Digitalisering i lokalsamfunn, kirker og kommuner

Digitalisering i lokalsamfunn og kommuner

Kirker, menigheter og kommuner er i stor grad avhengige av bruk av egnet datahåndtering.

Slik akkumuleres viktige dokumenter i kommuner og kommunale foreninger på daglig basis:

Skrifter, fakturaer, utkast, søknader, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange brev kommer også via e-post.

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og at det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

Sammen med det digitale dokumentstyringssystemet PaperOffice skal arbeidsprosesser i kirker, menigheter og kommuner forenkles og tid og kostnader spares.

Med en felles DMS kan for eksempel skannet post arkiveres, viktige e-postmeldinger kan lagres og dokumenter kan arkiveres. I tillegg kan forskjellige brukere få tilgang til og arbeide med disse dokumentene.

PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

Hvis dokumentene er tilgjengelige i digitalisert form, trenger de ikke alltid å sendes på e-post sammen som forberedelse til presbytery-økter og andre møter.

Hvordan gå papirløs?

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser, fører til kostnadsbesparelser, for eksempel eliminering av papirdokumenter, og oppretter en klar oversikt over viktige dokumenter, for eksempel kvitteringer, kontrakter, leveringsnotater eller andre brev, ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden .

Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.

Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte fullføre de tilordnede oppgavene effektivt, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne eller nekte godkjenning.

Selvfølgelig jobber du alltid med systemene våre i samsvar med loven og fullstendig revisjonssikker.

Kvitteringer, regnskap og lignende dokumenter trenger ikke lenger å sendes i posten mellom kirkedistrikter og menigheter. Intern post kan også sendes digitalt på denne måten. Dette sparer papir, kostnader for ekstra datalagring og turer til arkiver. Dokumenter kan leveres med nøkkelord (redaktør, emne, status, dato, etc.) og deretter bli funnet lettere.

Prosessorientert dokumentbehandling

Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller endringer i dokumentstatus.

På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Paperless work through digital processes

Det er ikke bare religiøse eller sosiale strukturer når vi snakker om kirker og samfunn. På mange områder er de "det" sosiale livet selv. Dette inkluderer personer, ofte i frivillig arbeid, som tar vare på andre mennesker under vanskelige omstendigheter, for eksempel. Det er også ulike oppgaver, som er delt inn i pastorale plikter på den ene siden og administrative aktiviteter på den andre.

Det er en stor kirketradisjon i Tyskland, akkurat som omsorg for samfunnet sikrer sammenhengen mellom innbyggerne i landsbyer, men også i byene. Spesielt i dag, i tider med økende isolasjon og anonymitet, er det kontaktpunkter for et bredt spekter av bekymringer i kirker og samfunn. Selvfølgelig må den svært praktiske siden av en kirke ikke glemmes.

Registerkontor, befolkningsregister, passkontor, skoler, barnehager, offentlig transport, brannvesen, utviklingsområder, veibyggingskontor, avløpsvannavhending og levering av ferskvann og noen ganger også tilførsel av elektrisk energi.

Dette er de obligatoriske oppgavene. Men det er også freestyle i alle samfunn. Dette er for eksempel idrettsbaner, lekeplasser, museer, pensjonistklubber og ungdomssentre. Kirkene utfører dåp, følger folk på deres siste reise og er også stedet for det store bryllupet i hvitt, som nyter stor popularitet igjen. Dette er langt ikke alt.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

I mange av de politiske og kirkelige samfunnene kan dokumenthåndteringsprogramvare som PaperOffice DMS gi verdifull støtte til å fullføre oppgaver. Dette gjelder de overordnede strukturene så vel som til de involverte klubbene, myndighetene og selskapene.

Først av alt er PaperOffice DMS den praktiske løsningen for å bringe analoge arkiver, enten det er den lokale brannvesenets forening eller kirkearkivet med dåp, bryllup og begravelser, inn i den digitale tidsalderen. PaperOffice DMS er strukturert på en slik måte at alle retningslinjer i GDPR, den generelle databeskyttelsesforordningen, overholdes.

PaperOffice DMS skaper klare fordeler for lokalsamfunn, kirker og kommuner

Takket være sin utmerkede databaseteknologi og lettlærte drift, kan PaperOffice DMS brukes der data som dokumenter eller bilder ikke bare er i ferd med å bli lagret, men også for å bli ordnet kronologisk, for eksempel, og som skal brukes med forskjellige filtre for å lage skjemaer eller statistikk automatisk.

Ansvarlig for dette er kunstig intelligens (AI) integrert i PaperOffice DMS med det vakre navnet PIA. Den oppretter en rekke maler fra den eksisterende databasen og fyller dem med tidligere definerte hoveddata. Dette kan være medlemskort, gratulasjonsbrev på en milepæl fødselsdag, eller datamasker for pågående eller viktige datobeholdninger på kommunale verktøy.

OCR-programvaren integrert i PaperOffice DMS skiller mellom en logo og vanlig tekst. Fakturaer eller kvitteringer kan bli funnet raskt når som helst, for eksempel når du undersøker, ved hjelp av et OCR-søk, og dermed sikrer størst mulig åpenhet og juridisk sikkerhet.

Arkiveringen kan også utføres på en slik måte at alle etterfølgende dokumenter fra en avsender gjenkjennes og tildeles automatisk.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Digital fakturabehandling er også fordelaktig for mange lokalsamfunn og kommuner. Innkommende fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige ansatte. Kontroll- og utgivelsesprosessen via digital utgivelse kan også håndteres raskt og effektivt via systemet.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsplasseringen, eksporteres til skatterådgiveren eller omvendt.

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS øker hastigheten på kommunikasjonen.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Kirker, lokalsamfunn og kommuner drar nytte av digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er det imidlertid langt flere muligheter for lokalsamfunn. For eksempel lagerstyring inkludert en permanent eller en nøkkeldatobeholdning. Grunnlaget for PaperOffice DMS er koblede brukerkontoer i nettverket. Datalagringen av disse brukerkontoene kombineres i den sentrale databasen. Dokumentene kan styres via en AI med forskjellige algoritmer, som kan brukes til å utløse automatiserte prosesser.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS er like tilpasningsdyktig som det er oppgaver i menigheter og kirker. Prosjekter kan behandles i fellesskap fra forskjellige steder ved hjelp av arbeidsflytfunksjonen. Dokumentene som behandles, blokkeres ikke for andre, men lagres i den respektive versjonen med et tidsstempel.

Til syvende og sist er den sist lagrede versjonen, inkludert alle endringer, alltid tilgjengelig.