Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Digitalisering i tannteknologibransjen - vellykket dokumenthåndtering for tannindustrien


Lars R. Ludewig, eier og administrerende direktør i ViaCreative Zahntechnik GmbH

Proff tips

Industri
Tannteknologi / tannlaboratorium / tannindustri

Region
Leipzig, Tyskland

Avdelinger
Kontor, regnskap

Startposisjon

Tannlaboratoriet ViaCreative er en andre generasjon av Lars-R. Ludewig-drevet selskap i Leipzig. I laboratoriet produseres tannerstatningsprodukter hovedsakelig på vegne av tannleger.

Selskapets tjenestespekter er svært omfattende og er preget av bruk av moderne prosesser og teknikker. For eksempel en CAD-CAM-produksjon, produksjon av allergikere proteser eller overbygninger på implantater.

PaperOffice DMS brukes hovedsakelig på ViaCreative i Leipzig for datalagring, dokumentsøk og utarbeidelse av dokumenter for overføring til skattekontoret.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Eksisterende problemer og oppgaver

I laboratoriet jobber flere tannteknikere på forskjellige utstyrte arbeidsstasjoner med forskjellige oppgaver. Et felles kjernesegment her er presis registrering av alt arbeid som utføres, samt prosessene og materialene som brukes.

Siden arbeidet nesten utelukkende er bestilt av tannleger for pasienter, er fullstendig dokumentasjon like viktig som sikker lagring av de noen ganger sensitive dataene.

Før beslutningen om å bruke PaperOffice DMS, ble dataene som genereres under det daglige arbeidet for det meste registrert manuelt i en analog fil, som ble holdt i en hengende fil på kontoret under pågående prosesser og i et eget arkivrom da arbeidet ble fullført. For å opprette og sende skattedokumentene ble dataene overført fra de analoge filene til det elektroniske DATEV-skjemaet av en ansatt.

Tiden som kreves for denne formen for administrativt arbeid er svært høy på den ene siden og veldig feilutsatt på den andre. Samtidig er den lovpålagte datasikkerheten bare gitt i begrenset grad.

Målet med selskapet var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, å få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, å automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere prosessen.

Innhold

Hvorfor ViaCreative valgte PaperOffice DMS

Herr Lars-R. På grunn av de eksisterende utfordringene lette Ludewig etter et dokumentstyringssystem som ville muliggjøre sikker og tilpasningsdyktig datalagring samt enkel integrering av alle arbeidsplasser i huset med ukomplisert programvare.

Samtidig bør programvaren være preget av et godt kost-nytte-forhold. I tillegg til PaperOffice DMS testet Mr. Ludewig fire andre programvareprodukter fra andre systemhus og undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering.

Det faktum at PaperOffice til slutt ble brukt som dokumentbehandling hos Via Creative ble bestemt av følgende grunner:

1. Datalagring og tilgjengelighet. Sentral og enkel tilgang til alle relevante dokumenter og muligheten for at flere parter samarbeider om samme dokument.

En intern, sentral lagring som alle ansatte kan få tilgang til. Dataene skal ikke lagres i en tredjepartssky eller på en enkeltbrukerdatamaskin.

Løsningen: En database ble satt opp på NAS, Network Attached Storage, av Synology i praksis. Denne databasen ble integrert i PaperOffice DMS og alle data ble lagret av Via Creative. Dette tilfredsstiller de juridiske kravene til sikkerhetskopiering av data fullstendig. Mr. Ludewig var veldig fornøyd med løsningen uten en ekstern sky og dermed uten tredjepartsleverandører, som kan bli gjenstand for statlig intervensjon og øke risikoen for hackerangrep.

En sentral lagring som alle ansatte har riktige brukerrettigheter til.

Herr Lars-R. Ludewig innså tidlig at det ikke var noen vei rundt digitalisering i hans praksis.

"Det å måtte manuelt søke gjennom og finne mapper, fakturaer, leveringsnotater, kontraktsstatuser og andre viktige papirer, som er veldig tidkrevende, er veldig presis Søkefunksjon i PaperOffice endelig en saga strekk fra fortiden ..."

2.Verdi for pengene. Programvaren skal ha et godt forhold mellom pris og ytelse.

Løsningen: PaperOffice DMS tilbys i forskjellige prismodeller som lar brukerne ta den mest fordelaktige formen for dem.

På denne måten var ViaCreative i stand til å unngå en overdreven kapitalforpliktelse og har fortsatt et tilsvarende stort budsjett for nødvendige material- og teknologikjøp, som er svært dyre, spesielt i tannteknologi.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Lett å håndtere. Programvaren bør kreve så lite opplæring som mulig og samtidig være forberedt på fremtiden.

Løsningen: I utgangspunktet er PaperOffice DMS veldig strukturert og har et grafisk grensesnitt som veileder brukeren trinn for trinn. I tillegg er det ekstra opplæringsprogrammer og videoer for alle funksjoner som kan kalles opp direkte for støtte.

På denne måten kan eksterne konsulenter unngås. Selvfølgelig tilbyr PaperOffice DMS også individuell opplæring for modulene, om ønskelig. Ifølge erfaringene fra ViaCreative-ansatte er PaperOffice imidlertid i stor grad selvforklarende.

Ingen eksterne og dyre "konsulenter" på stedet, og ingen trenger å reise noe sted for opplæring. Alle kan definere tidsrammen for å lære selve menynavigasjonen etter behov, og når det gjelder fremtiden, er PaperOffice DMS godt plassert takket være den modulære strukturen.

"PaperOffice imponerte oss ikke bare med grafikken, blant annet fordi den har veldig gode videoopplæringer for individuelle emner. På den måten var vi i stand til å trene oss selv uavhengig og når det var nødvendig.

4. Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser. En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og enkelt finne dem igjen når det var nødvendig.

Løsningen: Kjernesegmentet i PaperOffice DMS er digitalisering av analoge dokumenter. Alt du trenger er en skanner med et grensesnitt til datamaskinen og PaperOffice DMS. Dokumenter skannes ikke bare. De konverteres til redigerbar tekst av integrert OCR-programvare og lagres automatisk riktig.

Takket være den integrerte AI-funksjonen kan hvert dokument undervises, alt ønsket innhold kan trekkes ut på en målrettet måte og lagres med nøkkelord på en helautomatisk måte.

Takket være regex (vanlige uttrykk) kan dokumentinnhold automatisk leses og lagres som dokumentinformasjon.

" For å få kronologiske resultater superraskt for årsregnskapet og varelageret for å bestemme den billigste kjøpesummen for hver enkelt vare. Det som pleide å ta dager, kan nå gjøres i timer!

Topp liste over hovedproblemer løst av PaperOffice DMS

  • Konstant søking og søking etter bestemte dokumenter
  • Ingen flere stiftere og papirbunker
  • Ikke mer fysisk arkiv
  • Reduksjon av arbeids- og lagringskostnader
  • Ingen flere flyttinger til nye dokumentordnere og arkiver hver januar
  • Redundant trippel sikkerhetskopiering av data

Herr Lars-R. Ludewig forklarer:

"Alle som blir involvert i hele emnet DMS vil bli rikelig belønnet med mange tidsbesparelser. Entusiasme, lener seg tilbake og vet at alt er trygt og enkelt for alle.
De beste programmererne implementerer forespørsler strålende og noen ganger i rekordfart og implementerer dem via oppdateringer. Du anbefaler automatisk og entusiastisk ..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Topp liste over hovedfunksjoner som gjør PaperOffice DMS bedre enn alle andre

  • Rask tilpasning til individuelle kundekrav gjennom oppdateringer
  • Direkte kontakt med utviklerne
  • Lett NAS-integritet for datalagring på din egen server på stedet. Det er opp til brukeren å bestemme omfanget av implementeringen
  • Søk etter nøkkelord, bestemte deler, ord osv.

Herr Lars-R. Ludewig understreker:

"I mange mapper, uten et ERP-system, for komplisert regnskap eller for varelager med prisfastsettelser av visse artikler eller ordrenumre for en viss tid med total mengdebestemmelse, vil du aldri gjøre uten PaperOffice igjen."

Hvordan ble PaperOffice DMS integrert?

Mr. Ludewig var også begeistret for forpliktelsen til PaperOffice DMS-teamet i å implementere justeringene av kravene til administrasjon av ViaCreative.

Han og teamet hans var like fornøyde med det grafiske grensesnittet til PaperOffice DMS. Dette beviser at utviklingen av PaperOffice tar hensyn til den normale oppfatningen av mennesker, som prioriterer bilder og farger, uten å virke leken. Dette gjelder like mye for veiledningene og videoene som er opprettet av PaperOffice for visse segmenter av dokumentbehandlingsprogramvaren.

"Det å måtte manuelt søke gjennom og finne mapper, fakturaer, leveringsnotater, kontraktsstatuser og andre viktige papirer, som er veldig tidkrevende, er veldig presis Søkefunksjon i PaperOffice er endelig en saga strekning ..."

