Digitalisering i gastronomi og hotellbransjen

Å feire fester, spise godt uten å måtte lage mat selv, oppleve noe ekstraordinært, møte venner, det er i folks blod.

Det er ikke for ingenting at restaurantforeningen DEHOGA registrerte til sammen nesten 158.000 selskaper i restaurantbransjen for 2020, ikke inkludert overnatting som hoteller eller gjestehus. I Tyskland er det for eksempel ett selskap fra Gastro &Event-sektoren for hver 518 innbyggere.

Ingen annen handel i Tyskland kan skryte av en så høy tetthet.

Selv om cateringindustrien er veldig populær som en bedrift, er det på ingen måte enkelt, spesielt siden det juridiske rammeverket er knyttet til flere og flere forskrifter, for eksempel plikten til å gi en kvittering eller plikten til å bruke et kassaapparat. Som regel har "voksne" familiebedrifter det litt lettere, og Tyskland har en lang tradisjon i så måte.

Når det gjelder innhold, har mye skjedd når det gjelder gastronomi og hendelser i dagens globaliserte verden, fra den gang til det 21. Akkurat som det finnes en rekke forskjellige gastronomiske tilbud, holdes arrangementer av alle slag. Følgelig er organisasjonsinnsatsen enorm og krever passende administrasjon for å holde oversikt.

Det er et bredt utvalg av gastronomi programvare som hovedsakelig brukes til å bestille bestillinger, lage kvitteringer og beregne skatter riktig. Men hva med alt annet? Det er ikke uvanlig at arrangører eller restauratører finner skuffehåndtering med et ganske kaotisk utseende.

En av grunnene til dette er at papir fortsatt spiller en viktig rolle i gastronomi og arrangementsledelse. Leveringsnotater, fakturaer, kontrakter, tilbud og andre ting flagrer bokstavelig talt inn i huset, ganske enkelt fordi personlig kontakt med restauratøren i cateringbransjen er viktigere for leverandører og representanter enn i noen annen bransje. Leveringsnotater og lignende kan tas med deg med en gang. Men hva er den enkleste måten å opprette orden på og ha oversikt? PaperOffice DMS er svaret på dette spørsmålet.

PaperOffice DMS skaper klare fordeler i cateringbransjen

Takket være PaperOffice DMS kan sømløs integrasjon av DMS-programvaren i den eksisterende IT-infrastrukturen til hotell- og cateringindustrien utføres uten problemer, noe som også betyr optimalisering av forretningsprosesser.

Dokumentbehandlingsprogramvaren konverterer analogt papirarbeid til digitale data, selv med et mobiltelefonkamera. Fordi ledelsen av gjestfrihetskvitteringer og leveringsnotater ikke bør undervurderes i denne bransjen.

Takket være bruken av PaperOffice DMS og skannertilkoblingen som er tilgjengelig fra fabrikken, kan ansatte digitalisere innkommende analoge dokumenter uten mye innsats. Dette sikrer at alle viktige dokumenter kan bli funnet når som helst.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

I tillegg kan papirdokumenter tas opp med en smarttelefon eller nettbrett, og disse kan sendes direkte til den bærbare datamaskinen med Windows-operativsystemet, for eksempel takket være den integrerte "Dropmail" -e-postfunksjonen. Her tillater PaperOffice DMS i sin tur import av bildene og konverterer dem til tekstformater, selvfølgelig beholdes fotoformatet.

OCR-programvaren integrert i PaperOffice DMS skiller mellom en logo og vanlig tekst. Leveringsnotater fra partnerselskaper eller gjestfrihetskvitteringer kan bli funnet raskt når som helst, for eksempel under forskning, ved hjelp av et OCR-søk, og dermed sikre størst mulig åpenhet og juridisk sikkerhet.

Arkiveringen kan også utføres på en slik måte at alle etterfølgende dokumenter fra en avsender gjenkjennes og tildeles automatisk.

I tillegg tilbyr PaperOffice DMS restauratører og arrangementsledere andre praktiske verktøy, for eksempel en arbeidsflytfunksjon, ideell for å kontrollere på arrangementer, automatisk opprettelse av maler, for eksempel menyer og statistiske evalueringer, for eksempel kundefrekvens eller drikkeforbruk.< /p>

Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Digital fakturabehandling er også fordelaktig for mange selskaper i catering- og hotellbransjen. Innkommende fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige ansatte. Kontroll- og utgivelsesprosessen via digital utgivelse kan også håndteres raskt og effektivt via systemet.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS akselererer kommunikasjon i handel og produksjon med leverandører og kunder.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Bedrifter fra catering- og hotellbransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er det imidlertid langt flere muligheter for restauratører. For eksempel lagerstyring inkludert en permanent eller en nøkkeldatobeholdning. Grunnlaget for PaperOffice DMS er koblede brukerkontoer i nettverket. Datalagringen av disse brukerkontoene kombineres i den sentrale databasen. Dokumentene kan styres via en AI med forskjellige algoritmer, som kan brukes til å utløse automatiserte prosesser.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS har smart menynavigasjon som er logisk strukturert og tillater intuitiv drift på mange områder. Videoopplæringer tilgjengelig gratis på Internett gir ekstra støtte, og selvfølgelig kan opplæringskurs også holdes direkte på kundens hovedkontor om ønskelig.

I tillegg til å dokumentere de ulike typene faser, er PaperOffice DMS like egnet for å støtte logistiske oppgaver for materialinnkjøp. Takket være mulighetene for å sette opp databaser i PaperOffice DMS, kan materialkjøp og materialforbruk overvåkes og tilordnes advarselsnivåer. Den interne ai-en kan brukes til å opprette maler som reagerer automatisk hvis det er flaskehalser eller mangel, for eksempel hvis det legges inn gjentatte ordrer, selv om det eksisterende antallet faktisk skal være tilstrekkelig. Arbeidsflytfunksjonen kan brukes til dette formålet, som de ansvarlige ansatte i firmaet kan sammenligne utførelsen av oppgavene sine med.

PaperOffice DMS i catering- og hotellbransjen, slik at kontakt med gjesten ikke blir neglisjert på grunn av alt papirarbeidet.