The PaperOffice Insider Nyhetsbrev
Vi ønsker å bli venner

Høyest mulige rabatttilbud

Eksklusive innside-nyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabatttilbud

Eksklusive innside-nyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.

Sertifisering og dokumentlagring i samsvar med GOBD

Gjennom sertifisering og godkjenning for de to høyeste digitaliseringsstandardene i verden, GOBD (tidligere GDPDU) og DSGVO (EU-GDPR), er du garantert trygg med PaperOffice.

Høydepunkter

100% GOBD gjennom revisjonssikkerhet.

På grunn av revisjonssikkerhet i prosessdokumentasjonen, er det sporbar og verifiserbart til enhver tid, beskyttet mot manipulering og tap, for å oppfylle kravene til tester og revisjoner og opprettholde deres gyldighet på lang sikt.

100% GDPR som ingen sky lagring

Å lagre dataene lokalt uten skyopplag forenkler dokumentasjonsprosessen, gir bedre kontroll over tilgangen til informasjonen og gir enklere tilgang til eldre versjoner. Det gir også sikker deling av dokumentasjon og informasjon når man samarbeider med andre teammedlemmer.

100% Tilgangskontroll

Takk til PaperOffice DMS-tilgangskontrollen, sikres det at bare de som er autorisert til å bruke dokumentstyringssystemet, får tilgang til dataene som deres tilgangsgodkjenning er begrenset til. I tillegg sikres det at personopplysninger ikke kan leses, kopieres, endres eller fjernes uten autorisasjon under behandling, bruk og lagring.

Dokumentarkivering forklart juridisk

Vi vil guide deg gjennom den juridiske jungelen, avsløre markedsføringshalvsannheter og forklare hvorfor PaperOffice er ditt perfekte dokumentgrunnlag for alle juridiske krav.

Prosedyredokumentasjon

Dette trenger du: Prosedyredokumentasjon i henhold til GoBD

Mønsterprosedyredokumentasjon for substitusjonsskanning utgitt av den tyske forbundsforbundet av skatterådgivere (BStBK) i samarbeid med den tyske skatterådgiverforeningen e.V. (DStV)

Bevisplikt

Hva sier prosedyredokumentasjonen?

At alt går etter planen

Med hjelp av prosedyredokumentasjon kan selskaper bevise at deres IT-støttede regnskap og lagring av data og dokumenter overholder prinsippene om regelmessighet som er definert i GoBD.

At du kan gi enhver dokumentasjon på forespørsel

Målet er å gjøre regnskap og arkivering av dokumenter i selskapet forståelig og verifiserbar innen rimelig tid for en ekspert, for eksempel i løpet av en revisjon.

Til dette formålet beskrives det i detalj hvordan kvitteringer og dokumenter registreres, mottas, digitaliseres, behandles, utstedes og lagres. Den skattepliktige brukeren av IT-løsningen som brukes, eller entreprenøren selv, er ansvarlig for å opprette prosedyredokumentasjon.

Prosessdokumentasjon

Hva bør prosedyredokumentasjon ta hensyn til?

For hvert IT-system bør det være tilgjengelig en tydelig strukturert prosedyredokumentasjon. Innhold, struktur og resultater av IT-prosessen bør være fullstendig og overbevisende åpenbare.
For å verifisere sporbarhet, kreves omfattende og oppdatert prosedyredokumentasjon som dokumenterer alle system- og teknologiske endringer med hensyn til innhold og tid uten noen hull.

Den prosedyremessige dokumentasjonen bør også vise hvordan elektroniske dokumenter fanges opp, behandles, utstedes og lagres.
En beskrivelse av datatilbakestillingsprosedyren som er integrert i PaperOffice ved lokal databaseapplikasjon, er også en viktig del av en prosedyredokumentasjon.

En prosedyrebeskrivelse beskriver den ønskede organisatoriske og tekniske prosessen. Fra generering av informasjonen, indeksering, behandling og lagring til den klare gjenfinningen.

på den sikre siden

Løsningen: PaperOffice for dokumentlagring i samsvar med GOBD

PaperOffice oppfyller GOBD gjennom sertifisering samt testing av alle programvarekrav ved å oppfylle alle påkrevde standarder.

Krav1/6

PRINSIPP OM SPORBARHET OG VERIFISERING (GOBD KAPITTEL 3.1)

Ifølge GoBD er skattepliktige forpliktet til å sikre at IT-systemet er beskyttet mot tap (f.eks. utilgjengelighet) og mot uautoriserte innganger og endringer.

