Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Automatisering av forretningsprosesser i catering- og hotellbransjen


PaperOffice DMS for gastronomi muliggjør en jevn flyt av informasjon mellom avdelinger takket være digitalisering og automatisering av forretningsprosesser.

Proff tips

Skriftlige dokumenter, kontrakter, utkast, kvitteringer, leveringsnotater og mye mer blir erstattet av elektroniske dokumenter takket være digitalisering, og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.

Den integrerte kunstig intelligensen gjør det mulig å automatisere forretningsprosesser i stor grad, akselerere prosessene dine og øke suksessen og tilfredsheten.

Digitalisering i catering- og hotellbransjen

Som catering- og hotellbransje har du mange viktige dokumenter å administrere:

Underholdningskvitteringer, fakturaer, leveringsnotater, kontrakter og mye mer. Derfor er catering og hotellbedrifter de som drar stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare.

Uten et passende dokumentstyringssystem er det mye manuell innsats.

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser, fører til kostnadsbesparelser, for eksempel eliminering av papirdokumenter, og oppretter en klar oversikt over viktige dokumenter, for eksempel kvitteringer, kontrakter, leveringsnotater eller andre brev, ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden .

Den beste løsningen er å bruke gjennomtenkt dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS.

Du kan også dra nytte av digitale administrative oppgaver og følge med på alle leie- og servicekontrakter, offisiell korrespondanse, som blir satt på ny sending eller tildelt ansatte etter oppgavetilordning.

Receptionist on the phone and looks at the monitor
PaperOffice DMS creates clear advantages in the catering industry

Den digitale og revisjonssikre arkiveringen av dokumenter og kvitteringer fører til slutt til juridisk sikkerhet i samsvar med bestemmelsene i GoBD.

Hvor papirløs i catering- og hotellbransjen?

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser, fører til kostnadsbesparelser, for eksempel eliminering av papirdokumenter, og oppretter en klar oversikt over viktige dokumenter, for eksempel kvitteringer, kontrakter, leveringsnotater eller andre brev, ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden .

Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.

Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte fullføre de tilordnede oppgavene effektivt, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne eller nekte godkjenning.

Med PaperOffice DMS-programvareløsningen går ikke flere dokumenter tapt. Og uansett hvor du er, kan du få tilgang til viktige dokumenter på få sekunder.

Selvfølgelig jobber du alltid med systemene våre i samsvar med loven og fullstendig revisjonssikker.

Prosessorientert dokumentbehandling

Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital godkjenning, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller dokumentstatusendringer.

På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.

I tillegg til en rekke andre fordeler, er PaperOffice DMS det ideelle verktøyet for å kontrollere ulike dokumenter.

Hvert dokument, fra fakturaen for en pakke med drinker fra supermarkedet til de forskjellige reservasjonene, tjenesteutførelsene og kanselleringene - alt kan lagres i riktig kronologisk rekkefølge og kalles opp etter behov.

Dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS passer best for disse oppgavene. Fordi det er en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander og e-postkorrespondanse: Takket være PaperOffice dokumentstyringssystem digitaliseres dine tidligere prosesser i selskapet , noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Cook writes something down
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

Løsningen: bevist kunnskap

Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?

PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.

Innhold

Å feire fester, spise godt uten å måtte lage mat selv, oppleve noe ekstraordinært, møte venner, det er i folks blod.

Det er ikke for ingenting at restaurantforeningen DEHOGA registrerte til sammen nesten 158.000 selskaper i restaurantbransjen for 2020, ikke inkludert overnatting som hoteller eller gjestehus. I Tyskland er det for eksempel ett selskap fra Gastro &Event-sektoren for hver 518 innbyggere.

Ingen annen handel i Tyskland kan skryte av en så høy tetthet.

Selv om cateringindustrien er veldig populær som en bedrift, er det på ingen måte enkelt, spesielt siden det juridiske rammeverket er knyttet til flere og flere forskrifter, for eksempel plikten til å gi en kvittering eller plikten til å bruke et kassaapparat. Som regel har "voksne" familiebedrifter det litt lettere, og Tyskland har en lang tradisjon i så måte.

Når det gjelder innhold, har mye skjedd når det gjelder gastronomi og hendelser i dagens globaliserte verden, fra den gang til det 21. Akkurat som det finnes en rekke forskjellige gastronomiske tilbud, holdes arrangementer av alle slag. Følgelig er organisasjonsinnsatsen enorm og krever passende administrasjon for å holde oversikt.

Det er et bredt utvalg av gastronomi programvare som hovedsakelig brukes til å bestille bestillinger, lage kvitteringer og beregne skatter riktig. Men hva med alt annet? Det er ikke uvanlig at arrangører eller restauratører finner skuffehåndtering med et ganske kaotisk utseende.

En av grunnene til dette er at papir fortsatt spiller en viktig rolle i gastronomi og arrangementsledelse. Leveringsnotater, fakturaer, kontrakter, tilbud og andre ting flagrer bokstavelig talt inn i huset, ganske enkelt fordi personlig kontakt med restauratøren i cateringbransjen er viktigere for leverandører og representanter enn i noen annen bransje. Leveringsnotater og lignende kan tas med deg med en gang. Men hva er den enkleste måten å opprette orden på og ha oversikt? PaperOffice DMS er svaret på dette spørsmålet.

PaperOffice DMS skaper klare fordeler i cateringbransjen

Takket være PaperOffice DMS kan sømløs integrasjon av DMS-programvaren i den eksisterende IT-infrastrukturen til hotell- og cateringindustrien utføres uten problemer, noe som også betyr optimalisering av forretningsprosesser.

Dokumentbehandlingsprogramvaren konverterer analogt papirarbeid til digitale data, selv med et mobiltelefonkamera. Fordi ledelsen av gjestfrihetskvitteringer og leveringsnotater ikke bør undervurderes i denne bransjen.

Takket være bruken av PaperOffice DMS og skannertilkoblingen som er tilgjengelig fra fabrikken, kan ansatte digitalisere innkommende analoge dokumenter uten mye innsats. Dette sikrer at alle viktige dokumenter kan bli funnet når som helst.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

I tillegg kan papirdokumenter tas opp med en smarttelefon eller nettbrett, og disse kan sendes direkte til den bærbare datamaskinen med Windows-operativsystemet, for eksempel takket være den integrerte "Dropmail" -e-postfunksjonen. Her tillater PaperOffice DMS i sin tur import av bildene og konverterer dem til tekstformater, selvfølgelig beholdes fotoformatet.

OCR-programvaren integrert i PaperOffice DMS skiller mellom en logo og vanlig tekst. Leveringsnotater fra partnerselskaper eller gjestfrihetskvitteringer kan bli funnet raskt når som helst, for eksempel under forskning, ved hjelp av et OCR-søk, og dermed sikre størst mulig åpenhet og juridisk sikkerhet.

Arkiveringen kan også utføres på en slik måte at alle etterfølgende dokumenter fra en avsender gjenkjennes og tildeles automatisk.

I tillegg tilbyr PaperOffice DMS restauratører og arrangementsledere andre praktiske verktøy, for eksempel en arbeidsflytfunksjon, ideell for å kontrollere på arrangementer, automatisk opprettelse av maler, for eksempel menyer og statistiske evalueringer, for eksempel kundefrekvens eller drikkeforbruk.< /p>

Hotel Lobby Restaurant
Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Digital fakturabehandling er også fordelaktig for mange selskaper i catering- og hotellbransjen. Innkommende fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige ansatte. Kontroll- og utgivelsesprosessen via digital utgivelse kan også håndteres raskt og effektivt via systemet.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS akselererer kommunikasjon i handel og produksjon med leverandører og kunder.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Bedrifter fra catering- og hotellbransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er det imidlertid langt flere muligheter for restauratører. For eksempel lagerstyring inkludert en permanent eller en nøkkeldatobeholdning. Grunnlaget for PaperOffice DMS er koblede brukerkontoer i nettverket. Datalagringen av disse brukerkontoene kombineres i den sentrale databasen. Dokumentene kan styres via en AI med forskjellige algoritmer, som kan brukes til å utløse automatiserte prosesser.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS har smart menynavigasjon som er logisk strukturert og tillater intuitiv drift på mange områder. Videoopplæringer tilgjengelig gratis på Internett gir ekstra støtte, og selvfølgelig kan opplæringskurs også holdes direkte på kundens hovedkontor om ønskelig.

I tillegg til å dokumentere de ulike typene faser, er PaperOffice DMS like egnet for å støtte logistiske oppgaver for materialinnkjøp. Takket være mulighetene for å sette opp databaser i PaperOffice DMS, kan materialkjøp og materialforbruk overvåkes og tilordnes advarselsnivåer. Den interne ai-en kan brukes til å opprette maler som reagerer automatisk hvis det er flaskehalser eller mangel, for eksempel hvis det legges inn gjentatte ordrer, selv om det eksisterende antallet faktisk skal være tilstrekkelig. Arbeidsflytfunksjonen kan brukes til dette formålet, som de ansvarlige ansatte i firmaet kan sammenligne utførelsen av oppgavene sine med.

PaperOffice DMS i catering- og hotellbransjen, slik at kontakt med gjesten ikke blir neglisjert på grunn av alt papirarbeidet.

FAQs

Til slutt svarer vi på noen flere vanlige spørsmål om emnet "Digitalisering i gastronomi og hotellbransjen":

Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?

På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.

Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?

Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.

Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?

PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!

Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?

Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.

Konklusjon

PaperOffice DMS støtter catering- og hotellbransjen og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.

PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.

Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.

Det sier kundene våre

Casestudie

Automatisert behandling av fakturaer

15 grunner til at du bør bruke dokumentbehandling med skanneren

Digital fakturabehandling
i kombinasjon med dokumentbehandlingssystemet (DMS)
bidrar betydelig til effektiviteten og suksessen til selskapet ditt og mot et papirløst kontor. Behovet for digital fakturabehandling er nå et viktig aspekt for alle.