Openbare instelling
Stadhuis
Carrión de los Condes

Uitgangspositie

Als autoriteit in de openbare instelling moet het stadhuis van de stad Carrión de los Condes een groot aantal belangrijke documenten beheren: documenten, aanvragen, ID-kaarten, registratiecertificaten, maar ook bouwdossiers en zakelijke documenten, correspondentie en nog veel meer.

Helaas heeft het gemeentehuis tot nu toe niet veel baat gehad bij het gebruik van geschikte documentbeheersoftware, omdat er nog geen geschikte oplossing is gevonden.

Om de zoektocht makkelijker en efficiënter te maken, was het stadsarchief van plan om de documentatie te digitaliseren en de inhoud op te nemen in de interne archiefdatabank.

Handmatige verwerking zou te tijdrovend zijn geweest, daarom werd gezocht naar geautomatiseerde informatie-extractie.

Het doel van het stadsbestuur was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het vastgoedbeheerproces te optimaliseren.

Paperless work through digital processes

Bestaand probleem

Vroeger was het hele overheidssysteem gebaseerd op papier. Aanvragen van burgers werden door het registratiekantoor gesorteerd in dossiers, doorgestuurd naar het gemeentehuis, waar aanvullende documenten werden toegevoegd.

De documenten migreerden vervolgens naar meterslange rekkenmuren die de hele kantoormuren bedekten en daar jarenlang werden opgeslagen.

Maar met de bestaande en dagelijks binnenkomende documenten bereikte het handmatige systeem van het gemeentehuis van Carrión de los Condes zijn grenzen: individuele bonnetjes werden vaak onjuist ingediend of eerder door collega's verwijderd en nog niet teruggezet. Ook de betrokkenheid van externe instellingen was lastig, bijvoorbeeld wanneer gemeentehuizen of deskundigen toegang nodig hadden om aanvragen te beoordelen.

"We hadden vermijdbare opslagkosten door documenten in mappen te archiveren. Daarnaast was het zoeken naar documenten tijdrovend en ging het vaak gepaard met een bezoek aan het archief",

herinnert zich de marketing- en communicatiemanager van de heer Carlos A. Garcia.

Het resultaat was lange verwerkingstijden en inefficiënties in het verwerken, ophalen en doorsturen van de benodigde documentatie.

Maar het grootste probleem was de ouderdom van de documenten, omdat ze broos werden. Daarom ging de autoriteit op zoek naar digitaal documentbeheer.

De casestudy, uitgevoerd samen met het PaperOffice-documentbeheersysteem, was gebaseerd op de zorg, zoals gebruikelijk is in elk administratief orgaan, om de vele papieren records en bestanden bij te houden en om een fysieke ruimte en personeel beschikbaar te hebben om (sommige in kritieke toestand) op te slaan, te classificeren en te organiseren.

Ondanks de budgettaire speelruimte kwam het gemeentebestuur van Carrión de los Condes tot de conclusie dat dit ouderwetse systeem vervangen moest worden door een up-to-date, modern, digitaal systeem. Op die manier kan de openbare instelling zich in plaats van te zoeken naar documenten wijden aan de eigenlijke taak van een stadsbestuur: de burgers.

"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."

De heer Carlos A. García, marketing- en communicatiemanager van de administratie van Carrión de los Condes, was op zoek naar een oplossing om alle problemen waarmee alle openbare instellingen worden geconfronteerd, te digitaliseren. Ook was het de bedoeling om alle bestuurlijke taken van de gemeente, die voorheen grotendeels analoog waren, te digitaliseren .

Waarom het gemeentehuis koos voor PaperOffice DMS

De belangrijkste selectiecriteria waren betrouwbaarheid en veiligheid, aangezien de beheerde documenten vertrouwelijk zijn, zoals persoonlijke documenten of de financiële situatie van de aanvrager.

Verschillende cloudproviders of open source-oplossingen werden niet overwogen vanwege de gegevensbeschermingsvoorschriften in de openbare instelling, omdat de beveiliging van persoonlijke gegevens GDPR en langetermijninvesteringsbeveiliging niet konden worden gegarandeerd.

Aangezien PaperOffice DMS geen cloudapplicatie is en alle data opslaat in een centrale database in het gemeentehuis, is er uiteindelijk voor gekozen om het gewenste scenario te testen met een test.

"Al bij de eerste afspraak met PaperOffice merk je de 20 jaar PaperOffice ervaring op het gebied van document management."

PaperOffice overtreft alle documentstandaarden en wettelijke richtlijnen, met name door de sterk versleutelde documentopslag direct in het gemeentehuis en niet in een cloud.

De noodzaak van het gebruik van een documentbeheersysteem met conform versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit.

Een enorme reden voor het besluit was de toegankelijkheid van de ondersteuning, aangezien er in het verleden zeer slechte ervaringen zijn opgedaan met andere aanbieders, wat ook leidde tot het stilvallen van het gemeentehuis.

Met name om de betrouwbaarheid te garanderen en echte problemen te simuleren, werd de ondersteuning van PaperOffice meerdere keren gecontacteerd om te beoordelen of deadlines werden gehaald en wat de kwaliteit van de ondersteuning was.

PaperOffice is de uitdaging aangegaan - doelstellingen en timing

Er is gekozen om alle bestaande papieren documenten te digitaliseren tot een digitaal archief.

Speciaal voor de digitale transformatie werd een organisatie van een gemengd trainings- en werkgelegenheidsprogramma met de titel "Creatie van een digitaal archief" opgericht door het stadsbestuur van Carrión de los Condes. Deze organisatie leidt samen met de PaperOffice specialisten momenteel acht studenten en twee professoren op.

Daarin wordt de opgedane kennis toegepast in een echte praktijk, met een precieze workflow die helpt om de tijd te optimaliseren en de digitaliseringsoplossing van het historische archief, die dateert uit de jaren 1820, te starten.

"De handmatige verwerking van de documenten zou ons veel tijd hebben gekost. Met de geautomatiseerde oplossing van PaperOffice DMS kon de handmatige inspanning sterk worden verminderd en tegelijkertijd worden geïnvesteerd in toekomstgerichte technologie."

Als expert op het gebied van intelligente AI-documentverwerking kreeg PaperOffice DMS de opdracht om de bestaande documentatie te digitaliseren.

De bestaande papieren documenten werden zorgvuldig gescand door medewerkers van het stadhuis en gearchiveerd in PaperOffice DMS. Het documentbeheersysteem maakt vervolgens een miniatuur van alle gescande documenten en voert een gedetailleerde tekstherkenning uit. Dit betekent dat alle tekstinhoud van alle documenten binnen enkele seconden kan worden gevonden met behulp van de zoekmachine die is geïntegreerd in PaperOffice.

Voordelen door digitalisering met PaperOffice

Dankzij de digitaliseringsimplementatie van PaperOffice was het stadsarchief van Carrión de los Condes al in staat om:

• Bespaar tijd en middelen
• Eenvoudige toegang tot documenten
• Beschikbaarheid van documenten voor elke geautoriseerde medewerker
• Zorg voor duidelijke archivering

De nu eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van gegevens en documenten verandert de processen van het gemeentehuis fundamenteel en permanent. Administratieve kennis is nu transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar.

"Gegevensbeveiliging, geautomatiseerde workflows, digitalisering van documenten en de eenvoudige integratie van PaperOffice in een administratieve omgeving leverden wat dit stadsbestuur nodig had om het papierverbruik te verminderen, papierprocessen te minimaliseren, kwetsbare documenten te archiveren en voor de lange termijn te bewaren en ruimte te winnen en zo kosten te besparen."

In die zin wordt de basis gelegd voor de digitalisering van alle documentgebaseerde processen in het openbaar bestuur met PaperOffice DMS.

Naast het algemene archiveringsproces:

• Revisiebestendige archivering
• Optimalisatie van organisatieprocessen
• Betere organisatie van documentatie
• Sneller zoeken naar documenten
• Vereenvoudigde communicatie en het oplossen van taken

gewaarborgd.

Eindresultaat

Het stadsbestuur heeft het probleem van de voorheen papieren gegevens weggenomen, alle fragiele documenten uit het archief zijn zorgvuldig gescand en dus gearchiveerd. Omdat PaperOffice de OCR-tekstherkenning uitvoert op alle binnenkomende gegevens, hoeven medewerkers van het stadhuis de documenten niet meer te verwijderen, maar kunnen ze eenvoudig zoeken binnen PaperOffice.

Het stadsbestuur maakt nu gebruik van een centraal, workflow-enabled document management systeem.

Het stadhuis kan nu binnen enkele seconden dossiers vinden, evenals zaaknummers met de bijbehorende namen, locaties en datums. Zo kan het archief zijn burgers sneller en nauwkeuriger helpen, terwijl de originelen onaangeroerd blijven.

Over het stadhuis van Carrión de los Condes

Oppervlakte: 63,37 km². Inwoners: 2.096 (2018)

Provincie: Palencia. Gemeenschap van Castilië en León

Burgemeester: Jose Manuel Otero Sanz.

Bevolkingscentra: Carrión de los Condes;

Deze stad van meer dan 2.000 inwoners ligt in het centrum van de provincie Palencia. Volgens archeologische vondsten gaat de oorsprong van het dorp terug tot de pre-Romeinse tijd.

Tegenwoordig staat de stad bekend om alle pelgrims die de Jacobsweg bewandelen, want de stad ligt aan de Jacobsweg en heeft pelgrimshostels.