Openbare instelling
Stadhuis
Carrión de los Condes

Uitgangspositie

Als autoriteit in de openbare instelling moet het stadhuis van de stad Carrión de los Condes een groot aantal belangrijke documenten beheren: documenten, aanvragen, ID-kaarten, registratiecertificaten, maar ook bouwdossiers en zakelijke documenten, correspondentie en nog veel meer.

Helaas heeft het gemeentehuis tot nu toe niet veel baat gehad bij het gebruik van geschikte documentbeheersoftware, omdat er nog geen geschikte oplossing is gevonden.

Om de zoektocht makkelijker en efficiënter te maken, was het stadsarchief van plan om de documentatie te digitaliseren en de inhoud op te nemen in de interne archiefdatabank.

Handmatige verwerking zou te tijdrovend zijn geweest, daarom werd gezocht naar geautomatiseerde informatie-extractie.

Het doel van het stadsbestuur was om bestaande papieren documenten te digitaliseren, procesoptimalisatie en workflowcontrole over alle inkomende en uitgaande documenten in te voeren, een groot deel van de processen op de achtergrond te automatiseren en zo het vastgoedbeheerproces te optimaliseren.

Bestaand probleem

Vroeger was het hele overheidssysteem gebaseerd op papier. Aanvragen van burgers werden door het registratiekantoor gesorteerd in dossiers, doorgestuurd naar het gemeentehuis, waar aanvullende documenten werden toegevoegd.

De documenten migreerden vervolgens naar meterslange rekkenmuren die de hele kantoormuren bedekten en daar jarenlang werden opgeslagen.

Maar met de bestaande en dagelijks binnenkomende documenten bereikte het handmatige systeem van het gemeentehuis van Carrión de los Condes zijn grenzen: individuele bonnetjes werden vaak onjuist ingediend of eerder door collega's verwijderd en nog niet teruggezet. Ook de betrokkenheid van externe instellingen was lastig, bijvoorbeeld wanneer gemeentehuizen of deskundigen toegang nodig hadden om aanvragen te beoordelen.

"We hadden vermijdbare opslagkosten door documenten in mappen te archiveren. Daarnaast was het zoeken naar documenten tijdrovend en ging het vaak gepaard met een bezoek aan het archief",

herinnert zich de marketing- en communicatiemanager van de heer Carlos A. Garcia.

Het resultaat was lange verwerkingstijden en inefficiënties in het verwerken, ophalen en doorsturen van de benodigde documentatie.

Maar het grootste probleem was de ouderdom van de documenten, omdat ze broos werden. Daarom ging de autoriteit op zoek naar digitaal documentbeheer.

De casestudy, uitgevoerd samen met het PaperOffice-documentbeheersysteem, was gebaseerd op de zorg, zoals gebruikelijk is in elk administratief orgaan, om de vele papieren records en bestanden bij te houden en om een fysieke ruimte en personeel beschikbaar te hebben om (sommige in kritieke toestand) op te slaan, te classificeren en te organiseren.

Ondanks de budgettaire speelruimte kwam het gemeentebestuur van Carrión de los Condes tot de conclusie dat dit ouderwetse systeem vervangen moest worden door een up-to-date, modern, digitaal systeem. Op die manier kan de openbare instelling zich in plaats van te zoeken naar documenten wijden aan de eigenlijke taak van een stadsbestuur: de burgers.

"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."

De heer Carlos A. García, marketing- en communicatiemanager van de administratie van Carrión de los Condes, was op zoek naar een oplossing om alle problemen waarmee alle openbare instellingen worden geconfronteerd, te digitaliseren. Ook was het de bedoeling om alle bestuurlijke taken van de gemeente, die voorheen grotendeels analoog waren, te digitaliseren .

Waarom het gemeentehuis koos voor PaperOffice DMS

De belangrijkste selectiecriteria waren betrouwbaarheid en veiligheid, aangezien de beheerde documenten vertrouwelijk zijn, zoals persoonlijke documenten of de financiële situatie van de aanvrager.

Verschillende cloudproviders of open source-oplossingen werden niet overwogen vanwege de gegevensbeschermingsvoorschriften in de openbare instelling, omdat de beveiliging van persoonlijke gegevens GDPR en langetermijninvesteringsbeveiliging niet konden worden gegarandeerd.

Aangezien PaperOffice DMS geen cloudapplicatie is en alle data opslaat in een centrale database in het gemeentehuis, is er uiteindelijk voor gekozen om het gewenste scenario te testen met een test.

"Al bij de eerste afspraak met PaperOffice merk je de 20 jaar PaperOffice ervaring op het gebied van document management."

PaperOffice overtreft alle documentstandaarden en wettelijke richtlijnen, met name door de sterk versleutelde documentopslag direct in het gemeentehuis en niet in een cloud.

De noodzaak van het gebruik van een documentbeheersysteem met conform versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit.

Een enorme reden voor het besluit was de toegankelijkheid van de ondersteuning, aangezien er in het verleden zeer slechte ervaringen zijn opgedaan met andere aanbieders, wat ook leidde tot het stilvallen van het gemeentehuis.

Met name om de betrouwbaarheid te garanderen en echte problemen te simuleren, werd de ondersteuning van PaperOffice meerdere keren gecontacteerd om te beoordelen of deadlines werden gehaald en wat de kwaliteit van de ondersteuning was.

PaperOffice loopt hier voor op elke andere fabrikant.