Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.
Sektor
Industri og handel
Region
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Tyskland
Avdelinger
Salg
Regnskap
Sektor
Industri og handel
Region
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Tyskland
Avdelinger
Salg
Regnskap
Stephan Reichel, administrerende direktør i K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Pro tips
Sektor
Industri og handel
Region
Langenberg, Nordrhein-Westfalen, Tyskland
Avdelinger
Salg
Regnskap
Som produsent av gitter har K60 gittersystemer mange viktige dokumenter å administrere:
Leveringsnotater, fakturaer, kontrakter, skisser eller planer og mye mer.
Mange henvendelser kommer inn via e-post og skrives ut, noe som utgjør en enorm mengde papir i løpet av året. Bestillinger skrives alltid ut med leverandørdata og lagres deretter på hyllen sammen med fakturaen etter levering.
Denne komplette prosessen betyr en ekstraordinær mengde papir og selvfølgelig mangel på plass.
For å gjøre søket enklere og mer effektivt og for å minimere papirflommen, planla K60 Gitterrostsysteme å digitalisere dokumentasjonen og innlemme innholdet i den interne arkivdatabasen - selskapet lette etter et passende dokumentstyringssystem.
Manuell behandling ble for tidkrevende over tid, og derfor ble det søkt automatisert arkivering og informasjonsutvinning.
Den største utfordringen for selskapet var å gjøre informasjon lett tilgjengelig og fremfor alt brukbar for flere ansatte og grupper av ansatte og grupper av mennesker (ansatte, forretningspartnere, kunder, borgere).
Selskapets mål var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere prosessen.
Tidligere ble informasjon bare lagret i papirform, men i dag er det en rekke informasjonskilder og dokumenter i mange organisasjoner: e-post, skjemaer, skisser er like mye en del av dette som elektroniske fakturaer og papirkvitteringer, brev, leveringsnotater, kontrakter, etc.
Hele flom av informasjon har blitt mer inkonsekvent. Derfor er den viktigste oppgaven å bringe analoge og digitale enheter sammen. Dokumenter som finnes i papirform, må digitaliseres og samles sammen med annen informasjon, for eksempel de tilknyttede e-postmeldingene.
Casestudien, som ble utført sammen med dokumentstyringssystemet PaperOffice, hadde som mål å minimere papirforbruket for å spare kostnader og lagringsplass.
I tillegg var det svært viktig å finne en løsning for å arkivere alle dokumentene i en produksjonsprosess sammen, slik at umiddelbar informasjon om prosjektrelaterte dokumenter / ordrer kan gjøres.
Akkurat som å utføre automatisert arkivering av dokumenter og innkommende e-postmeldinger, som skal arkivere dokumentene i riktige mapper i henhold til visse spesifiserte kriterier og utløse flere arbeidsflyter, for eksempel oppdrag til den respektive sekretæren.
Et annet mål var å raskt kunne søke etter dokumenter fra kolleger i nettverket.
minnes Stephan Reichel, administrerende direktør i K60 Gitterrostsysteme.
Mr. Reichel, administrerende direktør for K60 Gitterrostsysteme, undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS først.
PaperOffice DMS tilbyr akkurat de forholdene som Mr. Reichel lette etter. Disse inkluderer:
1. Løsning for den interne sentrale databasen som dokumentstyringssystemet er basert på. Dataene bør ikke lagres på en enkeltbrukerdatamaskin.Et sentralt repositorium som er tilgjengelig for alle administrative ansatte.
Det var tidlig klart for Mr. Stephan Reichel at det ikke var mulig å digitalisere selskapet hans:
2. Håndtering og automatisering av administrative oppgaver. Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket og for at behandlingen skal utføres av den respektive kontoristen.
Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.
Samtidig informeres alle berørte ansatte om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.
3. Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser. En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem enkle å finne når det var nødvendig.
4. Sammenslåing av prosjektrelaterte dokumenter/ordrer. Programvaren skal kunne lagre prosessrelaterte dokumenter sammen eller aktivere lenker til hverandre.
Alle dokumenter for forretningstransaksjonen, for eksempel en kjøpsprosess eller installasjon med tilhørende leveringsmerknad, faktura, skisser, planer og eventuelle klager på feil, bør administreres sentralt.
På denne måten lagres leveringsmerknader, fakturaer og alt som tilhører forretningsprosessen, i en mappe eller undermappe. Tilgangsautorisasjoner kan tilordnes for hver mappe, enten for grupper av ansatte eller for enkeltansatte.
I tillegg kan hyperkoblinger til mappen opprettes og sendes til ansatte.
På denne måten kan autoriserte ansatte og samarbeidspartnere få tilgang til det fra hvor som helst når som helst. Takket være versjonskontroll kan avsenderen og tidspunktet for hver enkelt dokumentendring spores gjennomsiktig: Spørringer avklares raskt og unødvendige feil unngås.
PaperOffice har også en virtuell representasjon av dokumenter i andre mapper. På denne måten kan dokumentet(e) vises praktisk talt i forskjellige mapper uten at det opprinnelige dokumentet må dupliseres. Denne funksjonen er svært nyttig hvis for eksempel et dokument skal vises i forskjellige prosjekter, men du ikke vil duplisere dokumentet.
Muligheten for å få tilgang til informasjon fra ulike perspektiver sikrer et høyere klarhetsnivå for alle prosjektdeltakere og forbedrer de ansattes evne til å gi informasjon.
PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.
Takket være digitaliseringen av PaperOffice var k60 Grating Systems allerede i stand til å:
Den enklere og raskere tilgjengeligheten av data og dokumenter endrer selskapets prosesser fundamentalt og permanent. Administrativ kunnskap er nå organisert transparent og tilgjengelig til rett tid.
I denne forstand legges grunnlaget for digitalisering av alle dokumentbaserte prosesser med PaperOffice DMS.
I tillegg til den generelle arkiveringsprosessen:
Garantert.
PaperOffice DMS kartlegger i dag hele arbeidsflyten digitalt.
Foreløpig registreres alle leverings- og fakturadokumenter med kraftige skannere, PaperOffice gjenkjenner automatisk kontaktinformasjonen og lagrer dokumentene deretter i det elektroniske arkivet.
Ansatte kan deretter få tilgang til dokumentene via et enkelt brukergrensesnitt og legge inn forskjellige søkeord - et fulltekstsøk er også tilgjengelig.
Takket være den konsekvente bruken av DMS var gitterprodusenten i stand til å redusere behandlingstiden som kreves for en faktura betydelig, og samtidig har antall utestående fordringer redusert betydelig.
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Produsent av rist
K60-Gitterrostsysteme GmbH og Co.KG":
Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?
Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.
Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.
Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.
For oss som offentlig institusjon blir prosessen mer og mer komplisert og involverer mye byråkrati. Derfor var tillit til systemet og programvaren svært viktig. Selvfølgelig var det også veldig viktig at programvaren var lett å forstå.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere.
Hva liker du spesielt med PaperOffice?
Vi er veldig fornøyd med alt.
PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.
Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke vil gå glipp av mer over en lengre periode.
"Enkel integrering og drift av PaperOffice DMS ga den generelle løsningen som denne bransjen trengte: minimere papirforbruk, øke hastigheten på søkeprosesser, automatisere oppdrag til kontorister og muliggjør lagring av prosessrelaterte data."
Herr Carlos A. Garcia Markeds- og kommunikasjonssjef
