Produktutvikling, prosesser og støtte Butterfly Ingeniører S.L.

PaperOffice erfaringer / Referanse / Praksis rapport

Sektor
Industri og handel

Region
Córdoba, Andalucía, Spania

Avdelinger
Forsknings- og utviklingsavdelingen
Regnskap

Digital endring i produktutvikling - vellykket dokumenthåndtering

Antonio Jesús Sánchez, administrerende direktør og produkt- og prosessingeniør hos Butterfly Engineers S.L.

Startposisjon

Et selskap som utelukkende er dedikert til produktutvikling, prosessteknikk og er involvert i alle produksjonsfaser - fra den første ideen til sluttproduktet - oversvømmes med filer og dokumentasjon, for eksempel tekniske datablad, kundedata, beregninger og planer hver dag.< /p>

Prosjektinformasjon, som tar mer og mer lagringsplass gjennom årene og ikke lenger er lett å finne, spesielt i administrative kontorer, blir gradvis dødelig.

Selskapets mål var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere prosessen.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Eksisterende problemer og oppgaver

Tidligere ble informasjon bare lagret i papirform, for eksempel design og planlegging eller spesifikasjoner for et produkt eller produktutvikling, men i dag er det en rekke informasjonskilder og dokumenter i mange organisasjoner: e-post, skjemaer, skisser er like mye en del av det som elektroniske fakturaer og papirkvitteringer, brevpost, leveringsmerknader, kontrakter osv.

Heldigvis, takket være den pågående IT-utviklingen, er denne typen arbeid nå digitalt drevet. Mange prosesstrinn blir nå en del av en 100 % digital og automatisert praksis, som Industri 4.0 bekrefter.

Imidlertid er papir ofte uunnværlig når det gjelder frihåndstegninger eller ideer, samt administrasjon, fakturaer eller kundeinformasjon.

I tillegg til design og produksjon må Butterfly Engineers-spesialister også lage dokumentasjon som monteringshåndbøker, sikkerhetsinstruksjoner og teknisk dokumentasjon for å studere gjennomførbarheten av prosjekter.

Smidighet og hastighet i håndteringen av ens filer er grunnleggende i moderne selskaper, og enda mer når oppfølgingen av prosjekter, analysen av kostnadene eller de ulike studiene som gjør dem lønnsomme, avhenger av denne dokumentasjonen.

Derfor var målet med Butterfly Engineers å tilpasse seg bransjen og kunne fungere digitalt som et industriselskap 4.0.

"Vi hadde unngåelige lagringskostnader ved å lagre dokumenter i mapper. I tillegg var søket etter dokumenter tidkrevende",

minnes Antonio Jesús Sánchez, administrerende direktør og prosessingeniør hos Butterfly Engineers.

Hvorfor butterfly ingeniører valgte PaperOffice DMS

Butterfly Engineers-selskapet er dedikert til produktutvikling, prosessteknikk og støtteteknikk, det håndterer en stor mengde dokumentasjon som må digitaliseres, men de viktigste punktene for å implementere en DMS som PaperOffice er sikkerheten og hastigheten på indekseringen og søkeprosessen.

Bortsett fra at de har full tillit til at et papirløst digitalt kontor er mulig.

– Vi jobber med mye teknisk informasjon hver dag. Lagring av all informasjonen i papirformat er tungvint og dyrt for oss. Det fremtidige søket etter det er også veldig kjedelig.
PaperOffice lar oss enkelt få tilgang til det fra hvor som helst, for enkelt å finne spesifikke filer eller dokumenter og fremfor alt for å sikre deres sikkerhet.

Butterfly Engineers er også klar over at PaperOffices krypteringsmetode gjør det mulig å beskytte de mest sensitive dokumentene mot mulige lekkasjer, spionasje eller ulykker. Spesielt når et selskap med disse egenskapene går gjennom standarder og patenter, beskytter elementer som er avgjørende for et selskap.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Videre blir driftsdetaljene til programvaren enda mer attraktive når du har et supportteam av høyeste kvalitet, i samsvar med alle de strengeste juridiske europeiske direktivene (GDPR, RGPD og GoBD) og krypteringen av filene absolutt er usårbar. Det er også bemerkelsesverdig at dataene kan eksporteres når som helst av autoriserte personer, og databasen er tilgjengelig for selskapets IT-ansatte og administratorer når som helst.

Bytt til automatisering gjennom PaperOffice: mål og tidsplan

For Butterfly Engineers var det klart at de før eller senere måtte bytte til digitalisering for å skape et konkurransefortrinn.

Som et selskap som er mer knyttet til teknologisk utvikling enn andre bransjer, stolte Butterfly Engineers på en positiv innvirkning av en DMS-introduksjon og vellykket implementering på et papirløst kontor.

"Et dokumentstyringssystem gjør det mulig for oss å administrere bedriftsinformasjon raskt og enkelt. I denne forstand er PaperOffice et veldig omfattende og ganske forståelig system. Den er enkel å bruke og tilgjengelig for små og mellomstore bedrifter som vår.

Takket være innføringen av digitaliseringen av PaperOffice var selskapet i stand til å:

Minimer papirbruken
Spar kostnader og lagringsplass
Automatisere administrative oppgaver
Utfør prosessoptimalisering takket være mappeovervåking
Sikre sikker levering av dokumenter

Men takket være digitaliseringen av PaperOffice var Butterfly Engineers også i stand til å:

Spar tid og ressurser
Sikre kontroll og verifisering av administrative prosesser
Gi enkel tilgang til dokumenter og filer
Tilgjengelighet av dokumenter for hver autoriserte ansatt
Muliggjør sikker og langsiktig arkivering av dokumenter, sensitive data, patenter, bransjehåndbøker eller utvikling

"Datasikkerhet, dokument digitalisering og enkel integrering av PaperOffice i et industrielt miljø ga selskapet det de trengte for å indeksere filene og søket etter dokumenter."

Den enklere og raskere tilgjengeligheten av data og dokumenter endrer selskapets prosesser fundamentalt og permanent. Administrativ kunnskap er nå organisert transparent og tilgjengelig til rett tid.

Sluttresultat

PaperOffice har funnet en måte å få slutt på et av de store problemene selskaper står overfor:

Administrasjon av dokumenter (dokumentbehandling) og prosess digitalisering.

Ulempen med datavolumet har vært begrenset til å fjerne administrative hindringer, for å sikre at bare autoriserte ansatte kan få tilgang til PaperOffice og for å unngå endring av dokumenter eller til og med lekkasje av teknisk informasjon.

Selskapet planlegger også å utvide dette vellykkede samarbeidet ytterligere, siden PaperOffice perfekt oppfyller alternativene som er tilgjengelige for det.

Takket være integriteten til PaperOffice DMS blir tekniske ark, planer, data, fakturaer og skisser raskt funnet - dette gjør at selskapet Butterfly Engineers kan finne prosjektdata i løpet av få sekunder og hjelpe kundene sine med stor nøyaktighet.

FAQs

Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Produktutvikling, prosesser og støtte Butterfly Ingeniører S.L.":

Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?

Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.

Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.

Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.

For oss som offentlig institusjon blir prosessen mer og mer komplisert og involverer mye byråkrati. Derfor var tillit til systemet og programvaren svært viktig. Selvfølgelig var det også veldig viktig at programvaren var lett å forstå.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere.

Hva liker du spesielt med PaperOffice?

Vi er veldig fornøyd med alt.

Konklusjon

PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.

Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke vil gå glipp av mer over en lengre periode.

"Jeg er glad jeg valgte PaperOffice fordi vi til slutt fikk et optimalt system. Vi kan administrere det selv og er godt på vei til å bli et digitalt kontor.