I løpet av overgangen ble ViaCreatives analoge arkiv skannet og lest direkte via OCR-programvaren integrert i PaperOffice DMS. Takket være bruken av vanlige uttrykk, som genereres av PaperOffice-ansatte, kan alle innkommende analoge dokumenter leses ut enkelt og på en kundespesifikk måte.

All informasjon i alle dataformater kan kalles opp i brøkdeler av et sekund via den interne søkemotoren og en automatisk indeks.

Herr Lars-R. I begynnelsen av introduksjonen anbefaler Ludewig:

"Langsom tilnærming, eksperimenter først, ingen hard overgang til fristen, finn ut hvilken mappestruktur som passer oss. Etablering av grunnstrukturen, første arkivering, utarbeidelse av kategorier i henhold til hva som er arkivert og merket, alt i fred for å komme sammen i teamet.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Sammendrag av generell erfaring

PaperOffice DMS har oppfylt alle nødvendige kriterier, og kartlegger i dag hele den digitale dokumentflyten i praksis.

Foreløpig registreres alle fakturadokumenter med skannere med høy ytelse, Paper-Office gjenkjenner automatisk kontaktdataene og lagrer dokumentene deretter i det elektroniske arkivet.

Ansatte kan deretter få tilgang til dokumentene via et enkelt brukergrensesnitt og legge inn forskjellige søkeord - et fulltekstsøk er også tilgjengelig.

Takket være den konsekvente bruken av DMS var ViaCreative i stand til å redusere behandlingstiden som kreves for fakturaene betydelig, og antall utestående kontoer har redusert betydelig samtidig.

Mr. Denis K. fra "Bokføring og regnskap" understreker:

"Sortering, detaljerte søk, sammenstilling av datapakker for samarbeid med skattekonsulenten er ikke lenger sammenlignbar med fortidens, svært komplisert manuelt arbeid med tonnevis av papir og mapper. Alt kombineres raskt på ett sted når som helst.

FAQs

Til slutt svarer vi på noen flere vanlige spørsmål om emnet "Tannteknologi / Tannlaboratorium ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Hvilke tips vil du gi fremtidige PaperOffice-brukere?

Det er aldri for tidlig eller for sent å håndtere temaet digitalisering.

Det viktigste er å få en ide om programvaren, men også av selskapet selv. Det var viktig at vi ikke følte oss tvunget til å kjøpe programvaren eller registrere oss for noen tjeneste- og støttepakker.

Selv før vi kjøpte PaperOffice DMS, snakket vi med alle avdelinger i selskapet og følte oss aldri dårlig behandlet. Tvert imot: PaperOffice har et fint, høflig og kompetent team.

For oss som industribedrift blir prosessene mer og mer kompliserte og involverer mye byråkrati. Derfor var tillit til systemet og programvaren svært viktig. Selvfølgelig var det også veldig viktig at programvaren var lett å forstå.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre selskaper som ønsker å digitalisere og automatisere. Alle som ønsker det enkelt, trenger ikke en komplett løsning med automatisk bokføring, kassaapparat, etc., som ikke vil ha flere stiftere og konstante søk.

Hva liker du spesielt med PaperOffice?

Vi er veldig fornøyd med alt.

Konklusjon

PaperOffice er et lett, men kraftig dokumentbehandlingssystem.

Funksjoner som virker meningsløse i begynnelsen, for eksempel automatisk lesing av dokumentinnhold, viser seg å være de viktigste funksjonene du ikke lenger vil gå glipp av.

"Alle som blir involvert i hele temaet DMS vil bli rikelig belønnet med mange tidsbesparelser. Entusiasme, lener seg tilbake og vet at alt er trygt og enkelt for alle, ønsker implementeres av de beste programmererne, noen ganger i rekordfart og implementeres via oppdatering. Gratis støttetid per måned og bruker for å fortsette å forbedre og lære sammen. Du anbefaler automatisk og entusiastisk."

Det sier kundene våre

Casestudie

Digitale spesialistløsninger for automatisering av forretningsprosesser

– Manuell behandling av dokumentene i et så stort samfunn ville ha kostet oss mye tid.
Med den automatiserte løsningen fra PaperOffice DMS kunne den manuelle innsatsen reduseres kraftig, samtidig som investeringene ble gjort i fremtidsrettet teknologi. Vi er pionerer innen digital eiendomsforvaltning.

Alejandro Campos
IT-spesialist og prosjektleder i eiendomsforvaltningen El Guijo