Redukálja az emberi hibákat a nagyobb pontosság révén
Az ismétlődő feladatok, mint például a kézi adatbevitel, unalmasak lehetnek, és az adatok minőségét károsíthatják, ha a dolgozók elfáradnak vagy elvonják a figyelmüket, és elfelejtik vagy összekeverik minden számot és szót.
Emellett a "hozzáférés és felhasználói jogok" tényezője is korlátozott kört jelent, mivel nem minden cég alkalmazottja rendelkezik jogosultsággal a vállalati adatok és információk megtekintésére.
Egy olyan szoftver számára, amely automatizált szövegfelismerést tartalmaz, soha nem nehéz koncentrálni, és fel tudja ismerni a szövegeket, láthatja a bizalmas adatokat, kinyerheti őket, és magas pontossággal rendezheti a kimeneteket anélkül, hogy "kiadná" üzleti titkait.
Csökkentse a költségeket és maximalizálja az irodaterületet
A manuális adatbevitel nagyon munkaigényes lehet, és minél több bizonylatot kell feldolgoznia, annál magasabbak lesznek a személyi költségek. Emellett néhány további költség is felmerülhet az emberi hibák miatt.
Az adatok automatizált feldolgozásával és kinyerésével mesterséges intelligencia (MI) segítségével egy dokumentumkezelő rendszer, mint a PaperOffice DMS, segíthet a költségek csökkentésében, és ugyanakkor felszabadíthat irodaterületet, mivel nincs szükség további személyzet felvételére az iratok manuális digitalizálásához vagy a dokumentumhalmok tárolásához az irodában.
Tartsa meg az adatintegritást és javítsa az adatbiztonságot.
Bár a digitális fájlok és a fizikai papírdokumentumok is elveszhetnek vagy megsérülhetnek fizikai, környezeti vagy technológiai veszélyek miatt, a legtöbb vállalat még mindig időt veszteget a fizikai archiválással és a digitális dokumentumok esetén helyi tárolási helyeket vagy felhőt használ.
Tipp
Ami a felhőben való tárolást illeti, és miért nem ajánljuk ezt a tárolási módot, létezik egy különleges bejegyzés erről:A PaperOffice segítségével az összes dokumentumot közvetlenül a saját szerver adatbázisába menti, így teljesen korlátlan ellenőrzést biztosít minden adat fölött. Nincs szükség a szerver létrehozására, mert a PaperOffice telepítése után az összes további lépést a szoftver elvégzi Ön helyett.
Vagy használja a Synology vagy QNAP NAS-t, és kezelje az összes dokumentumot saját NAS készülékén! Az alábbiakban felsoroljuk azokat a 7 intézkedést, amelyekkel kihozhatja a legtöbbet a Synology NAS készülékéből: itt található több információ erről.
Biztosítani kell az ellenőrizhetőséget és a revisionálhatóságot
Ezenkívül az adatbiztonság és a hozzáférés-kezelés egyszerűbbé válik, miután a belegek digitális formátumba kerülnek a PaperOffice segítségével, mivel az adatok szigorúan titkosítottak és revíziószerváltó módon archiválva lesznek az adatbázisban, amelyhez senki más nem férhet hozzá, csak Ön.
A PaperOffice automatikusan verziózza minden módosított dokumentumot, és külön eltárolja azokat, hogy bármikor megnyithassa a kívánt verziót.
Megmutatjuk, hogyan biztosíthatja a verziózást és a revízióálló dokumentumarchiválást.
Tipp
Ami a "Papírmentes iroda ellenőrizhető és GoBD-kompatibilis verziózása a PaperOffice dokumentumkezeléssel" témát illeti, erről egy YouTube videó is létezik, amely érthetően elmagyarázza ezt a folyamatot:
Mik a kihívások a belegek OCR segítségével történő digitalizálásában?
Az OCR szövegfelismerés segítségével való adatok kinyerésekor néhány kihívással kell számolni, amelyeket figyelembe kell venni. A számlák elrendezése nagyon különböző lehet, mivel minden vállalat saját formátumot használ.
A belegek pontos beolvasása érdekében a PaperOffice rendelkezik egy automatikus dokumentumfelismeréssel a PIA nevű mesterséges intelligencia segítségével.
A PIA speciális algoritmusokat és felismerési technológiákat használ.
A PIA rendelkezik egy kiterjedt beépített szótárral, amely automatikusan felismeri a rosszul felismert kifejezéseket, összehasonlítja ezeket és helyesekkel helyezi fel. Mindig biztos lehet benne, hogy a dokumentumához helyes szövegfelismerés van beállítva.
