Scanners en documentbeheer: voordelen en toepassingen

Er is een tweedeling in de meeste kantoren over de hele wereld. Aan de ene kant het digitale gebied met individuele en netwerkcomputers, aan de andere kant documenten in papieren vorm. Dat zorgt soms voor chaos en vooral gaat er tijd verloren. Tijd besteed aan het zoeken naar inhoud.

Paperless work through digital processes

Volgens een internationaal rapport van McKinsey besteden kantoormedewerkers 1,8 uur per dag aan het zoeken en verzamelen van informatie, wat gemiddeld 9,3 uur per week is.

Accountants, secretaresses, inkopers, bedienden, dispatchers en vele andere beroepsgroepen zijn dagelijks bezig met het afhandelen van administratieve processen. Het werk van de ene werknemer is vaak afhankelijk van dat van een andere.

Elk bedrijf heeft nu een multifunctioneel apparaat dat ook de scanfunctie ondersteunt. Maar voor velen is de term en het gebruik van een documentbeheersysteem nog onbekend.

In het huidige artikel leggen we uit dat het de moeite waard is om een documentbeheersysteem met uw scanner te gebruiken. We geven u ten minste 15 redenen om het te gebruiken, waardoor u uw kantoor papierloos en digitaal kunt maken en hoe u het kunt gebruiken om de efficiëntie van de kernactiviteiten van uw bedrijf te verhogen.

Voordat we ingaan op de redenen waarom, laten we de vraag beantwoorden:

Waar heb je een DMS voor in het bedrijf?

Facturen, cognossementen, begeleidende brieven, zendingen of gebruiksaanwijzingen voor nieuwe apparaten en de bijbehorende garantiecertificaten, om maar een paar voorbeelden te noemen? Hun digitalisering laat vaak lang op zich wachten, simpelweg omdat er een gebrek is aan personeel en tijd. Als gevolg hiervan groeit de analoge berg.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Met een DMS en de scanner die geschikt is voor uw behoeften, krijgt u de tweedeling en het onnodige tijdverlies onder controle.

DMS staat ook voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software.

Omdat PaperOffice DMS het mogelijk maakt voor analoog papier om digitale inhoud te worden waar het zich voordoet.

Intelligent gestructureerde indexering wijst elk document toe aan het juiste proces door een trefwoord in te voeren. Met de eigen zoekmachine in PaperOffice kunnen vervolgens alle documenten gevonden en opgeroepen worden. Afhankelijk van de vereisten worden opgenomen brieven geconverteerd met behulp van OCR-tekstherkenning om ze te kunnen verwerken met compatibele Office-software.

We erkenden de noodzaak, maar:

Wat zijn de voordelen van een papierloos kantoor?

In de wereld van vandaag hebben werknemers te maken met een groot aantal verschillende documenten: originele papieren documenten zoals brieven of contracten, PDF's en elektronische documenten zoals bestanden en e-mails.

In veel bedrijven worden deze documenten gekopieerd, afgedrukt, doorgestuurd, verspreid en op verschillende plaatsen gearchiveerd. De zoektocht naar belangrijke informatie wordt steeds moeilijker en leidt tot onrendabele workflows en overbelaste medewerkers. We hebben een gedetailleerd artikel, waarin de behoefte aan documentbeheersystemen wordt beschreven en de voordelen van het gebruik ervan worden vermeld.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Als uw medewerkers echter beginnen met het elimineren of op zijn minst verminderen van het papierverbruik in de kantoren of het hele bedrijf, verbetert u ook processen, verhoogt u de productiviteit door gegevens te digitaliseren, gebruikt u papierloze methoden en verlaagt u dus de kosten.

Vele andere voordelen en aspecten zijn al besproken in een gedetailleerd artikel over "Implementatie in een papierloos kantoor".

Welke scanners zijn geschikt voor de perfecte samenwerking?

Bijvoorbeeld multifunctionele apparaten (MFP) zoals die van Brother of Konica Minolta en andere fabrikanten.

Printer, scanner en copier all-in-one: De gescande documenten gaan via deze centrale apparaten of via "direct scan to mail" naar de centrale directory als e-mail naar een mailbox in uw Outlook, die bijvoorbeeld door PaperOffice wordt bewaakt en zo automatisch in de documentbeheersoftware komt.

Of integreer gewoon uw aangepaste PaperOffice-adres in uw scanner, het zogenaamde DropMail-e-mailadres, als opslaglocatie voor uw gescande bestanden. PaperOffice archiveert alle bestanden eenvoudig per e-mail.

