De PaperOffice Insider Nieuwsbrief
De PaperOffice Insider Nieuwsbrief
We willen vrienden worden.

Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen

Exclusieve Insider nieuws

Gratis bonus upgrades

Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen

Exclusieve Insider nieuws

Gratis bonus upgrades

Vriendschap-Vertrouwen-Eerewoord
We zullen uw e-mailadres nooit delen met anderen en elke e-mail bevat een link om u af te melden met slechts één klik.

Documentbeheer voor bedrijven

Zo creëer je orde en structuur

 
Ontdek hoe een digitaal documentbeheersysteem (DMS) u kan helpen om het documentbeheer in uw bedrijf te optimaliseren en efficiënter te maken door documenten elektronisch vast te leggen, op te slaan en te beheren.
Het innovatieve documentbeheersysteem PaperOffice helpt u erachter te komen hoe.
Ontdek hoe een digitaal documentbeheersysteem (DMS) u kan helpen om het documentbeheer in uw bedrijf te optimaliseren en efficiënter te maken door documenten elektronisch vast te leggen, op te slaan en te beheren.
Het innovatieve documentbeheersysteem PaperOffice helpt u erachter te komen hoe.

Efficiënt documentbeheer - Maximaliseer uw productiviteit en minimaliseer het papierverbruik!

Professionele tip

Ontdek hoe een digitaal documentbeheersysteem (DMS) u kan helpen om het documentbeheer in uw bedrijf te optimaliseren en efficiënter te maken door documenten elektronisch vast te leggen, op te slaan en te beheren.
Het innovatieve documentbeheersysteem PaperOffice helpt u erachter te komen hoe.

Startpositie

In de huidige digitale wereld is het absoluut noodzakelijk dat organisaties hun documenten effectief beheren om tijd te besparen, kosten te verlagen en de samenwerking te verbeteren. Effectief documentbeheer kan de organisatie en structuur van gegevens aanzienlijk verbeteren, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is.

In dit artikel laten we u zien hoe u een succesvol documentbeheersysteem in uw bedrijf kunt opzetten.

Waarom is effectief documentbeheer belangrijk?

Effectief documentbeheer is belangrijk om orde en structuur in een organisatie te behouden. Zonder goed documentbeheer kunnen documenten verloren gaan of ontoegankelijk worden, wat kan leiden tot vertragingen en fouten in bedrijfsprocessen.

Effectief documentbeheer is ook nodig om te zorgen voor naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming en naleving. Goed documentbeheer kan ook de productiviteit en efficiëntie van werknemers verbeteren door sneller en gemakkelijker toegang te geven tot de documenten die ze nodig hebben.

Analyse van uw documenten

Voordat u effectief documentbeheer kunt implementeren, moet u uw huidige documenten inventariseren. Controleer welke soorten documenten er in uw bedrijf bestaan, waar ze zijn opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Het is belangrijk om een lijst met te beheren documenten te maken om een beter inzicht te krijgen in de structuur en reikwijdte van uw documentkluis.

Stapel papier voor de computer
Papierloos werken door middel van digitale processen

Basisprincipes van documentbeheer

De basisprincipes van documentbeheer omvatten het vastleggen, opslaan, organiseren, beheren en archiveren van documenten om ervoor te zorgen dat ze snel en gemakkelijk kunnen worden gevonden en gebruikt.

Een zorgvuldige organisatie en beheer van documenten maakt het werk gemakkelijker en bespaart tijd en geld in het bedrijf. Het is ook belangrijk om te zorgen voor gegevensbescherming en gegevensbeveiliging om vertrouwelijke informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

Om de basisprincipes van documentbeheer met succes te implementeren, is het belangrijk om geschikte documentbeheersoftware te selecteren die voldoet aan de behoeften van het bedrijf.

Selectie van software voor documentbeheer

Bij het kiezen van geschikte documentbeheersoftware moet men rekening houden met verschillende factoren. De belangrijkste zijn de behoeften van het bedrijf, schaalbaarheid, gebruiksgemak en beveiliging van de gegevens. Het is ook belangrijk dat de software flexibel genoeg is om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van het bedrijf en een naadloze integratie met andere tools en systemen mogelijk maakt.

PaperOffice is een uitgebreid documentbeheersysteem dat u helpt bij het organiseren, opslaan en delen van documenten. Het heeft een verscheidenheid aan functies, zoals de mogelijkheid om documenten te scannen en om te zetten in een digitale vorm, documenten te archiveren en op te halen, en de samenwerking tussen gebruikers te verbeteren door taken en workflows te creëren.

Notebook met PaperOffice staat op een opgeruimde tafel
Digitalisering heeft een positieve impact op het milieu en vele andere voordelen

Digitaal documentbeheer:

De oplossing voor uw bedrijf

Effectief documentbeheer is essentieel in het digitale kantoor om de groeiende hoeveelheid digitale documenten bij te houden.

Geschikte documentbeheersoftware (DMS) zoals PaperOffice kan hierbij een grote hulp zijn vereenvoudigt en automatiseert het beheer en de organisatie van documenten.

Om het documentbeheer in het digitale kantoor succesvol te organiseren, moeten eerst de eisen en behoeften van het bedrijf met betrekking tot de DMS-functies nauwkeurig worden bepaald. Het is ook belangrijk om een DMS-oplossing te kiezen die naadloos kan worden geïntegreerd met de bestaande IT-infrastructuur om een vlotte implementatie en gebruik te garanderen.

Hoe kan PaperOffice uw bedrijf ondersteunen?

PaperOffice is software voor documentbeheer die verschillende functies biedt om uw documenten elektronisch te beheren. Met PaperOffice kunt u documenten scannen, indexeren en uploaden naar een beveiligde elektronische database van waaruit u ze eenvoudig kunt doorzoeken en ophalen. De software biedt ook functies voor het automatisch classificeren en organiseren van documenten, evenals het samenwerken en delen van documenten binnen een team.

PaperOffice biedt ook de mogelijkheid om uw papieren documenten om te zetten in doorzoekbare digitale documenten met behulp van OCR-technologie. Bovendien kunt u PaperOffice gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren en werkstroomregels te definiëren om de verwerking van documenten te vereenvoudigen en te versnellen.

Kortom, PaperOffice kan u helpen bij het stroomlijnen en automatiseren van uw documentbeheer, wat uiteindelijk tijd en geld kan besparen. Als u nog vragen heeft of specifieke wensen heeft, raad ik u aan om rechtstreeks contact op te nemen met PaperOffice voor meer informatie en individueel advies.

Samenvatting

Uitdaging bij het archiveren en beheren van een grote hoeveelheid documenten, of het nu gaat om papieren documenten of elektronische bestanden. Digitaal documentbeheer is essentieel om deze taak effectief en efficiënt uit te voeren.

Het documentbeheersysteem van PaperOffice kan processen automatiseren en OCR-technologie gebruiken om tijd en kosten te besparen die normaal gesproken gepaard gaan met het handmatig beheren van documenten. Door werkstroomregels te integreren, kan digitaal documentbeheer teamwerk ook gemakkelijker maken.

Over het algemeen helpt het PaperOffice DMS bedrijven efficiënter en productiever te werken, terwijl de kosten en de milieu-impact van papierverbruik worden verlaagd.

FAQs

Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Documentbeheer voor bedrijven":

Voor wie is een papierloos kantoor geschikt?

Het snelle en gemakkelijke antwoord op de vraag is: voor elk bedrijf. Alle bedrijfssectoren en -groottes profiteren van een papierloos kantoor, van kmo's en start-ups tot grote bedrijven. De conversie is echter vooral waardevol voor kleine en middelgrote bedrijven: door de vermindering van verwerkingsinspanningen en -kosten komt het budget vrij dat nodig is voor verdere groeiboosters.

Kan ik mijn papierloos kantoor in het bedrijf een cloudgebaseerde DMS-provider gebruiken?

Nee. Een andere factor die sinds de inwerkingtreding van de AVG uiterlijk in 2018 op ieders lippen ligt, is gegevensbescherming. DMS-oplossingen en DMS-software worden gebruikt voor het verwerken, beheren en opslaan van documenten die vaak gevoelige, persoonlijke gegevens bevatten. Bij overtredingen van de AVG voorziet de wetgever in hoge boetes.

Conclusie

Door PaperOffice DMS te implementeren, kunt u uw documentbeheer in het bedrijf verbeteren door alle documenten te digitaliseren en op te slaan in een centrale database. Dit vereenvoudigt en versnelt het zoeken naar documenten aanzienlijk.

U kunt ook tijd en middelen besparen door de automatische classificatie en indexering van documenten. Revisiebeveiliging wordt ook gegarandeerd door archivering en het automatisch aanmaken van logs.

Met PaperOffice DMS heeft u altijd toegang tot alle belangrijke informatie en kunt u efficiënter werken.

PaperOffice lost elk probleem op: gegarandeerd.

Case studie

Hoe IDC Construccion de documentenbeheer in de bouwsector revolutioneert met PaperOffice DMS.