Digitale spesialistløsninger for advokater og advokatfirmaer
Automatisering av forretningsprosesser og prosessoptimalisering er forutsetningene for effektivitet og suksess. Behovet for det er ikke lenger en valgfri luksus, men et must for å forbli konkurransedyktig på lang sikt.
Pro tips
Viktige dokumenter i eksisterende papirform, for eksempel påstander, klientdokumenter, utkast, eksterne rettsbrev, forskning, ekspertuttalelser, erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.PaperOffice muliggjør ikke bare dokumentbehandling, men gjør det også mulig å få umiddelbar tilgang til oppdaterte og nøyaktige klientfiler.
Digitalisering for advokatfirmaer, advokater og ledelseskonsulenter
Med dagens flom av digitale data og papirdata er det viktig å sikre at viktige dokumenter ikke går tapt og er tilgjengelige til rett tid.
Advokater, juridiske avdelinger, advokatfirmaer og ledelseskonsulenter samt notarius har stor nytte av bruken av egnet databehandling.
Viktige dokumenter akkumuleres i advokatfirmaer på daglig basis: påstander, klientdokumenter, utkast, eksterne rettsbrev, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange klientbrev kommer også via e-post.
Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.
Fordi de svært tekniske prosessene i bilindustrien krever en perfekt strøm av informasjon og strukturert utførelse. De nødvendige fordelene kan bare oppnås takket være digitalisering.
Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter.
PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Arbeid effektivt takket være digitalisering
Å ha rett og ha rett er ikke alltid en og samme. Situasjonen er lik med gründerbeslutninger om hvilken vei man skal ta for en vellykket fremtid. Bransjene som håndterer å hjelpe sine kunder til å få sine rettigheter eller finne den rette måten for selskapet er advokater og ledelsesrådgivning.
Advokater som medlemmer av offentlig rett har en spesiell status, men også et spesielt ansvar. I ledelseskonsulenter er det for eksempel ofte også advokater i tillegg til ingeniører og forretningsøkonomer. I en svært kompleks sosial og økonomisk struktur som det i Tyskland, er praktisk talt hvert trinn ledsaget av mulige juridiske konsekvenser. Sannsynligvis er det viktigste grunnlaget for disse strukturene den ideelt sett komplette dokumentasjonen av alle prosesser.
Det er akkurat det PaperOffice DMS er, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.
PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kundekontrakter, briefs, gebyruttalelser, vurderinger og e-postkorrespondanse: Takk Med dokumentstyringssystemet PaperOffice digitaliseres dine tidligere prosesser i advokatfirmaet eller selskapet ditt, noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible. PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsrettigheter.
Det er ingen vei rundt automatisering for advokater og ledelseskonsulenter
For advokater og ledelseskonsulenter betyr dette å opprettholde en svært omfattende klient- eller kundefil, som også må ha noen få spesielle funksjoner. For eksempel må prinsippene i GDPR overholdes, og selvfølgelig er advokater bundet av den absolutte taushetsplikten, som ikke bare gjelder muntlige uttalelser, men også for sikker lagring av dokumenter beskyttet mot uautoriserte personer. Det er også en forpliktelse til å overholde juridiske og kontraktsfestede frister.
I noen tilfeller kan manglende overholdelse av disse fristene få kriminelle konsekvenser, men for det meste bare sivile konsekvenser. For ledelseskonsulenter er beskyttelsen av kundenes forretningshemmeligheter også av avgjørende betydning.
PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene som autorisasjonsadministrasjon, ulike tilgangsnivåer og tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene på nøyaktig samme måte som de utføres i selskapet, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.
Ansvar kan tilordnes ikke bare til enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Leierettsadvokater" slik at en kollega kan tre inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.
OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.
Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsplasseringen, eksporteres til klienten eller omvendt. Disse kan også leveres med passord.
Løsningen: bevist kunnskap
Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?
PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.
Perfekte arbeidsflyter for advokater og ledelseskonsulenter
I Tyskland er det for tiden rundt 150.000 individuelle forskrifter fra føderale og statlige lover og forskrifter. Hvert område av sosialt og økonomisk liv er regulert. For å mestre jungelen av avsnitt, spesialiserer advokater seg på visse områder akkurat som ledelsesrådgivning, og likevel er det ingen advokat eller ledelseskonsulent som kjenner alle juridiske krav til sitt spesielle område. Spesielt siden nye lover eller dommer stadig endrer den nåværende situasjonen når som helst. Den trenger riktig programvare, som er i stand til å lære, raskt og trygt.
PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt som advokater og ledelseskonsulenter trenger, for eksempel:
- Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR
- Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
- En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
- Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
- Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
- Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner
Digital transformasjon med PaperOffice DMS revolusjonerer den juridiske sektoren
PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen forenkler kommunikasjonen mellom sekretariatet og advokater. Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats.
PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.
På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.
Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller endringer i dokumentstatus. Som er et absolutt MUST i juridisk sektor.
Digitalisering med PaperOffice gir enorme fordeler
Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.
Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.
Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger.
Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer.
Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.
PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Digitalisering for advokatfirmaer, advokater og ledelseskonsulenter":
Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?
På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.
Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?
Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.
Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?
PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.
Konklusjon
PaperOffice DMS støtter advokater og ledelseskonsulenter og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.
Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.