De 10 belangrijkste voordelen van het digitaliseren van papieren documenten

Naarmate de hele wereld meer "digitaal" wordt, hebben steeds meer bedrijven, vooral kmo's, een "duwtje" nodig om aan de slag te gaan. Omdat velen al geschokt zijn bij de gedachte alleen al om zich aan het onderwerp te wijden of ermee om te gaan.

Digitization brings many advantages

In het huidige artikel zullen we u laten zien dat de overgang van papieren documenten naar digitale documenten veel gemakkelijker is dan het lijkt in uw nachtmerries. Volg ons advies, het zal zijn vruchten afwerpen voor uw bedrijf.

Tot op zekere hoogte is het analoge archief ook vandaag nog een noodzaak. 99% van de tijd is het echter niet nodig om ermee te werken.

Integendeel, gedrukt papier is een anachronisme dat uit gewoonte of puur technisch in stand wordt gehouden, omdat bepaalde documenten moeten worden bewaard in de vorm waarin ze zijn opgesteld, zoals akten of contracten. Maar deze kunnen ook worden gescand om met hun respectieve inhoud op de computer te werken.

De daadwerkelijke reis naar het archief, het zoeken op planken of archiefkasten, het verwijderen van het document, ermee werken en het terugbrengen en weer ordenen in het archief. Alleen al het beschrijven en lezen van dit proces kost veel tijd. Het opvragen van het digitale archief daarentegen kost een paar klikken en niets meer.

Voordat we ingaan op de voordelen, laten we de volgende vraag beantwoorden:

10 voordelen van het digitaliseren van papieren documenten:

• Flexibiliteit

  Flexibel werken, waar je ook bent

• Efficiëntie

  Optimalisatie van alle workflows

• Sneller

  Digitale ontvangst en verzending

• Kostenbesparend

  Kostenverlaging op alle gebieden

• Betrouwbaarheid

  Vereenvoudigde afhandeling van deadlines

• Samen

  Snellere interne en externe communicatie

• Naadloos

  Integratie in kantoorsoftware

• Zoek op 'Google-achtig'

  Inhoud doorzoeken met behulp van trefwoorden

• Tijdsbesparing

  Werkuren besparen

• Voor de eeuwigheid

  Langetermijnarchivering in PDF/A-formaat

Zorg ervoor dat u deze fout vermijdt

Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.

Voorlopige conclusie 1 / 3

Je hebt geen IT-specialist of een getrainde bibliothecaris nodig!

Alles wat je echt nodig hebt is

• de juiste software
• betrouwbare IT-partner
• bijbehorende hardware

Soms is de hardware er vaak al, heeft meer potentie dan voorheen en is direct inzetbaar.

Fooi

Overigens is er een speciaal artikel over het onderwerp "digitale factuurverwerking", waarin werd gerapporteerd over de voordelen van digitalisering of digitale factuurverwerking:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Wat betekent de digitalisering van documenten in detail?

Heel eenvoudig gezegd, het is het proces van het vervangen van een fysiek document, in de zin van papier, door een digitaal formaat.

De meeste mensen moeten bekend zijn met het proces, althans op een rudimentaire manier. Een document wordt gescand of gefotografeerd, waarvoor meestal scanners worden gebruikt. Het hangt echter af van de respectieve interface. Een document kan ook worden gedigitaliseerd met behulp van een mobiele telefooncamera.

Voor veel bedrijven is de overstap van papier en folders naar elektronische formaten een van de belangrijkste en ook belangrijke maatregelen in het digitaliseringsproces.

Papieren documenten scannen

Scandocumenten worden toegevoegd via de geïntegreerde scannermodule ScanConnect, die onder andere het vastleggen van documenten mogelijk maakt van alle scanners, multifunctionele apparaten, mobiele apps en ook grote kopieerapparaten, zoals het bedrijf Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox en anderen.

Er wordt rekening gehouden met automatische versiebeheer voor bestaande documenten en de methode van scannen dankzij de scheidingspagina's wordt ondersteund voor massascans van documentstapels en vervolgens onderverdelen in afzonderlijke documenten.

Als u veel documenten scant, is PaperOffice vooral handig omdat het scheidingsbladen herkent en de documenten scheidt voor archivering. Een geweldige functie die vooral handig is als uw bedrijf regelmatig met documenten met complexe indelingen werkt, is dat PaperOffice een AI gebruikt om de inhoud van uw documenten te herkennen, zoals: totalen, documenttypen, datums, contactgegevens, enz.

OCR of hoe worden papieren documenten doorzoekbaar gemaakt?

Nu moet de tekst op een document niet alleen leesbaar zijn, maar ook zo beschikbaar zijn dat je gemakkelijk naar een stukje tekst kunt zoeken.

Archiveren volautomatisch en zonder handmatige inspanning.

Zodra documenten in PaperOffice worden ingevoegd, zorgt PIA voor alles wat u anders tegenhoudt.

Dit betekent dat PIA u voorziet van uw eigen krachtige zoekmachine voor al uw informatie, die op tekst gebaseerd kan zoeken en vinden zoals klassieke zoekmachines zoals Google, maar ook het hele ding visueel kan doen, d.w.z. een document visueel kan vergelijken en herkennen.

PaperOffice herkent automatisch alle documenten die vanaf dit moment door PIA zijn onderwezen, wat op zijn beurt automatische regels en archiveringsmaskers kan activeren.

Kan de opslag en herkenning van documenten worden geautomatiseerd?

Om uw documenten en ontvangstbewijzen automatisch op te slaan, wordt het document eerst onderwezen in PaperOffice. De archiveringsmaskers in PaperOffice zorgen voor de indexerings- en archiveringslocatie.

Zodra een aangeleerde documentsjabloon is herkend, wordt automatisch een opslagmasker geactiveerd, dat verantwoordelijk is voor de geautomatiseerde trefwoorden en de opslaglocatie.

Data from the document is recognized and read out

Opslagmaskers kunnen niet alleen automatisch worden geactiveerd door ingeleerde documentsjablonen - ze kunnen ook handmatig worden geselecteerd in het PIA-dialoogvenster.

PIA wordt volledig autonoom, zonder enige gebruikersinteractie en voor een onbeperkt aantal documenten volgens de gedefinieerde opslagmaskers:

• Automatisch uitlezen
• Tag volledig
• Doorzoekbaar maken
• Taken en workflows toevoegen en bewaken die moeten worden uitgevoerd
• Index
• Nieuwe doelmapstructuren maken
• Opslaan in doelmap
• Miniaturen maken
• Vul zelf de verplichte velden in
• Link naar contacten en optimaliseer voor contact zoeken
• Notities opslaan
• Versie
• En andere bijna onbegrensde mogelijkheden!

Naleving van GoBD-conforme digitalisering en wettelijke voorschriften

Een van de belangrijkste aspecten bij het opslaan van documenten via een documentbeheersysteem is de naleving van wettelijke voorschriften of de vereisten van de GoBD.

De afkorting GoBD staat voor de "Principles for the proper management and storage of books, records and documents in electronic form and for data access".

Met name dankzij de audit-proof, sterk gecodeerde documentopslag direct in een centrale SQL-database voldoet PaperOffice aan alle vereisten voor documentstandaarden en wettelijke richtlijnen of 's werelds hoogste Duitse standaard GOBD.

De term versiebeheer is geen vreemd woord binnen een document management systeem (DMS). De noodzaak om een documentbeheersysteem te gebruiken met GoBD-compatibel versiebeheer en auditbestendig versiebeheer is duidelijker dan ooit tevoren.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versiebeheer maakt alle wijzigingen traceerbaar

De term versiebeheer kan heel eenvoudig worden uitgelegd: over het algemeen gaat het om de functionaliteit die wordt gebruikt om wijzigingen in documenten of bestanden vast te leggen. Documentwijzigingen kunnen worden gedetecteerd en opgeslagen als een schaduwkopie als een nieuwe documentversie.

Zorg voor onveranderlijkheid

Elke documentwijziging plaatst een "nieuwere" versie van het document in een bijbehorend archief. De logging maakt wijzigingen te allen tijde inzichtelijk en traceerbaar. Op dit punt weet de volgende kijker wanneer en door welke editor de wijziging in het document is aangebracht. Dit geeft u een overzicht van de gehele levenscyclus van documenten. Versiebeheer kan automatisch of handmatig worden gedaan.

Om de revisieveiligheid te garanderen, moeten alle details van een wijziging in documenten en bestanden duidelijk traceerbaar zijn. Er moet voor worden gezorgd dat alleen geautoriseerde werknemers een dergelijke wijziging kunnen aanbrengen. Maar het is net zo belangrijk om jaren later te weten welke medewerkers wat en wanneer hebben veranderd.

De juiste strategie voor het digitaliseren:
"Stap voor stap" en "Last in<>First out"

Dat de digitalisering van analoge documenten voordelen heeft, wordt duidelijk aangetoond.

Maar hoe kunnen de nadelen op korte termijn worden verminderd?

De duurdere variant van digitalisering is om een bedrijf in opdracht te geven dat hierin gespecialiseerd is. Afhankelijk van de omstandigheden worden de bestanden en mappen uit het archief als vracht naar het bedrijf gestuurd, waar ze worden gedigitaliseerd en weer teruggestuurd. Het formaat van de te digitaliseren gegevens was eerder bepaald. Maar belangrijke bedrijfsgegevens geven? Hoewel alle bedrijven die zich bezighouden met digitale archivering het hoogste niveau van vertrouwelijkheid garanderen, zijn er geen garanties.

Op verzoek kunnen bedrijven ook een vrachtwagen met drumscanners meenemen en direct ter plaatse digitaliseren, op de parkeerplaats van hun eigen bedrijfspand. Dat drijft de rekening echter enorm op. De dure out-of-home service, die afhankelijk van de grootte van het archief enkele dagen kan duren, moet apart worden betaald.

Gelukkig voor alle bedrijven, hoewel archieven archieven moeten zijn, hoeft de informatie die ze bevatten, analoog of digitaal, niet allemaal tegelijkertijd beschikbaar te zijn. Dit stelt bedrijven in staat om archieven stap voor stap te digitaliseren, volgens het logistieke principe van last in <> first out. Digitaliseer eerst de meest recent ontvangen analoge documenten.

De reden is simpel

Hedendaagse documenten zijn meestal veel meer nodig dan documenten op afstand in de dagelijkse workflow. U moet deze tijdige documenten dus eerst digitaliseren, wat het werkproces versnelt dankzij uw betere beschikbaarheid. In het beste geval is er een balans tussen de inspanning die gemoeid is met digitaliseren (het verwijderen van het archief, scannen, digitaal opslaan, het terugbrengen van het analoge document) en de procesversnelling die nu beschikbaar is, omdat het niet nodig is om naar het archief te gaan en u alle processen op de computer kunt doen.

Een ander positief effect van deze aanpak is dat bewaartermijnen optimaal kunnen worden ingezet om de analoge archiefvoorraad te verkleinen en niet om bestanden waarvan de bewaartermijnen zes maanden later aflopen te digitaliseren.

Het is essentieel om hardware of een eenvoudige verbinding te leveren en de omvang van digitalisering in eigen huis te bepalen!

Het aantal administratieve medewerkers in een bedrijf of het aantal beeldschermbanen dat in het geding komt, varieert soms sterk, dus het is onmogelijk om te zeggen hoeveel van de werknemers u moet laten betalen met digitalisering in verhouding tot de grootte van het bedrijf.

Op zijn minst moet elke medewerker toegang hebben tot een apparaat met een scannerfunctie, bij voorkeur een documentscanner waarmee meerdere feeds kunnen worden gescand, evenals verschillende formaten.

De omvang van elke digitalisering is net zo lastig als het aantal mensen dat betrokken is bij digitalisering, want met dit systeem is digitalisering bijna incidenteel. Dit kan bijvoorbeeld worden geïmplementeerd in de vorm dat medewerker Z een proces verwerkt in verband met bedrijf XYZ. Tegelijkertijd zou dit de trigger kunnen zijn om het volledige analoge gearchiveerde bestand op bedrijf XYZ te digitaliseren.

Een langdurige zakelijke relatie kan zich bijvoorbeeld echter uiten in een vrij groot aantal bestanden. Een andere variant zou zijn om alleen bepaalde segmenten van de zakelijke relatie te digitaliseren, precies die segmenten die het meest worden verwerkt. Bijvoorbeeld facturatie of pakbonnen. Met de juiste software kan procesmatige digitalisering zonder problemen worden doorgevoerd.

De ultieme 5-stappengids

Fooi

We hebben de ultieme 5-stappengids gemaakt om papierloos te gaan en uw bedrijf te digitaliseren, met details over elke 5 stappen en hoe lang het duurt:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Zelf DMS-software bouwen of open source?

Welke software past bij mij?

De softwaresamenstelling van veel bedrijven lijkt op hun bedrijfsgeschiedenis, een structuur die langzaam is gegroeid. Het is zo complex dat slechts een paar oude werknemers het begrijpen.

De betere oplossing is software die alle processen uitvoert, van scannen tot inrichten tot archiveren en tegelijkertijd interfaces biedt om andere software met elkaar te verbinden. Een software met zelfverklarende menunavigatie die uiteindelijk de digitale documenten van een bedrijf een thuis geeft dat ook voldoet aan alle eisen op het gebied van gegevensverwerking en -verwerking en beveiliging.

Dat klinkt een beetje zielig?

Dat klopt, maar iets simpels en functionerend pathos is beter dan een stortvloed aan IT-technisch jargon dat de medewerkers in het zweet doet uitbreken.

PaperOffice is perfect voor het digitaliseren van documenten.

De juiste documentmanagementsoftware lost het analoog-digitaal probleem op

DMS staat voor document management software en is bedoeld om documenten te beheren, met name digitale documenten, waaronder de conversie van analoog naar digitaal. PaperOffice DMS is dergelijke software. Het scala aan functies is net zo opmerkelijk als de intuïtief ontworpen menunavigatie, die slechts een kleine training vereist. U heeft geen dure consultants ter plaatse nodig. Goed uitgelegde video tutorials op PaperOffice DMS kunnen dit net zo goed en veel goedkoper doen, gratis.

Scannen, OCR, archivering met automatische trefwoorden, AI-gestuurde documentfusie, geïntegreerde zoekmachine, workflowfunctie, encryptie met 1024Mbit, directe integratie in MS Office, bescherming tegen ransomware, geautomatiseerde sjablooncreatie, stempelfunctie, taak- en notitiebeheer.

Dit zijn een paar van de belangrijkste functies van PaperOffice DMS en zoals ik al zei, hoeven u noch uw werknemers een IT-diploma te behalen.

Waar kunt u de scandocumenten het beste opslaan?

We raden onze klanten aan om de gedigitaliseerde gegevens te archiveren in een database op een NAS-apparaat zoals Synology of QNAP of op een speciale server. Met uw eigen externe (dedicated) PaperOffice server krijgt u alle voordelen van een cloud met perfecte gegevensbescherming en bespaart u maandelijks geld en veel werk.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Met een PaperOffice server heeft u alle voordelen van een cloud oplossing met slechts één groot verschil: Het is uw eigen dedicated databaseserver en niemand heeft er toegang toe behalve u.

Wilt u geen server gebruiken? Geen probleem.

Waarom een NAS ideaal is voor het archiveren van documenten

Een NAS, een network attached storage, in het Duits een opslagapparaat met een netwerkverbinding, evenals de compatibele software voor PaperOffice DMS en de interne cloud is klaar. Absoluut veilig voor statelijke en niet-statelijke nieuwsgierigheid en, dankzij de back-upfunctie, ook veilig voor een crash van de harde schijf.

Voorlopige conclusie 3/ 3

1. Neem contact op met een fabrikant met knowhow en software die voldoet aan GOBD (en ook GDPR)!

2. Er is niet één geschikte DMS-software. Elk DMS heeft zijn rechtvaardiging en uiteindelijk moet het product passen bij het doel.

3. Of het nu gaat om uw eigen server, PaperOffice dedicated server in het datacenter van Strato AG in Berlijn (Duitsland) of NAS - sla het uwe NOOIT document op op cloudopslag van derden die a) niet op een speciale basis wordt gebruikt en b) zich niet in een veilig land bevindt c) u kunt niet met één klik exporteren

Fooi

Als u het advies opvolgt en een NAS zult gebruiken voor interne veilige documentopslag - PaperOffice is hier niet alleen perfect voor, maar is zelfs het enige officiële DMS voor de grootste NAS-fabrikant ter wereld - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.