PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõpradeks saada

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Sõprus usaldus Au sõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja igas e-kirjas on ühe klõpsuga loobumise link.

Hallake PaperOffice ja QNAP NAS-i abil oma dokumente turvaliselt ja tõhusalt.


Ekspertnõuanne

QNAP NAS pakub usaldusväärset andmesalvestust ning kiiret ja lihtsat andmete taastamist, samas kui DMS parandab dokumentide organiseerimist, otsingufunktsioone ja juurdepääsu.

Kasutage mõlemat süsteemi, et võimaldada tõhusamat tööviisi, lihtsustades andmete salvestamist ja haldamist, suurendades töötajate produktiivsust ning vähendades kulusid.

Dokumentatsiooni halduse süsteemid (DMS) toetavad teie organisatsiooni ärialaste dokumentide elektroonilist ja struktureeritud haldamist. DMS on oluline samm pabervaba kontori suunas.

Koos teie QNAP NAS-iga moodustavad nad ideaalse dueti, et digitaliseerida analoogseid salvestusvõimalusi ja suurendada otsingu- ja arhiveerimisprotsesside efektiivsust.

Dokumentatsioonihaldust võimaldav PaperOffice on ainus QNAPi poolt ametlikult heaks kiidetud DMS-süsteem teie QNAP-seadmetele. Qlinkki

Mis on NAS?

"QNAP NAS" on Taiwanist pärit ettevõtte QNAP erinevad töölauaarvutitega seotud salvestusseadmed (NAS-seadmed). Need seadmed võimaldavad nii ettevõtetel kui ka erakasutajatel säilitada, korraldada ja kasutada oma andmeid tõhusalt.

Need seadmed on varustatud oma operatsioonisüsteemiga ja jagavad oma salvestusruumi võrku kõigile kasutajatele.

QNAP NAS on ideaalne lahendus kõigile, eelkõige VKEdele, et saaksid ettevõtte andmeid kiiresti ja lihtsalt säilitada.

Alljärgnevas artiklis näidame teile, kuidas saate oma QNAP NAS-ist anda oma ettevõttele maksimumi ja kuidas dokumentide haldus võib töötada ilma rakenduse Docker abita.

Qnap NAS Gerät stehen neben einem Laptop
Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Miks eelistada pilve asemel NASi?

On mitmeid põhjuseid, miks peaksite kasutama NAS (Network Attached Storage) lahendust pilvepõhise lahenduse asemel, siin on mõned näited:

  • Kontroll ja turvalisus: NAS asub ettevõtte füüsilises kontrollis, mis tähendab, et ettevõttel on täielik kontroll oma andmete üle ja saab tagada, et need andmed on turvalised.
    Pilvekeskkonnas edastatakse andmed aga välisele teenusepakkujale ja need ei kuulu samadele turvastandarditele kui ettevõte ise.

  • Andmekaitse (GDPR): Asutustel tuleb vältida isikuandmeid sisaldavate andmete salvestamisel Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses sätestatud nõuete rikkumist.
    NAS (Network Attached Storage) on GDPR-nõuete täitmise seisukohalt sobivam valik kui pilvepõhine lahendus.
    Kuna NAS on ettevõtte omand, saab ettevõte andmeid otse juhtida ja kaitsta. NAS pakub ka suurt paindlikkust, kuna andmeid ei pea salvestama välisesse keskusesse. Ettevõtted saavad NAS-is krüptida andmeid, et neid autoriseerimata juurdepääsude eest kaitsta.
  • Cloud Lösung gegen QNAP NAS Lösung
    Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür

  • Internetiühendus: NAS-i saab kasutada ka ilma internetiühenduseta, mis muudab selle ideaalseks valikuks ettevõtetele, kes tegutsevad maapiirkondades või piirkondades ebaühtlase võrguühendusega.

  • Kuluefektiivsus: Kuluefektiivsuse osas on NAS pilvesalvestusega võrreldes oluline eelis. NAS-i soetamise maksumus on odavam kui pilveteenus, kuna peate selle eest maksma ainult üks kord ja see kuulub teile.
    Selle lisamakseteta on NAS-i igakuised kulud oluliselt madalamad kui pilveteenuse puhul. NAS-i puhul ei pea maksma lisatasusid lisanduvatele ribalaiuse tasudele, mis pilveteenuse puhul võivad tekkida.

  • Paindlikkus: NAS annab ettevõtetele rohkem paindlikkust riistvara ja salvestusvõimsuse valikul. Samuti võimaldab see laiendada salvestusruumi, et vastata ettevõtte kasvavatele nõudmistele.

QNAP NAS koos PaperOffice DMS-ga pakub ettevõttele lihtsat ja usaldusväärset lahendust dokumentide haldamiseks.

PaperOffice on kasutajasõbralik tarkvara, mis võimaldab ettevõtetel oma dokumente korraldada, salvestada, kategoriseerida ja hallata, tagades seeläbi hõlpsa juurdepääsu igal ajal ja igal pool.

QNAP NAS-i ja PaperOffice DMS-i tõhusa halduse kombinatsioon võimaldab suurendada ettevõtte tootlikkust, tagades, et dokumente saab kiiresti ja usaldusväärselt hankida. See pakub ka täiendavat andmekaitset, kuna need on salvestatud NAS-i ega asu kohalikel arvutitel ega välisel pilves.

Kui keeruline on andmebaasi installimine ja seadistamine?

Andmebaasi installimine ja seadistamine QNAP NAS-is pole üldse keeruline ega nõua IT-spetsialiste.

Spetsiaalselt seetõttu, et Dockeri konteinerite töö on kogemuste põhjal ebatootlik ja ebakindel integreerimislahendus, otsustas PaperOffice kasutusele võtta tõestatud ja usaldusväärse lahenduse andmesalvestuse jaoks, otsest kasutamist ja MariaDB töötlemist.

configurointia.

Eriti Dockeri installeerimisega võrreldes saab PaperOffice'i YouTube'i videote abil seadistuse lõpetada mõne minutiga, isegi algajatele.

Näpunäide

Teema "QNAP NAS QTS 5 PaperOffice DMS Datenbank Installation & Einrichtung & Konfiguration MariaDB 10" kohta on YouTube'is video, mis selgitab seda protsessi kergesti ja arusaadavalt:

Millised on Dockeri konteineri kasutamisest loobumise eelised?

Kui NAS-il käivitatakse dokumendihalduse süsteem (DMS) ilma Dockeri konteinerita, on sellel mitu eelist:

  • Lihtsam hooldamine ja ajakohastamine: Dockeri

Kuidas saavad andmed QNAP NAS-i?

On mitmeid viise, kuidas kanda andmeid PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi (DMS), mis töötab QNAP NAS-il (võrguteenindusseadmes), järgmiselt:

Dokumentide skaneerimine

Protsess on lihtne: kui andmed pole veel digitaalses vormis, tuleb paberil olevad dokumendid kõigepealt skaneerida või pildistada.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Skanneri või mõne muu digiteerimisseadme abil muudetakse dokument mitte ainult pildiks, vaid talle saab ka elektrooniliselt „lugemisvõime“ anda. Selleks ühendab PaperOffice DMS-ga integreeritud skannerifunktsioon teie skanneri ja kopeerib digitaalse meedia dokumentihaldustarkvarasse.

Skanneri integreerimisest parimate tulemuste saamiseks dokumentide digitaliseerimiseks oleme juba kirjutanud ühes teises artiklis.

Digitaalne dokumendihaldus

Digitaalses vormis olevaid andmeid, nagu e-kirjad või digitaalsed failid, saab lihtsalt paberOffice'i liidesesse lohistada. Kui soovite arhiveerida mitu dokumenti ilma manuaalse vaevata, saate seda teha PaperOffice'i integreeritud kaustade jälgimisega, mis võimaldab sujuvat taustarhiivimist.

Olemasolevad andmed

PaperOffice'i dokumendihaldussüsteem muudab ka olemasolevate andmete üleviimise individuaalselt klapitavasse ühistesse QNAP NAS-i, mis seni asusid sülearvutite või lauaarvutite kõvakettadel, jagatud andmesalvestile lihtsaks.

Nii saab kõik olemasolevad andmed dokumendihaldussüsteemi imporditakse, vaid ühe klõpsuga.

QNAP NASi koostal PaperOffice DMSi väärtus ja eelised

QNAP NASi (Network Attached Storage) kasutamine koos dokumentide haldamise süsteemi (DMS) PaperOffice'iga pakub mitmeid eeliseid, millest mõned on:

  • 1. Kesksed andmehaldus: DMS võimaldab kõiki dokumente ja faile salvestada ja korraldada ühes keskses asukohas, mis lihtsustab koostööd ja andmetele juurdepääsu, kuna igal töötajal on juurdepääs vajalikele failidele ilma USB-mälupulgale kopeerimata.
    See säästab aega ja väldib vigu, mis võivad tekkida manuaalse andmeedastuse korral.

  • 2. Suurenenud turvalisus: NAS pakub täiendavaid turvafunktsioone, nagu krüptimine ja topeltsalvestus, et kaitsta andmeid kadumise või volitamata juurdepääsu eest. Samuti tagab erinevate varundusvõimaluste kaudu kõrge andmete turvalisuse.
    Saab luua automaatseid varundusi, et taastada tähtsaid faile juhuks, kui need on kadunud või kustutatud. Andmete krüptimise võimalus tagab tundlike andmete kaitse volitamata juurdepääsu eest.

  • 3. Suurenenud juurdepääsu kiirus: NAS võimaldab andmetele kiiremini juurde pääseda ja neid muuta, mis suurendab tootlikkust.

  • 4. Lihtne hooldus ja uuendamine: DMS ja NAS on sõltumatud ja neid saab hooldada ja uuendada eraldi, mis lihtsustab hooldust.

  • 5. Suurenenud paindlikkus: QNAP NASi ja PaperOffice DMSi kombinatsioon pakub mitmeid seadistus- ja kohandamisvõimalusi ettevõtte vajaduste täitmiseks.

  • 6. Samuti oleks kasu laadimisruumi lihtne laiendamine. Kuna ettevõtted sageli kasvavad ja vajavad rohkem hoiuruumi, saab QNAP NASi lihtsalt laiendada, et vastata kasvavatele nõudmistele. See on võrreldes teiste salvestuslahendustega, nagu välised kõvakettad või pilvelahendused, kulutõhusam ja lihtsam teostada.

  • 7. Toetus mobiilsele juurdepääsule ja kaugtööle: QNAP NASi ja PaperOffice DMSi kasutamisega saab andmetele juurde pääseda ja neid muuta kõikjal, mis laiendab kaugtöö võimalusi ja mobiilset koostööd.

  • 8. Suurenenud efektiivsus: PaperOffice DMSi ja QNAP NASi kasutamine võimaldab andmetele kiiremini juurde pääseda, neid korraldada ja automatiseerida protsesse, suurendades seeläbi efektiivsust.

  • 9. Üks QNAP NASi koos dokumendihaldussüsteemiga seotud eelistest on ka põhjalik kasutajahaldus, sealhulgas mitme kasutaja konto loomise ja haldamise võimalus.
    See võimaldab ettevõtetel määrata erinevad juurdepääsudokumendid erinevatele töötajatele või osakondadele. Näiteks võib finantsosakonna töötajal olla juurdepääs finantsdokumentidele, samas kui turundusosakonna töötajal on juurdepääs ainult turundusdokumentidele.

DMS võimaldab ettevõtetel salvestada ja hallata oma dokumente ja faile keskse asukohaga. See lihtsustab otsimist ja koostööd, kuna töötajad saavad vajalikele failidele juurde pääseda igast asukohast. Samuti pakub see võimalust automatiseerida dokumenditöökorrad aja ja ressursside säästmiseks.

Dokumentide haldamine (DMS) koos QNAP NASiga (Network Attached Storage) pakub ettevõtetele võimsat ja usaldusväärset lahendust dokumentide haldamiseks ja salvestamiseks ettevõtetes, samuti juurdepääsu teie dokumentidele ja failidele.

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "QNAP dokumentihaldussüsteem (DMS) NAS-i jaoks":

Kes peaks olema paberivaba kontor?

Lihtne ja kiire vastus sellele küsimusele on: igale ettevõttele. Igasugused ettevõtted ja suurused - alates VKEdest ja iduettevõtetest suurte ettevõteteni - saavad kasu. Eriti väärtuslik on see aga väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: Kulutuste ja töötlemise mahumahuti vähendamisega vabaneb raha kasutamiseks muudeks kasvu stiimuliteks.

Kas saan oma kontori paberimajanduseks kasutada pilvepõhist dokumentide halduslahendust?

Ei. Täiendav ja viimane tegur, mis on muutunud eriti oluliseks alates GDPR kehtestamisest 2018. aastal, on andmekaitse. Dokumendihalduslahendused ja dokumentide haldustarkvara tarvitavad dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja säilitamiseks, mis sageli sisaldavad tundlikke isikuandmeid. GDPR rikkumise korral kehtestab seadusandja kõrged trahvid.

Järeldus

html
  • Eelised õigustavad vaeva ja kulusid

    Elektrooniline töö ja vana dokumentide uuele ajastule toomine on parim investeering, mis aitab tulevikus märkimisväärselt aega, raha ja närve säästa.

  • Vajate kellegi oskusi

    Te ei vaja oma IT-spetsialisti, et kasutada kõiki digiteerimise eeliseid.
    Mida te vajate, on õige partner, kes oma kogemuste abil oskab täpselt realiseerida teie vajadustele vastava lahenduse. Vältige paanikat tekitajaid ja valige pigem proovikasutused, mitte ainult ilusaid PowerPointi esitlusi, mis pole tegelikult läbi testitud.

  • Riistvara on tavaliselt juba olemas

    Kogemuste põhjal on praktiliselt igal ettevõttel juba olemas suureformaadiline koopiamasin, mida nad ei kasuta maksimaalselt ära. Need seadmed armastavad suuremahulisi skaneerimisi, taluvad klambreid ja võivad olla digitaalse alguse platvormi aluseks ilma lisanduvate skannerite kulutusteta.

  • Odavam kui oodatud õige DMSiga

    Vältige DMSi / ECM-süsteemide kaudu tekkivaid kulude lõkse, kus olete tootjatele täielikult allutatud. Ärge tehke järeleandmisi omaenda haldusvõimaluste suhtes, näiteks dokumentide iseõppimise ja seadete reguleerimise osas. Kui vajate abi, on tootja alati valmis aitama, kuid jääge iseseisvaks ja sõltumatuks.

  • Digitaalne automatiseerimine on tulevik

    Tulevikus käivitub protsess täielikult identsetel, kuid täielikult automatiseeritud viisidel.
    Saadud arve? Töövoog käivitub ja kõik suundub juba eelnevalt määratletud rajale.
    Vaja otsida kõigi 1000 kaustamapi seest? Pole probleemi, sest teil on oma Google!

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Töövoogude optimeerimine tänu PaperOffice DMS-ile

"Juba esimesel kohtumisel PaperOffice'iga märkate 20-aastast PaperOffice'i kogemust dokumendihalduse valdkonnas."

Alexander Staruk
Mennonite Vennaskonna Bielefeld e finantsjuht. V.