Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Høyest mulige rabatttilbud
Eksklusive innside-nyheter
Gratis bonusoppgraderinger
Vennskap Tillit Æresord
Vi vil aldri gi din e-postadresse til noen andre og hver e-post inkluderer en avmeldingskobling med ett klikk.
Industri
Tannteknologi / tannlaboratorium / tannindustri
Region
Leipzig, Tyskland
Avdelinger
Kontor, regnskap
Industri
Tannteknologi / tannlaboratorium / tannindustri
Region
Leipzig, Tyskland
Avdelinger
Kontor, regnskap
Lars R. Ludewig, eier og administrerende direktør i ViaCreative Zahntechnik GmbH
Pro tips
Industri
Tannteknologi / tannlaboratorium / tannindustri
Region
Leipzig, Tyskland
Avdelinger
Kontor, regnskap
Tannlaboratoriet ViaCreative er en andre generasjon av Lars-R. Ludewig-drevet selskap i Leipzig. I laboratoriet produseres tannerstatningsprodukter hovedsakelig på vegne av tannleger.
Selskapets tjenestespekter er svært omfattende og er preget av bruk av moderne prosesser og teknikker. For eksempel en CAD-CAM-produksjon, produksjon av allergikere proteser eller overbygninger på implantater.
PaperOffice DMS brukes hovedsakelig på ViaCreative i Leipzig for datalagring, dokumentsøk og utarbeidelse av dokumenter for overføring til skattekontoret.
I laboratoriet jobber flere tannteknikere på forskjellige utstyrte arbeidsstasjoner med forskjellige oppgaver. Et felles kjernesegment her er presis registrering av alt arbeid som utføres, samt prosessene og materialene som brukes.
Siden arbeidet nesten utelukkende er bestilt av tannleger for pasienter, er fullstendig dokumentasjon like viktig som sikker lagring av de noen ganger sensitive dataene.
Før beslutningen om å bruke PaperOffice DMS, ble dataene som genereres under det daglige arbeidet for det meste registrert manuelt i en analog fil, som ble holdt i en hengende fil på kontoret under pågående prosesser og i et eget arkivrom da arbeidet ble fullført. For å opprette og sende skattedokumentene ble dataene overført fra de analoge filene til det elektroniske DATEV-skjemaet av en ansatt.
Tiden som kreves for denne formen for administrativt arbeid er svært høy på den ene siden og veldig feilutsatt på den andre. Samtidig er den lovpålagte datasikkerheten bare gitt i begrenset grad.
Målet med selskapet var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, å få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, å automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere prosessen.
Herr Lars-R. På grunn av de eksisterende utfordringene lette Ludewig etter et dokumentstyringssystem som ville muliggjøre sikker og tilpasningsdyktig datalagring samt enkel integrering av alle arbeidsplasser i huset med ukomplisert programvare.
Samtidig bør programvaren være preget av et godt kost-nytte-forhold. I tillegg til PaperOffice DMS testet Mr. Ludewig fire andre programvareprodukter fra andre systemhus og undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.
Det faktum at PaperOffice til slutt ble brukt som dokumentbehandling hos Via Creative ble bestemt av følgende grunner:
1. Datalagring og tilgjengelighet. Sentral og enkel tilgang til alle relevante dokumenter og muligheten for at flere parter samarbeider om samme dokument.
En intern, sentral lagring som alle ansatte kan få tilgang til. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.
En sentral lagring som alle ansatte har riktige brukerrettigheter til.
Herr Lars-R. Ludewig innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering i hans praksis.
2.Verdi for pengene. Programvaren skal ha et godt forhold mellom pris og ytelse.
På denne måten var ViaCreative i stand til å unngå en overdreven kapitalforpliktelse og har fortsatt et tilsvarende stort budsjett for nødvendige material- og teknologikjøp, som er svært dyre, spesielt i tannteknologi.
3. Lett å håndtere. Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.
På denne måten kan eksterne konsulenter unngås. Selvfølgelig tilbyr PaperOffice DMS også individuell opplæring for modulene, om ønskelig. Ifølge erfaringene fra ViaCreative-ansatte er PaperOffice imidlertid i stor grad selvforklarende.
Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.
4. Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser. En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og enkelt finne dem igjen når det var nødvendig.
Takket være den integrerte AI-funksjonen kan hvert dokument undervises, alt ønsket innhold kan trekkes ut på en målrettet måte og lagres med nøkkelord på en helautomatisk måte.
Takket være regex (vanlige uttrykk) kan dokumentinnhold automatisk leses og lagres som dokumentinformasjon.
Herr Lars-R. Ludewig forklarer:
Herr Lars-R. Ludewig understreker:
Mr. Ludewig var også begeistret for forpliktelsen til PaperOffice DMS-teamet i å implementere justeringene av kravene til administrasjon av ViaCreative.
Han og teamet hans var like fornøyde med det grafiske grensesnittet til PaperOffice DMS. Dette beviser at utviklingen av PaperOffice tar hensyn til den normale oppfatningen av mennesker, som prioriterer bilder og farger, uten å virke leken. Dette gjelder like mye for veiledningene og videoene som er opprettet av PaperOffice for visse segmenter av dokumentbehandlingsprogramvaren.
I løpet av overgangen ble ViaCreatives analoge arkiv skannet og lest direkte via OCR-programvaren integrert i PaperOffice DMS. Takket være bruken av vanlige uttrykk, som genereres av PaperOffice-ansatte, kan alle innkommende analoge dokumenter leses ut enkelt og på en kundespesifikk måte.
Herr Lars-R. I begynnelsen av introduksjonen anbefaler Ludewig:
PaperOffice DMS har oppfylt alle nødvendige kriterier, og kartlegger i dag hele den digitale dokumentflyten i praksis.
Foreløpig registreres alle fakturadokumenter med skannere med høy ytelse, Paper-Office gjenkjenner automatisk kontaktdataene og lagrer dokumentene deretter i det elektroniske arkivet.
Ansatte kan deretter få tilgang til dokumentene via et enkelt brukergrensesnitt og legge inn forskjellige søkeord - et fulltekstsøk er også tilgjengelig.
Takket være den konsekvente bruken av DMS var ViaCreative i stand til å redusere behandlingstiden som kreves for fakturaene betydelig, og antall utestående kontoer har redusert betydelig samtidig.
Mr. Denis K. fra "Bokføring og regnskap" understreker:
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Tannteknologi / Tannlaboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?
Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.
Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.
Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.
For oss som industribedrift blir prosessene mer og mer kompliserte og involverer mye byråkrati. Derfor var tillit til systemet og programvaren svært viktig. Selvfølgelig var det også veldig viktig at programvaren var lett å forstå.
Hvem vil du anbefale PaperOffice til?
Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere. Alle som ønsker det enkelt, trenger ikke en komplett løsning med automatisk bokføring, kassaapparat, etc., som ikke vil ha flere stiftere og konstante søk.
Hva liker du spesielt med PaperOffice?
Vi er veldig fornøyd med alt.
PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.
Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke lenger vil gå glipp av.
– I industrien blir digitaliseringstemaet mer og mer merkbart. Dette gjelder for eksempel våre tekniske datablad, kundedata, beregninger eller våre planer, tegninger og konfigurasjoner. Etter innføringen av PaperOffice DMS, kan den manuelle innsatsen reduseres. Vi er nå pionerer innen digitalisering i produksjonsselskaper, Industri 4.0.
Antonio Jesús Sánchez
administrerende direktør og produkt- og prosessingeniør hos Butterfly Engineers S.L.
