Digitalisering i offentlig forvaltning og myndigheter

Digitalisering i offentlig forvaltning og myndigheter

Fra skattekontoret til KITA, lokale myndigheter, myndigheter eller offentlig transport til veivedlikeholdsavdelingen.

Offisielle og offentlige institusjoner forbinder og stabiliserer også strukturer i kommuner, byer, distrikter og også føderale stater, opp til Forbundsrepublikken Tyskland som et politisk samfunn.

Dokumenter og data opprettes i mange forskjellige avdelinger i instansen. Slik genereres viktige dokumenter hver dag:

Skrifter, kontrakter, utkast, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange dokumenter kommer også via e-post.

Paperless work through digital processes

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

I tillegg er hvert dokument klassifisert i henhold til typen og kan tilordnes personer og objekter, som du deretter til og med kan få tilgang til mens du er på farten, uavhengig av enhet. Så du har all informasjon og dokumenter om all informasjon tydelig på ett sted, nemlig databasen.

Ved hjelp av dokumentbehandlingsløsningen lagrer og arkiverer du all informasjon på en sentral plattform på en revisjonssikker måte.

For å løse mange eksisterende administrative problemer innen eiendomsforvaltning, bør PaperOffice dokumentstyringssystem implementeres.

På denne måten kan det daglige arbeidet forenkles, optimaliseres og forbedres ved hjelp av digitalisering. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Du kan også dra nytte av digitale administrative oppgaver og følge med på offisiell korrespondanse som blir satt på ny sending eller tildelt ansatte etter oppgavetilordning.

All informasjon tilgjengelig umiddelbart

God dokumenthåndteringsprogramvare kan ikke ta politiske beslutninger, men det kan være til stor hjelp på mange områder av offentlig forvaltning i ulike prosesser, fordi de aller fleste såkalte administrative filer ikke har suveren prioritet.

Bortsett fra det, trenger ikke digitale dokumenter å erstatte originalene, men de gjør arbeidet enklere.

Med PaperOffice DMS kan dokumenter digitaliseres i mange myndigheter og offentlige institusjoner og arkiveres sentralt på en slik måte at tilgang kan gjøres fra hvilken som helst datamaskin uten å måtte gå til arkivet eller først undersøke hvilken / Din kollega som for tiden behandler filen.

PaperOffice DMS digitaliserer ikke bare analoge dokumenter, dokumentbehandlingsprogramvaren lagrer hver endring i dokumentet i kronologisk rekkefølge. Originalen forblir upåvirket. Arbeidsflytfunksjonen kan for eksempel brukes til å tilordne bestemte aktiviteter under prosjektarbeid, og hver ansatt har en oversikt over gjeldende status.

Samtidig kan ideer eller forslag sendes inn uten å måtte innkalle til møter hver gang. De arkiverte dokumentene kan søkes etter etter nøkkelord, eller dato- eller referansenumrene og automatiserte maler kan opprettes av AI i PaperOffice DMS.

De mulige bruksområdene for PaperOffice DMS resulterer på tvers av de ulike nivåene av offisiell og offentlig administrasjon, for eksempel i:

• Skoler
• Barnehager
• Biblioteker
• Universiteter
• Sykehus
• Kommunale administrasjoner
• skattekontorer
• Sykehjem

Selvfølgelig, takket være den sofistikerte datalagringen med 1024-bit kryptering samt spesiell intern formatering og brannmuren, opprettholdes sikkerheten i samsvar med GDPR. PaperOffice DMS imponerer også med sin enkle læring, muligheten til å sette opp opptil 800 koblede terminaler og et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.

Det er PaperOffice DMS, en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimalisering av forretningsprosesser takket være PaperOffice DMS

Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne AI-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Kontrakt", lagrer tilsvarende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelaterte datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Digital prosessering er et viktig grunnlag for å sikre høy tjenestekvalitet på kommunale tjenester i fremtiden

Offentlige institusjoner og myndigheter må behandle dokumenter for alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt myndighetene og offentlige institusjoner trenger, for eksempel:

• Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
• Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
• En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
• Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
• Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
• Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

De omfattende arbeidsflytfunksjonene til PaperOffice er veldig interessante for myndigheter og offentlige administrasjoner. Innholdet i prosjektmøter registreres og kan suppleres av deltakerne når som helst, alt på skjermen og fra forskjellige steder. Revisjonssikker arkivering er garantert til enhver tid, samt optimalisering av organisatoriske prosesser.

PaperOffice støtter dette med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

Offentlige institusjoner og myndigheter drar nytte av digital dokumenthåndtering

Dokumentbehandlingssystemet gjør det mulig å opprette databaser for hvert enkelt område og kan opprette koblinger samtidig. Analoge dokumenter, for eksempel innsendte håndverkerfakturaer, skannes med PaperOffice DMS og lagres både som et bilde og som konvertert tekst ved hjelp av OCR-programvare. Alle eksisterende data, for eksempel på en leier, kan vises tydelig og entydig, og det er derfor ingen filer må utføres sammen for interne avtaler. Den AI-kontrollerte databaseadministrasjonen oppretter maler fra hoveddata eller statistisk brukbare lister etter behov.

Samtidig opprettholdes den nødvendige databeskyttelsen gjennom hierarkisk passordadministrasjon og 1024-bit kryptering.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS er ikke bare omfattende i sine funksjoner, men også lett å lære, styrt av videoopplæringer, men også av individuelle råd og opplæring om ønskelig. Alt dette til et veldig godt forhold mellom pris og ytelse.