スキャナーとドキュメント管理: 利点と用途
DMSを使用するトップ15の理由
スキャナと一緒に文書管理システム(DMS)を使用する必要がある理由を少なくとも15の理由として説明します。スキャンと管理がPaperOffice DMSで簡単に
スキャナと一緒に文書管理システム(DMS)を使用する必要がある理由を少なくとも15の理由として説明します。スキャンと管理がPaperOffice DMSで簡単に
ドキュメントのデジタル化により、時間とコストを節約
ドキュメント管理システム、略してDMSは、ビジネスドキュメントの電子的かつ体系的な管理であなたの会社をサポートします。したがって、DMSは多くの点でペーパーレスオフィスへの第一歩です。スキャナーと組み合わせることで、アナログファイルをデジタル化し、検索とアーカイブのプロセスをスピードアップするのに最適なチームになります。
プロのヒント
スキャナと一緒に文書管理システム(DMS)を使用する必要がある理由を少なくとも15の理由として説明します。スキャンと管理がPaperOffice DMSで簡単に世界中のほとんどのオフィスには二分法があります。一方では、個人およびネットワークコンピュータを備えたデジタル領域、他方では紙の形での文書。これは時に混沌を引き起こし、何よりも時間が失われます。コンテンツの検索に費やされた時間。
マッキンゼーの国際レポートによると、オフィスワーカーは1日あたり1.8時間の検索と情報収集に費やしており、これは週平均9.3時間です。
会計士、秘書、バイヤー、事務員、ディスパッチャー、その他多くの専門家グループは、毎日管理プロセスの処理に忙しくしています。ある従業員の仕事は、しばしば別の従業員の仕事に依存しています。
すべての企業は現在、スキャン機能もサポートする多機能デバイスを持っています。しかし、多くの人にとって、文書管理システムの用語と使用はまだ不明です。
現在の記事では、スキャナでドキュメント管理システムを使用する価値があることを説明します。オフィスをペーパーレスでデジタルにするための少なくとも15の理由と、会社のコアビジネスの効率を高めるためにどのように使用できるかを示します。
その理由に入る前に、質問に答えましょう:
社内でDMSを何に使っていますか?
請求書、船荷証券、付随する手紙、新しいデバイスの出荷または操作指示書、および関連する保証書など、ほんの数例を挙げると?彼らのデジタル化は、単にスタッフと時間が不足しているという理由だけで、しばしば長い時間が来ています。その結果、アナログ山が成長します。
DMSとニーズに適したスキャナーを使用すると、二分法と不必要な時間の損失を制御できます。
DMSはまた、文書管理ソフトウェアの略であり、アナログからデジタルへの変換を含む文書、特にデジタル文書を管理することを意図しています。ペーパーオフィスDMSはそのようなソフトウェアです。
なぜなら、PaperOffice DMSは、アナログ用紙が発生した場所でデジタルコンテンツになることを可能にするからです。
インテリジェントに構造化されたインデックス作成では、キーワードを入力して各ドキュメントを正しいプロセスに割り当てます。PaperOfficeの独自の検索エンジンを使用すると、すべてのドキュメントを見つけて呼び出すことができます。要件に応じて、記録された文字は、互換性のあるOfficeソフトウェアでそれらを処理できるように、OCRテキスト認識を使用して変換されます。
私たちはその必要性を認識していましたが、
ペーパーレスオフィスの利点は何ですか?
今日の世界では、従業員は、手紙や契約書などの紙のオリジナル文書、PDF、ファイルや電子メールなどの電子文書など、さまざまな文書を扱っています。
多くの企業では、これらの文書はコピー、印刷、転送、配布、およびさまざまな場所で提出されています。重要な情報の検索はますます困難になり、不経済なワークフローと過剰な負担につながります。ドキュメント管理システムの必要性が説明され、それらを使用する利点がリストされている 詳細な記事があります。
しかし、従業員がオフィスや会社全体で紙の消費量を排除または少なくとも削減し始めると、プロセスを改善し、データをデジタル化して生産性を向上させ、ペーパーレスな方法を使用してコストを削減します。
他の多くの利点と側面は、「 ペーパーレスオフィスでの実装」に関する詳細な記事ですでに議論されています。
完璧なコラボレーションに適したスキャナはどれですか?