Krav2/6

PRINSIPPER FOR SANNHET, KLARHET OG KONTINUERLIGE OPPTAK MED INDIVIDUELLE EMNER (GOBD KAPITTEL 3.2)

DMS-serverkomponentene er vanligvis underlagt de samme sikkerhetskravene som andre IT-komponenter. Relevante temaer er overvåkning og datasikkerhet.

Krav3/6

FULLSTENDIGHET (GOBD- KAPITTEL 3.2.1)

Som en prinsipp skal hvert dokument som må bevares, registreres individuelt og med alle dens komponenter (fullstendighet og fullstendighet av huller).

Krav4/6

KORREKTHET (GOBD-KAPITTEL 3.2.2)

I overensstemmelse med prinsippet om korrekthet må DMS sørge for at dokumentene og dataene som skal arkiveres, har den nødvendige grad av samsvar med originalen (både når det gjelder bilde eller innhold).

Krav5/6

BESTILLING (GOBD KAPITTEL 3.2.4)

Prinsippene for ordentlig regnskapsføring, når man bruker et DMS, anses for å være kontinuerlig oppfylt hvis overholdelse av ordenkriteriene kan sikres gjennom hele oppbevaringsperioden.

Krav6/6

UFORANDERLIGHET (GOBD-KAPITTEL 3.2.5)

GoBD krever at datahåndteringsprosedyren som er brukt, må utformes slik at all informasjon som har gått inn i prosedyren for datahåndtering, ikke lenger kan undertrykkes eller overskrives, slettes, endres eller forfalskes uten å bli identifisert (GoBD kapittel 3.1; 58-60).

Ofte stilte spørsmål
Hvem hjelper med prosessdokumentasjon?

Hvis du har absolutt tillit til dine egne prosesser, kan du sannsynligvis klare deg uten en skattefaglig rådgiver. Imidlertid anbefaler vi å få hjelp fra en skattefaglig rådgiver på forhånd eller i det minste en gang under opprettelsen av prosessdokumentasjonen. Ut fra vår egen erfaring er det alltid tilrådelig og nyttig å snakke åpent med revisjonsorganet, fordi uansett alle spesifikasjoner og standarder, er det til syvende og sist revisoren som bestemmer.

Hvem godkjenner dokumentasjonen av prosessen?

Vær oppmerksom på markedsføringens halvkunnskap: Sertifikater av enhver art og fra enhver utsteder blir ikke akseptert av skattemyndighetene! I tilfelle behov, er det eneste som teller fremleggelsen av prosedyredokumentasjon i henhold til GoBD, og om alt passer virkelig blir avgjort av revisjonsorganet, f.eks. revisor eller skattekontoret.

Hvorfor er ikke bare PaperOffice tilstrekkelig?

Kort og konsist forklart: Hvis du f.eks har arkivert en faktura i PaperOffice på en juridisk og revisjonsmessig sikker måte, kan fakturaen likevel ha blitt manipulert eller endret FØR skanningen. Du lagrer den på en revisjonsmessig sikker måte, men hele prosessen i seg selv er ikke revisjonsmessig sikker og oppfyller derfor ikke GoBD.

Kan jeg kaste originale dokumenter?

Dokumenter med juridisk relevans, for eksempel kontrakter, må fortsatt oppbevares i originalversjon. For å si det enkelt: Skattemyndighetene aksepterer elektroniske dokumenter, men retten godtar bare originale dokumenter i tilfelle tvist. Dette skyldes at en signatur bare kan sjekkes for autentisitet på originale dokumenter. Vi anbefaler å aldri kaste originale dokumenter.

Hvorfor kan jeg slette PaperOffice-dokumenter?

Igjen er det prosessdokumentasjonen. Fordi det er teknisk umulig å helt utelukke sletting så lenge dataene er lagret hos deg. Til slutt kan du slette posten selv direkte fra databasen. Eller fjerne harddisken. Eller kvitte deg med serveren. Eller sprenge bygningen.

Hvordan finner jeg tekniske DMS-anbefalinger?

Bitkom har utviklet en GOBD sjekkliste angående dokumenthåndteringssystemer i henhold til den nyeste GOBD versjonen fra 28.11.2019, som du kan finne her.

change me
Premiere

Småbedrifter øker effektiviteten gjennom Document Management System (DMS) og QNAP NAS

PaperOffice Academy

Bli en proff på 15 minutter

Rask introduksjon til PaperOffice 2022

change me
Ny utgivelse

Dokumenthåndtering og dataoppbevaring på NAS-enheter: Effektive løsninger for bedrifter og organisasjoner

Optimalisering av arbeidsflyter takket være PaperOffice DMS

"Allerede ved første avtale med PaperOffice legger du merke til de 20 årene med PaperOffice-erfaring innen dokumenthåndtering."

Case Study Image