Digitale spesialistløsninger innen finans
Automatisering av forretningsprosesser og spesialistløsninger for økonomi er forutsetningene for effektivitet og suksess. Behovet for det er ikke lenger en valgfri luksus, men et must for å forbli konkurransedyktig på lang sikt.
Pro tips
Viktige dokumenter i eksisterende papirform, for eksempel påstander, kontoutskrifter, kontrakter, eksterne brev, regninger, rapporter, erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.PaperOffice muliggjør ikke bare dokumentbehandling, men gir det også umiddelbar tilgang til digitale kunde- og kredittfiler.
Digitalisering i finans og bank
Med dagens flom av digitale data og papirdata må det sikres at viktige dokumenter ikke går tapt og er tilgjengelige til rett tid, fordi finansinstitusjoner og banker drar stor nytte av bruken av egnet datahåndtering - de mottar viktige dokumenter med høye klassifiseringsnivåer og umiddelbare fullføringskrav.
Finansinstitusjoner og banker drar stor nytte av bruken av egnet databehandling som oppfyller alle kravene.
Viktige dokumenter som påstander, kontrakter, regnskap og eksterne brev kommer ikke bare inn i posten. Mange kundebrev kommer også via e-post. Ved å gjøre dette må full oversikt over ansvar, tidsfrister, kostnader og oppgaver opprettholdes og sikkerhetsstandarder må garanteres.
Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.
Fordi alle prosesser i finans krever en perfekt flyt av informasjon og strukturert utførelse. De nødvendige fordelene kan bare oppnås takket være digitalisering.
Fordi et digitalt dokumentarkiv gir umiddelbar tilgang til alle nødvendige dokumenter og deltakelse i godkjenningsprosesser. Det spiller ingen rolle om du er på kontoret, jobber hjemmefra eller på forretningsreise.
Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter.
PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Konvertere dokumenter til løsninger
I finansnæringen og bankene brukes mye papir hver dag, og et stort antall dokumenter produseres. På den ene siden, siden prosessene er ganske komplekse, fører dette til store fjell av papir, store mengder data, men også til en lang søkeprosess. I tillegg må dokumentene lagres, indekseres, klassifiseres og om nødvendig deles med kolleger.
Dokumentstyringssystemet PaperOffice gir organisering og databeskyttelse under én hette. Det innovative systemet gir strømlinjeformede søke- og henteverktøy som reduserer responstiden og sikrer at dokumenter aldri går tapt, noe finansinstitusjoner alltid er fornøyde med.
Det er PaperOffice DMS, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.
PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander og e-postkorrespondanse: takket være PaperOffice dokumentbehandlingssystem digitaliserte dine tidligere prosesser i selskapet ditt, noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible.
For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.
Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.
Tilgangskontroll og mer gjennomsiktighet
Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne ai-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Bankkontoutdrag", lagrer tilsvarende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.
For finansinstitusjoner og banker betyr dette å opprettholde en svært omfattende klient- eller kundefil, som også må ha noen få spesielle funksjoner. For eksempel må prinsippene i GDPR overholdes, og selvfølgelig er finansinstitusjoner underlagt en ubetinget taushetsplikt, som ikke bare refererer til muntlige uttalelser, men også til sikker lagring av dokumenter beskyttet mot uautoriserte personer. Det er også en forpliktelse til å overholde juridiske og kontraktsfestede frister.
I noen tilfeller kan manglende overholdelse av disse fristene få kriminelle konsekvenser, men for det meste bare sivile konsekvenser. Å beskytte forretningshemmelighetene til sine kunder er også av største betydning for finansinstitusjoner.
PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.
Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "IT-avdeling", slik at en kollega kan tre inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.
OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.
Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsplasseringen, eksporteres til kunden eller omvendt.
Løsningen: bevist kunnskap
Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?
PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.
Perfekte økonomiske arbeidsflyter
Finansinstitusjoner samt tjenesteleverandører og banker må behandle dokumenter for alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.
PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt som finansinstitusjoner og banker trenger, for eksempel:
- Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
- Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
- En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
- Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
- Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
- Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner
Integrere digitale arbeidsflyter i forretningsprosesser
PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen forenkler kommunikasjonen. Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice DMS gjør det enkelt å ta hensyn til gjeldende oppbevarings- og slettingsperioder. Digitale arbeidsflyter er integrert i forretningsprosessene, noe som sikrer overholdelse av de grunnleggende prosesstrinnene og dermed overholdelse.
PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.
På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.
Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller endringer i dokumentstatus. Som er et absolutt MUST i finanssektoren.
På denne måten kan relevante metadata også lagres etter arkiveringsprosessen av dokumenter. I tillegg til dokumenttypen kan arkiveringsperioden og tilknyttet kundeinformasjon angis.
Leverandører av finansielle tjenester drar nytte av digital dokumenthåndtering
Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.
Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.
Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer.
Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.
PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Digitalisering i finans og bank":
Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?
På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.
Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?
Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.
Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?
PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.
Konklusjon
PaperOffice DMS støtter leverandører av finansielle tjenester og banker og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.
Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.