例えば、ブラザーやコニカミノルタなどの複合機(複合機)などです。
プリンタ、スキャナ、コピー機のオールインワン:スキャンされたドキュメントは、これらの中央デバイスを介して、またはPaperOfficeによって監視されているOutlookのメールボックスへの電子メールとして「ダイレクトスキャンツーメール」を介して中央ディレクトリに移動し、自動的にドキュメント管理ソフトウェアに入ります。
または、カスタムPaperOfficeアドレスをスキャナー、いわゆるDropMailメールアドレスに統合して、スキャンしたファイルの保存場所として統合することもできます。PaperOfficeは、電子メールで簡単にすべてのファイルをアーカイブします。
先端
「スキャナからの紙の文書の完全自動アーカイブ」というトピックでは、このプロセスをシンプルでわかりやすい方法で説明するビデオがYouTubeにも掲載されています。
通常の方法で紙の文書をスキャンしたい人にとっては、PaperOfficeにデフォルトで統合されている「ScanConnect」モジュールが理想的です。これは、すべてのスキャナ、多機能デバイス、またはスキャンユニットを内蔵した大容量コピー機をサポートしているため、非常に使いやすいです。
それにもかかわらず、自動OCRテキスト認識のおかげで、スキャンされたすべてのドキュメントの内容が認識されるため、紙のドキュメントがPaperOfficeにどのように届くかは重要ではありません。
紙でできていても、AIベースの最適化により、高精度にスキャンされ、記録されます。
ドキュメントが記録されるとすぐに、そのコンテンツは生のテキスト分解を使用してインデックス付けされます。簡単に言えば、その内容は単語ごとに特殊レジスターに書き込まれ、アルゴリズムは単語の組み合わせで個々の単語を認識し、同じように記録します。
デジタル化と文書管理
ドキュメント管理システムについて話すとき、忘れてはなりません:プロセスの一部である情報のデジタル化のレベルが高いほど、達成できる制御と自動化のレベルは高くなります。デジタル化の利点に関する記事はすでに書いていますので、ここをクリックしてください。
最初のステップでは、どのドキュメントが当社のプロセスに属しているか、それらをドキュメント管理システムにどのように統合するか、どの情報を抽出してデータベース内のドキュメントとともに保存するかを決定します。情報が含まれたら、そのライフサイクル、他のプロセスとどのように相互作用するか、どのように統合できるかを定義します。
情報はさまざまなソースから取得されます
おそらく、さまざまなソースから、さまざまな形式で情報が届くでしょう。その一部はデジタル形式で、ファイルやデータベースに格納され、一部は印刷された文書の形式で保存されます。
pdf、docなどの形式のデジタルドキュメントで何をしますか?ここでのプロセスは非常に簡単です。
デジタル ドキュメントを PaperOffice インターフェイスにドラッグします。または、ドキュメントが受信された後にWindowsフォルダを簡単に監視することもできます。
先端
ところで、YouTubeには 「ディレクトリ監視と大量アーカイブ」のトピック に関するビデオがあり、このプロセスをわかりやすい方法で説明しています。
紙形式の文書は、統合されたスキャナのおかげで簡単にスキャンし、デジタル形式に変換することができます。
光学式文字認識プログラム(OCR = 光学式文字認識)のおかげで、私たちはすでに重要な一歩を踏み出しました。スキャナーやその他のデジタル化デバイスを使用して、文書を画像に変換するだけでなく、そのコンテンツを電子的に「読み取る」こともできます。
純粋なOCRテキストがデータベースに含まれるだけでなく、PIAと呼ばれる人工知能(AI)のおかげで、自動化は手動または自動で指定できます。
これは、システムを使用して、どの文書領域を自動的に読み上げる必要があるかを認識して定義する方法です。請求書番号、日付、製品、金額などしたがって、私たちは文書管理システムに必要な情報をすべて持っています。
OCRによる情報のデジタル化により、さまざまなドキュメントをプロセスやワークフローの管理に簡単に統合できます。
それはすべて良いように聞こえますが、大量のアーカイブはスキャナからどのように行われますか?
PaperOffice DMSは、テキスト認識、AI統合、キーワード作成に関連する最も重要な機能についても、スキャナからの大量アーカイブを考慮に入れています。
ScanConnect モジュールは、スキャナと PaperOffice DMS 間の直接接続を提供するだけではありません。ScanConnectは手動スキャン用の強力なスキャナツールであり、バルクスキャンに役立つ他の興味深い機能を非表示にします。
まず、すべてのドキュメント ページをスキャン用に準備してから、分離する個々のドキュメントの間に区切りページを配置します。
PaperOffice は区切りページを認識し、ドキュメントを個別に保存します。
PaperOffice DMSと一緒にスキャナを使用する15の理由
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理由1 - ペーパーオフィスDMSでドキュメントをすばやく見つける
全文検索検索とGoogleライク検索: PaperOffice DMSのようなドキュメント管理システムでは、スキャンしたドキュメント、領収書、情報を数秒で見つけることができます。これは、文書が保存されるとすぐに分析され、全文認識で索引付けされるためです。
Googleのように検索語を入力するだけで、PaperOfficeはすべての結果を一覧表示します。はい、Googleと同じように:統合された検索エンジン、全文検索、追加のフィルタ機能を使用して、数秒で任意のドキュメントのテキストコンテンツを見つけることができます。
あなたは再びPaperOfficeでキーワード検索をあきらめたくないでしょう、そして検索フィルタを使用すると、電子メールの送信、Excelまたはファイルシステムへのエクスポートなど、どんなに詳細であっても、すべての文書を見つけることができます!
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理由2 - 紙の文書を自動的にバージョンアップする
PaperOfficeは、変更されたすべてのドキュメントを自動的にバージョン管理し、シャドウコピーを作成して個別に保存するため、いつでも目的のバージョンを再度開くことができます。
統合されたバージョン管理のおかげで、すべてのドキュメントの変更が認識され、新しいドキュメントバージョンとしてシャドウコピーとして保存されます。各バージョンを個別に開いたり、エクスポートしたり、編集したりできます。
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理由3 - 複数の文書のバッチスキャンのためのセパレータ
分離する必要がある各ドキュメントの前に PaperOffice 区切りページを配置するだけです。PaperOfficeは、スキャンプロセス中にセパレータページを認識し、ドキュメントを別々に保存します。
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理由4 - スキャナから直接ファイリングするためのスマートセパレータページ
PaperOfficeは、介入なしに完全に自動化されたファイリングへの手動ファイリングのオプションを提供します。すべてのフィールドは自動的に入力され、ストレージパスも日付に応じて動的に生成および使用できます。
- 理由 5 – 区切りページで XML/JSON 対応の QR コード
XML/JSON 対応の QR コードをキーワードと共に区切りページに保存し、ドキュメント スタックをスキャンする - PaperOffice は、XML/JSON コマンドを使用して区切りページと QR コードを認識し、ドキュメントが保存されるときにキーワードを付けます。
このようにして、個々の区切りページをドキュメントタイプ ("invoice" など) と一括スキャン用の特別な保存場所と共に保存し、スキャン ファイルをターゲットを絞った方法で保存できます。
- 理由6 - スキャンフォルダディレクトリの監視
あなたのコピー機は、特定のフォルダにスキャンを保存することができますか?素晴らしい、ちょうどこのフォルダを監視している、あなたは数秒で完全に自動ファイリングを持つことになります!