Voor degenen die papieren documenten op de normale manier willen scannen, is de standaard geïntegreerde module "ScanConnect" in PaperOffice ideaal. Omdat dit elke scanner, elk multifunctioneel apparaat of kopieerapparaat met grote capaciteit ondersteunt met een geïntegreerde scaneenheid en zeer eenvoudig te gebruiken is.

Toch is het onbelangrijk hoe uw papieren documenten bij PaperOffice komen, want dankzij de geautomatiseerde OCR-tekstherkenning wordt de inhoud van al uw gescande documentatie herkend.

Het maakt niet uit wat er van papier is gemaakt, het wordt met hoge precisie gescand en opgenomen dankzij ai-gebaseerde optimalisatie.

Zodra documenten zijn opgenomen, wordt hun inhoud geïndexeerd met behulp van ruwe tekstdecompositie. Simpel gezegd, de inhoud wordt woord voor woord in een speciaal register geschreven, waarbij het algoritme individuele woorden in een woordcombinatie herkent en op dezelfde manier opneemt.

Digitalisering en documentbeheer

Als we het hebben over documentbeheersystemen, moeten we niet vergeten: hoe hoger het niveau van digitalisering van de informatie die deel uitmaakt van de processen, hoe hoger het niveau van controle en automatisering dat we kunnen bereiken. We hebben al een artikel geschreven over de voordelen van digitalisering, klik hier.

In de eerste stap bepaalt u welke documenten bij onze processen horen, hoe we deze integreren in ons document management systeem en welke informatie samen met de documenten in uw database moet worden geëxtraheerd en opgeslagen. Zodra de informatie is opgenomen, definiëren we de levenscyclus, hoe deze zal interageren met andere processen en hoe we deze kunnen integreren.

Informatie komt uit verschillende bronnen

Hoogstwaarschijnlijk zullen we informatie tegenkomen die afkomstig is van verschillende bronnen en in verschillende formaten. Sommige in digitale vorm, opgeslagen in bestanden of databases en sommige in de vorm van gedrukte documenten.

Wat doen we met digitale documenten in pdf, doc, etc. formaat? Hier is het proces heel eenvoudig.

Sleep het digitale document naar de PaperOffice-interface. Of laat uw Windows-mappen eenvoudig controleren nadat documenten zijn ontvangen.

Documenten in papieren vorm kunnen eenvoudig worden gescand en geconverteerd naar digitaal formaat dankzij de geïntegreerde scanner.

Dankzij het Optical Character Recognition programma (OCR = Optical Character Recognition) hebben we al een belangrijke stap gezet. Met behulp van een scanner of ander digitaliseringsapparaat zetten we het document niet alleen om in een afbeelding, maar kunnen we ook de inhoud ervan elektronisch "lezen".

Niet alleen is de pure OCR-tekst opgenomen in de database, dankzij de kunstmatige intelligentie (AI) genaamd PIA kan automatisering handmatig of automatisch worden gespecificeerd.

Zo gebruiken we het systeem om te herkennen en te definiëren welke documentgebieden automatisch moeten worden uitgelezen. Zoals factuurnummer, datum, producten, bedragen, etc. Daarom hebben we alle benodigde informatie in ons documentbeheersysteem.

De digitalisering van informatie via OCR maakt het eenvoudiger om een breed scala aan documentatie te integreren in het beheer van processen en workflows.

Het klinkt allemaal goed, maar hoe gebeurt massaarchivering vanaf de scanner?

PaperOffice DMS heeft ook rekening gehouden met massaarchivering van uw scanner voor de belangrijkste functies met betrekking tot tekstherkenning, AI-integratie en trefwoorden.

De ScanConnect module biedt niet alleen een directe verbinding tussen uw scanner en PaperOffice DMS. ScanConnect is een krachtige scannertool voor handmatige scans en verbergt andere interessante functies om u te helpen met bulkscannen.

Bereid eerst alle documentpagina's voor op scannen en plaats vervolgens de scheidingspagina's tussen de afzonderlijke documenten die u wilt scheiden.

PaperOffice herkent de scheidingspagina's en slaat de documenten afzonderlijk op.

