紙の文書をデジタル化する10の最も重要な利点
これはまさにあなたがそれを正しく行うことが保証されている方法です!
この記事では、デジタル化の最も重要な利点を説明し、関数をリストし、実装を成功させることの影響について説明します。
この記事では、デジタル化の最も重要な利点を説明し、関数をリストし、実装を成功させることの影響について説明します。
デジタル化 = 効率性と成功
紙の文書のデジタル化またはデジタル変換は、会社の効率性と成功のための前提条件です。デジタル化の必要性は、今や誰にとっても重要な側面です。
プロのヒント
この記事では、デジタル化の最も重要な利点を説明し、関数をリストし、実装を成功させることの影響について説明します。全世界がますます「デジタル」になるにつれて、ますます多くの企業、特に中小企業が、始めるために「プッシュ」を必要としています。なぜなら、多くの人がすでに、その話題に身を捧げたり、それに対処したりするという単なる考えに怯えているからです。
Digitization brings many advantages
現在の記事では、紙の文書からデジタル文書への移行が悪夢で見られるよりもはるかに簡単であることを示します。それはあなたのビジネスのために報われる私たちのアドバイスに従ってください。
ある程度まで、アナログアーカイブは今日でもまだ必要です。ただし、99%の時間、それを使用する必要はありません。
それどころか、印刷された紙は、特定の文書が行為や契約など、それらが作成された形で保存されなければならないため、習慣から、または純粋に技術的に維持される時代錯誤です。しかし、これらは、コンピュータ上のそれぞれのコンテンツを操作するためにスキャンすることもできます。
アーカイブへの実際の移動、棚やファイリングキャビネットでの検索、ドキュメントの削除、ドキュメントの操作と持ち帰り、アーカイブ内の再配置。このプロセスを説明して読むだけで、多くの時間がかかります。一方、デジタルアーカイブを呼び出すには、数回クリックするだけで済みます。
利点に入る前に、次の質問に答えましょう。
デジタル化に関して遅れをとらないことが大切なのはなぜでしょうか。
責任者として、アナログ文書がもはや最新ではないことをあなたは確かに知っています。ただし、既存のアナログアーカイブをデジタルデータに変換する際の複雑さもわかります。ドキュメントのデジタル化は単なるトレンドではないからです。実際、これは現在、同じセクターの他のすべての企業と競争力を持ち、最新の状態を維持するための前提条件です。
デジタル化には多くの利点がありますが、過去数年間のすべてのファイルをシートごとにスキャンすることは、特に時間と人員を大量に消費し、落胆させるプロセスです。
紙の文書をデジタル化する10の利点:
柔軟性
どこにいても柔軟な働き方
効率
すべてのワークフローの最適化
高 速
デジタル受信と発送
コスト削減
あらゆる分野でコストを削減
確実
期限の取り扱いの簡素化
一緒に
社内外のコミュニケーションの高速化
シームレス
オフィスソフトウェアへの統合
「グーグルライク」を検索
キーワードを使用したコンテンツの検索
時間の節約
労働時間の節約
永遠に
PDF/A形式での長期アーカイブ
新しいマシンへの投資と考えてください!
上記の10のポイントのリストは決して完全ではありませんが、アプリケーションの分野に応じて、あなた自身の創造性とプロフェッショナリズムを制限するだけです!アナログアーカイブのデジタル化をこれらの観点から見て、逆算を行うと、その努力は価値があり、例えば、新しい、より近代的で高速な機械への投資がどのように見られるかが明らかになります。
このエラーは避けてください
大企業は長い間、アナログ文書の変換をフルタイムで扱うデジタル化担当者を任命してきましたが、中小企業は通常、特に適切な専門資格が必要なため、人材が不足しています。
しかし、これは一般的な間違いであり、多くのメーカーがこの無知を利用しているため、悪い投資につながります。
文書のデジタル化とは、具体的にどのような意味を持つのでしょうか。
非常に簡単に言えば、紙の意味での物理的な文書をデジタル形式に置き換えるプロセスです。
ほとんどの人は、少なくとも初歩的な方法で、このプロセスに精通している必要があります。ドキュメントはスキャンまたは撮影され、通常はスキャナが使用されます。ただし、それぞれのインターフェイスによって異なります。文書は、携帯電話のカメラを使用してデジタル化することもできます。
多くの企業にとって、紙やフォルダから電子形式への変更は、デジタル化プロセスにおいて最も重要かつ重要な手段の1つです。
ビデオ「スキャナから紙の文書を自動的にアーカイブする」
PaperOfficeには、文書をデジタル化するために必要なすべてのツールがあります。PaperOfficeでは、スキャナでドキュメントをスキャンするだけで(PaperOfficeは誰とでも動作します)、PaperOfficeはデジタルバージョンを作成します。
先端
「紙の文書の自動アーカイブ」というトピックでは、YouTubeにこのプロセスを分かりやすく説明するビデオがあります。
紙の文書をスキャンする方法
スキャン文書は、統合されたスキャナモジュールScanConnectを介して追加され、とりわけ、すべてのスキャナ、多機能デバイス、モバイルアプリ、および コニカミノルタ、 開発、 キヤノン、 ゼロックス などの大型コピー機からの文書キャプチャを可能にします。
既存のドキュメントの自動バージョン管理が考慮され、区切りページによるスキャン方法は、ドキュメントスタックの一括スキャンでサポートされ、個々のドキュメントに分割されます。
大量のドキュメントをスキャンする場合、PaperOffice は区切りシートを認識し、アーカイブ用にドキュメントを分離するため、特に便利です。会社が複雑な形式のドキュメントを定期的に処理する場合に特に便利な優れた機能は、PaperOffice が AI を使用して、合計、ドキュメントの種類、日付、連絡先の詳細など、ドキュメント上のコンテンツを認識することです。
OCRまたは紙の文書はどのように検索可能になりますか?
これで、ドキュメント上のテキストが読み取れるだけでなく、テキストのスニペットを簡単に検索できるように使用できるようになりました。
手作業なしで完全に自動的にファイリングします。
文書がPaperOfficeに挿入されるとすぐに、 PIA はあなたを妨げているすべてのものを処理します。
PIAは、PaperOfficeに統合されたAI(PaperOffice Intelligent Filing) であり、追加されたすべてのドキュメントは次のとおりです。
- 統合された「コンピュータビジョン」を使用して、いわゆるブロックチェーンを分析して分解する
- OCRテキスト認識を使用してテキストを認識し、PaperOffice SmartSpellを使用して辞書と比較する
- 統合されたPaperOffice検索エンジンの視覚的およびキーワードによるインデックスとカタログ
何があっても、どのスキャナソースからでも!
これは、PIAがGoogleなどの古典的な検索エンジンのようなテキストベースの検索と検索が可能なすべての情報のための独自の強力な検索エンジンを提供することを意味しますが、視覚的にすべてを行うこともできます。
PaperOfficeは、この時点からPIAによって教えられたすべての文書を自動的に認識し、自動ルールとファイリングマスクをトリガーすることができます。
ドキュメントの保存と認識を自動化できますか?
文書と領収書を自動的に保存するために、文書は最初にPaperOfficeで教えられます。PaperOfficeのファイリングマスクは、インデックス作成とファイリングの場所を処理します。
ティートインされたドキュメントテンプレートが認識されるとすぐに、自動キーワード化と保存場所を担当するストレージマスクが自動的にトリガーされます。
Data from the document is recognized and read out
ストレージマスクは、ティートインされたドキュメントテンプレートによって自動的にトリガできるだけでなく、PIAダイアログで手動で選択することもできます。
PIA は完全に自律的になり、ユーザーの操作なしで、定義されたストレージマスクに従って無制限の数のドキュメントに対して行われます。
- 自動読み出し
- 完全にタグ付けする
- 検索可能にする
- 実行する必要があるタスクとワークフローの追加と監視
- インデックス
- 新しいターゲットフォルダ構造を作成する
- ターゲットフォルダに保存
- サムネイルを作成する
- 必須フィールドには自分で入力してください
- 連絡先へのリンクと連絡先検索の最適化
GoBD準拠のデジタル化および法的規制への準拠
文書管理システムを介して文書を保存する際の最も重要な側面の1つは、法的規制またはGoBDの要件への準拠です。
略語GoBDは、「電子形式での書籍、記録および文書の適切な管理および保管およびデータアクセスのための原則」の略です。
特に、監査に強い、高度に暗号化されたドキュメントを中央のSQLデータベースに直接保存するため、 PaperOfficeはドキュメント標準と法的ガイドライン、 または世界最高水準のドイツ標準GOBDのすべての要件を満たしています。
バージョン管理という用語は、ドキュメント管理システム (DMS) 内の外来語ではありません。GoBD 準拠のバージョン管理と監査防止バージョン管理を備えたドキュメント管理システムを使用する必要性は、これまで以上に明確になっています。
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
バージョン管理により、すべての変更を追跡可能にする
バージョン管理という用語は非常に簡単に説明できます: 全体として、ドキュメントやファイルへの変更を記録するために使用される機能に関するものです。ドキュメントの変更を検出し、シャドウ コピーとして新しいバージョンのドキュメントとして保存できます。
不変性の確保
ドキュメントが変更されるたびに、対応するアーカイブにドキュメントの「新しい」バージョンが配置されます。ログ記録により、変更は常に透過的で追跡可能になります。 この時点で、後続のビューアーは、ドキュメントへの変更がいつ、どのエディターによって行われたかがわかります。これにより、ドキュメント ライフサイクル全体の概要がわかります。バージョン管理は、自動または手動で行うことができます。
リビジョンのセキュリティを確保するためには、ドキュメントとファイルに対する変更のすべての詳細を明確に追跡できる必要があります。許可された従業員のみがこのような変更を行えるようにする必要があります。しかし、何年後も、どの従業員がいつ、何を変更したかを知ることも同様に重要です。
ペーパーオフィスはすべての法的要件を超えています
PaperOffice DMSの開発はGoBDに準拠しているため、ルールを破る心配もなくソフトウェアを使用できます。たとえば、誰かがドキュメントを変更するたびに、そのドキュメントの新しいバージョンが作成されます。このようにして、ドキュメントがどの時点でどのコンテンツを持っていたかを追跡できます。デジタル化のための適切な戦略:
「ステップバイステップ」と「ラストイン<>ファーストアウト」
アナログ文書のデジタル化に利点があるという事実は、明確に実証されています。
しかし、どうすれば短期的な不利な点を減らすことができるのでしょうか?
デジタル化のより高価な変種は、これを専門とする会社に委託することです。状況に応じて、アーカイブのファイルとフォルダは貨物として会社に送られ、そこでデジタル化され、再び送り返されます。デジタル化するデータの形式はあらかじめ決めておきます。しかし、重要な企業データを提供しますか?デジタルアーカイブを扱うすべての企業は最高レベルの機密性を保証しますが、保証はありません。
ご要望に応じて、ドラムスキャナーを搭載したトラックを持ち込み、自社敷地内の駐車場で直接デジタル化することもできます。しかし、それは法案を非常に押し上げます。高価な外出サービスは、アーカイブのサイズによっては数日かかることがありますが、別途支払う必要があります。
幸いなことに、すべての企業にとってアーカイブはアーカイブでなければなりませんが、アナログであろうとデジタルであろうと、それらに含まれる情報がすべて同時に利用可能である必要はありません。これにより、企業は、先入れ先出しのロジスティクス原則に従って、 <> アーカイブを段階的にデジタル化できます。最後に受信したアナログドキュメントを最初にデジタル化します。
理由は簡単です
現代の文書は、通常、日常のワークフローにおいて、遠く離れた文書よりもはるかに多く必要とされます。したがって、これらのタイムリーなドキュメントを最初にデジタル化する必要があり、可用性の向上により作業プロセスがスピードアップします。最良の場合、デジタル化(アーカイブの削除、スキャン、デジタル保存、アナログドキュメントの復元)に伴う労力と、アーカイブに移動する必要がなく、コンピュータ上のすべてのプロセスを実行できるため、現在利用可能なプロセスアクセラレーションとの間にバランスがあります。
このアプローチのもう1つのプラスの効果は、保存期間を最適に使用して、アナログ・アーカイブの在庫を減らし、保存期間が6か月後に期限切れになるファイルをデジタル化しないようにできることです。
ハードウェアや簡単な接続を提供し、デジタル化の範囲を社内で決定することが不可欠です!
企業の管理職の数や問題となるVDUの仕事の数は時々大きく異なるので、会社の規模に関連してデジタル化で委託すべき従業員の数を言うことは不可能です。
少なくとも、各従業員はスキャナー機能を備えたデバイス、できれば複数のフィードと異なるフォーマットをスキャンできるドキュメントスキャナーにアクセスできる必要があります。
各デジタル化の範囲は、デジタル化に関わる人の数と同じくらいトリッキーですが、このシステムではデジタル化はほとんど偶発的であるためです。これは、たとえば、従業員 Z が会社 XYZ に関連するプロセスを処理する形式で実装することができます。同時に、これはXYZ社のアナログアーカイブファイル全体をデジタル化するトリガーになる可能性があります。
ただし、たとえば、長期的なビジネス関係は、かなり多くのファイルに現れる可能性があります。もう 1 つのバリエーションは、ビジネス関係の特定のセグメント、つまり最も頻繁な処理の対象となるセグメントのみをデジタル化することです。たとえば、請求書発行や納品書などです。適切なソフトウェアを使用すると、プロセスに伴うデジタル化を問題なく実装できます。
究極の5ステップガイド
先端
ペーパーレス化とビジネスのデジタル化のための究極の5ステップガイドを作成し、各5つのステップとそれにかかる時間を詳述しました。
DMSソフトウェアを自分で構築するか、オープンソースを構築するか?
起業家や責任ある人として、デジタル化の面で自分自身と従業員の生活を本当に困難にしたい人は誰でも、ソフトウェアをまとめます。
スキャン処理からデータを収集するプログラム。
テキスト認識のためのOCRソフトウェア。
データベース・プログラム。
検索ソフトウェアなど。
結局、すべてが何らかのクラウドに陥ります。
要するに、若者は韻や理性なしに研究する。
どのソフトウェアが自分に合っていますか?
多くの企業のソフトウェア構成は、ゆっくりと成長してきた企業の歴史に似ています。それは非常に複雑で、少数の長年の従業員だけがそれを理解しています。
より良いソリューションは、スキャンからプロビジョニング、アーカイブまでのすべてのプロセスを実行し、同時に他のソフトウェアを接続するためのインターフェイスを提供するソフトウェアです。一目瞭然のメニューナビゲーションを備えたソフトウェアで、最終的に企業のデジタルドキュメントに、データの処理と処理、およびセキュリティの面ですべての要件を満たす家庭を提供します。
それは少し哀れに聞こえますか?
その通りですが、シンプルで機能的なパトスは、従業員を汗で泣かせるIT技術専門用語の奔流よりも優れています。
PaperOfficeは、ドキュメントのデジタル化に最適です。
適切なドキュメント管理ソフトウェアがアナログ/デジタルの問題を解決します
DMSはドキュメント管理ソフトウェアの略で、アナログからデジタルへの変換を含むドキュメント、特にデジタルドキュメントを管理することを目的としています。ペーパーオフィスDMSはそのようなソフトウェアです。その機能の範囲は、直感的に設計されたメニューナビゲーションと同じくらい顕著で、わずかなトレーニングしか必要としません。現場で高価なコンサルタントは必要ありません。PaperOffice DMSのよく説明されたビデオチュートリアルは、これを無料で同じように、はるかに安価に行うことができます。
スキャン、OCR、自動キーワードによるアーカイブ、AI制御ドキュメントのマージ、統合された検索エンジン、ワークフロー機能、1024Mbitによる暗号化、MS Officeへの直接統合、ランサムウェアに対する保護、自動テンプレート作成、スタンプ機能、タスクとメモの管理。
これらはPaperOffice DMSの最も重要な機能のいくつかであり、私が言ったように、あなたもあなたの従業員もIT学位を修了する必要はありません。
スキャン文書を保存するのに最適な場所はどこですか?
デジタル化されたデータは、Synology や QNAP などの NAS デバイスにあるデータベース、または専用のサーバーにアーカイブすることをお勧めします。独自の外部(専用)PaperOfficeサーバーを使用すると、完璧なデータ保護を備えたクラウドのすべての利点を享受し、毎月お金と多くの作業を節約できます。
PaperOfficeサーバーを使用すると、クラウドソリューションのすべての利点がありますが、1つの大きな違いがあります。 これはあなた自身の専用データベースサーバーであり、あなた以外には誰もアクセスしません。
サーバーを使用したくありませんか?大丈夫。
NASがドキュメント・アーカイブに理想的な理由
NAS、ネットワーク接続ストレージ、ドイツ語ではネットワーク接続を備えたストレージデバイス、PaperOffice DMSと内部クラウド用の互換性のあるソフトウェアが準備されています。状態および非状態の好奇心から絶対に安全であり、バックアップ機能のおかげで、ハードドライブのクラッシュからも安全です。
中間結論 3/3
1. GOBD(およびGDPR)に準拠したノウハウとソフトウェアを持つメーカーに連絡してください!2 適切なDMSソフトウェアはありません。すべてのDMSには正当性があり、最終的には製品が目的に合わなければなりません。
3.それがあなた自身のサーバー、ベルリン(ドイツ)の Strato AG のデータセンターにあるPaperOffice専用サーバーであろうとNASであろうと - a)専用ベースで使用されておらず、b)安全な国にないサードパーティのクラウドストレージにあなたの決して文書を保存しないでくださいc)ワンクリックでエクスポートすることはできません先端
アドバイスに従い、社内の安全なドキュメントストレージにNASを使用する場合 - PaperOfficeはこれに最適なだけでなく、世界最大のNASメーカーにとって唯一の公式DMSでもあります - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "紙の文書をデジタル化する10の最も重要な利点":
DMSにはどのスキャナを使用しますか?
製本されたドキュメントをスキャンするには、少なくとも300dpiの枚葉スキャナをお勧めします。スキャナーは、スキャンからフォドラーへの変換機能とオプションの WIA/TWAIN ドライバーを必要としていました。私たちは富士通のScansnapで良い経験をしましたが、それは非常に確実に動作します。
ドキュメントをアーカイブする最善の方法は何ですか?
紙の文書は、通常、PDF/A形式でスキャンしてから、DMS文書管理ソフトウェアに保存するか、ソフトウェアがこれをサポートしたり、監視などによって自動化したりする場合は、直接保存する必要があります。
原本を捨てることはできますか?
定期的なアップデートを取得し、データバックアップ戦略を持っているまともなソフトウェアを使用している場合、答えは重要でないドキュメントの場合はYESです。法的にオリジナルを必要とする可能性のあるものはすべて、オリジナルに保持する必要があります。たとえば、PaperOffice DMS には、元の保存場所をドキュメントのプロパティに格納するオプションがあります。
結論
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メリットは労力とコストを正当化する
デジタルで作業し、古い文書を新しい時代に持ち込むことは、将来信じられないほどの時間、お金、神経を節約するための最良の重要な投資です。
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あなたは知っている人が必要です
デジタル化のすべての利点を活用するために、独自の IT スペシャリストは必要ありません。
あなたが必要とするのは、彼の経験のおかげで、あなたが必要とするものを正確に実装できるあなたの側の適切なパートナーです。怖がらせを避け、実際にテストすることなく、プレゼンテーションを派手にPowerPointるのではなく、テストポジションを選択してください。 -
ハードウェアは通常すでに利用可能です
経験上、ほぼすべての事業、企業、企業は、その可能性を利用しない大型複写機を持っています。これらのデバイスはマススキャンが大好きで、ペーパークリップに耐性があり、スキャナへの投資なしでデジタルスタートの基礎となります。
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適切なDMSで予想よりも安い
あなたがメーカーの慈悲に容赦なくされているDMS / ECMシステムでコストトラップを避けてください。ドキュメントを教えたり、自分で設定したりするなど、独自の管理オプションに関しては、妥協しないでください。あなたが助けを必要とするならば、製造業者はあなたを助けて喜んでいるでしょう、しかし独立したままです。
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デジタルオートメーションは未来
手順は将来完全に同一になりますが、完全に自動化されます。
請求書が届きますか?ワークフローがトリガーされ、すべてが定義された方法で実行されます。
1000フォルダをすべて検索しますか?あなたはあなた自身のグーグルを持っているので、問題ありません!
適切な戦略をとれば、アナログ・アーカイブからデジタル・アーカイブへの変換は、コストのかかるプロセスにはなりません。すべての起業家は、このステップはある時点で、明日よりも今日よりも良く取らなければならないことを認識しなければなりません。
ここに示すように、適切なツールを使用すると、変更によって投資の迅速な償却が可能になり、将来のプロセスに必要なコストと時間を大幅に削減できます。
変化はただ起こらなければならない。
PaperOfficeチームは、20年の経験を共有し、間違いからあなたを守ります!