Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.
Industri
Husledelse
Region
Madrid, Spania
Avdelinger
Regnskap, Administrasjon, Ledelse
Industri
Husledelse
Region
Madrid, Spania
Avdelinger
Regnskap, Administrasjon, Ledelse
Alejandro Campos, IT-spesialist og prosjektleder i eiendomsforvaltningen El Guijo
Pro tips
Industri
Husledelse
Region
Madrid, Spania
Avdelinger
Regnskap, Administrasjon, Ledelse
Som et fellesskap innen eiendomsforvaltning har El Guijo mange viktige dokumenter å administrere: leiekontrakter, strømregninger, byggefiler, turneringsregistreringer, forretningsdokumenter, varsler og mye mer.
Dessverre har eiendomsforvaltning så langt ikke hatt stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare, da det ikke er funnet noen passende løsning så langt, selv om eiendomsforvaltere er de som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.
For å løse mange eksisterende administrative problemer innen eiendomsforvaltning ble det besluttet å implementere et dokumentstyringssystem.
Målet med El Guijo var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere eiendomsstyringsprosessen.
Eiendomsforvalteren måtte daglig samle inn viktige dokumenter. Alle disse måtte tildeles riktig boligeiendom, eier, leietaker, utleier. Men det daglige arbeidet i samfunnet var også preget av ineffektivitet:
minnes Mr. Alejandro Campos, IT-spesialisten i El Guijo-samfunnet.
Dermed overstiger det totale gjennomsnittet av naboene noen ganger 2500 innbyggere, med hyppigere topper i sommer- og ferieperiodene. Som et resultat kunne seks ansatte som konsulenter og fast leder på kontoret, samt outsourcet hagearbeid og administrativt personale ikke takle informasjonsoverbelastningen.
Før du implementerte et dokumentbehandlingssystem, var hele systemet papirbasert. Dokumenter sendt av eiere, logger og bevis på vedlikeholdsarbeid, klager ble overlevert til administrasjonen og deretter lagret masse i mapper.
I løpet av digitaliseringen ser eiendomsforvaltere som El Guijo hverandre hver dag med utallige leieforespørsler, klager og andre bekymringer nå også via e-post konfrontert. Denne oversvømmelsen av e-postmeldinger kan imidlertid knapt håndteres manuelt.
Konsekvensene var langvarige behandlingstider og ineffektivitet i prosessering, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon. Følgelig gikk samfunnet på jakt etter digital dokumenthåndtering.
Alejandro Campos, IT-spesialist, selvstendig næringsdrivende for El Guijo-samfunnet var på utkikk etter en løsning på dette og alle eiendomsforvaltningsproblemene. Det ble også sett for seg å digitalisere alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad var analoge.
De viktigste utvalgskriteriene var pålitelighet, tilgjengelighet og sikkerhet, siden de behandlede dokumentene involverte konfidensielt innhold, for eksempel personlige dokumenter, samt fakturaer, som måtte beskyttes mot uautorisert tilgang ved tilgangsautorisasjoner og utgivelsesnivåer .
Siden PaperOffice DMS ikke er et skyprogram og lagrer alle data i en sentral database, som nå er på en dedikert server, ble det endelig besluttet å teste det nødvendige scenariet med en test.
PaperOffice overskrider alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, spesielt på grunn av den svært krypterte dokumentlagringen direkte på den dedikerte serveren og ikke i en sky.
Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang.
Spesielt for å sikre pålitelighet og for å simulere reelle problemer, ble PaperOffice-støtte kontaktet flere ganger for å vurdere om tidsfrister ble oppfylt og hva kvaliteten på støtten var. Her er PaperOffice foran alle andre produsenter.
Med den innovative dokumenthåndteringsløsningen fra PaperOffice har Kommunen El Guijo besluttet å automatisere de fleste daglige oppgavene og dokumentasjonen.
Så det ble besluttet å skanne dokumentene som allerede eksisterte i papirform og arkivere dem digitalt i PaperOffice. Etter at disse er tilgjengelige i digital form, kan også ytterligere administrative prosesser i fellesskapsnettverket løses digitalt.
Prosessoptimaliseringen ble startet. Fra nå av vil dokumenter bli utformet digitalt ved å unngå papir så mye som mulig. Møter, referater, innkommende e-post, utgående fakturaer og notater opprettet direkte i PaperOffice. Oppgaver og arbeidsflyter implementeres digitalt.
Med dokumentstyringssystemet kan alle viktige bevis enkelt sendes inn - og selvfølgelig GDPR-kompatibel. En lang ventetid og veien til postkontoret ble eliminert.
Konverteringen gikk veldig bra fra den første presentasjonen av programvaren av PaperOffice til pågående drift:
I mellomtiden lagres alle digitaliserte leiekontrakter, korrespondanse, logger, planer, forsikringsdokumenter, etc. i PaperOffice. Dette er stor merverdi for våre eiere og leietakere, sier Mr. Campos i El Guijo-administrasjonen. Dette er en av grunnene til at Mr. Campos er sikker:
Takket være introduksjonen av digitaliseringen av PaperOffice DMS har El Guijo-samfunnet allerede vært i stand til å:
Hver med sine spesifikasjoner og spesifisiteter, som generelt inkluderer kontroll og verifisering av administrative operasjoner, eliminering av papir, indeksering av alle typer dokumenter relatert til interne ordrer, automatisering og metodikk, sikkerhet (GoBD, GDPR og databeskyttelse), optimalisering og overvåking av prosesser, noe som gjør det lettere å sende filer til brukere (eiere i dette tilfellet) og, selvfølgelig sparer plass i administrative kontorer.
Denne samarbeidsavtalen ble gjort på grunn av den store mengden poster og opptak som fellesskapet har, og for å sikre at det etableres en metode for organisering av all dokumentasjon for alle innbyggere og administratorer i fellesskapet.
PaperOffice har laget en løsning på nåværende samfunnsproblemer ved å eliminere datavolumet, effektivisere administrative hindringer og sikre at bare autoriserte ansatte har tilgang til PaperOffice for å forhindre dokumentmodifisering eller til og med potensiell underslag av midler unngå.
Takket være integrasjonen av PaperOffice dokumentstyringssystem, kan samfunnet nå finne dokumentene og deres omfattende informasjon på bare noen få sekunder og fullføre andre oppgaver og arbeidsflyter.
I tillegg kan administrasjonen reagere raskere og på en mer målrettet måte på henvendelser, brev og tilbakemeldinger fra beboerne: Dette gjør det daglige arbeidet mye enklere.
El Guijo er en urbanisering / samfunn som ligger nordvest for kommunen Galapagar ved siden av M-510 veien, bare 40 minutters kjøring fra sentrum av Madrid via A-6.
Et privilegert sted i Sierra de Guadarrama, som ligger i en befolkning nexus nær Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial og Galapagar selv, samt nær Valmayor reservoaret og grensen til det autonome samfunnet Castilla y León.
Byggingen av urbaniseringen begynte på 1970-tallet og ble grunnlagt i 1977 ved lov som et nabolagssamfunn. Den har et areal på nesten 140.000 kvadratmeter med totalt 1.104 tomter mellom hytter, leiligheter, samfunnsbygninger (flere idrettsbaner, tre svømmebassenger, sosiale klubber og administrative kontorer) og tre barneparker: omtrent halvparten av landet er anlagte områder med et stort naturmangfold.
Det samlede gjennomsnittet overstiger 2500 enheter, med hyppigere topper i sommer- og ferieperioder. I tillegg har urbaniseringen seks vaktmestere, en administrativ og tre vedlikeholdsansatte (fast ansatt) samt outsourcet hagearbeid og administrativt personale.
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Fellesskap
Administrasjon av egenskaper
El Guijo":
Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?
Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.
Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.
Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.
For oss som kirke var det veldig viktig at programvaren er lett å forstå, men omfattende.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre samfunn og selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere.
Hva liker du spesielt med PaperOffice?
Vi er veldig fornøyd med alt.
PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.
Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke vil gå glipp av mer over en lengre periode.
– I gratingbransjen blir digitaliseringstemaet mer og mer merkbart. Dette gjelder for eksempel våre leveringsnotater, delelister eller våre planer, tegninger og konfiguratorer. Etter innføringen av PaperOffice DMS, kan den manuelle innsatsen reduseres. Vi er nå pionerer som en digital grating produsent.
Stephan Reichel
administrerende direktør i K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
