Hoewel de basistechnieken van documentbeheer al tientallen jaren worden gebruikt in de controle van bedrijfsdocumenten en in de loop der jaren zijn geëvolueerd, worden de behoefte aan een documentbeheersysteem en de toepassingsvoordelen ervan nog steeds onderschat.
Studies hebben aangetoond dat werknemers tot dertig procent van hun tijd besteden aan het zoeken naar de benodigde documenten in het bedrijf. Gemiddeld verliezen werknemers daardoor meer dan één werkdag per week. Het wordt nog erger, want: In 70% van alle gevallen is de zoektocht mislukt. Het document wordt opnieuw aangemaakt en de collega's kunnen de huidige status van de documenten niet meer begrijpen.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Maar wat is de standaard, wat kan de klant verwachten van een DMS?
In het huidige artikel laten we u de voordelen zien van het gebruik van elektronisch gegevensbeheer (documentbeheersysteem).
Dit kan punt voor punt worden uitgelegd met behulp van de PaperOffice document management software.
Voordat we ingaan op de voordelen, laten we de definitie uitleggen:
Wat is een document management systeem?
Een document management systeem (DMS) wordt gebruikt om de stroom van documenten binnen een organisatie op te slaan, te beheren en te controleren.
Dit betekent dat bedrijven uit een breed scala van industrieën elke dag belangrijke documenten verzamelen: pleidooien, contractdocumenten, concepten, externe brieven, onderzoek, meningen van experts en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.
U kunt alle informatie, zoals papieren documenten, Windows-bestanden of e-mails, op een centrale locatie organiseren, uw documentbeheersysteem, waartoe medewerkers gemakkelijk en zonder problemen toegang hebben.
Inclusief unieke functies voor teamwork en het delen van documenten en een innovatieve programma-interface die wereldwijd uniek is.
Documentbeheersystemen worden steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie die door de bedrijven van vandaag wordt gegenereerd exponentieel groeit.
De introductie van een document management systeem, kortweg DMS, helpt u ook om een duidelijke structuur aan te brengen in uw documenten en om te gaan met de stortvloed aan informatie.
DMS staat ook voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software.
Het beheer en de controle van de enorme hoeveelheid externe en interne documenten die deel uitmaken van de bedrijfsprocessen in de openbare of bedrijfskunde is een uitdaging geworden. Dit bevordert de introductie van documentbeheersoftware die het eenvoudiger maakt om te beheren.
De introductie van het DMS zorgt voor een aanzienlijke vermindering van zoektijd, afhandeling en kostenbesparingen, die zeer belangrijk zijn in onze administratieve processen.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Het hart van een DMS
Een geavanceerd documentbeheersysteem heeft zijn "hart" in een database, waar de informatie wordt opgeslagen op een manier die het mogelijk maakt om deze op een eenvoudige en gecontroleerde manier te vinden en op te halen.
De database kan lokaal worden ingesteld of op een NAS-systeem, zoals QNAP NAS of Synology NAS. Maar door de informatie op een gestructureerde manier op te slaan, hebben we slechts een deel van de vergelijking.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Het "brein" dat het systeem bestuurt is de workflowlogica, die het mogelijk maakt om afhankelijkheden tussen documenten en processen te creëren en deze informatie te koppelen in flexibele en eerder gedefinieerde stromen.
Een essentiële stap in de implementatie van zo'n uitgekiende 'workflow' is dat zoveel mogelijk documentatie in digitale vorm beschikbaar is.
Digitalisering en documentbeheer
Als we het hebben over documentbeheersystemen, moeten we niet vergeten: hoe hoger het niveau van digitalisering van de informatie die deel uitmaakt van de processen, hoe hoger het niveau van controle en automatisering dat we kunnen bereiken. We hebben al een artikel geschreven over de voordelen van digitalisering, klik hier.
In de eerste stap bepaalt u welke documenten bij onze processen horen, hoe we deze integreren in ons document management systeem en welke informatie samen met de documenten in uw database moet worden geëxtraheerd en opgeslagen. Zodra de informatie is opgenomen, definiëren we de levenscyclus, hoe deze zal interageren met andere processen en hoe we deze kunnen integreren.
Informatie komt uit verschillende bronnen
Hoogstwaarschijnlijk zullen we informatie tegenkomen die afkomstig is van verschillende bronnen en in verschillende formaten. Sommige in digitale vorm, opgeslagen in bestanden of databases en sommige in de vorm van gedrukte documenten.
Wat doen we met digitale documenten in pdf, doc, etc. formaat? Hier is het proces heel eenvoudig.
Sleep het digitale document naar de PaperOffice-interface. Of laat uw Windows-mappen eenvoudig controleren nadat documenten zijn ontvangen.
Fooi
Trouwens, er is een video op YouTube over het onderwerp "Directory monitoring en bulkarchivering van documenten" die dit proces op een begrijpelijke manier uitlegt:
Documenten in papieren vorm kunnen eenvoudig worden gescand en geconverteerd naar digitaal formaat dankzij de geïntegreerde scanner.
Fooi
Over het onderwerp "Volledig geautomatiseerd archiveren van papieren documenten uit de scanner" is er ook een video op YouTube die dit proces op een eenvoudige en begrijpelijke manier uitlegt:
Dankzij het Optical Character Recognition programma (OCR = Optical Character Recognition) hebben we al een belangrijke stap gezet. Met behulp van een scanner of ander digitaliseringsapparaat zetten we het document niet alleen om in een afbeelding, maar kunnen we ook de inhoud ervan elektronisch "lezen".
Niet alleen is de pure OCR-tekst opgenomen in de database, dankzij de kunstmatige intelligentie (AI) genaamd PIA kan automatisering handmatig of automatisch worden gespecificeerd.
Zo gebruiken we het systeem om te herkennen en te definiëren welke documentgebieden automatisch moeten worden uitgelezen. Zoals factuurnummer, datum, producten, bedragen, etc. Daarom hebben we alle benodigde informatie in ons documentbeheersysteem.
De digitalisering van informatie via OCR maakt het eenvoudiger om een breed scala aan documentatie te integreren in het beheer van processen en workflows.
