Byggefirma
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Bakgrunn

IDC Construccion er et byggefirma med base i Las Palmas som spesialiserer seg på å bygge idrettsanlegg for skoler, idrettshaller og lekeparker. Bedriften er kjent for sine høykvalitets og holdbare gulv for skoler, idrettshaller, lekeparker osv., som imøtekommer brukernes behov.

Akkurat som alle store byggefirmaer, hadde også IDC Construccion S.L. mange problemer med å administrere og organisere viktige dokumenter i den daglige driften.
For å takle disse utfordringene, lette bedriften etter et dokumenthåndteringssystem (DMS) for å optimalisere sin dokumenthåndtering.

Det var viktig at det nye dokumenthåndteringssystemet var i stand til å samle alle disse dokumentene på ett sted og gi enkel tilgang fra hvor som helst.
IDC Construccion lette etter et DMS som kunne tilpasses deres eksisterende arbeidsflyt og oppfylle deres krav.

Utfordringene inkluderte:

• Registrering, organisering, klassifisering og arkivering av alle bedriftens dokumenter
• Rask og pålitelig tilgang til dokumenter fra hvor som helst
• Enhetlig system for håndtering av papirdokumenter og elektroniske filer
• Enkel integrasjon i bedriftens eksisterende arbeidsflyt
• Kontroll og sikkerhet for konfidensiell informasjon

Which other manufacturers were considered?

IDC Construccion considered various DMS options. However, none of the other systems could adapt to their existing workflow. Finally, they discovered PaperOffice DMS and found that it perfectly suited their needs. They were impressed by the fact that it could easily integrate into their existing systems without requiring them to change their workflow.

Why IDC Construccion S.L. chose PaperOffice DMS

Mr. Agustín García Afonso from IDC Construccion S.L. initially examined various software offers regarding document management and ultimately decided to test PaperOffice DMS.

A challenge for the construction company IDC Construccion was to find a suitable document management system that supports their workflow and optimizes their document management.

After trying out several document management systems, it was found that these systems would force them to adapt their workflow to the system instead of the other way around.

This was a disadvantage for the company as they already had a personalized document management system that was not updated. Because of these challenges, the company decided to search for a system that would meet their requirements while also supporting their existing system.

After a careful review of different document management systems, IDC Construccion chose PaperOffice DMS.

The system was selected because it allowed the company to make minimal changes to their existing workflow while still meeting their requirements. This was an important factor in the decision for PaperOffice DMS as the company could retain full control over their documents without affecting their workflow.

Thanks to controlled access, detailed task lists, granting approvals through workflows, and reliable email notifications, employees can efficiently complete assigned tasks and authorized individuals can easily approve or deny approvals.

"For companies that do not yet have a document management system, PaperOffice DMS is the ideal solution as it offers everything one could wish for. Even for companies that already have a document management system but need to switch for any reason, PaperOffice DMS is an excellent option due to its user-friendly interface and features."

The now easier and faster availability of data and documents fundamentally and sustainably changes the company's workflows. The management knowledge is now transparently organized and available at the right time.

Dette er hva PaperOffice DMS har gjort bedre enn andre

• Tilpasningsevne for brukergrensesnitt: IDC Construccion var imponert over brukervennligheten til PaperOffice DMS. Dokumentbehandlingssystemet kunne tilpasse seg IDC Construccion sine eksisterende arbeidsflyter og gjorde det mulig for dem å organisere og søke etter dokumentene sine raskt og enkelt.
• Forbedret søk etter dokumenter: Med PaperOffice DMS kan ansatte hos IDC Construccion finne dokumenter raskt og enkelt, noe som sparer tid og ressurser.
• Kontroll av dokumentversjoner: PaperOffice DMS gjør det mulig for IDC Construccion å kontrollere versjonene av dokumenter og sikre at de alltid er oppdaterte.

"Etter innføringen av PaperOffice har vi til og med endret vår motto fra "Fortell oss hvordan du ønsker å trå" til et dokumenthåndteringsslagord som lyder "Fortell meg hvordan du vil håndtere dokumentasjonen din, og PaperOffice vil gjøre det for deg". "

Resultat

IDC Construccion forbedret dokumenthåndteringen sin ved å implementere PaperOffice DMS. Selskapet var imponert over tilpasningsevnen til brukergrensesnittet, det forbedrede søket etter dokumenter og kontrollen av dokumentversjoner. Innføringen av det nye systemet skjedde uten problemer, og selskapet anbefaler PaperOffice DMS til alle som leter etter en dokumenthåndteringsløsning. Totalt sett var IDC Construccion sin erfaring med PaperOffice DMS ekstremt tilfredsstillende og overgikk forventningene deres.