15 redenen om uw scanner samen met PaperOffice DMS te gebruiken

• Reden 1 - Vind snel documenten in PaperOffice DMS

  Full-text indexering en Google-Like search: In een document management systeem zoals PaperOffice DMS vindt u uw gescande documenten, bonnen en informatie binnen enkele seconden. Dit is mogelijk omdat uw documenten worden geanalyseerd en geïndexeerd met full-text herkenning zodra ze zijn opgeslagen.

  U voert gewoon een zoekterm in, zoals bij Google, en PaperOffice geeft alle resultaten weer. Ja, net als bij Google: omdat u elke tekstinhoud van elk document binnen enkele seconden kunt vinden met behulp van de geïntegreerde zoekmachine, full-text search en extra filterfuncties.

  U zult nooit meer het zoeken op trefwoorden in PaperOffice willen opgeven en met het zoekfilter vindt u elk document, hoe gedetailleerd ook - inclusief het verzenden van e-mails, exporteren naar Excel of het bestandssysteem!

• Reden 2 – Automatisch papieren documenten versie

  PaperOffice versiert automatisch elk gewijzigd document, maakt een schaduwkopie en slaat deze apart op, zodat u de gewenste versie op elk gewenst moment opnieuw kunt openen.

  Dankzij de geïntegreerde VersionControl wordt elke documentwijziging herkend en opgeslagen als een schaduwkopie als een nieuwe documentversie. U kunt elke versie afzonderlijk openen, exporteren en bewerken.

• Reden 3 – Scheidingstekens voor batchscans van meerdere documenten

  Plaats gewoon een PaperOffice-scheidingspagina voor elk document dat moet worden gescheiden. PaperOffice herkent de scheidingspagina's tijdens het scanproces en slaat de documenten afzonderlijk op.

• Reden 4 – Slimme scheidingspagina's voor direct archiveren vanaf scanner

  PaperOffice biedt u de mogelijkheid van handmatige archivering tot volledig geautomatiseerde archivering zonder tussenkomst. Alle velden worden automatisch ingevuld en zelfs het opslagpad kan dynamisch worden gegenereerd en gebruikt, afhankelijk van de datum.

• Reden 5 - XML / JSON ingeschakelde QR-codes op scheidingspagina's

  Sla XML/JSON-compatibele QR-codes met trefwoorden op scheidingspagina's op en scan uw documentstapel - PaperOffice herkent de scheidingspagina's en QR-codes met uw XML/JSON-opdrachten en trefwoorden de documenten wanneer ze worden opgeslagen.

  Op deze manier kunt u afzonderlijke scheidingspagina's met een documenttype opslaan, bijvoorbeeld "factuur" en een speciale opslaglocatie voor uw massascan, en zo uw scanbestanden gericht opslaan.

• Reden 6 - Scan Folder Directory Monitoring

  Kan uw kopieerapparaat de scans opslaan in een specifieke map? Geweldig, laat deze map gewoon controleren en je hebt binnen enkele seconden een volledig automatische archivering!

  Laat PaperOffice elke map automatisch controleren. Zodra er nieuwe bestanden in deze map verschijnen, worden ze gearchiveerd volgens uw specificaties en volledig autonoom verwerkt.

• Reden 7 - Archiveringsregels instellen voor directorymonitors

  Wilt u papieren documenten na het scannen automatisch vastleggen, maar ook automatisch taggen tot in het kleinste detail? Scan eerst alle documenten in een map en stel vervolgens directorybewaking in. Geef vervolgens op dat een specifiek archiveringsmasker wordt gebruikt zodra er iets in de map staat.

  Naast monitoring kunt u ook alle relevante informatie opgeven, zoals naam, opslaglocatie, documenttype, enz. PaperOffice verzorgt de gehele archivering voor u.

• Reden 8 - Krachtige scannertool voor handmatige scans

  Enkele pagina's, bulkscans of fotoscans: Het maakt niet uit wat er van papier is gemaakt, het wordt met hoge precisie gescand en opgenomen dankzij ai-gebaseerde optimalisatie.

  De geïntegreerde ScanConnect ondersteunt elke scanner, elk multifunctioneel apparaat of kopieerapparaat met grote capaciteit met een geïntegreerde scaneenheid en is zeer eenvoudig te gebruiken.

• Reason 9 – Ondersteuning voor Scan2Folder

  Als uw scanner geen WIA- of TWAIN-scanner is, biedt PaperOffice de optie Scan2Folder. U slaat de gescande documenten op in een map die wordt bewaakt door PaperOffice.

