PaperOfficeインサイダーニュースレター
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デジタルトランスフォーメーションによるコストの最小化


紙の文書のデジタル化またはデジタル変換は、会社の効率性と成功のための前提条件です。デジタル化の必要性は、今や誰にとっても重要な側面です。

プロのヒント

本稿では、まず、文書管理システムの定義を説明し、アナログ文書とデジタル文書のデジタル化に取り組むとともに、文書の作成、管理、エクスポート、チェックの際に、関連するビジネスプロセスで電子文書管理(DMS)を使用する利点を実証したいと思います。

ドキュメント管理の基本的な手法は、何十年にもわたって企業のドキュメント管理に使用され、長年にわたって進化してきましたが、ドキュメント管理システムの必要性とそのアプリケーションの利点はまだ過小評価されています。

調査によると、従業員は時間の最大30%を社内で必要な書類の検索に費やしています。その結果、従業員は平均して週に1日以上の労働日を失います。さらに悪化するのは、すべてのケースの70%で検索が失敗したためです。ドキュメントが再度作成され、同僚はドキュメントの現在のステータスを理解できなくなります。

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

しかし、標準は何ですか、顧客はDMSから何を期待できますか?

今回の記事では、電子データ管理(文書管理システム)を利用するメリットを紹介します。

これは、PaperOffice文書管理ソフトウェアを使用してポイントバイポイントで説明できます。

利点に入る前に、定義を説明しましょう。

文書管理システムとは

ドキュメント管理システム (DMS) は、組織内のドキュメントのフローを格納、管理、および制御するために使用されます。

これは、さまざまな業界の企業が、嘆願書、契約文書、草案、外部書簡、研究、専門家の意見など、重要な文書を毎日蓄積していることを意味します。これらは郵送だけでなく、多くの文書も電子メールで届きます。

紙のドキュメント、Windowsファイル、電子メールなどのすべての情報を、従業員が簡単かつ問題なくアクセスできるドキュメント管理システムの中央の場所に整理できます。

チームワークとドキュメント共有のためのユニークな機能と、世界的にユニークな革新的なプログラムインターフェイスが含まれています。

ドキュメント管理システムは、今日のビジネスによって生成される情報量が指数関数的に増加するにつれて、ビジネスにとってますます重要になっています。

文書管理システム(略してDMS)の導入は、文書に明確な構造をもたらし、情報の洪水に対処するのにも役立ちます。

DMSはまた、文書管理ソフトウェアの略であり、アナログからデジタルへの変換を含む文書、特にデジタル文書を管理することを意図しています。ペーパーオフィスDMSはそのようなソフトウェアです。

公共または経営管理におけるビジネスプロセスの一部である膨大な量の外部および内部文書の管理と制御は、課題となっています。これにより、管理を容易にするドキュメント管理ソフトウェアの導入が促進されます。

DMSの導入により、管理プロセスにおいて非常に重要な検索時間、処理、コスト削減が大幅に削減されます。

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

DMSの心臓部

高度な文書管理システムは、データベースにその「心臓部」を持ち、そこでは情報が簡単で制御された方法で見つけて取得できる方法で情報が格納されます。

データベースは、ローカルにセットアップすることも、 QNAP NAS や Synology NAS などの NAS システム上にセットアップすることもできます。しかし、構造化された方法で情報を格納することによって、私たちは方程式の一部しか持っていません。

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

システムを制御する「頭脳」はワークフローロジックであり、これにより、ドキュメントとプロセスの間に依存関係を作成し、この情報を柔軟で以前に定義されたフローにリンクすることができます。

このような洗練された「ワークフロー」の実装に不可欠なステップは、できるだけ多くのドキュメントがデジタル形式で利用可能であることです。

デジタル化と文書管理

ドキュメント管理システムについて話すとき、忘れてはなりません:プロセスの一部である情報のデジタル化のレベルが高いほど、達成できる制御と自動化のレベルは高くなります。デジタル化の利点に関する記事はすでに書いていますので、ここをクリックしてください。

最初のステップでは、どのドキュメントが当社のプロセスに属しているか、それらをドキュメント管理システムにどのように統合するか、どの情報を抽出してデータベース内のドキュメントとともに保存するかを決定します。情報が含まれたら、そのライフサイクル、他のプロセスとどのように相互作用するか、どのように統合できるかを定義します。

情報はさまざまなソースから取得されます

おそらく、さまざまなソースから、さまざまな形式で情報が届くでしょう。その一部はデジタル形式で、ファイルやデータベースに格納され、一部は印刷された文書の形式で保存されます。

pdf、docなどの形式のデジタルドキュメントで何をしますか?ここでのプロセスは非常に簡単です。

デジタル ドキュメントを PaperOffice インターフェイスにドラッグします。または、ドキュメントが受信された後にWindowsフォルダを簡単に監視することもできます。

先端

ところで、YouTubeには 「ディレクトリの監視とドキュメントの一括アーカイブ」というトピック に関するビデオがあり、このプロセスをわかりやすい方法で説明しています。

紙形式の文書は、統合されたスキャナのおかげで簡単にスキャンし、デジタル形式に変換することができます。

先端

「スキャナからの紙の文書の完全自動アーカイブ」というトピックでは、このプロセスをシンプルでわかりやすい方法で説明するビデオがYouTubeにも掲載されています。

光学式文字認識プログラム(OCR = 光学式文字認識)のおかげで、私たちはすでに重要な一歩を踏み出しました。スキャナーやその他のデジタル化デバイスを使用して、文書を画像に変換するだけでなく、そのコンテンツを電子的に「読み取る」こともできます。

純粋なOCRテキストがデータベースに含まれるだけでなく、PIAと呼ばれる人工知能(AI)のおかげで、自動化は手動または自動で指定できます。

これは、システムを使用して、どの文書領域を自動的に読み上げる必要があるかを認識して定義する方法です。請求書番号、日付、製品、金額などしたがって、私たちは文書管理システムに必要な情報をすべて持っています。

OCRによる情報のデジタル化により、さまざまなドキュメントをプロセスやワークフローの管理に簡単に統合できます。

コンテンツ

ワークフローとドキュメント管理

すでに述べたように、高度なドキュメント管理では、すべての情報をデジタルで構造化された形式でデータベースに含めることが不可欠です。だからあなたはグーグルのようにPaperOfficeに保存されたすべての文書を検索することができます。また、あなたの情報にアクセス、変更、削除/アーカイブできるユーザーのルールを設定することもできます。

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

しかし、私たちはさらに進んでビジネスプロセスを合理化したいと考えています。ドキュメント管理ソリューションの柱の 1 つは、ワークフロー エンジンです。これにより、ビジネスプロセスの各ステップを、関連するアクティビティと依存関係、および関連する部門とロールとともに指定できます。

また、プロセス全体で発生するアクティビティやイベントに応じてアクティブ化される自動通知を定義することもできます。

これらすべてにより、タスクの管理に費やす時間が最小限に抑えられるだけでなく、プロセスにおける忘却やエラーの可能性も最小限に抑えられます。

電子データ・アーカイブの付加価値とメリット

ドキュメント管理システムを実装することの最も重要な利点のいくつかを次に示します。

  • 可用性: すべてのドキュメントとそのバージョン、更新、メモ、保存された連絡先、ドキュメントデータを中央データベースに保存および管理することにより、すべての情報が徐々に中央ナレッジデータベースを形成します。

    この関連するすべての企業ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う機能により、メリットのリストの一番上になります。

  • アクセス許可: ドキュメントにアクセスできるユーザー、タイミング、およびドキュメントに対して実行できるアクティビティを制御します。

    フォルダとドキュメント、リリースレベルと権限、グループと部門の設定により、機密ドキュメントへのアクセスが透過的で安全になります。

  • セキュリティは、アクセス制御だけでなく、新しい技術やデータベースの導入に伴う保管とセキュリティにおいても行われます。

    まず第一に、PaperOffice DMSは、現在利用可能な最高のセキュリティ基準の1つであるAES-1024bitに従って、セキュリティのために保存されたすべてのドキュメントを暗号化します。

    読み取り可能なドキュメントへの変換は、PaperOfficeが定期的にファイル形式を更新するため、現在の任意の形式でも可能です。

  • 検索性と時間の節約: 以前は紙で書かれていたすべてのドキュメントがデジタルで利用可能になり、電子メールもデータベースに一元的に保存されます。同時に、日付と時刻、バージョン番号、キーワードが保存され、検索する人が文書の内容を初歩的にしか知らない場合でも、PaperOffice検索エンジンは文書を検索するために使用できます。

    PaperOffice DMSに保存されているものはすべてOCRテキスト認識され、ビジネス辞書で最適化され、キーワード検索用のSQLデータベースで完璧なキーワード検索のためにインデックスが付けられています。

    ドキュメントの検索時間と、ドキュメントの管理と保存のコストを節約します。

  • 文書の複製、コピー、データ記録などの冗長性の削減。
  • 管理タスクの俊敏性と自動化により、 制御された環境でドキュメントとビジネス・プロセスを統合できるワークフローと、明確に定義および監視されたアクティビティが可能になります。
  • 社内外の顧客満足度の向上というポジティブな「副作用」を忘れてはなりません。ドキュメント管理システムを使用すると、より迅速かつ確実に対応できるため、顧客の希望によりよく対応できます。

    顧客満足度の向上は、売上と会社の評判の両面で、非常に迅速で、そして何よりも持続的に顕著です。

  • 文書管理システムを介して文書を保存する際の最も重要な側面の1つは、 法的規制またはGoBDの仕様への準拠です。

    略語GoBDは、「電子形式での書籍、記録および文書の適切な管理および保管およびデータアクセスのための原則」の略です。

    特に、監査に強い、高度に暗号化されたドキュメントを中央のSQLデータベースに直接保存するため、 PaperOfficeはドキュメント標準と法的ガイドライン、 または世界最高水準のドイツ標準GOBDのすべての要件を満たしています。

    バージョン管理という用語は、ドキュメント管理システム (DMS) 内の外来語ではありません。GoBD 準拠のバージョン管理と監査防止バージョン管理を備えたドキュメント管理システムを使用する必要性は、これまで以上に明確になっています。

    ペーパーオフィスはすべての法的要件を超えています

    PaperOffice DMSの開発はGoBDに準拠しているため、ルールを破る心配もなくソフトウェアを使用できます。たとえば、誰かがドキュメントを変更するたびに、そのドキュメントの新しいバージョンが作成されます。このようにして、ドキュメントがどの時点でどのコンテンツを持っていたかを追跡できます。

    ところで、 YouTubeには、Synology NAS セットアップMariaDB 10とドキュメント管理システムPaperOffice のビデオがあり、このプロセスを分かりやすい方法で説明しています。

    どちらの場合も、最悪のシナリオでも、アーカイブされたデータベースが短期間で復元され、保持期間が常に守られることが保証されます。

このエラーは避けてください

大企業は長い間、アナログ文書の変換をフルタイムで扱うデジタル化担当者を任命してきましたが、中小企業は通常、特に適切な専門資格が必要なため、人材が不足しています。
しかし、これは一般的な間違いであり、多くのメーカーがこの無知を利用しているため、悪い投資につながります。

中間結論

ITスペシャリストや訓練を受けた司書は必要ありません!

本当に必要なのは

  • 適切なソフトウェア
  • 信頼できるITパートナー
  • 対応するハードウェア
ハードウェアが既に存在し、以前よりも多くの可能性を秘めており、すぐに使用できる場合があります。

先端

ところで、「デジタル請求書処理」というテーマに関する特別な記事があり、デジタル化またはデジタル請求書処理の利点について報告されています。

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "電子データ管理の決定的な利点":

DMSにはどのスキャナを使用しますか?

製本されたドキュメントをスキャンするには、少なくとも300dpiの枚葉スキャナをお勧めします。スキャナーは、スキャンからフォドラーへの変換機能とオプションの WIA/TWAIN ドライバーを必要としていました。私たちは富士通のScansnapで良い経験をしましたが、それは非常に確実に動作します。

ドキュメントをアーカイブする最善の方法は何ですか?

紙の文書は、通常、PDF/A形式でスキャンしてから、DMS文書管理ソフトウェアに保存するか、ソフトウェアがこれをサポートしたり、監視などによって自動化したりする場合は、直接保存する必要があります。

原本を捨てることはできますか?

定期的なアップデートを取得し、データバックアップ戦略を持っているまともなソフトウェアを使用している場合、答えは重要でないドキュメントの場合はYESです。法的にオリジナルを必要とする可能性のあるものはすべて、オリジナルに保持する必要があります。たとえば、PaperOffice DMS には、元の保存場所をドキュメントのプロパティに格納するオプションがあります。

結論

見返りのある投資

ドキュメント管理という用語には、当初想像していたよりもはるかに多くのものが含まれています。社内に文書管理システムを導入することは、会社の効率性と成功のための前提条件となっています。デジタル化の必要性は、今や誰にとっても重要な側面です。

電子データ管理の利点の上記のリストは決して完全ではありませんが、アプリケーションの分野に応じて、あなた自身の創造性とプロフェッショナリズムを制限するだけです!アナログアーカイブのデジタル化がこれらの観点から考慮され、反対計算がなされた場合、その努力は価値があり、例えば、新しい、より近代的でより高速な機械への投資がどのように考慮されるべきかが明らかになる。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション

「このような大規模なコミュニティでドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。
PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向の技術への投資も可能になりました。私たちはデジタル不動産管理のパイオニアです。

アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー