Digitalisering hos tjenesteleverandører og forhandlere for flerfunksjonsenheter

Digitalisering hos tjenesteleverandører og forhandlere for kopimaskiner

Spesialforhandlere for kontorteknologi, utskriftsløsninger og kontorsystemer drar stor nytte av bruken av egnet databehandling.

Trenden så vel som den økonomiske situasjonen og konkurransesituasjonen beveger seg i økende grad mot digitalisering av dokumenter i stedet for å holde dem utelukkende i papirform.

Slik genererer de fleste spesialforhandlere for kontorteknologi og utskriftsløsninger viktige dokumenter på daglig basis:

Skrifter, kontrakter, leveringsnotater, utkast, leverandørfakturaer og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange brev kommer også via e-post.

Men på ingen måte er hver leverandørfaktura eller hver leveringsseddel tilgjengelig som en fil fra begynnelsen. Følgelig er pålitelige skannere av høy kvalitet og kraftig kvalitet og bruk av riktig dokumentbehandlingsløsning avgjørende for vellykket digitalisering.

Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

Bransjen for kontorteknologi og kontorsystemer er den som drar nytte av dokumentstyringssystemet PaperOffice i form av en løsning for digitaliseringsområdet, men også som partner.

Fordi hvilket medium er bedre enn en multifunksjonsenhet for å transformere papirdokumentene dine fra analog til digital?

Med en felles DMS kan for eksempel skannet post arkiveres, viktige e-postmeldinger kan lagres og dokumenter kan arkiveres. I tillegg kan forskjellige brukere få tilgang til og arbeide med disse dokumentene.

Paperless work through digital processes

Hvordan gå papirløs?

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser, fører til kostnadsbesparelser, for eksempel eliminering av papirdokumenter, og oppretter en klar oversikt over viktige dokumenter, for eksempel kvitteringer, kontrakter, leveringsnotater eller andre brev, ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden .

Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.

Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte fullføre de tilordnede oppgavene effektivt, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne eller nekte godkjenning.

Med PaperOffice DMS-programvareløsningen går ikke flere dokumenter tapt. Og uansett hvor du er, kan du få tilgang til viktige dokumenter på få sekunder.

Selvfølgelig jobber du alltid med systemene våre i samsvar med loven og fullstendig revisjonssikker.

Kvitteringer, regnskap og lignende dokumenter trenger ikke lenger å sendes i posten mellom kirkedistrikter og menigheter. Intern post kan også sendes digitalt på denne måten. Dette sparer papir, kostnader for ekstra datalagring og turer til arkiver. Dokumenter kan leveres med nøkkelord (redaktør, emne, status, dato, etc.) og deretter bli funnet lettere.

Prosessorientert dokumentbehandling

Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital godkjenning, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller dokumentstatusendringer.

På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

I dag, i det 21. Kopimaskinen har blitt en multifunksjonell enhet i bedrifter, administrasjoner og private husholdninger. I tillegg til kopimaskinfunksjonen kan enhetene skrive ut og fakse, for å konvertere digitalt innhold direkte til analog form via grensesnittet til PCen og også omvendt ved skanning.

Det er nettopp i denne funksjonen at kopimaskiner vil ha størst potensial for bruk nå, men i økende grad i nær fremtid. Skanning og konvertering av analog til digital informasjon.

Ifølge en undersøkelse av 3500 selskaper av DIHK fra 2020, er deres grad av digitalisering i gjennomsnitt rundt 50%. Alle selskaper er klar over fordelene som digitalisering bringer med seg. Selskapene ser de største problemene på følgende områder:

• Kompleksiteten i systemene og prosessene som tilbys
• Høy pris
• Sikkerhetsrisikoer
• Mangel på tid
• Omfattende opplæring

Praktisk talt alle selskaper har minst den grunnleggende maskinvaren, en kopimaskin eller multifunksjonsenhet med skanner og en eller flere PCer. Det som fortsatt trengs er riktig programvare, og den finnes i PaperOffice DMS.

Med PaperOffice DMS er menynavigasjonen intuitiv og enkel å lære. Hjelp-menyer veileder deg gjennom hvert program og samtidig er videoopplæringer tilgjengelige som forklarer visse prosesser trinn for trinn. Opplæring utenfor anlegget for ansatte er ikke nødvendig, men opplæring kan holdes direkte i selskapet om ønskelig.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS skaper klare fordeler for forhandlere og tjenesteleverandører av multifunksjonelle enheter

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den inneholder alt som spesialforhandlere trenger for kontorteknologi og utskriftsløsninger, for eksempel:

• Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR
• Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
• En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
• Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
• Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
• Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

PaperOffice DMS har et svært fordelaktig forhold mellom pris og ytelse, og dette med mulighet for å koble til opptil 800 terminaler (skjermarbeidsstasjoner).

Alle digitale data krypteres i PaperOffice DMS med 1024 biter og formatet konverteres. Dette resulterer i så store hindringer for hackere og spioner at de alle har mislyktes med PaperOffice DMS så langt. Samtidig forhindrer et hierarkisk passordstyringssystem alle fra å ha tilgang til alt.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Digital fakturabehandling er også en fordel for mange tjenesteleverandører og forhandlere av kopieringssystemer. Innkommende fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige ansatte. Kontroll- og utgivelsesprosessen via digital utgivelse kan også håndteres raskt og effektivt via systemet.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsplasseringen, eksporteres til skatterådgiveren eller omvendt.

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS øker hastigheten på kommunikasjonen.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Tjenesteleverandører og forhandlere av multifunksjonssystemer drar nytte av digital dokumenthåndtering

38% av alle undersøkte selskaper har rett og slett ikke tid til å digitalisere prosessene sine. Vi anbefaler en prosedyre som starter med den grunnleggende prosessen, skanning av analoge dokumenter samtidig som de behandles. På denne måten kan gruppen mennesker som jobber med kopimaskinen hver dag også instrueres, så langt som mulig, til å skanne arkivet litt etter litt.

Takket være den automatiske gjenkjennelse av dokumenter med konsistente egenskaper, kan PaperOffice DMS alltid tilordne alle skannede dokumenter til riktig lagringssted i det digitale minnet. Det er fornuftig å begynne å skanne arkivet med de nyeste oppføringene for å ytterligere redusere størrelsen på det analoge arkivet etter hvert som oppbevaringsperiodene utløper. I tillegg har vi mange guider om hvordan du oppnår et papirløst kontor takket være skanneren.

PaperOffice DMS er grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet via skanneren din og digitalisere dem, der tekster konverteres til skrifter ved hjelp av OCR, som kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

Så alt du trenger er en kopimaskin og PaperOffice DMS for å akselerere operasjonell digitalisering eller til og med komme i gang. En sti som definitivt er verdt det.