• Reden 10 - OCR-tekstherkenning van analoge documenten in meer dan 100 talen

  PaperOffice converteert op betrouwbare wijze analoge tekst uit meer dan 100 talen, waaronder Cyrillische en Aziatische tekensets.

  Zo kunnen internationale documenten in uw bedrijf worden gescand - PaperOffice DMS herkent de taal en voert tekstherkenning uit. Hiermee kunt u het document in uw database zoeken en binnen enkele seconden vinden.

• Reden 11 – Automatische conversie naar PDF/A voor langdurige archivering
  Papieren documenten worden automatisch opgeslagen in de rechtsgeldige ISO-norm 19005 PDF/A. Het PDF/A-1-formaat is het meest beperkende formaat, dat bestaat uit 2 niveaus: PDF/A-1b voor visuele reproduceerbaarheid en PDF/A-1a voor Unicode-mapping en contentstructurering.
• Reden 12 – Geen cloud geïmplementeerd en/of vereist

  PaperOffice vertrouwt op databases die u lokaal of op uw NAS gebruikt, zoals Synology of QNAP. Op deze manier wordt alle informatie over uw documenten, zoals miniaturen en tekstherkenning die is uitgevoerd, evenals andere trefwoorden, opgeslagen in uw database.

  Op deze manier komen de gegevens niet bij externe cloudproviders terecht en hoeft u geen maandelijkse kosten te betalen voor gegevensopslag.

• Reden 13 – GDPR en GOBD-opslag

  Ongeacht of u pagina's verwijdert, roteert of gebieden zwart maakt met PaperOffice - alles is auditbestendig volgens GOBD voor een perfecte archivering.

  PaperOffice versiert automatisch elk gewijzigd document, maakt een schaduwkopie en slaat deze apart op, zodat u de gewenste versie op elk gewenst moment opnieuw kunt openen.

• Reden 14 – Roep digitale documenten op via QR-code (cam scan)

  Het gebruik van PaperOffice QR-codes opent uitstekende mogelijkheden, zoals automatische versiebeheer van reeds gearchiveerde en gewijzigde papieren documenten die dezelfde QR-code bevatten.

  U kunt ook eenvoudig zoeken naar de documenten in PaperOffice met behulp van een QR-code - open de QR-code zoeken en houd de QR-code van het PaperOffice-document in de webcam om het weer te geven in PaperOffice.

• Reden 15 - Onverslaanbare prijs-kwaliteitverhouding

  PaperOffice aankooplicenties hebben een levenslange geldigheid zonder vervolgkosten en met de optionele PaperOffice PLUS zelfs alle vervolgupdates, nieuwe jaarversies en gratis persoonlijke ondersteuning per telefoon en Teamviewer tegen een berekenbare vaste prijs zonder vervelende verrassingen.

  Dit waren slechts 15 redenen waarom u uw scanner zou moeten gebruiken met een documentbeheersysteem. Naast de hierboven genoemde, biedt PaperOffice u nog veel meer redenen: beheer van levenscycli (bewaartermijnen), logboekregistratie van toegang, bescherming tegen ongeoorloofde toegang en codering, intuïtieve integratie in Outlook / Office, indexering van documenten (metadata), workflowoplossingen en nog veel meer.

  U kunt de functies zien door naar onze site te gaan en naar "Wat kan PaperOffice doen" te gaan.

Het scannen van documenten en het archiveren ervan in het DMS biedt bedrijven enorme voordelen. Alle processen met betrekking tot documenten worden geoptimaliseerd. Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging blijven gegarandeerd.

Het papierloze kantoor ontlast medewerkers. U bespaart veel zoekinspanning en kosten. En u verbetert de rechtszekerheid van uw administratieve processen.

Voor veel bedrijven is PaperOffice DMS de eerste stap naar digitalisering. Door documenten te scannen en digitaal te archiveren, creëer je veel meer dan alleen een digitale kopie van het origineel. Scannen zet ongestructureerde informatie om in gestructureerde data.

Zorg ervoor dat u deze fout vermijdt

Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.

Voorlopige conclusie

Je hebt geen IT-specialist of een getrainde bibliothecaris nodig!

Alles wat je echt nodig hebt is

• de juiste software
• betrouwbare IT-partner
• bijbehorende hardware

Soms is de hardware er vaak al, heeft meer potentie dan voorheen en is direct inzetbaar.

Fooi

Overigens is er een speciaal artikel over het onderwerp "Digitale factuurverwerking", waarin werd gerapporteerd over de voordelen van digitalisering of digitale factuurverwerking:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide