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文書管理システムは、企業のデジタル化とデジタルビジネスプロセスの実現の基礎です。これらは、あなたの会社の効率と成功、そしてペーパーレスオフィスに大きく貢献します。すべてのアナログソースがデジタルプロセスに統合されれば、同社のコアビジネスの効率が向上します。
プロのヒント
社内の紙の消費量を削減したり、データをデジタル化したり、オフィスでペーパーレス化する方法を学んだりしますか?この記事では、ペーパーレスオフィスを実現するために非常に役立ついくつかの手順を選択しました。ペーパーレスオフィスのアプローチは、ますますメディア報道の焦点となっていますが、実際にはほとんど使用されていません - 特に中小企業ではそうではありません。時間とお金だけの問題ではありません。
しかし、ほんの少しの対策で、紙の消費量を大幅に削減することができます。中小企業は、フラットな階層と柔軟な構造の恩恵を受けます。
今回の記事では、ペーパーレスオフィス、いわゆる「デジタルオフィス」の話題を詳しく見ていきます。移行が想像よりもはるかに簡単であることを示します。また、企業組織のためのヒントを受け取るでしょう、私たちはあなたにペーパーレス作業の利点を教え、成功した実装の効果を説明します。
テクノロジーがスマートフォンを通じて世界とつながるように私たちを駆り立てている今、私たちが日々の活動の多くで紙を使用することはあまり意味がありません。
今日、私たちはデジタルコンテンツ(音楽、写真、テレビシリーズ)を扱うことに慣れていますが、文書のデジタル化はまだ仕事やビジネス環境では普及していません。今日、ほとんどすべての企業がコンピュータやモバイルデバイスにアクセスできるのに、なぜ私たちはオフィスを紙で満たし続けるのでしょうか?
紙を使い続ける主な理由は、変化とデジタル化への対処という課題にあります。多くの人々は、作業するドキュメントの物理的なコピーを保持することを好みます。
ただし、従業員がオフィスや組織全体で使用される紙の使用量を排除または少なくとも削減し始めると、データをデジタル化し、ペーパーレス化してコストを削減し、プロセスを改善することで生産性が向上します。
ペーパーレスオフィスは、ますます多くの企業が確実に達成しようとしている目標であり、コスト削減や企業の二酸化炭素排出量の削減以外にも多くの利点を提供します。
文書に合計2時間を費やした従業員は、年間平均10,000枚の紙を使用していると推定されています(連邦環境庁のデータ)。このため、情報へのアクセス、管理、ローカリゼーションの両方を向上させるソリューションとツールを使用することが重要です。しかし、ビジネスプロセスの変化には時間がかかり、企業文化の段階的な変化が必要です。
ビジネスペーパーの消費削減による環境へのプラスの影響に加えて、文書や企業データのデジタル化は他の多くの利点を提供します。
ペーパーレスオフィスの主な利点は次のとおりです。
ペーパーレスオフィスへの切り替えにより、貴社のデジタルトランスフォーメーションに向けた一歩を踏み出すことができます。
ワークフローソリューションのおかげで、ビジネスプロセスをさらに簡素化し、加速させることができるからです。彼らは多くの複雑なルーチンワークを引き継ぐことによって店員を安心させます。遵守する必要がある法的要件は、ワークフローに直接統合されます。
文書をデジタル化すると、いつでも、どこでも、どのデバイスでも文書にアクセスできます。これは、複数の支店があり、従業員がホームオフィスから仕事をしたい/しなければならない、または承認を発行しなければならない場合に特に重要です。
ドキュメントのデジタル化は、紙をそれほど多く購入できなくなっただけでなく、プリンタのメンテナンスやインクやスペアパーツの購入を節約できるため、会社のコスト削減に直接影響します。
もちろん、これにより、ファイル、フォルダ、棚、ファイリングキャビネットなどのストレージコストも削減されます。紙の文書を保存するための貴重なスペースはもはや無駄になりません。
要するに、デジタルデータを使用するとすぐに、従業員はオフィスではるかに効率的に作業し、得られた貴重な時間を賢明でターゲットを絞った方法で会社に投資するということです。
デジタル化によるストレージスペースの 大幅な 削減および/または紙の消費量の削減は、 より清潔 で 整頓された オフィスにつながります。
データベース・ストレージ・システムでソフトウェアを使用することによる情報セキュリティの向上デジタルに保存された情報のセキュリティは、紙にアーカイブされたドキュメントのセキュリティよりもはるかに優れています。
手動ワークフローから自動化ワークフローへの変換により、ビジネスプロセスは標準化され、コストが削減されます。たとえば、ワークフローを最適化すると、収集が迅速化され、取得コストが削減されます。
請求書の支払いはもはや忘れられず、割引は良い時期に差し引くことができます。
社内のデジタル化により、顧客関係はより深みと量になります。つまり、ビッグデータ、内部プロセスの一貫したリンク、数秒以内の反応時間、多数の顧客とのパーソナライズされた接触、正確で非常に需要指向の要件計画の助けを借りて、ビジネストランザクションにおける包括的なデータ収集が会社を前進させることを意味します。
デジタル化は、特に顧客サービスにおいて、会社のあらゆる分野で増加しています。どの企業にとっても、この可能性を過小評価するのは間違いです。競争に遅れをとったくなく、競争に先んじて急ぎたくない場合は、この分野でデジタル化に対処することが不可欠です。顧客と特定のニーズや要望について、これほど機敏かつ個別にコミュニケーションをとることは、かつてないほど可能になりました。
適切なドキュメント管理ソフトウェアを使用してドキュメントをデジタル化することを選択した企業は、次のような大きなメリットを享受できます。
特にデジタル化のプロジェクトでは、多くの企業がそのようなプロジェクトが底なしの穴に発展することを恐れているため、しばしば大きな消極的な態度で迎えられます。この最も一般的な理由は、企業自体 の知識の欠如 と、機能しないソフトウェアを提供する無能なソフトウェアメーカーへのさらなる信頼です。多くのソフトウェアメーカーは無知を利用しています。
この時点で、PaperOfficeはデジタル化の実装であなたを助けて幸せになります。ドキュメント管理と自動化の分野で20年の経験のおかげで、PaperOfficeは実践から実用的な提案をもたらし、完全な実装を通じてあなたに同行することができます。
ITスペシャリストも、訓練を受けた司書も必要ありません!
本当に必要なのは
ハードウェアが既に存在し、以前よりも多くの可能性を秘めており、すぐに使用できる場合があります。
先端
ところで、「紙文書のデジタル化:10の最も重要な利点」というトピックに関する特別な記事があり、一般的なデジタル化の利点について報告されています。
オフィスでの紙の消費量を削減し、デジタル化するために従う必要がある5つのステップをリストアップしました。
ペーパーレスオフィスでの展開をうまく計画してください。社内のプロセスを分析するのに十分な時間を取ってください。紙の形で入手できたり、保管したりしなければならないものは何ですか?デジタル形式で十分である文書はどれですか? ドキュメントと情報は異なるソースから取得されます ほとんどの場合、さまざまなソースと異なる形式で提供される情報に出くわします。その一部はデジタル形式で、ファイルやデータベースに格納され、一部は印刷された文書の形式で保存されます。
以前のすべての文書をスキャンしてデジタル化したり、特定の日付までにペーパーレスのオフィス/システムに移行したり、デジタルデータを使用して将来も効率的に作業を続けることができます。多機能プリンタ/スキャナを使用して、大量のドキュメントのスキャンとディレクトリ監視、または一括アーカイブを行います。
最初のオプションは、より多くの時間とリソースを必要とします。理想的には、あなたとあなたのチームは、電子ファイルを整理し、将来のすべての文書がデジタル化されるように、連続スキャンプロセスを段階的に設定する方法を決定します。
ペーパーレスオフィスプロジェクトの時間と人員計画
4分の1または90日は、ペーパーレスオフィスへの移行に必要なアクションを実装するための合理的な時間枠です。
また、スムーズな移行を可能にする期間でもあります。従業員がある日から次の日への変更を強制するクイックフィックスソリューションは、通常、短命です。このようにして、運用を中断させないことも可能です。
基本的に、PaperOffice DMSでペーパーレスオフィスに切り替える場合、数人で構成するプロジェクトチームは必要ありません。
多くの中小企業では、これらを実際の業務から差し引くことは可能でも望ましくもありません。しかし、理にかなっているのは、指令を発行する権限を持つ少なくとも1人の人物をCDO、最高デジタル責任者にすることです。あなたがアメリカの略語にあまり熱心でない場合は、ペーパーレスオフィスのプロジェクトマネージャーとして彼または彼女を任命することができます。
関係者がペーパーオフィスDMSを熟知しておくことが重要です。
ソフトウェアの構造が明確に構造化されており、あらゆる面に関する広範でわかりやすいチュートリアルとビデオがあるため、これはITの学位も外部トレーニングも必要としないものです。また、第1の変換対策に伴う「実践による学習」として行うことができる。
意図した 90 日間をより短い期間に分割することは、移行の各フェーズに集中し、関連するプロセスを反映できるようにすることを目的としています。さらに、切り替えの成功をより簡単に文書化できます。従業員は対策をよりよく理解し、圧倒されることはありません。同時に、目標は内部的に伝達されなければならず、それは精神的な変化と一致しています。これがどれほど重要であるかは、すでに序文で説明されています。
90 日間をそれぞれ 30 日間の 3 つのセクションに分割することは理にかなっています。
最初の30日間 は、アナログからデジタルに変換されるすべてのプロセスを分析するために使用されます。
次の 30 日間で、 PaperOffice DMS と必要なハードウェアが導入されますが、最初はトレーニング目的と、それに伴う進行中のプロセスのみ (発生した場合) のためだけに導入されます。
過去30日間は、アナログからデジタルへのプロセス移行に取り組まれており、従業員からの質問は間違いなく生じています。どちらか一方の誤った操作も可能ですが、これはPaperOffice DMSの階層構造のおかげでいつでも修正できます。
過去30日間、したがって90日間の終わりには、完全に統合されたドキュメント管理システムがあり、この時点ですでに節約と利点がどれほど大きく、将来どれほど大きくなるかを分析できます。
最初の30日間は、これまで紙が主役を演じてきたプロセスを調べることに焦点が当てられています。これを行うには、社内の外部および内部コミュニケーションのインターフェースを認識し、そこにある可能性のあるライフサイクルに従う必要があります。
次に決定すべきことは、電子フォームの場合、印刷された紙への移行がいつ、どこで起こるか、そして紙からアーカイブ、または単にゴミ箱への道です。
これからもデジタルで文書をデザインする
今後は、会議、議事録、受信メール、送信請求書、メモをPaperOfficeで直接作成することができます。タスクとワークフローもデジタルで実装されます。
請求書をデジタル化し、徐々にペーパーレス会計を実施
請求書の発行自体もペーパーレスオフィスの一部ですが、この文脈で見られるだけではありません。デジタル化と適切な処理は問題であり、適切に計画され、実装されなければなりません。
請求書をデジタルで管理し、デジタル簿記を作成する人は誰でも、節約の可能性を認識し、一般的な会計プロセスをより効率的にすることができます。
データストレージ
物理ファイルがデジタルファイルになることをすでに決定している場合、差し迫った問題は、それらのデジタルファイルをどこに保存するかです。それらをローカルのデータベースに保存するか、外部NASデバイスに保存するか。
ペーパーレスオフィスに切り替えるときは、最も重要な側面の1つを軽視しないでください。ローカルデータストレージとNASデバイスの使用。
または、データストレージやデータベースを会社にまったく持ちたくないですか?しかし、火災、強盗などを避けるために、クラウドソリューションを使用することは、法的な理由から問題外です。 それから、もちろん、あなただけに割り当てられている専用サーバー上のデータベースを使用するという解決策は、非常に良い解決策です。
選択は 大きいです。
実際には、解決策の検索も最初の30日間のセクションに属します。PaperOffice DMSドキュメント管理とNASハードウェアを企業ネットワークに統合することで、紙からデジタルへの移行を実装するためのすべてのソリューションが利用できます。
社内のコンピュータにソフトウェアがインストールされ、階層レベルが割り当てられ、NASサーバがセットアップおよびネットワーク化されたら、ソフトウェアのトレーニングが行われます。
外部のコンサルタント(通常は「高価な」と同義語)は必要ありません。PaperOfficeの従業員は、必要に応じてもちろん利用可能です。世界中でPaperOffice DMSと協力している100万社以上の企業は、これまでのところ、詳細なチュートリアルやビデオ、またはPaperOffice DMSに関する質問に関する電話アドバイスで非常にうまくいっています。
ほとんどのプロセスは一目瞭然で、非常によくレイアウトされたヘルプメニューが伴います。ところで、30日間に固執することについて頑固である必要はありません。アナログからデジタルへの切り替えに関わるすべての人がうまくいくという意見があれば、必要に応じてプロセスを短縮することができます。
フォルダ構造
切り替え後に簡単に自分自身を見つけることができるように、意味のあるフォルダ構造が重要です。既存の「実際の」フォルダ構造に従ってデジタルフォルダ構造を簡単に整理できます。
自動化に頼る
インテリジェントなAI認識により、ドキュメント内の重要なドキュメントデータを認識し、抽出してドキュメントのキーワード化に使用できます。これにより、時間とコストを節約できます。
過去 30 日間 (またはそれ以下) が開始し、従業員は教育およびトレーニング フェーズを終了します。電子メールは印刷されなくなり、保存されます。
ワークフローとスタンプの使用
ドキュメントや電子メールは、PaperOffice DMSのワークフロー機能を介していつでも他の従業員がアクセス、編集、および利用できるようにすることができます。配達物や手紙の受取書類は、スキャナーや携帯電話のカムでデジタル化され、PaperOfficeのOCRソフトウェアを使ってテキスト文書に変換されます。
スタンプ機能により、さまざまなワークフローをトリガし、さらにアクションを実行することができます。動的変数をスタンプに追加することができ、使用時に電子メール通知も自動的に送信されます。
バックアップすることを忘れないでください
バックアップ機能を持つ中央ストレージは 1 つだけです。どの従業員が自分のコンピュータに保存されている特定のドキュメントを持っているのか、また休暇中であり利用できないためにそのドキュメントにアクセスする方法について、疑問は二度と生じません。
米軍でも使用されているデータ暗号化方式。ランサムウェアを持つハッカーの現在人気があり収益性の高いゲームは、PaperOfficeから跳ね返ります。
一貫性を保つ: 何年もリハーサルされてきたプロセスは、当面は新しいものであるため、始まりは常に困難です。古いパターンに陥らないでください。
一貫性を保ち、ペーパーレスオフィスを体験してください。
先端
ペーパーレス化とダウンロード可能なドキュメントとしてのビジネスのデジタル化のための究極の5ステップガイドを作成し、各5つのステップとそれにかかる時間を詳述しました。
適切なソフトウェアがあれば、ペーパーレスオフィスは余分な作業がないことを意味します!
本当に必要なのはソフトウェアだけです
そして、このよくある間違いを避けてください
いずれにせよ、あなたのソフトウェアの選択は、制御不能なコストの罠に足を踏み入れないように、そして製造業者に依存しないように、自動記録(ディレクトリ監視など)と文書の教育を自分で実行できるDMSにかかっていることを確認してください!
多くの企業にとって、近代的で効率的なペーパーレスオフィスは一夜にして達成されるものではありませんが、ユートピアでもありません。最終的に文書のデジタル化を達成するには、紙の削減ポリシーを確立し、不要になったものをすべて取り除くソリューションを見つける必要があります。
PaperOfficeのドキュメント管理ソフトウェアは、ドキュメント をデジタル化し、ペーパーレスオフィスを実装するのに役立ちます。DMSソリューションは、一貫したインフラストラクチャを提供する完全なソリューションです。
その結果、ビジネスプロセスは透過的にマッピングされ、ワークフローはデジタルで実行され、すべての重要な情報を簡単に表示できます。
DMSソリューションのおかげで、デジタルドキュメントやコンテンツを監査証明された方法で処理および保存することもでき、たとえば、会社や税務調査中のトラブルを軽減できます。
ペーパーレスオフィスが実際に機能するように、 私たちはあなたのための9つのヒント をまとめました!
要するに、契約書、領収書、納品書、請求書の受信など、社内のさまざまな文書をデジタル化することです。また、過去の論文だけでなく、未来の論文も問われます。
コミュニケーションは、ペーパーレスオフィスの関連パートナーでもあります。あなたは法的に心配する必要はありません、ただいくつかの「微妙なこと」に注意を払うだけです。フォルダ構造やPDF形式を含む特定の文書は、自己支持アーカイブとして税務コンサルタントや同僚に簡単に引き渡すことができます - それは数回のマウスクリックで完了します。
DMSはドキュメント管理システムの略で、アナログからデジタルへの変換を含むドキュメント、特にデジタルドキュメントを管理することを目的としています。ペーパーオフィスDMSはそのようなシステムです。その機能の範囲は、直感的に設計されたメニューナビゲーションと同じくらい顕著で、わずかなトレーニングしか必要としません。現場で高価なコンサルタントは必要ありません。PaperOffice DMSのよく説明されたビデオチュートリアルは、これを無料で同じように、はるかに安価に行うことができます。
スキャン、OCR、自動キーワードによるアーカイブ、AI制御ドキュメントのマージ、統合された検索エンジン、ワークフロー機能、1024Mbitによる暗号化、MS Officeへの直接統合、ランサムウェアに対する保護、自動テンプレート作成、スタンプ機能、タスクとメモの管理。
これらはPaperOffice DMSの最も重要な機能のいくつかであり、私が言ったように、あなたもあなたの従業員もIT学位を修了する必要はありません。
2 適切なDMSソフトウェアはありません。すべてのDMSには正当性があり、最終的には製品が目的に合わなければなりません。
3.それがあなた自身のサーバー、ベルリン(ドイツ)またはNASの Strato AG のデータセンターにあるPaperOffice専用サーバーであるかどうか - a)専用ベースで使用されておらず、b)安全な国にないサードパーティのクラウドストレージにあなたの決して文書を保存しないでくださいc)ワンクリックでエクスポートすることはできません先端
アドバイスに従い、社内の安全なドキュメントストレージにNASを使用する場合 - PaperOfficeはこれに最適なだけでなく、世界最大のNASメーカーにとって唯一の公式DMSでもあります - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
終了時には、よくある質問についても回答します。 "ペーパーレスオフィス:これが企業におけるデジタル化の成功の仕方です":
この質問に対する迅速かつ簡単な答えは、すべての企業にとってです。すべてのビジネス部門と規模は、中小企業や新興企業から大企業まで、ペーパーレスオフィスの恩恵を受けています。ただし、この変換は中小企業にとって特に価値があります。 処理労力とコストの削減により、さらなる成長促進に必要な予算が解放されます。
いいえ。遅くとも2018年にGDPRが施行されて以来、誰もが口にしてきたもう1つの要因はデータ保護です。DMSソリューションとDMSソフトウェアは、機密性の高い個人データを含むことが多いドキュメントを処理、管理、保存するために使用されます。GDPRに違反した場合、立法者は高額の罰金を科せられます。
デジタルで作業し、古い文書を新しい時代に持ち込むことは、将来信じられないほどの時間、お金、神経を節約するための最良の重要な投資です。
デジタル化のすべての利点を活用するために、独自の IT スペシャリストは必要ありません。
あなたが必要とするのは、彼の経験のおかげで、あなたが必要とするものを正確に実装できるあなたの側の適切なパートナーです。怖がらせを避け、実際にテストすることなく、プレゼンテーションを派手にPowerPointるのではなく、テストポジションを選択してください。
経験上、ほぼすべての事業、企業、企業は、その可能性を利用しない大型複写機を持っています。これらのデバイスはマススキャンが大好きで、ペーパークリップに耐性があり、スキャナへの投資なしでデジタルスタートの基礎となります。
あなたがメーカーの慈悲に容赦なくされているDMS / ECMシステムでコストトラップを避けてください。ドキュメントを教えたり、自分で設定したりするなど、独自の管理オプションに関しては、妥協しないでください。あなたが助けを必要とするならば、製造業者はあなたを助けて喜んでいるでしょう、しかし独立したままです。
手順は将来完全に同一になりますが、完全に自動化されます。
請求書が届きますか?ワークフローがトリガーされ、すべてが定義された方法で実行されます。
1000フォルダをすべて検索しますか?あなたはあなた自身のグーグルを持っているので、問題ありません!
