Fellesskap
Administrasjon av egenskaper
El Guijo
Alejandro Campos, IT-spesialist og prosjektleder i eiendomsforvaltningen El Guijo
Startposisjon
Som et fellesskap innen eiendomsforvaltning har El Guijo mange viktige dokumenter å administrere: leiekontrakter, strømregninger, byggefiler, turneringsregistreringer, forretningsdokumenter, varsler og mye mer.
Dessverre har eiendomsforvaltning så langt ikke hatt stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare, da det ikke er funnet noen passende løsning så langt, selv om eiendomsforvaltere er de som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.
For å løse mange eksisterende administrative problemer innen eiendomsforvaltning ble det besluttet å implementere et dokumentstyringssystem.
Målet med El Guijo var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere eiendomsstyringsprosessen.
Eksisterende problem
Eiendomsforvalteren måtte daglig samle inn viktige dokumenter. Alle disse måtte tildeles riktig boligeiendom, eier, leietaker, utleier. Men det daglige arbeidet i samfunnet var også preget av ineffektivitet:
"Vi hadde unngåelige lagringskostnader ved å arkivere dokumenter i mapper. I tillegg var søket etter dokumenter tidkrevende og involverte ofte et besøk i arkivet",
minnes Mr. Alejandro Campos, IT-spesialisten i El Guijo-samfunnet.
Dermed overstiger det totale gjennomsnittet av naboene noen ganger 2500 innbyggere, med hyppigere topper i sommer- og ferieperiodene. Som et resultat kunne seks ansatte som konsulenter og fast leder på kontoret, samt outsourcet hagearbeid og administrativt personale ikke takle informasjonsoverbelastningen.
Før du implementerte et dokumentbehandlingssystem, var hele systemet papirbasert. Dokumenter sendt av eiere, logger og bevis på vedlikeholdsarbeid, klager ble overlevert til administrasjonen og deretter lagret masse i mapper.
I løpet av digitaliseringen ser eiendomsforvaltere som El Guijo hverandre hver dag med utallige leieforespørsler, klager og andre bekymringer nå også via e-post konfrontert. Denne oversvømmelsen av e-postmeldinger kan imidlertid knapt håndteres manuelt.
Konsekvensene var langvarige behandlingstider og ineffektivitet i prosessering, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon. Følgelig gikk samfunnet på jakt etter digital dokumenthåndtering.
"Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."
Alejandro Campos, IT-spesialist, selvstendig næringsdrivende for El Guijo-samfunnet var på utkikk etter en løsning på dette og alle eiendomsforvaltningsproblemene. Det ble også sett for seg å digitalisere alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad var analoge.
Hvorfor kommunen El Guijo valgte PaperOffice DMS
De viktigste utvalgskriteriene var pålitelighet, tilgjengelighet og sikkerhet, siden de behandlede dokumentene involverte konfidensielt innhold, for eksempel personlige dokumenter, samt fakturaer, som måtte beskyttes mot uautorisert tilgang ved tilgangsautorisasjoner og utgivelsesnivåer .
Ulike skyleverandører eller åpen kildekode-løsninger ble ikke vurdert på grunn av databeskyttelsesforskriftene i kommunen, siden sikkerheten til personopplysninger GDPR og langsiktig investeringssikkerhet ikke kunne garanteres.
Siden PaperOffice DMS ikke er et skyprogram og lagrer alle data i en sentral database, som nå er på en dedikert server, ble det endelig besluttet å teste det nødvendige scenariet med en test.
"Allerede ved første avtale med PaperOffice legger du merke til de 20 årene med PaperOffice-erfaring innen dokumenthåndtering."
PaperOffice overskrider alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, spesielt på grunn av den svært krypterte dokumentlagringen direkte på den dedikerte serveren og ikke i en sky.
Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang.
En enorm årsak til vedtaket var tilgjengeligheten og kompetansen til støtten, siden det tidligere har vært svært dårlige erfaringer med andre tilbydere.
Spesielt for å sikre pålitelighet og for å simulere reelle problemer, ble PaperOffice-støtte kontaktet flere ganger for å vurdere om tidsfrister ble oppfylt og hva kvaliteten på støtten var. Her er PaperOffice foran alle andre produsenter.
Bytt til automatisering gjennom PaperOffice. Mål og tidsberegning
Med den innovative dokumenthåndteringsløsningen fra PaperOffice har Kommunen El Guijo besluttet å automatisere de fleste daglige oppgavene og dokumentasjonen.
Så det ble besluttet å skanne dokumentene som allerede eksisterte i papirform og arkivere dem digitalt i PaperOffice. Etter at disse er tilgjengelige i digital form, kan også ytterligere administrative prosesser i fellesskapsnettverket løses digitalt.
Prosessoptimaliseringen ble startet. Fra nå av vil dokumenter bli utformet digitalt ved å unngå papir så mye som mulig. Møter, referater, innkommende e-post, utgående fakturaer og notater opprettet direkte i PaperOffice. Oppgaver og arbeidsflyter implementeres digitalt.
Med dokumentstyringssystemet kan alle viktige bevis enkelt sendes inn - og selvfølgelig GDPR-kompatibel. En lang ventetid og veien til postkontoret ble eliminert.
Konverteringen gikk veldig bra fra den første presentasjonen av programvaren av PaperOffice til pågående drift:
"Selv etter produktdemoen var vi helt begeistret for PaperOffice. Vi så umiddelbart merverdien, og nesten tre uker senere, på et eiermøte, var resolusjonen om bruk av PaperOffice i samfunnet 100% stemt over.
Fordeler gjennom digitalisering med PaperOffice
I mellomtiden lagres alle digitaliserte leiekontrakter, korrespondanse, logger, planer, forsikringsdokumenter, etc. i PaperOffice. Dette er stor merverdi for våre eiere og leietakere, sier Mr. Campos i El Guijo-administrasjonen. Dette er en av grunnene til at Mr. Campos er sikker:
"Fremtiden til eiendomsforvaltningsbransjen ligger ganske enkelt i digitalisering."
Takket være introduksjonen av digitaliseringen av PaperOffice DMS har El Guijo-samfunnet allerede vært i stand til å:
- Spar tid og ressurser
- Forenkle dokumenttilgang
- Sikre tilgjengeligheten av dokumenter for alle autoriserte ansatte
Den nå enklere og raskere tilgjengeligheten av data og dokumenter endrer prosessene i samfunnet fundamentalt og bærekraftig. Administrativ kunnskap er nå organisert transparent og tilgjengelig til rett tid.
"Datasikkerhet, automatiserte arbeidsflyter, dokument digitalisering og hvor enkelt det er å integrere PaperOffice DMS i et administrativt miljø, leverte det dette fellesskapet trengte for å akselerere papirprosesser og få plass i avhengighetene."
Hver med sine spesifikasjoner og spesifisiteter, som generelt inkluderer kontroll og verifisering av administrative operasjoner, eliminering av papir, indeksering av alle typer dokumenter relatert til interne ordrer, automatisering og metodikk, sikkerhet (GoBD, GDPR og databeskyttelse), optimalisering og overvåking av prosesser, noe som gjør det lettere å sende filer til brukere (eiere i dette tilfellet) og, selvfølgelig sparer plass i administrative kontorer.
Denne samarbeidsavtalen ble gjort på grunn av den store mengden poster og opptak som fellesskapet har, og for å sikre at det etableres en metode for organisering av all dokumentasjon for alle innbyggere og administratorer i fellesskapet.
Sluttresultat
PaperOffice har laget en løsning på nåværende samfunnsproblemer ved å eliminere datavolumet, effektivisere administrative hindringer og sikre at bare autoriserte ansatte har tilgang til PaperOffice for å forhindre dokumentmodifisering eller til og med potensiell underslag av midler unngå.
Takket være integrasjonen av PaperOffice dokumentstyringssystem, kan samfunnet nå finne dokumentene og deres omfattende informasjon på bare noen få sekunder og fullføre andre oppgaver og arbeidsflyter.
I tillegg kan administrasjonen reagere raskere og på en mer målrettet måte på henvendelser, brev og tilbakemeldinger fra beboerne: Dette gjør det daglige arbeidet mye enklere.
Om El Guijo-samfunnet
El Guijo er en urbanisering / samfunn som ligger nordvest for kommunen Galapagar ved siden av M-510 veien, bare 40 minutters kjøring fra sentrum av Madrid via A-6.
Et privilegert sted i Sierra de Guadarrama, som ligger i en befolkning nexus nær Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial og Galapagar selv, samt nær Valmayor reservoaret og grensen til det autonome samfunnet Castilla y León.
Byggingen av urbaniseringen begynte på 1970-tallet og ble grunnlagt i 1977 ved lov som et nabolagssamfunn. Den har et areal på nesten 140.000 kvadratmeter med totalt 1.104 tomter mellom hytter, leiligheter, samfunnsbygninger (flere idrettsbaner, tre svømmebassenger, sosiale klubber og administrative kontorer) og tre barneparker: omtrent halvparten av landet er anlagte områder med et stort naturmangfold.
Det samlede gjennomsnittet overstiger 2500 enheter, med hyppigere topper i sommer- og ferieperioder. I tillegg har urbaniseringen seks vaktmestere, en administrativ og tre vedlikeholdsansatte (fast ansatt) samt outsourcet hagearbeid og administrativt personale.
