Automatisering av forretningsprosesser innen eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning
PaperOffice DMS for eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltere muliggjør effektiv håndtering av elektronisk arkivering av leietaker- og eiendomsdossiere og rask behandling av henvendelser og er forutsetningen for effektiviteten og suksessen til selskapet ditt.
Pro tips
Viktige dokumenter i eksisterende papirform, for eksempel leiekontrakter, strømregninger, byggefiler, arrangementer, kommersielle dokumenter, merknader erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering og dermed optimaliserer alle arbeidsprosesser maksimalt.Informasjon om alle bygninger, forretningspartnere, leietakere, etc. er tilgjengelig umiddelbart tilgjengelig på forespørsel takket være PaperOffice DMS.
Digitalisering i eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning
Innenfor eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning er det et stort antall forskjellige dokumenter som må forvaltes:
Leiekontrakter, tilleggskostnadserklæringer, byggefiler, arrangementer, forretningsdokumenter, varsler og mye mer. Derfor er eiendomsforvaltere og eiendomsselskaper de som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.
Viktige dokumenter genereres hver dag av eiendomsforvaltere. Disse må alle tildeles riktig boligeiendom, leietaker, utleier, eiendom.
Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.
I tillegg er hvert dokument klassifisert i henhold til typen og kan tilordnes personer og objekter, som du deretter til og med kan få tilgang til mens du er på farten, uavhengig av enhet. Du har all informasjon og dokumenter om alle bygninger, forretningspartnere, leietakere, etc. tydelig på ett sted, nemlig databasen din.
Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter.
For å løse mange eksisterende administrative problemer innen eiendomsforvaltning, bør PaperOffice dokumentstyringssystem implementeres.
PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Du kan også dra nytte av digitale administrative oppgaver og følge med på alle leie- og servicekontrakter, offisiell korrespondanse, som blir satt på ny sending eller tildelt ansatte etter oppgavetilordning.
Automatiser forretningsprosessene dine
Ingen andre land i EU har flere innbyggere enn Tyskland, og med 234 personer per kvadratkilometer har landet den tredje høyeste befolkningstettheten i Europa etter Nederland og Belgia, med unntak av Monaco. Rundt 37 millioner bygninger er fordelt på et areal på 357.588 kvadratkilometer. Litt mer enn halvparten av eiendommene brukes som boareal, alle andre eiendommer brukes kommersielt eller offentlig. Anslagsvis 8 millioner eiendommer forvaltes av eiendomsforvaltere eller eiendomsforvaltere.
Bak det imponerende antallet 8 millioner forvaltede gjenstander er det en betydelig mengde vedlikeholdsarbeid, som ikke bare skyldes aktivitetene som kreves for å holde bygningen i drift, men også fra bestemmelsene, ordinansene og lovene som er nye nesten hvert år. Eiendom i Tyskland er delvis underlagt statlig lov og delvis føderal lov. Men listen over ting som er en del av den daglige virksomheten til eiendomsforvaltning er overraskende omfattende, for eksempel:
- Leie
- Leiekontrakt
- Kontoutdrag for gebyr
- Inkasso
- Administrasjon av innskudd
- Styring av leieinntekter
- Selg/kjøp
- Renovering
- Renovering
- Reparasjoner
- Vedlikehold av lokaler
- Vedlikehold av eiendom
- Vinterservice
- Oppvarming / Elektrisitet / Vann / Avfall
- Skatterett
- Forsikring
- Landregister
Bak hvert enkelt begrep i denne listen er ofte et stort antall svært forskjellige prosesser. Selvfølgelig er det eiendomsforvaltningsselskaper som bare er begrenset til ett område, for eksempel eksklusiv forvaltning av utleieboliger eller rent kjøp og salg eller forvaltning av eiendom eid av et fellesskap av eiere. Men uansett hvilket segment, er oppgavene så forskjellige at hver eiendomsforvalter trenger effektiv dokumenthåndtering.
Det er PaperOffice DMS, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.
Men hva betyr effektivt for eiendomsforvaltere?
Den største sektoren av de 8 millioner eiendommene under forvaltning nevnt ovenfor er leide leiligheter, etterfulgt av kontorlokaler. Dette betyr at avhengig av type er det faste kostnader som må betales kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Inntekt, derimot, er vanligvis månedlig. Avhengig av hvor mye lager som administreres, betyr dette å opprettholde hundrevis til tusenvis av kontoer, som alle har bestemte tidsfrister og krever ytterligere administrasjon når ekstraordinære endringer skjer. I tillegg er det riktig regnskapsføring av inntekt og utgifter.
Ekstraordinære hendelser inkluderer for eksempel leie etterskudd. Poenget her er å beregne renten som påløper inntil betalingen er gjort, men også å overholde foreldelseslover og treffe passende tiltak.
- Administrasjonen kan også inneholde planer som viser tomteområder som skaleres og om nødvendig gjøres tilgjengelig for byggefirmaer for renovering eller oppussing.
- Bevis på riktig investering av innskuddsmidler krever også riktig regnskap og presentasjon til enhver tid.
- Angi endringer i leieloven eller landanskaffelsen i god tid og vær dermed forberedt på den tiden da de trer i kraft.
Dette er bare fire eksempler på hva et godt dokumentbehandlingssystem kan gjøre, for eksempel PaperOffice DMS.
PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander og e-postkorrespondanse: takket være PaperOffice dokumentbehandlingssystem digitaliserte dine tidligere prosesser i selskapet ditt, noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible.
For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.
Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.
Grunnleggende rammeverk for digital transformasjon i eiendomsforvaltning og eiendom
Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne ai-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Leveringsnotater", lagrer passende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.
PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.
Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.
OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.
Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.
Løsningen: bevist kunnskap
Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?
PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.
Arbeidsflytløsninger og AI-integritet – ALT-I-ETT-løsningen med PaperOffice DMS
Bedrifter innen eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltere må behandle dokumenter i alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.
PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den har alt møbel- og produksjonsindustrien trenger, for eksempel:
- Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
- Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
- En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
- Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
- Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
- Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner
Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen forenkler kommunikasjonen. Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice DMS lar deg enkelt ta hensyn til gjeldende oppbevarings- og slettingsperioder . Digitale arbeidsflyter er integrert i forretningsprosessene, noe som sikrer overholdelse av de grunnleggende prosesstrinnene og dermed overholdelse.
PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.
På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.
Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller endringer i dokumentstatus.
På denne måten kan relevante metadata også lagres etter arkiveringsprosessen av dokumenter. I tillegg til dokumenttypen kan arkiveringsperioden og tilknyttet kundeinformasjon angis.
Møbelindustrien og produksjonsbransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering
Dokumentbehandlingssystemet gjør det mulig å opprette databaser for hvert enkelt område og kan opprette koblinger samtidig. Analoge dokumenter, for eksempel innsendte håndverkerfakturaer, skannes med PaperOffice DMS og lagres både som et bilde og som konvertert tekst ved hjelp av OCR-programvare. Alle eksisterende data, for eksempel på en leier, kan vises tydelig og entydig, og det er derfor ingen filer må utføres sammen for interne avtaler. Den AI-kontrollerte databaseadministrasjonen oppretter maler fra hoveddata eller statistisk brukbare lister etter behov.
Samtidig opprettholdes den nødvendige databeskyttelsen gjennom hierarkisk passordadministrasjon og 1024-bit kryptering.
Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.
Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.
Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.
Det utmerkede forholdet mellom pris og ytelse for PaperOffice DMS samt den enkle implementeringen i eksisterende Microsoft-operativsystemer og den intuitive lærbarheten gjør programvaren til en uunnværlig hjelper i hvert hus eller hver eiendomsforvaltning på kort tid, uansett hvor stor beholdningen som skal administreres er.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Digitalisering i eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning":
Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?
På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.
Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?
Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.
Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?
PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.
Konklusjon
PaperOffice DMS støtter eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.
Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.