Digitalisering i møbelindustrien og produksjonsbedrifter

Digitalisering i møbel- og produksjonsindustrien

Med dagens overflod av digitale data og papirdata er det viktig å sikre at viktige dokumenter ikke går tapt og er tilgjengelige når tiden er inne.

Bedrifter fra møbelindustrien og produksjonsindustrien drar stor nytte av bruken av egnet datahåndtering, fordi de mottar papirdokumenter hver dag.

I produksjonsindustrien genereres viktige dokumenter hver dag: bønner, skisser, utkast, eksterne brev, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange brev kommer også via e-post.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

Fordi alle prosesser i møbelindustrien og produksjonshandelen krever en perfekt strøm av informasjon og strukturert utførelse. De nødvendige fordelene kan bare oppnås takket være digitalisering.

Fordi et digitalt dokumentarkiv gir umiddelbar tilgang til alle nødvendige dokumenter og deltakelse i godkjenningsprosesser. Det spiller ingen rolle om du er på kontoret, jobber hjemmefra eller på forretningsreise.

Digital dokumenthåndtering kan hjelpe deg med dette: om maskinfiler, bruksanvisninger, reservedelskataloger og vedlikeholdslogger - alt kan arkiveres i en DMS og finnes igjen i løpet av sekunder.

Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter.

PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Digitaliserte prosesser skaper en klar fordel

I møbelindustrien og produksjonsindustrien brukes mye papir hver dag. På den ene siden, siden prosessene er ganske komplekse, fører dette til store fjell av papir, store mengder data, men også til en lang søkeprosess.

Dokumentstyringssystemet PaperOffice gir organisering og databeskyttelse under én hette. Det innovative systemet gir strømlinjeformede søke- og henteverktøy som reduserer responstiden og sikrer at dokumenter aldri går tapt, noe som alltid er en tilfredshet for bedrifter.

Det er PaperOffice DMS, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatisering takket være AI- og arbeidsflytløsninger

Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne ai-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Leveringsnotater", lagrer passende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelaterte datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skatterådgiveren eller omvendt.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Alt-i-ett takket være bruken av PaperOffice DMS

Bedrifter fra møbelindustrien samt produksjonshandler må behandle dokumenter for alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den har alt møbel- og produksjonsindustrien trenger, for eksempel:

• Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
• Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
• En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
• Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
• Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
• Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

Integrere digitale arbeidsflyter i forretningsprosesser

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen forenkler kommunikasjonen. Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice DMS gjør det enkelt å ta hensyn til gjeldende oppbevarings- og slettingsperioder. Digitale arbeidsflyter er integrert i forretningsprosessene, noe som sikrer overholdelse av de grunnleggende prosesstrinnene og dermed overholdelse.

PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller endringer i dokumentstatus.

På denne måten kan relevante metadata også lagres etter arkiveringsprosessen av dokumenter. I tillegg til dokumenttypen kan arkiveringsperioden og tilknyttet kundeinformasjon angis.

Møbelindustrien og produksjonsbransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger.

Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer.

Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.