We hebben vijf stappen opgesomd die u moet volgen om het papierverbruik op kantoor te verminderen en digitaal te gaan:
-
Strategie en analyse van de processen
Plan uw implementatie in het papierloze kantoor goed. Neem voldoende tijd om de processen in uw bedrijf te analyseren. Wat moet beschikbaar zijn of op papier bewaard worden? Welke documenten zijn voldoende in digitale vorm?
Documenten en informatie komen uit verschillende bronnen U zult hoogstwaarschijnlijk informatie tegenkomen die afkomstig is van verschillende bronnen en in verschillende formaten. Sommige in digitale vorm, opgeslagen in bestanden of databases en sommige in de vorm van gedrukte documenten.
Tijd- en personeelsplanning voor het papierloze kantoorproject
Een kwart of 90 dagen is een redelijke termijn om de acties uit te voeren die nodig zijn om over te stappen naar het papierloze kantoor.
Het is ook een periode die zorgt voor een soepele overgang. Quick fix-oplossingen die werknemers dwingen om van de ene op de andere dag wijzigingen aan te brengen, zijn meestal van korte duur. Het is ook mogelijk om op deze manier de bedrijfsvoering niet te verstoren.
Kortom, bij het overschakelen naar het papierloze kantoor met PaperOffice DMS, is er geen projectteam nodig dat uit meerdere mensen bestaat.
In veel kmo's is het niet mogelijk en ook niet wenselijk om deze van hun eigenlijke taken af te trekken. Wat echter logisch is, is om ten minste één persoon met de bevoegdheid om richtlijnen uit te vaardigen de CDO, de Chief Digital Officer, te maken. Als je niet zo dol bent op Amerikaanse afkortingen, kun je hem of haar aanstellen als papierloze office project manager.
-
Bepaling van de termijnen voor de overgang naar het papierloze kantoor
Het opsplitsen van de beoogde 90 dagen in kleinere tijdsperioden heeft als doel om zich te kunnen concentreren op elke fase van de transitie en te kunnen reflecteren op de betrokken processen. Bovendien kunnen successen in de omschakeling gemakkelijker worden gedocumenteerd. De medewerkers krijgen een beter inzicht in de maatregelen en voelen zich niet overweldigd. Tegelijkertijd moeten de doelen intern gecommuniceerd worden, wat aansluit bij een mentale verandering. Hoe belangrijk dit is, is al uitgelegd in het voorwoord.
Het is logisch om de 90 dagen te verdelen in drie secties van elk 30 dagen.
De eerste 30 dagen worden gebruikt om alle processen te analyseren die van analoog naar digitaal moeten worden omgezet.
In de tweede 30 dagen zal het PaperOffice DMS en de benodigde hardware worden geïntroduceerd, maar in eerste instantie alleen voor trainingsdoeleinden en bijbehorende lopende processen, als dit zich voordoet.
De afgelopen 30 dagen zijn in beslag genomen met het maken van de procestransitie van analoog naar digitaal, waarbij ongetwijfeld vragen van medewerkers naar voren kwamen. Een of andere foutieve bewerking is ook mogelijk, maar dit kan op elk moment worden gecorrigeerd dankzij de hiërarchische structuur van PaperOffice DMS.
-
Acquisitiepaden detecteren en gegevensopslag bepalen
In de eerste 30 dagen ligt de focus nu op het onderzoeken van de processen waarin papier tot nu toe de hoofdrol heeft gespeeld. Om dit te doen, is het noodzakelijk om de interfaces van externe en interne communicatie in het bedrijf te herkennen en hun levenscyclus te volgen, die er kan zijn:
- Telefoongesprekken (bijv. een bestelformulier dat vervolgens wordt ingevuld)
- E-mailverkeer (bijv. post wordt afgedrukt voor de volgende vergadering)
- Brieven
- Zakelijk klantbezoek (bijv. : zie telefoongesprekken)
- Begeleidende documenten
- Interne correspondentie
Het volgende dat moet worden bepaald, is wanneer en waar, in het geval van elektronische formulieren, de overgang naar gedrukt papier plaatsvindt, evenals het pad van papier naar archivering of gewoon naar de prullenbak.
Ontwerp documenten voortaan digitaal
Doe voortaan zoveel mogelijk zonder papier: vergaderingen, notulen, inkomende post, uitgaande facturen en notities kunnen direct in PaperOffice worden aangemaakt. Taken en workflows worden ook digitaal geïmplementeerd.
Digitaliseer facturen en implementeer geleidelijk papierloos boekhouden
Het uitreiken van facturen als zodanig is ook onderdeel van het papierloze kantoor, al is het niet alleen in deze context te zien. Digitalisering en een goede afhandeling zijn een probleem en moeten ook goed gepland en uitgevoerd worden.
Wie zijn facturen digitaal bijhoudt en ook zijn digitale boekhouding maakt, herkent een groter besparingspotentieel en kan het algemene boekhoudproces efficiënter maken.
Gegevensopslag
Als je al hebt besloten dat je fysieke bestanden nu digitale bestanden gaan worden, is de directe vraag waar je die digitale bestanden gaat opslaan. Slaat u ze lokaal in een database of op een extern NAS-apparaat op?
Wanneer u overstapt naar een papierloos kantoor, moet u niet beknibbelen op een van de belangrijkste facetten. Lokale gegevensopslag en gebruik van NAS-apparaten.
Of wilt u de dataopslag of de database helemaal niet in uw bedrijf hebben? Om brand, diefstal, etc. te voorkomen, is het gebruik van een cloudoplossing echter om juridische redenen voor u uitgesloten. Dan is de oplossing van het gebruik van de database op een dedicated server, die alleen aan u is toegewezen, natuurlijk een zeer goede oplossing.
De selectie is groot.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introductie van PaperOffice DMS plus hardware
Nadat de software op de computers in het bedrijf is geïnstalleerd, de hiërarchieniveaus zijn toegewezen en de NAS-servers zijn ingesteld en in een netwerk zijn opgenomen, wordt de software getraind.
Er is geen behoefte aan externe (meestal synoniem met "dure") consultants. PaperOffice medewerkers zijn uiteraard beschikbaar indien gewenst. De meer dan een miljoen bedrijven die wereldwijd met PaperOffice DMS werken, kunnen tot nu toe heel goed overweg met de gedetailleerde tutorials en video's of met het telefonische advies over vragen over PaperOffice DMS.
De meeste processen spreken voor zich en gaan gepaard met een zeer goed ingedeeld helpmenu. Je hoeft trouwens niet koppig te zijn om je aan de 30 dagen te houden. Als iedereen die betrokken is bij de overgang van analoog naar digitaal van mening is dat het gaat lukken, kan het proces naar wens worden ingekort.
Mappenstructuur
Een zinvolle mappenstructuur is belangrijk, zodat u na de omschakeling gemakkelijk uzelf kunt vinden. Organiseer eenvoudig uw digitale mappenstructuur volgens uw bestaande "echte" mappenstructuur.
Vertrouw op automatisering
Dankzij de intelligente AI-herkenning kunt u belangrijke documentgegevens in het document herkennen, extraheren en gebruiken voor document keywording. Dit bespaart tijd en dus geld.
-
Voltooi de overgang naar het papierloze kantoor
De laatste 30 dagen (of minder) starten en de medewerkers ronden de opleidings- en trainingsfase af. E-mails worden niet meer uitgeprint, maar opgeslagen.
Workflows en stempels gebruiken
Documenten en e-mails kunnen op elk moment worden geopend, bewerkt en beschikbaar worden gesteld aan andere medewerkers via de workflowfunctie in PaperOffice DMS. Vrachtdocumenten van leveringen of inkomende brieven worden gedigitaliseerd met behulp van een scanner of een mobiele telefooncamera en omgezet in tekstdocumenten met behulp van de OCR-software van PaperOffice.
Met de stempelfunctie kunnen verschillende workflows worden geactiveerd en verdere acties worden uitgevoerd. Dynamische variabelen kunnen worden toegevoegd aan stempels en zelfs e-mailmeldingen worden automatisch verzonden bij gebruik.
Vergeet niet een back-up te maken
Er is slechts één centrale opslag met een back-upfunctie. De vraag rijst nooit meer welke werknemer een specifiek document op zijn of haar computer heeft opgeslagen en hoe hij of zij er bij kan komen omdat hij of zij op vakantie is en niet beschikbaar is.
Een gegevensversleutelingsmethode die ook door het Amerikaanse leger wordt gebruikt. Het momenteel populaire en lucratieve spel van hackers met ransomware stuitert op PaperOffice.
Blijf consistent: Het begin is altijd lastig, want processen die al jaren ingestudeerd zijn, zijn voorlopig nieuw. Val niet terug in het oude patroon.
Blijf consistent en ervaar het papierloze kantoor.
De ultieme 5-stappengids
Fooi
We hebben de ultieme 5-stappengids gemaakt om papierloos te gaan en uw bedrijf te digitaliseren als een downloadbaar document, met details over elke 5 stappen en hoe lang het duurt:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Voorlopige conclusie 2 / 3
Met de juiste software betekent een papierloos kantoor geen extra werk!
Het enige dat echt nodig is, is wat software- Automatiseer de ontvangst van facturen volledig door middel van gepersonaliseerde e-mails, als facturen digitaal beschikbaar zijn
- In het geval van papieren facturen kunnen ze dankzij de integriteit van de scanner automatisch worden vastgelegd door batchscanning
- Gescande documenten indexeren en uitlezen
- en het belangrijkste: kan automatisch digitale en gescande documenten opslaan, afhankelijk van hun inhoud!
En vermijd deze veelgemaakte fout
Zorg er in ieder geval voor dat uw softwarekeuze valt op een DMS waarmee u de automatische registratie (bijv. directory monitoring) en het zelf aanleren van de documenten kunt uitvoeren om niet in een oncontroleerbare kostenval te trappen en niet afhankelijk te zijn van de fabrikant!
