Digitalisering for høreapparatselskaper

Digitalisering for audiografer

Som selskap i audiografbransjen har du mange viktige dokumenter å administrere:

Fakturaer, dokumentasjon, korrespondanse, tilbud, reparasjonsark, helsekort og mye mer. Derfor er det audiografer som har stor nytte av bruken av egnet programvare for dokumenthåndtering.

Slik samler audiografer viktige dokumenter på daglig basis. Alle disse må samsvare med riktig kunde-, byrå- eller enhetsprodusent.

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

I tillegg er hvert dokument klassifisert i henhold til sin type og kan tilordnes til folk og enhetsprodusenter, som du deretter til og med kan få tilgang til mens du er på farten, uavhengig av enhet. Så du har all informasjon og dokumenter om alle høreapparater tydelig på ett sted, nemlig databasen din.

Hearing aid companies benefit from digital document management

Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

Ved hjelp av dokumentbehandlingsløsningen lagrer og arkiverer du all informasjon på en sentral plattform på en revisjonssikker måte.

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som fakturaer, kontrakter, salgsrapporter, undersøkelser, utviklingssamtaler, leieavtaler eller andre brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Du kan også dra nytte av digitale administrative oppgaver, digitale frimerker og klistrelapper og følge med på alle servicekontrakter, offisiell korrespondanse som legges på nytt eller tildeles ansatte ved oppgavetilordning.

Revisjonssikkerhet er garantert til enhver tid.

All informasjon tilgjengelig umiddelbart

Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i mange akustikkselskaper for høreapparater og arkiveres sentralt på en slik måte at de kan nås fra hvilken som helst datamaskin uten å måtte gå til arkivet eller først undersøke hvilken kollega som for tiden behandler dokumenter eller mapper.

PaperOffice DMS digitaliserer ikke bare analoge dokumenter, dokumentbehandlingsprogramvaren lagrer hver endring i dokumentet i kronologisk rekkefølge. Originalen forblir upåvirket. Arbeidsflytfunksjonen kan for eksempel brukes til å tilordne bestemte aktiviteter under prosjektarbeid, og hver ansatt har en oversikt over gjeldende status.

Samtidig kan ideer eller forslag sendes inn uten å måtte innkalle til møter hver gang. De arkiverte dokumentene kan søkes etter etter nøkkelord, eller dato- eller referansenumrene og automatiserte maler kan opprettes av AI i PaperOffice DMS.

Det er et imponerende antall. Rundt 16 millioner mennesker i Tyskland alene lider av hørselstap. Interessant nok er hørselstap ganske jevnt fordelt på nesten alle aldersgrupper fra 30 til over 70 år, og hørselstap er et økende problem. I løpet av de siste 20 årene har antall personer med hørselstap økt med rundt 4%. Imidlertid bruker bare omtrent halvparten av de berørte et høreapparat.

Alle som bruker en har vanligvis kommet i kontakt med en handel som ikke er kjent, audiografen, som fortsatt var audiograf før 2017. Et håndverk med tre års opplæring og mulighet for videre opplæring for å bli mesterhåndverker og gjennomføring av en grad i hørselsteknologi og audiologi. Audioakustikk håndterer produksjon av høreapparater og hørselsvern i form av såkalt otoplast, individuelt målte enheter. Jobbprofilen til en audiokustikk er sammenlignbar med en tanntekniker.

For audiografer betyr dette å holde pasient- eller klientdataene oppdatert. Samtidig er det svært sensitive data, fordi mange mennesker med hørselshemming ser dette som en feil som deres personlige miljø ikke bør oppleve. Derfor er databeskyttelse viktig når du lagrer data. I de fleste tilfeller formidles førstegangskunder av audiografer fra ENT-leger som har diagnostisert hørselstap, og derfor er datavedlikehold også av stor betydning her, og et gjennomtenkt arkiv øker til slutt arbeidsprosessen.

Dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS passer best for disse oppgavene. Fordi det er en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice arkiverer alle dokumenter som genereres i audiografen din og all relevant informasjon i samsvar med loven og på en revisjonssikker måte

Først av alt kan Paperoffice DMS brukes til å konvertere et analogt arkiv, kanskje det tradisjonelle hengende filsystemet, til et digitalt arkiv. Dette er et viktig skritt som ikke bare fremskynder administrasjonen i selskapet, men også forbedrer dataoverføringen fra ENT-legen og omvendt. Data som sendes via e-post, kan for eksempel leses opp direkte og overføres automatisk til den elektroniske kundefilen.

I PaperOffice DMS er sensitive pasientdata kryptert og passordbeskyttet, hvorved det kan angis hvem som har lov til å se hvor mye data i selskapet.

Å ringe opp riktig mappe gjøres også veldig raskt i PaperOffice DMS, med den interne søkemotoren som registrerer forskjellige parametere som er inkludert i søket. Hvis kundenummeret eller til og med navnet ikke lenger er kjent eller finnes mer enn én gang, kan enkelte nøkkelord begrense søket til riktig resultat.

Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne AI-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Kontrakt", lagrer tilsvarende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner