The PaperOffice Insider Nyhetsbrev
The PaperOffice Insider Nyhetsbrev
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabatttilbud

Eksklusive innside-nyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabatttilbud

Eksklusive innside-nyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.

Dokumentarkivering forklart juridisk

Vi guider deg gjennom den juridiske jungelen, avslører markedsføringshalvkunnskap og forklarer hvorfor PaperOffice er ditt perfekte dokumentgrunnlag for alle juridiske krav.

Prosedyredokumentasjon

Det du trenger: Prosedyredokumentasjon i henhold til GoBD

Eksempelprosedyredokumentasjon for substitusjonsskanning, publisert av den tyske føderale kammeret for skatteeksperter (BStBK) i samarbeid med den tyske skatteforeningen (DStV).


Bevisplikt

Hva sier prosedyredokumentasjonen?

At alt går etter planen

Med hjelp av prosedyredokumentasjon kan selskaper bevise at deres IT-støttede regnskap og lagring av data og dokumenter overholder prinsippene om regelmessighet som er definert i GoBD.

At du kan gi hvilket som helst dokument på forespørsel

Målet er å gjøre regnskap og arkivering av dokumenter i selskapet forståelig og verifiserbar innen rimelig tid for en ekspert, for eksempel i løpet av en revisjon.

Til dette formålet beskrives det i detalj hvordan kvitteringer og dokumenter registreres, mottas, digitaliseres, behandles, utstedes og lagres. Den skattepliktige brukeren av IT-løsningen som brukes, eller entreprenøren selv, er ansvarlig for å opprette prosedyredokumentasjon.

Behandling av dokumentasjon

Hva bør prosedyredokumentasjon ta hensyn til?

Tydelig strukturert prosedyredokumentasjon bør være tilgjengelig for ethvert IT-system. Innholdet, strukturen og resultatene av IT-prosessen bør være helt og overbevisende åpenbart.
For å verifisere sporbarhet, kreves omfattende og oppdatert prosedyredokumentasjon som dokumenterer alle system- og teknologiske endringer med hensyn til innhold og tid uten noen hull.

Den prosedyremessige dokumentasjonen bør også vise hvordan elektroniske dokumenter fanges opp, behandles, utstedes og lagres.
En beskrivelse av databaseratlagsprosedyren, som er integrert i PaperOffice i tilfelle av lokal databaseprogramvare, er også en viktig del av en prosedyredokumentasjon.

En prosedyredokumentasjon beskriver den tiltenkte organisatoriske og tekniske prosessen. Fra informasjonens opprinnelse til indeksering, behandling og lagring samt utvetydig gjenoppretting.


på den sikre siden

Løsningen: GOBD-tilpasset PaperOffice for dokumentlagring

PaperOffice oppfyller GOBD gjennom sertifisering samt testing av alle programvarekrav ved å oppfylle alle påkrevde standarder.

Krav1/6

PRINSIPP OM SPORBARHET OG VERIFISERING (GOBD KAPITTEL 3.1)

I følge GoBD er skattyteren forpliktet til å sikre at IT-systemet er sikret mot tap (for eksempel uoppdagelighet) og beskyttet mot uautoriserte oppføringer og endringer.


Krav2/6

PRINSIPPER FOR SANNHET, KLARHET OG KONTINUERLIGE OPPTAK MED INDIVIDUELLE EMNER (GOBD KAPITTEL 3.2)

DMS-serverkomponenter er generelt underlagt de samme sikkerhetskravene som andre IT-komponenter. Relevante emner er overvåking og datasikkerhet.

Krav3/6

FULLSTENDIGHET (KAPITTEL 3.2.1 AV GOBD)

Som en prinsipp skal hvert dokument som må bevares, registreres individuelt og med alle dens komponenter (fullstendighet og fullstendighet av huller).


Krav4/6

KORREKTHET (KAPITTEL 3.2.2 I GOBD)

I overensstemmelse med prinsippet om korrekthet må DMS sørge for at dokumentene og dataene som skal arkiveres, har den nødvendige grad av samsvar med originalen (både når det gjelder bilde eller innhold).

Krav5/6

BESTILLING (GOBD KAPITTEL 3.2.4)

Prinsippene for ordentlig regnskapsføring, når man bruker et DMS, anses for å være kontinuerlig oppfylt hvis overholdelse av ordenkriteriene kan sikres gjennom hele oppbevaringsperioden.


Krav6/6

UBEVEGELIGHET (GOBD KAPITTEL 3.2.5)

GoBD krever at datahåndteringsprosedyren som er brukt, må utformes slik at all informasjon som har gått inn i prosedyren for datahåndtering, ikke lenger kan undertrykkes eller overskrives, slettes, endres eller forfalskes uten å bli identifisert (GoBD kapittel 3.1; 58-60).

Ofte stilte spørsmål
Hvem hjelper med prosessdokumentasjon?

Hvis du har absolutt tillit til dine egne prosesser, kan du sannsynligvis klare deg uten en skattefaglig rådgiver. Imidlertid anbefaler vi å få hjelp fra en skattefaglig rådgiver på forhånd eller i det minste en gang under opprettelsen av prosessdokumentasjonen. Ut fra vår egen erfaring er det alltid tilrådelig og nyttig å snakke åpent med revisjonsorganet, fordi uansett alle spesifikasjoner og standarder, er det til syvende og sist revisoren som bestemmer.

Hvem godkjenner dokumentasjonen av prosessen?

Vær oppmerksom på markedsføringens halvkunnskap: Sertifikater av enhver art og fra enhver utsteder blir ikke akseptert av skattemyndighetene! I tilfelle behov, er det eneste som teller fremleggelsen av prosedyredokumentasjon i henhold til GoBD, og om alt passer virkelig blir avgjort av revisjonsorganet, f.eks. revisor eller skattekontoret.

Hvorfor er ikke bare PaperOffice tilstrekkelig?

Forklart på en kortfattet og presis måte: Hvis du for eksempel har arkivert en faktura i PaperOffice på en juridisk sikker og revisjonsklar måte, kan fakturaen likevel ha blitt manipulert eller endret FØR den ble skannet. Du kan lagre på en revisjonsklar måte, men selve prosessen er ikke revisjonsklar og oppfyller dermed ikke GoBD.

Kan jeg kaste originale dokumenter?

Dokumenter med juridisk relevans, for eksempel kontrakter, må fortsatt oppbevares i originalversjon. For å si det enkelt: Skattemyndighetene aksepterer elektroniske dokumenter, men retten godtar bare originale dokumenter i tilfelle tvist. Dette skyldes at en signatur bare kan sjekkes for autentisitet på originale dokumenter. Vi anbefaler å aldri kaste originale dokumenter.

Hvorfor kan jeg slette PaperOffice-dokumenter?

Igjen er det prosessdokumentasjonen. Fordi det er teknisk umulig å helt utelukke sletting så lenge dataene er lagret hos deg. Til slutt kan du slette posten selv direkte fra databasen. Eller fjerne harddisken. Eller kvitte deg med serveren. Eller sprenge bygningen.

Hvordan finner jeg tekniske DMS-anbefalinger?

Bitkom har utviklet en GOBD sjekkliste angående dokumenthåndteringssystemer i henhold til den nyeste GOBD versjonen fra 28.11.2019, som du kan finne her.

change me
Premiere

Bruk regulære uttrykk REGEX for automatisert datainnsamling og -ekstraksjon (Del 2)

PaperOffice Academy

Bli en proff på 15 minutter

Rask introduksjon til PaperOffice 2022

change me
Ny

Skanner- og dokumentbehandling - TOPP 15 grunner til å bruke en DMS

PaperOffice løser enhver problem: Garantert.

Case studie

Effektiv eiendomsforvaltningstjeneste med PaperOffice: Vellykket integrasjon og beskyttelse mot Ransomware-angrep.