7 belangrijke functies die uw documentbeheersysteem moet vervullen

De eisen aan een DMS, een document management systeem, zijn de afgelopen jaren enorm of beter gezegd natuurlijk gegroeid. Wat begon als een database, waarin veelal oorspronkelijk analoge documenten werden gedigitaliseerd en opgeslagen, is uitgegroeid tot uitgebreide kantoorsoftware, die tegenwoordig het grootste deel van de administratieve taken van een kantoor op zich neemt.

Maar wat is de standaard, wat kan de klant verwachten van een DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

In het huidige artikel laten we u zien welke belangrijke functies een document management systeem moet hebben. Dit kan punt voor punt worden uitgelegd met behulp van de innovatieve documentbeheersoftware PaperOffice DMS.

Voordat we ingaan op de voordelen, laten we de volgende vraag beantwoorden:

Hoe kan de introductie van een document management systeem mij en mijn bedrijf helpen?

De introductie van een document management systeem, kortweg DMS, helpt u om een duidelijke structuur in uw documenten te hebben en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.

DMS staat ook voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software.

PaperOffice DMS elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in uw DMS.

PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van klantcontracten, pleitnota's, ereloonstaten, vonnissen en e-mailcorrespondentie: dankzij het documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in uw bedrijf of organisatie gedigitaliseerd , waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden.

De gescande en digitale documenten kunnen binnen enkele seconden worden gevonden, bewerkt, opgeslagen, gedistribueerd, getagd en doorgestuurd met PaperOffice. De gegevens uit de documenten kunnen automatisch worden herkend en uitgelezen en doorgegeven aan externe systemen zoals CRM of ERP.

U weet zeker dat analoge documenten simpelweg niet meer up-to-date zijn. Je ziet echter ook de complicaties die komen kijken bij het omzetten van het bestaande analoge archief naar digitale data. Want het digitaliseren van documenten is meer dan alleen een trend. In feite is het nu een voorwaarde om concurrerend en up-to-date te blijven met alle andere bedrijven in dezelfde sector.

Daarom is het zinvol om een documentbeheersysteem in uw bedrijf te introduceren.

Dus we hebben de vragen verduidelijkt over wat een DMS is en wat de inleiding me zou brengen en komen tot de eigenlijke vraag van het artikel:

Welke 7 belangrijke functies heeft uw document management systeem te vervullen?

Functie 1: Plaats. Opslaan in een digitaal archief

De belangrijkste en eerste functie van elk document management systeem is het samenbrengen van alle documenten en hun informatie. Zo gebeurt het archiveren en beheren van de gescande en digitale documenten en e-mails in een database, een digitaal archief zogezegd.

PaperOffice slaat alle informatie rechtstreeks op in MySQL / MariaDB-databases, die direct bij u op elk platform vanaf uw lokale pc kunnen worden gebruikt, via NAS-apparaten zoals QNAP en Synology of uw eigen of dedicated servers, inclusief externe toegang vanuit het thuiskantoor.

Het maakt niet uit om wat voor soort document het gaat.

Alle documenttypen kunnen centraal in het DMS worden opgeslagen en zijn daardoor toegankelijk voor alle afdelingen en bedrijfsonderdelen.

Alle bedrijfsrelevante documenten worden centraal opgeslagen en zijn snel terug te vinden voor alle medewerkers.

Waar moet het digitale archief zich bevinden?

We raden onze klanten aan om de gedigitaliseerde gegevens te archiveren in een database op een NAS-apparaat zoals Synology of QNAP of op een speciale server. Met uw eigen externe (dedicated) PaperOffice server krijgt u alle voordelen van een cloud met perfecte gegevensbescherming en bespaart u maandelijks geld en veel werk.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Met een PaperOffice server heeft u alle voordelen van een cloud oplossing met slechts één groot verschil: Het is uw eigen dedicated databaseserver en niemand heeft er toegang toe behalve u.

Wilt u geen server gebruiken? Geen probleem.

Waarom een NAS ideaal is voor het archiveren van documenten

Een NAS, een network attached storage, in het Duits een opslagapparaat met een netwerkverbinding, evenals de compatibele software voor PaperOffice DMS en de interne cloud is klaar. Absoluut veilig voor statelijke en niet-statelijke nieuwsgierigheid en, dankzij de back-upfunctie, ook veilig voor een crash van de harde schijf.

Functie 2: Eenvoudig ophalen van documenten. Zoeken en vinden

PaperOffice scant inkomende documenten die nog niet binair zijn en converteert deze naar een digitaal lees- en schrijfformaat met behulp van zijn eigen OCR-software.

Tegelijkertijd worden de datum en tijd, een versienummer en een trefwoord opgeslagen, die de PaperOffice-zoekmachine kan gebruiken om documenten te vinden, zelfs als de persoon die zoekt alleen de inhoud van het document rudimentair kent.

Om het gemakkelijker te maken, toont PaperOffice de meest recent opgeslagen documenten in een voorbeeldlijst. Alles wat u opslaat in PaperOffice wordt automatisch volledig herkend met PaperOffice FileOCRmax, geoptimaliseerd met zakelijke woordenboeken en geïndexeerd voor een perfecte zoekopdracht op trefwoorden in uw SQL-database voor een zoekopdracht op trefwoorden.

Automatische taalherkenning en optimalisatie: PaperOffice herkent automatisch de documenttaal en optimaliseert zo de OCR-tekstherkenning tot een absoluut maximum voor de best mogelijke tekstherkenning van alle documenten.

De lange termijn leesbaarheid van de opgeslagen documenten

Allereerst versleutelt PaperOffice DMS alle documenten wanneer ze worden opgeslagen voor beveiliging, volgens een van de hoogste beveiligingsstandaarden die momenteel beschikbaar zijn, AES-1024bit.

De conversie terug naar leesbare documenten is mogelijk in elk huidig formaat, waarbij PaperOffice regelmatig zijn bestandsindelingen bijwerkt, wat betekent dat de documenten ook in de toekomst leesbaar zullen zijn.

Functie 3: Zorgen voor wettelijke bewaartermijnen

Een van de belangrijkste aspecten bij het opslaan van documenten via een documentbeheersysteem is de naleving van wettelijke voorschriften of de vereisten van de GoBD.

De afkorting GoBD staat voor de "Principles for the proper management and storage of books, records and documents in electronic form and for data access".

Met name dankzij de audit-proof, sterk gecodeerde documentopslag direct in een centrale SQL-database voldoet PaperOffice aan alle vereisten voor documentstandaarden en wettelijke richtlijnen of 's werelds hoogste Duitse standaard GOBD.

De term versiebeheer is geen vreemd woord binnen een document management systeem (DMS). De noodzaak om een documentbeheersysteem te gebruiken met GoBD-compatibel versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit tevoren.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versiebeheer maakt alle wijzigingen traceerbaar

De term versiebeheer kan heel eenvoudig worden uitgelegd: over het algemeen gaat het om de functionaliteit die wordt gebruikt om wijzigingen in documenten of bestanden vast te leggen. Documentwijzigingen kunnen worden gedetecteerd en opgeslagen als een schaduwkopie als een nieuwe documentversie.

Zorg voor onveranderlijkheid

Elke documentwijziging plaatst een "nieuwere" versie van het document in een bijbehorend archief. De logging maakt wijzigingen te allen tijde inzichtelijk en traceerbaar. Op dit punt weet de volgende kijker wanneer en door welke editor de wijziging in het document is aangebracht. Dit geeft u een overzicht van de gehele levenscyclus van documenten. Versiebeheer kan automatisch of handmatig worden gedaan.

Om de revisieveiligheid te garanderen, moeten alle details van een wijziging in documenten en bestanden duidelijk traceerbaar zijn. Er moet voor worden gezorgd dat alleen geautoriseerde werknemers een dergelijke wijziging kunnen aanbrengen. Maar het is net zo belangrijk om jaren later te weten welke medewerkers wat en wanneer hebben veranderd.

In beide gevallen, zelfs in het ergste geval, wordt ervoor gezorgd dat de gearchiveerde databases op korte termijn worden hersteld en de bewaartermijnen dus altijd in acht worden genomen.

Functie 4: Automatische detectie en trefwoorden

PaperOffice is uitgerust met een AI die zelfstandig informatie in uw document herkent en automatisch correct toewijst.

Dit betekent dat PIA u voorziet van uw eigen krachtige zoekmachine voor al uw informatie, die op tekst gebaseerd kan zoeken en vinden zoals klassieke zoekmachines zoals Google, maar ook het hele ding visueel kan doen, d.w.z. een document visueel kan vergelijken en herkennen.

PaperOffice herkent automatisch alle documenten die vanaf dit moment door PIA zijn onderwezen, wat op zijn beurt automatische regels en archiveringsmaskers kan activeren.

PIA herkent de belangrijkste waarden in het document en vult het trefwoordformulier alvast voor u in. U kunt vervolgens de waarden controleren en indien nodig corrigeren of toevoegen. Dit proces kan handmatig of automatisch op de achtergrond worden uitgevoerd.

Functie 5: Documentregistratie automatiseren

Intelligente mapbewaking neemt over wat u tegenhoudt: automatisch op de achtergrond volgens uw specificaties, zeer nauwkeurig en betrouwbaar.

• Integreer alle apparaten

  Integreer alle apparaten zoals kopieerapparaten of scanners met slechts een paar klikken. Zodra een bestand in een opgegeven map verschijnt, wordt het verwerkt.

• Een willekeurig aantal monitoren

  Maak een willekeurig aantal verschillende mappen om te controleren en geef op wat er na het importeren moet gebeuren. PaperOffice kan zelfs gearchiveerde bestanden naar een nieuwe submap verplaatsen.

• Op AI gebaseerde documentsjablonen

  Automatische indexering door PIA AutoFill en contactherkenning dankzij PIA AutoContact werken briljant samen met monitoring. Alle relevante documentinhoud wordt herkend en het document wordt automatisch geïndexeerd. Dit werkt ook met contacten!

• Vaste trefwoorden en workflows

  Schakel de voor bulkimport geoptimaliseerde modus in en sla AI-verwerking over voor maximale archiveringssnelheid.

  U kunt precies opgeven waar nieuwe bestanden worden opgeslagen in PaperOffice, een vast documenttype en documentstatus toewijzen aan elk nieuw document en zelfs workflows activeren.

Functie 6: Gebruikersbeheer en toegangsmachtigingen

PaperOffice-gebruikers zien gegarandeerd alleen wat is toegestaan vanwege het opgegeven releaseniveau en met FolderLock kunt u hele mappen en submappen en inhoud verbergen.

U kunt ook opgeven welke gebruikers wat mogen doen en deze verdelen in vaste gebruikersgroepen en afdelingen, zodat u kunt bepalen wie waar en wat kan zien.

• Goedkeuringsniveaus en rechten

  Dit betekent dat elke gebruiker alleen ziet wat overeenkomt met zijn releaseniveau of lager en alleen mag doen wat u eerder hebt gedefinieerd.

• Mappen en documenten verbergen

  Met PaperOffice FolderLock kunt u permanent hele mappen en hun submappen verbergen, evenals documenten voor bepaalde gebruikers en zo nieuwsgierige vragen vermijden. Gebruik FolderLock om volledige mappen, inclusief submappen en documenten, permanent te verbergen voor bepaalde gebruikers.

• Groepen en afdelingen

  Wijs gebruikers toe aan vrij definieerbare groepen en afdelingen, die u ook kunt gebruiken voor werkstromen en taken.

• Definieerbare gebruikersrechten op meerdere niveaus

  U kunt zelf bepalen wie precies toegang heeft tot welke functies in PaperOffice door gebruikersrechten te kunnen definiëren die vervolgens in het hele netwerk van toepassing zijn.

Kenmerk 7: Krachtig workflowsysteem

Een groot probleem in het verleden, maar nog steeds vandaag, is duplicatie van bestanden als gevolg van meerdere opslag en ambiguïteit met betrekking tot de verwerkingsstatus van documenten of projecten. PaperOffice heeft een zeer uitgebreid workflow management met taaktoewijzing, waarin ook alle processen centraal worden opgeslagen. Of het nu gaat om projectwerk of documentverwerking.

Digitale workflows automatiseren uw werkprocessen: Eenmaal gedefinieerd, verloopt alles volledig automatisch: wijs eenvoudig een vooraf gedefinieerde workflow toe aan een document of laat de PIA automatisch beslissen. E-mail notificatie inbegrepen!

Elke medewerker is altijd up-to-date via de PaperOffice workflow functie. Indien nodig kan een document voor anderen worden geblokkeerd totdat een wijziging is aangebracht. Uiteraard is versiebeheer ook hier van toepassing.

• Alle workflowdefinities

  Workflows kunnen op elke diepte worden genest en een willekeurig aantal rood/groene beslissingen bevatten om volgende workflows en processen te ketenen.

• Verantwoordelijkheid en vervaldatum

  Bepaal of een gebruiker of een hele afdeling de taak kan voltooien. PaperOffice wijst de workflow automatisch toe aan de verantwoordelijke persoon.

• Volledige controle

  Indien nodig kan de documentstatus onafhankelijk worden aangepast voor verschillende gebeurtenissen volgens uw specificaties en zelfs meldingsmails verzenden.

Zorg ervoor dat u deze fout vermijdt

Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.

De ultieme 5-stappengids

Fooi

We hebben de ultieme 5-stappengids gemaakt om papierloos te gaan en uw bedrijf te digitaliseren als een downloadbaar document, met details over elke 5 stappen en hoe lang het duurt:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months