Gruvedrift Selskap
KUMUL Minerals Holdings Limited
PaperOffice erfaringer / referanse / praksisrapport
Effektiv dokumenthåndtering i gruvedrift
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), et ledende gruveselskap med hovedkontor i Papua Ny-Guinea, står i frontlinjen innen råstoffutvinning.
Med en omfattende tilstedeværelse og en sterk forpliktelse til topp kvalitet har KMHL etablert seg som en betydelig aktør i gruveindustrien. Gjennom en klar visjon, strategiske innovasjoner og en bærekraftig driftsledelse er KMHL en pioner i å skape verdier for sine interessenter og regionen.
Startposisjon og utfordringer
Som mange selskaper i gruveindustrien sto KMHL overfor utfordringer med administrasjon og organisering av viktige dokumenter og papirer i den daglige forretningsdriften.
Den høye kompleksiteten og volumet av dokumentasjonen, fra godkjenningsprosedyrer til driftsprotokoller og miljøkrav, gjorde effektiv dokumentadministrasjon uunnværlig.
I denne konteksten søkte KMHL etter et dokumenthåndteringssystem som ikke bare sentraliserer dokumentene, men også letter samarbeidet mellom ulike avdelinger og lokasjoner, samtidig som det sikrer sikkerhet og databeskyttelse og støtter overholdelse av lovkrav.
Hvorfor KMHL valgte PaperOffice DMS
Etter en grundig vurdering av ulike dokumenthåndteringssystemer valgte KMHL PaperOffice DMS. Systemet ble valgt fordi det tillot selskapet å gjøre minimale endringer i sine eksisterende arbeidsprosesser, samtidig som det oppfylte deres krav.
"Vi valgte PaperOffice DMS fordi investeringen er i tråd med våre selskapets mål, nemlig å øke effektiviteten, forbedre dokumentsikkerheten og utnytte digital transformasjon. I tillegg er kostnadene ekstremt attraktive sammenlignet med andre tilbydere,"
husker Loi Joseph, IT-sjef i Kumul Minerals Holdings Limited.
Den økonomiske analysen som IT-teamet gjennomførte, viste at PaperOffice DMS er kostnadseffektivt og oppfyller behovene til KMHL.
Tre potensielle dokumenthåndteringssystemer ble undersøkt, og tilbud ble innhentet fra de respektive selskapene: PaperOffice, Docuware og M-Files.
Implementering
For å starte implementeringen ble 80 arbeidsplasser først utstyrt med dokumenthåndteringssystemet, hvor Synology NAS ble valgt som database.
Denne første gruppen dannet utgangspunktet for utrullingen av systemet, mens flere arbeidsplasser ble integrert gradvis.
To måneder etter oppdragsinngåelsen ble migreringen av eksisterende data fullført, og en måned senere ble produksjonen startet vellykket, og arkivløsningen fra Kumul ble akseptert.
Implementeringen gikk knirkefritt, og de ansatte ble opplært med suksess.
Gjennom skreddersydde opplæringer, interaktive workshops og praktiske eksempler på bruk kunne alle ansatte lære alle funksjonene i systemet og bruke dem optimalt. I tillegg ble opplæringsmateriell levert for å fungere som referanseverk for de ansatte også etter opplæringens slutt.
Topp 3 liste over funksjoner,
som PaperOffice DMS gjør bedre enn andre
- 1. Tekstgjenkjenning (OCR) og søk etter dokumenter
- 2. Integrasjon og tilkobling til databasen på NAS
- 3. Enkel bruk og selvforklarende grensesnitt
Dette muliggjorde en sømløs overgang til bruk av det nye systemet og sørget for rask integrasjon i de daglige arbeidsprosessene.
Endresultat
Implementeringen av PaperOffice DMS gjorde det mulig for KMHL å forbedre dokumenthåndteringen.
Selskapet var imponert over tilpasningsevnen til brukergrensesnittet, den forbedrede dokumentletingen og versjonskontrollen.
Introduksjonen av det nye systemet gikk glatt, og KMHL anbefalte PaperOffice DMS til alle som lette etter en løsning for dokumenthåndtering.
Totalt sett var KMHLs erfaring med PaperOffice DMS svært tilfredsstillende og overgikk deres forventninger.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Gruvedrift Selskap
KUMUL Minerals Holdings Limited":
Hva er din konklusjon og erfaring med PaperOffice?
Implementeringen av PaperOffice DMS gjorde det mulig for oss å forbedre dokumenthåndteringen vår og ta et steg fremover for å øke effektiviteten i gruvedriften. Alle verktøyene er til stede for å spare tid og øke sikkerheten ved håndtering av viktige dokumenter. Implementeringen gikk knirkefritt med støtte under prosessen og live-coaching. Våre ansatte ble raskt kjent med PaperOffice og følte seg komfortable med å bruke det.
Konklusjon
Innføringen av PaperOffice gjorde det mulig for oss å effektivisere dokumenthåndteringen vår og nå våre mål som gruveselskap.
Med de tilgjengelige verktøyene kunne vi spare tid og forbedre sikkerheten ved håndtering av viktige dokumenter.