Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Vriendschap-Vertrouwen-Eerewoord
We zullen uw e-mailadres nooit delen met anderen en elke e-mail bevat een link om u af te melden met slechts één klik.
Digitalisering of digitale transformatie van uw papieren documenten is de voorwaarde voor efficiëntie en het succes van uw bedrijf. De noodzaak van digitalisering is nu voor iedereen een belangrijk aspect.
Professionele tip
In het huidige artikel zetten we de belangrijkste functies van een documentmanagementsysteem op een rij die uw bedrijf nodig heeft voor een succesvolle digitalisering.De eisen aan een DMS, een document management systeem, zijn de afgelopen jaren enorm of beter gezegd natuurlijk gegroeid. Wat begon als een database, waarin veelal oorspronkelijk analoge documenten werden gedigitaliseerd en opgeslagen, is uitgegroeid tot uitgebreide kantoorsoftware, die tegenwoordig het grootste deel van de administratieve taken van een kantoor op zich neemt.
Maar wat is de standaard, wat kan de klant verwachten van een DMS?
In het huidige artikel laten we u zien welke belangrijke functies een document management systeem moet hebben. Dit kan punt voor punt worden uitgelegd met behulp van de innovatieve documentbeheersoftware PaperOffice DMS.
Voordat we ingaan op de voordelen, laten we de volgende vraag beantwoorden:
Het vastleggen, distribueren, archiveren en indexeren van documenten zijn integrale procesonderdelen van het dagelijks werk in veel organisaties. En niet te vergeten: het verwijderen en zoeken naar documenten.
Dit betekent dat bedrijven uit een breed scala van industrieën elke dag belangrijke documenten verzamelen: pleidooien, contractdocumenten, concepten, externe brieven, onderzoek, meningen van experts en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan.
Dit is niet alleen tijdrovend, maar legt ook een onnodige druk op uw portemonnee.
De introductie van een document management systeem, kortweg DMS, helpt u om een duidelijke structuur in uw documenten te hebben en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
DMS staat ook voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software.
PaperOffice DMS elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in uw DMS.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van klantcontracten, pleitnota's, ereloonstaten, vonnissen en e-mailcorrespondentie: dankzij het documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in uw bedrijf of organisatie gedigitaliseerd , waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden.
De gescande en digitale documenten kunnen binnen enkele seconden worden gevonden, bewerkt, opgeslagen, gedistribueerd, getagd en doorgestuurd met PaperOffice. De gegevens uit de documenten kunnen automatisch worden herkend en uitgelezen en doorgegeven aan externe systemen zoals CRM of ERP.
U weet zeker dat analoge documenten simpelweg niet meer up-to-date zijn. Je ziet echter ook de complicaties die komen kijken bij het omzetten van het bestaande analoge archief naar digitale data. Want het digitaliseren van documenten is meer dan alleen een trend. In feite is het nu een voorwaarde om concurrerend en up-to-date te blijven met alle andere bedrijven in dezelfde sector.
Daarom is het zinvol om een documentbeheersysteem in uw bedrijf te introduceren.
Dus we hebben de vragen verduidelijkt over wat een DMS is en wat de inleiding me zou brengen en komen tot de eigenlijke vraag van het artikel:
De belangrijkste en eerste functie van elk document management systeem is het samenbrengen van alle documenten en hun informatie. Zo gebeurt het archiveren en beheren van de gescande en digitale documenten en e-mails in een database, een digitaal archief zogezegd.
PaperOffice slaat alle informatie rechtstreeks op in MySQL / MariaDB-databases, die direct bij u op elk platform vanaf uw lokale pc kunnen worden gebruikt, via NAS-apparaten zoals QNAP en Synology of uw eigen of dedicated servers, inclusief externe toegang vanuit het thuiskantoor.
Het maakt niet uit om wat voor soort document het gaat.
Alle documenttypen kunnen centraal in het DMS worden opgeslagen en zijn daardoor toegankelijk voor alle afdelingen en bedrijfsonderdelen.
Alle bedrijfsrelevante documenten worden centraal opgeslagen en zijn snel terug te vinden voor alle medewerkers.
We raden onze klanten aan om de gedigitaliseerde gegevens te archiveren in een database op een NAS-apparaat zoals Synology of QNAP of op een speciale server. Met uw eigen externe (dedicated) PaperOffice server krijgt u alle voordelen van een cloud met perfecte gegevensbescherming en bespaart u maandelijks geld en veel werk.
Met een PaperOffice server heeft u alle voordelen van een cloud oplossing met slechts één groot verschil: Het is uw eigen dedicated databaseserver en niemand heeft er toegang toe behalve u.
Wilt u geen server gebruiken? Geen probleem.
Een NAS, een network attached storage, in het Duits een opslagapparaat met een netwerkverbinding, evenals de compatibele software voor PaperOffice DMS en de interne cloud is klaar. Absoluut veilig voor statelijke en niet-statelijke nieuwsgierigheid en, dankzij de back-upfunctie, ook veilig voor een crash van de harde schijf.
PaperOffice scant inkomende documenten die nog niet binair zijn en converteert deze naar een digitaal lees- en schrijfformaat met behulp van zijn eigen OCR-software.
Tegelijkertijd worden de datum en tijd, een versienummer en een trefwoord opgeslagen, die de PaperOffice-zoekmachine kan gebruiken om documenten te vinden, zelfs als de persoon die zoekt alleen de inhoud van het document rudimentair kent.
Om het gemakkelijker te maken, toont PaperOffice de meest recent opgeslagen documenten in een voorbeeldlijst. Alles wat u opslaat in PaperOffice wordt automatisch volledig herkend met PaperOffice FileOCRmax, geoptimaliseerd met zakelijke woordenboeken en geïndexeerd voor een perfecte zoekopdracht op trefwoorden in uw SQL-database voor een zoekopdracht op trefwoorden.
Automatische taalherkenning en optimalisatie: PaperOffice herkent automatisch de documenttaal en optimaliseert zo de OCR-tekstherkenning tot een absoluut maximum voor de best mogelijke tekstherkenning van alle documenten.
Fooi
Over het onderwerp "Beste oplossing voor PAPIERLOZE kantoren zonder extra werk + archivering van documenten rechtstreeks vanuit de SCANNER" is er een video op YouTube die dit proces duidelijk uitlegt:
De lange termijn leesbaarheid van de opgeslagen documenten
Allereerst versleutelt PaperOffice DMS alle documenten wanneer ze worden opgeslagen voor beveiliging, volgens een van de hoogste beveiligingsstandaarden die momenteel beschikbaar zijn, AES-1024bit.
De conversie terug naar leesbare documenten is mogelijk in elk huidig formaat, waarbij PaperOffice regelmatig zijn bestandsindelingen bijwerkt, wat betekent dat de documenten ook in de toekomst leesbaar zullen zijn.
Een van de belangrijkste aspecten bij het opslaan van documenten via een documentbeheersysteem is de naleving van wettelijke voorschriften of de vereisten van de GoBD.
De afkorting GoBD staat voor de "Principles for the proper management and storage of books, records and documents in electronic form and for data access".
Met name dankzij de audit-proof, sterk gecodeerde documentopslag direct in een centrale SQL-database voldoet PaperOffice aan alle vereisten voor documentstandaarden en wettelijke richtlijnen of 's werelds hoogste Duitse standaard GOBD.
De term versiebeheer is geen vreemd woord binnen een document management systeem (DMS). De noodzaak om een documentbeheersysteem te gebruiken met GoBD-compatibel versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit tevoren.
De term versiebeheer kan heel eenvoudig worden uitgelegd: over het algemeen gaat het om de functionaliteit die wordt gebruikt om wijzigingen in documenten of bestanden vast te leggen. Documentwijzigingen kunnen worden gedetecteerd en opgeslagen als een schaduwkopie als een nieuwe documentversie.
Fooi
Trouwens, er is een video over juridisch conforme Outlook-e-mailarchivering op YouTube die dit proces op een begrijpelijke manier uitlegt:
Elke documentwijziging plaatst een "nieuwere" versie van het document in een bijbehorend archief. De logging maakt wijzigingen te allen tijde inzichtelijk en traceerbaar. Op dit punt weet de volgende kijker wanneer en door welke editor de wijziging in het document is aangebracht. Dit geeft u een overzicht van de gehele levenscyclus van documenten. Versiebeheer kan automatisch of handmatig worden gedaan.
Om de revisieveiligheid te garanderen, moeten alle details van een wijziging in documenten en bestanden duidelijk traceerbaar zijn. Er moet voor worden gezorgd dat alleen geautoriseerde werknemers een dergelijke wijziging kunnen aanbrengen. Maar het is net zo belangrijk om jaren later te weten welke medewerkers wat en wanneer hebben veranderd.
Fooi
Trouwens, er is een video op YouTube voor Synology NAS setup MariaDB 10 en document management systeem PaperOffice die dit proces op een begrijpelijke manier uitlegt:
In beide gevallen, zelfs in het ergste geval, wordt ervoor gezorgd dat de gearchiveerde databases op korte termijn worden hersteld en de bewaartermijnen dus altijd in acht worden genomen.
PaperOffice is uitgerust met een AI die zelfstandig informatie in uw document herkent en automatisch correct toewijst.
Het maakt niet uit wat en ongeacht van welke scannerbron!
Dit betekent dat PIA u voorziet van uw eigen krachtige zoekmachine voor al uw informatie, die op tekst gebaseerd kan zoeken en vinden zoals klassieke zoekmachines zoals Google, maar ook het hele ding visueel kan doen, d.w.z. een document visueel kan vergelijken en herkennen.
PaperOffice herkent automatisch alle documenten die vanaf dit moment door PIA zijn onderwezen, wat op zijn beurt automatische regels en archiveringsmaskers kan activeren.
PIA herkent de belangrijkste waarden in het document en vult het trefwoordformulier alvast voor u in. U kunt vervolgens de waarden controleren en indien nodig corrigeren of toevoegen. Dit proces kan handmatig of automatisch op de achtergrond worden uitgevoerd.
Intelligente mapbewaking neemt over wat u tegenhoudt: automatisch op de achtergrond volgens uw specificaties, zeer nauwkeurig en betrouwbaar.
Integreer alle apparaten zoals kopieerapparaten of scanners met slechts een paar klikken. Zodra een bestand in een opgegeven map verschijnt, wordt het verwerkt.
Maak een willekeurig aantal verschillende mappen om te controleren en geef op wat er na het importeren moet gebeuren. PaperOffice kan zelfs gearchiveerde bestanden naar een nieuwe submap verplaatsen.
Automatische indexering door PIA AutoFill en contactherkenning dankzij PIA AutoContact werken briljant samen met monitoring. Alle relevante documentinhoud wordt herkend en het document wordt automatisch geïndexeerd. Dit werkt ook met contacten!
Schakel de voor bulkimport geoptimaliseerde modus in en sla AI-verwerking over voor maximale archiveringssnelheid.
U kunt precies opgeven waar nieuwe bestanden worden opgeslagen in PaperOffice, een vast documenttype en documentstatus toewijzen aan elk nieuw document en zelfs workflows activeren.
PaperOffice-gebruikers zien gegarandeerd alleen wat is toegestaan vanwege het opgegeven releaseniveau en met FolderLock kunt u hele mappen en submappen en inhoud verbergen.
U kunt ook opgeven welke gebruikers wat mogen doen en deze verdelen in vaste gebruikersgroepen en afdelingen, zodat u kunt bepalen wie waar en wat kan zien.
Dit betekent dat elke gebruiker alleen ziet wat overeenkomt met zijn releaseniveau of lager en alleen mag doen wat u eerder hebt gedefinieerd.
Met PaperOffice FolderLock kunt u permanent hele mappen en hun submappen verbergen, evenals documenten voor bepaalde gebruikers en zo nieuwsgierige vragen vermijden. Gebruik FolderLock om volledige mappen, inclusief submappen en documenten, permanent te verbergen voor bepaalde gebruikers.
Wijs gebruikers toe aan vrij definieerbare groepen en afdelingen, die u ook kunt gebruiken voor werkstromen en taken.
U kunt zelf bepalen wie precies toegang heeft tot welke functies in PaperOffice door gebruikersrechten te kunnen definiëren die vervolgens in het hele netwerk van toepassing zijn.
Een groot probleem in het verleden, maar nog steeds vandaag, is duplicatie van bestanden als gevolg van meerdere opslag en ambiguïteit met betrekking tot de verwerkingsstatus van documenten of projecten. PaperOffice heeft een zeer uitgebreid workflow management met taaktoewijzing, waarin ook alle processen centraal worden opgeslagen. Of het nu gaat om projectwerk of documentverwerking.
Digitale workflows automatiseren uw werkprocessen: Eenmaal gedefinieerd, verloopt alles volledig automatisch: wijs eenvoudig een vooraf gedefinieerde workflow toe aan een document of laat de PIA automatisch beslissen. E-mail notificatie inbegrepen!
Elke medewerker is altijd up-to-date via de PaperOffice workflow functie. Indien nodig kan een document voor anderen worden geblokkeerd totdat een wijziging is aangebracht. Uiteraard is versiebeheer ook hier van toepassing.
Workflows kunnen op elke diepte worden genest en een willekeurig aantal rood/groene beslissingen bevatten om volgende workflows en processen te ketenen.
Bepaal of een gebruiker of een hele afdeling de taak kan voltooien. PaperOffice wijst de workflow automatisch toe aan de verantwoordelijke persoon.
Indien nodig kan de documentstatus onafhankelijk worden aangepast voor verschillende gebeurtenissen volgens uw specificaties en zelfs meldingsmails verzenden.
Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.
Fooi
We hebben de ultieme 5-stappengids gemaakt om papierloos te gaan en uw bedrijf te digitaliseren als een downloadbaar document, met details over elke 5 stappen en hoe lang het duurt:
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "7 belangrijke functies die uw documentbeheersysteem moet vervullen":
Om gebonden documenten te scannen, wordt een sheetfed scanner met ten minste 300dpi aanbevolen. De scanner wilde een scan-to-fodler-functie en optionele WIA/TWAIN-stuurprogramma's. We hebben goede ervaringen met Fujitsu Scansnap, die zeer betrouwbaar werken.
Papieren documenten moeten over het algemeen worden gescand in PDF/A-formaat en vervolgens worden opgeslagen in een DMS-documentbeheersoftware - of rechtstreeks als de software dit ondersteunt of automatiseert, bijvoorbeeld door middel van monitoring.
Als u fatsoenlijke software gebruikt die regelmatig updates krijgt en een strategie voor gegevensback-up heeft, is het antwoord JA voor niet-kritieke documenten. Alles wat het origineel wettelijk zou kunnen vereisen, moet ook in het origineel worden bewaard. PaperOffice DMS heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om de oorspronkelijke opslaglocatie op te slaan in de documenteigenschappen.
Bovenstaande lijst van de 7 functies is zeker niet compleet, maar beperkt alleen uw eigen creativiteit en professionaliteit afhankelijk van het toepassingsgebied! Als vanuit deze invalshoeken de digitalisering van het analoge archief wordt bekeken en er een tegencalculatie wordt gemaakt, wordt duidelijk dat de inspanning de moeite waard is en hoe bijvoorbeeld een investering in een nieuwe, modernere en snellere machine moet worden overwogen.
"Eenvoudige integratie en bediening van PaperOffice DMS bood de algemene oplossing die deze industrie nodig had: het papierverbruik minimaliseren, zoekprocessen versnellen, toewijzing aan bedienden automatiseren en opslag van procesgerelateerde gegevens mogelijk maken."
De heer Carlos A. Garcia Marketing en Communicatie Manager
