Doorslaggevende voordelen van elektronisch gegevensbeheer

Hoewel de basistechnieken van documentbeheer al tientallen jaren worden gebruikt in de controle van bedrijfsdocumenten en in de loop der jaren zijn geëvolueerd, worden de behoefte aan een documentbeheersysteem en de toepassingsvoordelen ervan nog steeds onderschat.

Studies hebben aangetoond dat werknemers tot dertig procent van hun tijd besteden aan het zoeken naar de benodigde documenten in het bedrijf. Gemiddeld verliezen werknemers daardoor meer dan één werkdag per week. Het wordt nog erger, want: In 70% van alle gevallen is de zoektocht mislukt. Het document wordt opnieuw aangemaakt en de collega's kunnen de huidige status van de documenten niet meer begrijpen.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Maar wat is de standaard, wat kan de klant verwachten van een DMS?

In het huidige artikel laten we u de voordelen zien van het gebruik van elektronisch gegevensbeheer (documentbeheersysteem).

Dit kan punt voor punt worden uitgelegd met behulp van de PaperOffice document management software.

Voordat we ingaan op de voordelen, laten we de definitie uitleggen:

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem (DMS) wordt gebruikt om de stroom van documenten binnen een organisatie op te slaan, te beheren en te controleren.

Dit betekent dat bedrijven uit een breed scala van industrieën elke dag belangrijke documenten verzamelen: pleidooien, contractdocumenten, concepten, externe brieven, onderzoek, meningen van experts en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.

U kunt alle informatie, zoals papieren documenten, Windows-bestanden of e-mails, op een centrale locatie organiseren, uw documentbeheersysteem, waartoe medewerkers gemakkelijk en zonder problemen toegang hebben.

Inclusief unieke functies voor teamwork en het delen van documenten en een innovatieve programma-interface die wereldwijd uniek is.

Documentbeheersystemen worden steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie die door de bedrijven van vandaag wordt gegenereerd exponentieel groeit.

De introductie van een document management systeem, kortweg DMS, helpt u ook om een duidelijke structuur aan te brengen in uw documenten en om te gaan met de stortvloed aan informatie.

DMS staat ook voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software.

Het beheer en de controle van de enorme hoeveelheid externe en interne documenten die deel uitmaken van de bedrijfsprocessen in de openbare of bedrijfskunde is een uitdaging geworden. Dit bevordert de introductie van documentbeheersoftware die het eenvoudiger maakt om te beheren.

De introductie van het DMS zorgt voor een aanzienlijke vermindering van zoektijd, afhandeling en kostenbesparingen, die zeer belangrijk zijn in onze administratieve processen.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Het hart van een DMS

Een geavanceerd documentbeheersysteem heeft zijn "hart" in een database, waar de informatie wordt opgeslagen op een manier die het mogelijk maakt om deze op een eenvoudige en gecontroleerde manier te vinden en op te halen.

De database kan lokaal worden ingesteld of op een NAS-systeem, zoals QNAP NAS of Synology NAS. Maar door de informatie op een gestructureerde manier op te slaan, hebben we slechts een deel van de vergelijking.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Het "brein" dat het systeem bestuurt is de workflowlogica, die het mogelijk maakt om afhankelijkheden tussen documenten en processen te creëren en deze informatie te koppelen in flexibele en eerder gedefinieerde stromen.

Een essentiële stap in de implementatie van zo'n uitgekiende 'workflow' is dat zoveel mogelijk documentatie in digitale vorm beschikbaar is.

Digitalisering en documentbeheer

Als we het hebben over documentbeheersystemen, moeten we niet vergeten: hoe hoger het niveau van digitalisering van de informatie die deel uitmaakt van de processen, hoe hoger het niveau van controle en automatisering dat we kunnen bereiken. We hebben al een artikel geschreven over de voordelen van digitalisering, klik hier.

In de eerste stap bepaalt u welke documenten bij onze processen horen, hoe we deze integreren in ons document management systeem en welke informatie samen met de documenten in uw database moet worden geëxtraheerd en opgeslagen. Zodra de informatie is opgenomen, definiëren we de levenscyclus, hoe deze zal interageren met andere processen en hoe we deze kunnen integreren.

Informatie komt uit verschillende bronnen

Hoogstwaarschijnlijk zullen we informatie tegenkomen die afkomstig is van verschillende bronnen en in verschillende formaten. Sommige in digitale vorm, opgeslagen in bestanden of databases en sommige in de vorm van gedrukte documenten.

Wat doen we met digitale documenten in pdf, doc, etc. formaat? Hier is het proces heel eenvoudig.

Sleep het digitale document naar de PaperOffice-interface. Of laat uw Windows-mappen eenvoudig controleren nadat documenten zijn ontvangen.

Documenten in papieren vorm kunnen eenvoudig worden gescand en geconverteerd naar digitaal formaat dankzij de geïntegreerde scanner.

Dankzij het Optical Character Recognition programma (OCR = Optical Character Recognition) hebben we al een belangrijke stap gezet. Met behulp van een scanner of ander digitaliseringsapparaat zetten we het document niet alleen om in een afbeelding, maar kunnen we ook de inhoud ervan elektronisch "lezen".

Niet alleen is de pure OCR-tekst opgenomen in de database, dankzij de kunstmatige intelligentie (AI) genaamd PIA kan automatisering handmatig of automatisch worden gespecificeerd.

Zo gebruiken we het systeem om te herkennen en te definiëren welke documentgebieden automatisch moeten worden uitgelezen. Zoals factuurnummer, datum, producten, bedragen, etc. Daarom hebben we alle benodigde informatie in ons documentbeheersysteem.

De digitalisering van informatie via OCR maakt het eenvoudiger om een breed scala aan documentatie te integreren in het beheer van processen en workflows.

Workflow- en documentbeheer

Zoals reeds vermeld, is het essentieel voor geavanceerd documentbeheer om alle informatie in een digitale en gestructureerde vorm in een database te hebben. U kunt dus zoeken naar alle documenten die zijn opgeslagen in PaperOffice, zoals google. U kunt ook de regels instellen van wie uw informatie kan openen, wijzigen en verwijderen / archiveren.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Maar we willen nog verder gaan en onze bedrijfsprocessen stroomlijnen. Een van de pijlers van onze documentbeheeroplossing is de workflow-engine. Dit stelt ons in staat om elke stap van een bedrijfsproces met de bijbehorende activiteiten en afhankelijkheden te specificeren, evenals de betrokken afdelingen en rollen.

We kunnen ook automatische meldingen definiëren die worden geactiveerd, afhankelijk van activiteiten en gebeurtenissen die zich tijdens het proces voordoen.

Dit alles minimaliseert niet alleen de tijd die wordt besteed aan het beheren van taken, maar minimaliseert ook de kans op vergeetachtigheid en fouten in het proces.

Toegevoegde waarde en voordelen van elektronische data-archivering

Hier zijn enkele van de meest opvallende voordelen van het implementeren van een documentbeheersysteem:

• Beschikbaarheid: Door al uw documenten en hun versies, updates, notities, opgeslagen contacten, documentgegevens op te slaan en te beheren in een centrale database, vormt alle informatie geleidelijk een centrale kennisdatabase.

  Centrale en gemakkelijke toegang tot al deze relevante bedrijfsdocumentatie en de mogelijkheid voor meerdere partijen om samen te werken aan hetzelfde document maken het bovenaan de lijst met voordelen.

• Toegangsrechten: Bepaal wie toegang heeft tot de documenten, wanneer en welke activiteiten erop kunnen worden uitgevoerd.

  Instellingen voor mappen en documenten, releaseniveaus en rechten, evenals groepen en afdelingen maken de toegang tot gevoelige documenten transparant en veilig.

• Veiligheid, niet alleen in toegangscontrole, maar ook in de bewaring en beveiliging die gepaard gaat met de introductie van nieuwe technologieën en databases.

  Allereerst versleutelt PaperOffice DMS alle documenten wanneer ze worden opgeslagen voor beveiliging, volgens een van de hoogste beveiligingsstandaarden die momenteel beschikbaar zijn, AES-1024bit.

  De conversie terug naar leesbare documenten is mogelijk in elk huidig formaat, waarbij PaperOffice regelmatig zijn bestandsindelingen bijwerkt, wat betekent dat de documenten ook in de toekomst leesbaar zullen zijn.

• Opvraagbaarheid en tijdsbesparing: Al uw documenten, voorheen op papier, zijn nu digitaal beschikbaar, evenals e-mails, worden centraal opgeslagen in uw database. Tegelijkertijd worden de datum en tijd, een versienummer en trefwoorden opgeslagen, die de PaperOffice-zoekmachine kan gebruiken om documenten te vinden, zelfs als de persoon die zoekt alleen de inhoud van het document rudimentair kent.

  Alles wat is opgeslagen in PaperOffice DMS is ook OCR-tekst herkend, geoptimaliseerd met zakelijke woordenboeken en geïndexeerd voor een perfecte trefwoordzoekopdracht in uw SQL-database voor een zoekopdracht op trefwoorden.

  Bespaar tijd bij het zoeken naar documentatie en kosten voor het beheren en opslaan ervan.

• Vermindering van redundanties zoals duplicatie van documenten, fotokopieën, gegevensregistratie.
• Flexibiliteit en automatisering van administratieve taken met de creatie van workflows die de integratie van documenten en bedrijfsprocessen in een gecontroleerde omgeving en duidelijk gedefinieerde en bewaakte activiteiten mogelijk maken.
• En niet te vergeten het positieve "neveneffect" van een hogere interne en externe klanttevredenheid. Het gebruik van een document management systeem stelt u in staat om sneller en betrouwbaarder te reageren en daarmee beter te reageren op de wensen van uw klanten.

  De toename van de klanttevredenheid is zeer snel en vooral duurzaam merkbaar - zowel in termen van verkoop als de reputatie van het bedrijf.

Een van de belangrijkste aspecten bij het opslaan van documenten via een document management systeem is de naleving van wettelijke voorschriften of de specificaties van de GoBD.

De afkorting GoBD staat voor de "Principles for the proper management and storage of books, records and documents in electronic form and for data access".

Met name dankzij de audit-proof, sterk gecodeerde documentopslag direct in een centrale SQL-database voldoet PaperOffice aan alle vereisten voor documentstandaarden en wettelijke richtlijnen of 's werelds hoogste Duitse standaard GOBD.

De term versiebeheer is geen vreemd woord binnen een document management systeem (DMS). De noodzaak om een documentbeheersysteem te gebruiken met GoBD-compatibel versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit tevoren.

PaperOffice overtreft alle wettelijke vereisten

De ontwikkeling van PaperOffice DMS is GoBD-compatibel, zodat u de software kunt gebruiken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat u een regel overtreedt. Telkens wanneer iemand bijvoorbeeld een document wijzigt, wordt er een nieuwe versie van dat document gemaakt. Op deze manier kunt u bijhouden welke inhoud het document op welk moment had.

Trouwens, er is een video op YouTube voor Synology NAS setup MariaDB 10 en document management systeem PaperOffice die dit proces op een begrijpelijke manier uitlegt:

In beide gevallen, zelfs in het ergste geval, wordt ervoor gezorgd dat de gearchiveerde databases op korte termijn worden hersteld en de bewaartermijnen dus altijd in acht worden genomen.

Zorg ervoor dat u deze fout vermijdt

Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.

Voorlopige conclusie

Je hebt geen IT-specialist of een getrainde bibliothecaris nodig!

Alles wat je echt nodig hebt is

• de juiste software
• betrouwbare IT-partner
• bijbehorende hardware

Soms is de hardware er vaak al, heeft meer potentie dan voorheen en is direct inzetbaar.

Fooi

Overigens is er een speciaal artikel over het onderwerp "Digitale factuurverwerking", waarin werd gerapporteerd over de voordelen van digitalisering of digitale factuurverwerking:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide