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ペーパーオフィスDMSによるワークフローの最適化


アレクサンダー・スターク、メノナイト同胞団ビーレフェルトeの最高財務責任者V.

プロのヒント

産業
教会

地域
ビーレフェルト, ドイツ

部門
財務・会計

課題

メノナイト同胞団ビーレフェルト・e・V.(ヒーペン/オルデントルップ/シルデッシェ)は、プロテスタントの自由教会であり、そのルーツははるか昔にさかのぼります。このビーレフェルト・メノナイト同胞団は、16世紀の宗教改革運動の間にチューリッヒで設立されました。今日のメノナイト同胞団ビーレフェルト・e・V.(Heepen / Oldentrup / Schildesche)には、1000人以上のコミュニティメンバーが含まれています。

PaperOffice DMSは、特に文書のアーカイブ、ワークフローの割り当て、ホームオフィスでの会計において、ボランティアメンバーを支援するために自治体によって使用されています。

開始位置

メノナイト同胞団ビーレフェルトeを含む協会で。V.、メンバーによって自発的に実行される非常に広範な管理タスクがあります。

これは、1000人以上のメンバーのアカウント 管理 と、自治体のさまざまな建設プロジェクトの アカウントの監査 、または入ってくる寄付の処理の両方に影響します。

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

既存の問題

PaperOffice DMSが使われるまでは、選抜されたメンバーに様々な管理業務を任され、どのような時間枠でどのように作業を行うかは、各メンバー自身に大きく委ねられていました。

デジタルネットワークと包括的なソフトウェアは使用されていませんでした。代わりに、チェックする必要がある商人の請求書は、手動でチェックするために家に持ち帰られました。また、誰も時間がなく、その後、法案は最初にテーブルに残されました。

デジタル化の過程で、コミュニティは現在、電子メールを介して無数の文書、電子メール、その他の懸念に直面しています。しかし、この大量の電子メールを手動で管理することはほとんどありません。

その結果、 処理時間が長引く ことと、必要な文書 の処理、取得、転送の非効率性 が生じました。したがって、自治体は デジタル文書管理を探しに行きました。

その結果、委託された企業への未払い金額の移転が繰り返し遅れました。リマインダーは追加料金で発行され、付与された割引は使用できませんでした。その結果、コミュニティの評判が損なわれたことは理解できます。

アレクサンダー・スターク、メノナイト同胞団ビーレフェルトeの最高財務責任者V.はこの問題の解決策を探しており、以前はほぼ類似していた自治体のすべての行政業務をデジタル化することも検討 されました。

コンテンツ

メノナイト同胞団がペーパーオフィスDMSを選んだ理由

Staruk氏はまず、ドキュメント管理に関するさまざまなソフトウェアオファーを検討し、最終的にPaperOffice DMSを6ヶ月間テストすることに決めました。

PaperOffice DMSは、Staruk氏が探していた 要件 を正確に提供します。これには以下が含まれます。

  • 可用性: これらすべての関連ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う機能。

    管理タスクを持つすべてのメンバーが自宅からもアクセスできる内部中央ストレージ。データは、サードパーティのクラウドやシングルユーザーのコンピューターに保存しないでください。

  • 解決策: Synology は、アソシエーションとそのメンバーに関連するすべてのデータが PaperOffice DMS を使用して保存される、ネットワーク接続ストレージである NAS をコミュニティ センターにセットアップしました。

    アレクサンダー・スターク氏は、コミュニティをデジタル化する方法がないことに早くから気づいていました。

    「私たちは仕事を前進させたばかりで、今、私たちは前向きなスタートを切っています。

  • 管理タスクの俊敏性と自動化:ソフトウェアは、タスクをネットワーク経由で配布し、各クラブ会員がタスクを処理できるようにする必要があります。
  • 解決策: PaperOffice DMSには、複雑なプロセスの割り当てと処理、およびドキュメント情報とタスクの効率的な制御を可能にする包括的なワークフロー機能があります。

    デジタルユーザー認証とパスワード確認が含まれています。

    同時に、関係するすべてのメンバーに 処理状況が通知されます。 バージョンストレージ を使用すると、どの処理ステップがいつ、誰によって実行されたかを追跡することができます。

  • 検索可能性と時間の節約:アナログ文書をデジタル化し、必要に応じて簡単に取得できるようにするためのより簡単な方法が模索されました。
  • 解決策: これは、PaperOffice DMSの中核セグメントであり、アナログ文書のデジタル化です。必要なのは、コンピュータとPaperOffice DMSへのインターフェースを備えたスキャナだけです。ドキュメントはスキャンされるだけではありません。必要に応じて、統合されたOCRソフトウェアによって編集可能なテキストに変換され、自動的に正しく保存されます。

    人工知能PIAによって設定されたキーワードインデックスは、ユーザーがドキュメントについてほとんど何も知らない場合でも、すべてのドキュメントが内部検索エンジンを介して検索されることを保証します。

  • 実用的で理解しやすい: ソフトウェアは、できるだけ少ないトレーニングを必要とし、同時に将来に備える必要があります。
  • 解決策: PaperOffice DMSの使用は、無料のトレーニングビデオとチュートリアルを使用して学ぶことができます。

    外部の高価な「コンサルタント」は現場になく、誰もトレーニングのためにどこにでも旅行する必要はありません。誰もが必要に応じてメニューナビゲーションを自分で学習するための時間枠を定義することができ、将来的には、PaperOffice DMSはそのモジュラー構造のおかげでうまく位置付けられています。

PaperOffice DMSは、必要なすべての基準を満たしていました。

メノナイト同胞団がペーパーオフィスDMSを選んだ理由

Staruk氏はまず、ドキュメント管理に関するさまざまなソフトウェアオファーを検討し、最終的にPaperOffice DMSを6ヶ月間テストすることに決めました。

PaperOffice DMSは、Staruk氏が探していた 要件 を正確に提供します。これには以下が含まれます。

  • 可用性: これらすべての関連ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う機能。

    管理タスクを持つすべてのメンバーが自宅からもアクセスできる内部中央ストレージ。データは、サードパーティのクラウドやシングルユーザーのコンピューターに保存しないでください。

  • 解決策: Synology は、アソシエーションとそのメンバーに関連するすべてのデータが PaperOffice DMS を使用して保存される、ネットワーク接続ストレージである NAS をコミュニティ センターにセットアップしました。

    アレクサンダー・スターク氏は、コミュニティをデジタル化する方法がないことに早くから気づいていました。

    「私たちは仕事を前進させたばかりで、今、私たちは前向きなスタートを切っています。

  • 管理タスクの俊敏性と自動化:ソフトウェアは、タスクをネットワーク経由で配布し、各クラブ会員がタスクを処理できるようにする必要があります。
  • 解決策: PaperOffice DMSには、複雑なプロセスの割り当てと処理、およびドキュメント情報とタスクの効率的な制御を可能にする包括的なワークフロー機能があります。

    デジタルユーザー認証とパスワード確認が含まれています。

    同時に、関係するすべてのメンバーに 処理状況が通知されます。 バージョンストレージ を使用すると、どの処理ステップがいつ、誰によって実行されたかを追跡することができます。

  • 検索可能性と時間の節約:アナログ文書をデジタル化し、必要に応じて簡単に取得できるようにするためのより簡単な方法が模索されました。
  • 解決策: これは、PaperOffice DMSの中核セグメントであり、アナログ文書のデジタル化です。必要なのは、コンピュータとPaperOffice DMSへのインターフェースを備えたスキャナだけです。ドキュメントはスキャンされるだけではありません。必要に応じて、統合されたOCRソフトウェアによって編集可能なテキストに変換され、自動的に正しく保存されます。

    人工知能PIAによって設定されたキーワードインデックスは、ユーザーがドキュメントについてほとんど何も知らない場合でも、すべてのドキュメントが内部検索エンジンを介して検索されることを保証します。

  • 実用的で理解しやすい: ソフトウェアは、できるだけ少ないトレーニングを必要とし、同時に将来に備える必要があります。
  • 解決策: PaperOffice DMSの使用は、無料のトレーニングビデオとチュートリアルを使用して学ぶことができます。

    外部の高価な「コンサルタント」は現場になく、誰もトレーニングのためにどこにでも旅行する必要はありません。誰もが必要に応じてメニューナビゲーションを自分で学習するための時間枠を定義することができ、将来的には、PaperOffice DMSはそのモジュラー構造のおかげでうまく位置付けられています。

PaperOffice DMSは、必要なすべての基準を満たしていました。

6ヶ月の試験段階の後、メノナイト同胞団ビーレフェルトe.V. 私たちのPaperOfficeのDMSと彼女は彼女の教会の他の会衆にソフトウェアを推薦するほど満足しています。

FAQs

最後に、私たちは主題に関するいくつかの頻繁に尋ねられる質問に答えます "メノナイト
ビーレフェルト兄弟教会":

将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?

デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。

最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。

PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。

教会としての私たちにとって、ソフトウェアが理解しやすく、包括的であることは非常に重要です。

あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?

私たちは教会の兄弟たちにPaperOfficeをお勧めします。しかし、デジタル化と自動化を希望する他のすべてのコミュニティや企業にも。

PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?

私たちはすべてに非常に満足しています。

結論

PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。

ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、長期間にわたって見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。

「PaperOfficeを選んだのはうれしいです。最終的に最適なシステムを手に入れたので、自分たちで管理できるだけでなく、他のメーカーが請求するもののほんの一部でも管理できます。

それが私たちの顧客の言うことです

ケーススタディ

ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション

「このような大規模なコミュニティでドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。
PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向の技術への投資も可能になりました。私たちはデジタル不動産管理のパイオニアです。

アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー