Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Automatisering av forretningsprosesser i audiografer


PaperOffice DMS for høreapparatselskaper muliggjør effektiv håndtering av alle typer dokumenter samt rask behandling av henvendelser og er forutsetningen for effektivitet og suksess i administrasjonen.

Proff tips

Skriftlige dokumenter, kontrakter, utkast, forskning, ekspertuttalelser og mye mer erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.

Ved hjelp av dokumentbehandlingsløsningen lagrer og arkiverer du all informasjon på en sentral plattform på en revisjonssikker måte.

Digitalisering for audiografer

Som selskap i audiografbransjen har du mange viktige dokumenter å administrere:

Fakturaer, dokumentasjon, korrespondanse, tilbud, reparasjonsark, helsekort og mye mer. Derfor er det audiografer som har stor nytte av bruken av egnet programvare for dokumenthåndtering.

Slik samler audiografer viktige dokumenter på daglig basis. Alle disse må samsvare med riktig kunde-, byrå- eller enhetsprodusent.

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

I tillegg er hvert dokument klassifisert i henhold til sin type og kan tilordnes til folk og enhetsprodusenter, som du deretter til og med kan få tilgang til mens du er på farten, uavhengig av enhet. Så du har all informasjon og dokumenter om alle høreapparater tydelig på ett sted, nemlig databasen din.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

Ved hjelp av dokumentbehandlingsløsningen lagrer og arkiverer du all informasjon på en sentral plattform på en revisjonssikker måte.

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som fakturaer, kontrakter, salgsrapporter, undersøkelser, utviklingssamtaler, leieavtaler eller andre brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Du kan også dra nytte av digitale administrative oppgaver, digitale frimerker og klistrelapper og følge med på alle servicekontrakter, offisiell korrespondanse som legges på nytt eller tildeles ansatte ved oppgavetilordning.

Revisjonssikkerhet er garantert til enhver tid.

All informasjon tilgjengelig umiddelbart

Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i mange akustikkselskaper for høreapparater og arkiveres sentralt på en slik måte at de kan nås fra hvilken som helst datamaskin uten å måtte gå til arkivet eller først undersøke hvilken kollega som for tiden behandler dokumenter eller mapper.

PaperOffice DMS digitaliserer ikke bare analoge dokumenter, dokumentbehandlingsprogramvaren lagrer hver endring i dokumentet i kronologisk rekkefølge. Originalen forblir upåvirket. Arbeidsflytfunksjonen kan for eksempel brukes til å tilordne bestemte aktiviteter under prosjektarbeid, og hver ansatt har en oversikt over gjeldende status.

Samtidig kan ideer eller forslag sendes inn uten å måtte innkalle til møter hver gang. De arkiverte dokumentene kan søkes etter etter nøkkelord, eller dato- eller referansenumrene og automatiserte maler kan opprettes av AI i PaperOffice DMS.

Det er et imponerende antall. Rundt 16 millioner mennesker i Tyskland alene lider av hørselstap. Interessant nok er hørselstap ganske jevnt fordelt på nesten alle aldersgrupper fra 30 til over 70 år, og hørselstap er et økende problem. I løpet av de siste 20 årene har antall personer med hørselstap økt med rundt 4%. Imidlertid bruker bare omtrent halvparten av de berørte et høreapparat.

Alle som bruker en har vanligvis kommet i kontakt med en handel som ikke er kjent, audiografen, som fortsatt var audiograf før 2017. Et håndverk med tre års opplæring og mulighet for videre opplæring for å bli mesterhåndverker og gjennomføring av en grad i hørselsteknologi og audiologi. Audioakustikk håndterer produksjon av høreapparater og hørselsvern i form av såkalt otoplast, individuelt målte enheter. Jobbprofilen til en audiokustikk er sammenlignbar med en tanntekniker.

For audiografer betyr dette å holde pasient- eller klientdataene oppdatert. Samtidig er det svært sensitive data, fordi mange mennesker med hørselshemming ser dette som en feil som deres personlige miljø ikke bør oppleve. Derfor er databeskyttelse viktig når du lagrer data. I de fleste tilfeller formidles førstegangskunder av audiografer fra ENT-leger som har diagnostisert hørselstap, og derfor er datavedlikehold også av stor betydning her, og et gjennomtenkt arkiv øker til slutt arbeidsprosessen.

Dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS passer best for disse oppgavene. Fordi det er en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander og e-postkorrespondanse: Takket være PaperOffice dokumentstyringssystem digitaliseres dine tidligere prosesser i selskapet , noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice arkiverer alle dokumenter som genereres i audiografen din og all relevant informasjon i samsvar med loven og på en revisjonssikker måte

Først av alt kan Paperoffice DMS brukes til å konvertere et analogt arkiv, kanskje det tradisjonelle hengende filsystemet, til et digitalt arkiv. Dette er et viktig skritt som ikke bare fremskynder administrasjonen i selskapet, men også forbedrer dataoverføringen fra ENT-legen og omvendt. Data som sendes via e-post, kan for eksempel leses opp direkte og overføres automatisk til den elektroniske kundefilen.

I PaperOffice DMS er sensitive pasientdata kryptert og passordbeskyttet, hvorved det kan angis hvem som har lov til å se hvor mye data i selskapet.

Å ringe opp riktig mappe gjøres også veldig raskt i PaperOffice DMS, med den interne søkemotoren som registrerer forskjellige parametere som er inkludert i søket. Hvis kundenummeret eller til og med navnet ikke lenger er kjent eller finnes mer enn én gang, kan enkelte nøkkelord begrense søket til riktig resultat.

Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne AI-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Kontrakt", lagrer tilsvarende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Løsningen: bevist kunnskap

Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?

PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.

Innhold

Digital prosessering er et viktig grunnlag for å sikre høy tjenestekvalitet på kommunale tjenester i fremtiden

Det faktum at høreapparatakustikk ikke er på alles lepper og absolutt ikke på alles ører, er fordi det bare er 6600 selskaper av denne typen i Tyskland. Det er litt over 1% av alle håndverksbedrifter i Tyskland.

Likevel inkluderer deres klientell rundt 8 millioner mennesker, og det er grunnen til at den gjennomsnittlige kundefilen til en audiograf inkluderer over 1200 personer. Mange forskjellige data må registreres for hver kunde, fordi hørsel er en svært kompleks sak, og skade påvirker ikke bare øret eller ørene. Alle som noen gang har hatt en ørekanal tilstoppet med ørevoks, kan ha en grov ide om hva det vil si å være tunghørt. Konsekvensene kan være:

  • Utmattelse
  • Hodepine
  • Stress
  • Depresjon
  • Svimmelhet
  • Søvnforstyrrelser

For å bøte på dette registreres de audiometriske dataene fra pasienten, og basert på dette produseres det enkelte høreapparatet. Døvhet kan endres. Graden av hørselstap øker vanligvis med alderen, noe som igjen gjør det nødvendig å tilpasse høreapparatet til de nye forholdene. Øret i seg selv er også gjenstand for anatomiske endringer i løpet av livet på grunn av avslapning av bindevevet.

Hørselsakkustikkselskaper må behandle dokumenter i alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt hørselsindustrien trenger, for eksempel:

  • Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
  • Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
  • En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
  • Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
  • Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
  • Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

De omfattende arbeidsflytfunksjonene til PaperOffice er veldig interessante for høreapparatselskaper. Innholdet i prosjektmøter registreres og kan suppleres av deltakerne når som helst, alt på skjermen og fra forskjellige steder. Revisjonssikker arkivering er garantert til enhver tid, samt optimalisering av organisatoriske prosesser.

PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

Hørselsakkustikkselskaper drar nytte av digital dokumenthåndtering

Dokumentbehandlingssystemet gjør det mulig å opprette databaser for hvert enkelt område og kan opprette koblinger samtidig. Analoge dokumenter, for eksempel innsendte fakturaer, skannes med PaperOffice DMS og lagres både som et bilde og som konvertert tekst ved hjelp av OCR-programvare. Alle eksisterende data kan vises tydelig og entydig, og derfor trenger ingen filer å bli båret med for interne avtaler. Den AI-kontrollerte databaseadministrasjonen oppretter maler fra hoveddata eller statistisk brukbare lister etter behov.

Samtidig opprettholdes den nødvendige databeskyttelsen gjennom hierarkisk passordadministrasjon og 1024-bit kryptering.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.

FAQs

Til slutt svarer vi på noen flere vanlige spørsmål om emnet "Digitalisering for høreapparatselskaper":

Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?

På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.

Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?

Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.

Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?

PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!

Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?

Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.

Konklusjon

PaperOffice DMS støtter høreapparatselskaper og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.

PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.

Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.

Det sier kundene våre

Casestudie

Automatisert behandling av fakturaer

15 grunner til at du bør bruke dokumentbehandling med skanneren

Digital fakturabehandling
i kombinasjon med dokumentbehandlingssystemet (DMS)
bidrar betydelig til effektiviteten og suksessen til selskapet ditt og mot et papirløst kontor. Behovet for digital fakturabehandling er nå et viktig aspekt for alle.