Digitale spesialistløsninger for bilindustrien
Automatisering av forretningsprosesser og prosessoptimalisering er forutsetningene for effektivitet og suksess. Behovet for det er ikke lenger en valgfri luksus, men et must for å forbli konkurransedyktig på lang sikt.
Pro tips
Kjøretøydokumenter i eksisterende papirform, for eksempel kjøretøypapirer, kjøretøypapirer, kjøpskontrakter, leasingkontrakter, rapporter, kundefiler og andre dokumenter, erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.PaperOffice muliggjør ikke bare dokumentbehandling, men gir det også umiddelbar tilgang til oppdaterte og nøyaktige kjøretøy- og kundefiler.
Digitalisering i bilindustrien og bilhandel
I det stadig skiftende miljøet i bilindustrien er en vellykket, effektiv og rask produksjon og serviceprosess nøkkelen til suksess. Viktige dokumenter akkumuleres daglig: kjøretøypapirer, kjøpskontrakter, leasingkontrakter, rapporter, kundefiler og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange dokumenter kommer også via e-post.
Derfor er selskaper fra bilindustrien og bilhandel de som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.
Alle disse dokumentene og relatert informasjon må digitaliseres hvis de kommer på papir, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og er umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.
Fordi de svært tekniske prosessene i bilindustrien krever en perfekt strøm av informasjon og strukturert utførelse. De nødvendige fordelene kan bare oppnås takket være digitalisering.
Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter.
På denne måten kan digitalisering av kjøretøy, leverandører, kunder og medarbeiderdokumenter gi enorme fordeler for hvert selskap i bilindustrien.
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter, uttalelser eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.
Perfekt arbeidsflytløsning i bilindustrien
Bak alle de imponerende tallene fra de store bilprodusentene er en veldig stor administrativ innsats og gjennomtenkt logistikk som må fungere hånd i hånd for å kunne oppfylle alle kravene knyttet til kjøretøyet. Det kan ses på som en kjede der hver lenke betyr noe, enten det er et kroppsdelerstemplingsanlegg eller et bilbergingsfirma som selger brukte deler. På hvert punkt i kjeden kan flaskehalser ha mer eller mindre alvorlige effekter på hele bilindustrien og handel. For å forhindre at dette skjer, er det nødvendig med programvare for administrasjonskontroll på høyere nivå.
Programvare som oppfyller alle krav. En programvare som er generalist i sin store funksjonalitet, som danner de nødvendige spesialistene når de trengs.
Det er PaperOffice DMS, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn å administrere dokumenter.
For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten det er som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, arkiveres de automatisk og lagres sikkert i databasen.
Det er ingen vei rundt automatisering i bilindustrien
Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne ai-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Leveringsnotater", lagrer passende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.
PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene på nøyaktig samme måte som de utføres i selskapet, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.
Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Byggeledelse", slik at en kollega kan tre inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.
OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelaterte datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.
Dataene, inkludert arkiveringsstedet, kan eksporteres til skatterådgiveren din med bare ett klikk.
Løsningen: bevist kunnskap
Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?
PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.
Perfekte arbeidsflyter for bilindustrien
PaperOffice DMS er fordelaktig for bilindustrien og bilhandel i ulike segmenter, for eksempel:
- Innkjøp og administrasjon av reservedeler
- Kjøp av nye kjøretøy
- Handel med brukte kjøretøy
- Fakturering av workshoptime
- Behandle vedlikeholdsavtaler
- Kontraktsstyring for kunders leasingkontrakter
- Klagehåndtering og krav
Med PaperOffice DMS kan for eksempel dataene fra produsenter og forhandlere av reservedeler overvåkes nøye. Hver forretningspartner er oppført i PaperOffice med sine fordeler og svakheter, for eksempel leveringskvalitet, leveringspålitelighet og prisutvikling. Koblede prislister gir en umiddelbar oversikt over hvem som for øyeblikket tilbyr de beste forholdene.
PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den har alt som selskaper i bilindustrien og bilhandel trenger, for eksempel:
- Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR
- Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
- En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
- Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
- Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
- Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner
Digital transformasjon med PaperOffice DMS revolusjonerer bilindustrien
PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen forenkler kommunikasjonen mellom administrasjon og workshop.
Reparasjon eller serviceordrer sendes til verkstedets datamaskin, og workshopen overfører derimot arbeidstiden som kreves for aktivitetene eller gjør henvendelser om reservedeler, som igjen automatisk sendes til reservedelsstyringen i PaperOffice, som enten signaliserer at den aktuelle reservedelen er på lager eller et kjøp skal gjøres.
Digitalisering med PaperOffice gir enorme fordeler
Slik kan PaperOffice ikke bare revolusjonere reservedelsverdenen. Fordi innen kunde og leverandør, ordrebehandling, informasjonsoverføring og utgivelse, klager og krav, er arbeidsflytløsningen og digital utgivelse et must.
Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer.
Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.
PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Digitalisering i bilindustrien og bilhandel":
Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?
På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.
Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?
Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.
Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?
PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.
Konklusjon
PaperOffice DMS støtter bilselskaper og bilforhandlere og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.
Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.