Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Dokumentarkivering forklart lovlig

Vi veileder deg gjennom den juridiske jungelen, avdekker halvkunnskap om markedsføring og forklarer hvorfor PaperOffice er ditt perfekte dokumentgrunnlag for alle juridiske krav.

Dokumentasjon for fremgangsmåter

Hva du trenger:Prosedyredokumentasjon i henhold til GoBD

Eksempel på prosedyredokumentasjon for erstatningsskanning, publisert av det tyske føderale kammeret for skattekonsulenter (BStBK) i samarbeid med den tyske skattekonsulentforeningen (DStV).


Plikt til å fremlegge bevis

Hva står det i prosedyredokumentasjonen?

At alt går etter planen

Ved hjelp av prosedyredokumentasjon kan selskaper bevise at deres IT-støttede regnskap og lagring av data og dokumenter overholder prinsippene for regelmessighet definert i GoBD.

At du kan levere et hvilket som helst dokument på forespørsel

Målet er å gjøre regnskaps- og arkiveringsdokumenter i selskapet forståelige og etterprøvbare innen rimelig tid for en ekspert, for eksempel i løpet av en revisjon.

Til dette formålet beskriver den i detalj hvordan bilag og dokumenter registreres, mottas, digitaliseres, behandles, utstedes og lagres. Den skattepliktige brukeren av IT-løsningen som brukes, eller gründeren selv, er ansvarlig for å lage prosedyredokumentasjon.

Behandle dokumentasjon

Hva bør prosedyredokumentasjon ta hensyn til?

Tydelig strukturert prosedyredokumentasjon bør være tilgjengelig for alle IT-systemer. Innholdet, strukturen og resultatene av IT-prosessen skal være helt og overbevisende åpenbare.
For å verifisere sporbarhet kreves det omfattende og oppdatert prosedyredokumentasjon som dokumenterer alle system- og teknologiske endringer når det gjelder innhold og tid uten hull.

Prosedyredokumentasjonen skal også vise hvordan elektroniske dokumenter registreres, behandles, utstedes og lagres.
En beskrivelse av prosedyren for sikkerhetskopiering av data, som er integrert i PaperOffice i tilfelle lokal databaseapplikasjon, er også en viktig del av en prosedyredokumentasjon.

En prosedyredokumentasjon beskriver den tiltenkte organisatoriske og tekniske prosessen. Fra opprinnelsen til informasjonen til indeksering, behandling og lagring samt entydig gjenfinning.


på den sikre siden

Løsningen: GOBD-kompatibel PaperOffice for dokumentlagring

PaperOffice overholder GOBD gjennom sertifisering samt testing av alle programvarekrav ved å oppfylle alle nødvendige standarder.

Krav1/6

PRINSIPPET OM SPORBARHET OG ETTERPRØVBARHET (GOBD KAPITTEL 3.1)

Ifølge GoBD er skattebetaleren forpliktet til å sørge for at IT-systemet er sikret mot tap (f.eks. manglende sporbarhet) og beskyttet mot uautoriserte oppføringer og endringer.


Krav2/6

PRINSIPPER FOR SANNHET, KLARHET OG KONTINUERLIGE OPPTEGNELSER MED DE ENKELTE FAGENE (GOBD KAPITTEL 3.2)

DMS-serverkomponenter er vanligvis underlagt de samme sikkerhetskravene som andre IT-komponenter. Relevante temaer er overvåking og datasikkerhet.

Krav3/6

FULLSTENDIGHET (GOBD KAPITTEL 3.2.1)

Som et prinsippspørsmål må hvert dokument som må beholdes, registreres individuelt og med alle dets komponenter (fullstendighet og fullstendighet av hull).


Krav4/6

KORREKTHET (GOBD KAPITTEL 3.2.2)

Etter prinsippet om korrekthet må DMS sørge for at dokumentene og dataene som skal arkivers, har den nødvendige graden av samsvar med originalen (når det gjelder bilde eller innhold).

Krav5/6

REKKEFØLGE (GOBD KAPITTEL 3.2.4)

Prinsippene for ordnet regnskap ved bruk av DMS anses å være konsekvent oppfylt hvis overholdelse av ordenskriteriene kan sikres gjennom hele oppbevaringsperioden.


Krav6/6

UFORANDERLIGHET (GOBD KAPITTEL 3.2.5)

GoBD krever at databehandlingsprosedyren som brukes, må utformes på en slik måte at all informasjon som har kommet inn i behandlingsprosedyren ikke lenger kan undertrykkes eller overskrives, slettes, endres eller forfalskes uten å bli identifisert (GoBD kapittel 3.1; 58-60).

Hyppige spørsmål
Hvem hjelper til med prosessdokumentasjon?

Hvis du har absolutt tillit til dine egne prosesser, kan du sannsynligvis klare deg uten skatterådgiver. Vi anbefaler imidlertid å få hjelp fra en skatterådgiver på forhånd eller minst en gang under opprettelsen av prosessdokumentasjonen. Fra vår egen erfaring er det alltid tilrådelig og nyttig å snakke åpent med revisjonsorganet, for til tross for alle spesifikasjoner og standarder er det til syvende og sist revisor som bestemmer.

Hvem godkjenner prosessdokumentasjonen?

Vokt dere for å markedsføre halvkunnskap: Sertifikater av noe slag og fra enhver utsteder aksepteres ikke av skattemyndighetene! Ved behov er det eneste som teller presentasjonen av prosedyredokumentasjonen i henhold til GoBD, og om alt virkelig passer, avgjøres av revisjonsorganet, for eksempel skatterevisorene eller skattekontoret.

Hvorfor er ikke bare PaperOffice tilstrekkelig?

Forklart kort og konsist: Hvis du for eksempel har arkivert en faktura i PaperOffice på en juridisk sikker og revisjonssikker måte, kan fakturaen likevel ha blitt manipulert eller endret FØR den ble skannet. Du kan lagre på en revisjonssikker måte, men den generelle prosessen i seg selv er ikke revisjonssikker og overholder derfor ikke GoBD.

Kan jeg kaste originale dokumenter?

Dokumenter med juridisk relevans, for eksempel kontrakter, må fortsatt oppbevares i originalen. For å si det i et nøtteskall: Skattekontoret godtar elektroniske dokumenter, men retten godtar bare originaler i tilfelle tvist. Dette skyldes det faktum at en signatur bare kan kontrolleres for ekthet på originale dokumenter. Vi anbefaler at du aldri kaster originaler.

Hvorfor kan jeg slette PaperOffice-dokumenter?

Igjen, det er prosessdokumentasjonen. Fordi det er teknisk umulig å utelukke sletting helt så lenge dataene er lagret hos deg. Til slutt kan du slette posten selv direkte fra databasen. Eller fjern harddisken. Eller kast serveren. Eller sprenge bygningen.

Hvordan finner jeg tekniske DMS-anbefalinger?

Bitkom har utviklet en GOBD sjekkliste om dokumentstyringssystemer i henhold til den nyeste GOBD-versjonen av 28.11.2019, som du finner her

PaperOffice Academy

Du må ha sett dette.

Det sier kundene våre