PaperOfficeに任意のフォルダを自動的に監視させます。新しいファイルがこのフォルダに表示されるとすぐに、それらは仕様に従ってアーカイブされ、完全に自律的に処理されます。
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理由 7 - ディレクトリー・モニターのファイリング規則のセットアップ
紙の文書をスキャン後に自動的にキャプチャするだけでなく、細部まで自動的にタグ付けしますか?まず、すべてのドキュメントをフォルダーにスキャンしてから、ディレクトリ監視を設定します。次に、フォルダに何かがあるとすぐに特定のファイリングマスクが使用されるように指定します。
監視に加えて、名前、保存場所、ドキュメントタイプなどのすべての関連情報を指定することもできます。PaperOfficeはあなたのために全体のファイリングの世話をします。
- 理由8 - 手動スキャン用の強力なスキャナツール
単一ページ、一括スキャン、または写真スキャン: 紙でできていても、AIベースの最適化により、高精度にスキャンされ、記録されます。
統合されたScanConnectは、統合されたスキャンユニットを備えたすべてのスキャナ、多機能デバイス、または大容量コピー機をサポートし、非常に使いやすいです。
- 理由9 - Scan2フォルダのサポート
お使いのスキャナがWIAまたはTWAINスキャナでない場合、PaperOfficeはScan2Folderオプションを提供します。スキャンしたドキュメントは、PaperOffice によって監視されているフォルダーに保存します。
- 理由10 - 100以上の言語でのアナログ文書のOCRテキスト認識
PaperOfficeは、キリル文字やアジア文字セットを含む100以上の言語からアナログテキストを確実に変換します。
これはあなたの会社で国際文書をスキャンする方法です - PaperOffice DMSは言語を認識し、テキスト認識を実行します。これにより、データベース内のドキュメントを検索し、数秒以内に見つけることができます。
- 理由11 – 長期アーカイブのためのPDF/Aへの自動変換紙の文書は、法的に有効なISO規格19005 PDF/Aに自動的に保存されます。PDF/A-1 形式は最も制限の厳しい形式であり、視覚的な再現性のための PDF/A-1b と Unicode マッピングとコンテンツ構造化のための PDF/A-1a の 2 つのレベルで構成されています。
- 理由12 - クラウドがデプロイされていない、および/または必要ではない
PaperOffice は、ローカルまたは NAS で使用するデータベース (Synology や QNAP など) に依存しています。このようにして、実行されたサムネイルやテキスト認識、その他のキーワードなど、ドキュメントに関するすべての情報がデータベースに保存されます。
このようにして、データはサードパーティのクラウドプロバイダーに終わることはなく、データストレージの月額費用を支払う必要はありません。
- 理由 13 – GDPR と GOBD ストレージ
PaperOfficeでページを削除したり、回転させたり、領域を黒くしたりしたかどうかにかかわらず、すべてがGOBDに従って監査証明された方法でバージョン管理され、完璧なファイリングが行われます。
PaperOfficeは、変更されたすべてのドキュメントを自動的にバージョン管理し、シャドウコピーを作成して個別に保存するため、いつでも目的のバージョンを再度開くことができます。
- 理由14 - QRコード(カムスキャン)を介してデジタル文書を呼び出す
PaperOffice QRコードを使用すると、同じQRコードを含む既にアーカイブおよび変更された紙のドキュメントの自動バージョン管理など、優れた可能性が開かれます。
QRコードを使用してPaperOfficeのドキュメントを簡単に検索することもできます - QRコード検索を開き、PaperOfficeドキュメントのQRコードをウェブカメラに保持してPaperOfficeに表示します。
- 理由15 - お金のための無敵の価値
PaperOffice購入ライセンスは、フォローアップ費用なしで生涯有効であり、オプションのPaperOffice PLUSでも、すべてのフォローアップアップデート、新しい年間バージョン、電話とTeamviewerによる無料のパーソナルサポートを、厄介な驚きなしに計算可能な固定価格で提供します。
これらは、ドキュメント管理システムでスキャナーを使用する必要がある15の理由にすぎません。上記のものに加えて、PaperOfficeはあなたにもっと多くの理由を提供します:ライフサイクル(保存期間)の管理、アクセスのロギング、不正アクセスと暗号化に対する保護、Outlook / Officeでの直感的な統合、ドキュメント(メタデータ)のインデックス作成、ワークフローソリューションなど。
あなたは私たちのサイトに行き、 "PaperOfficeができること"に行くことによって機能を見ることができます。
ドキュメントをスキャンしてDMSにアーカイブすることは、企業に大きな利点をもたらします。ドキュメントに関連するすべてのプロセスが最適化されます。データ保護とデータセキュリティは引き続き保証されています。
ペーパーレスオフィスは従業員を安心させます。検索の労力とコストを大幅に節約できます。また、管理プロセスの法的確実性が向上します。
多くの企業にとって、PaperOffice DMSはデジタル化への第一歩です。ドキュメントをスキャンしてデジタルでアーカイブすることで、オリジナルのデジタルコピー以上のものを作成できます。スキャンは、非構造化情報を構造化データに変換します。
このエラーは避けてください
大企業は長い間、アナログ文書の変換をフルタイムで扱うデジタル化担当者を任命してきましたが、中小企業は通常、特に適切な専門資格が必要なため、人材が不足しています。
しかし、これは一般的な間違いであり、多くのメーカーがこの無知を利用しているため、悪い投資につながります。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "スキャナーとドキュメント管理: 利点と用途":
ペーパーレスオフィスは誰に適していますか?
この質問に対する迅速かつ簡単な答えは、すべての企業にとってです。すべてのビジネス部門と規模は、中小企業や新興企業から大企業まで、ペーパーレスオフィスの恩恵を受けています。ただし、この変換は中小企業にとって特に価値があります。 処理労力とコストの削減により、さらなる成長促進に必要な予算が解放されます。
ペーパーレスオフィスにクラウドベースのDMSプロバイダを使用できますか?
いいえ。遅くとも2018年にGDPRが施行されて以来、誰もが口にしてきたもう1つの要因はデータ保護です。DMSソリューションとDMSソフトウェアは、機密性の高い個人データを含むことが多いドキュメントを処理、管理、保存するために使用されます。GDPRに違反した場合、立法者は高額の罰金を科せられます。
結論
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メリットは労力とコストを正当化する
デジタルで作業し、古い文書を新しい時代に持ち込むことは、将来信じられないほどの時間、お金、神経を節約するための最良の重要な投資です。
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あなたは知っている人が必要です
デジタル化のすべての利点を活用するために、独自の IT スペシャリストは必要ありません。
あなたが必要とするのは、彼の経験のおかげで、あなたが必要とするものを正確に実装できるあなたの側の適切なパートナーです。怖がらせを避け、実際にテストすることなく、プレゼンテーションを派手にPowerPointるのではなく、テストポジションを選択してください。 -
ハードウェアは通常すでに利用可能です
経験上、ほぼすべての事業、企業、企業は、その可能性を利用しない大型複写機を持っています。これらのデバイスはマススキャンが大好きで、ペーパークリップに耐性があり、スキャナへの投資なしでデジタルスタートの基礎となります。
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適切なDMSで予想よりも安い
あなたがメーカーの慈悲に容赦なくされているDMS / ECMシステムでコストトラップを避けてください。ドキュメントを教えたり、自分で設定したりするなど、独自の管理オプションに関しては、妥協しないでください。あなたが助けを必要とするならば、製造業者はあなたを助けて喜んでいるでしょう、しかし独立したままです。
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デジタルオートメーションは未来
手順は将来完全に同一になりますが、完全に自動化されます。
請求書が届きますか?ワークフローがトリガーされ、すべてが定義された方法で実行されます。
1000フォルダをすべて検索しますか?あなたはあなた自身のグーグルを持っているので、問題ありません!