Kogukond
Kinnisvarahaldus
El Guijo
Hr Alejandro Campos, IT-spetsialist ja kinnisvarahalduse projektijuht El Guijo
Stardipositsioon
Kinnisvarahalduse kogukonnana on El Guijol palju olulisi dokumente, mida hallata: üürilepingud, kommunaalmaksed, ehitusfailid, turniiri registreerimised, äridokumendid, teated ja palju muud.
Kahjuks ei ole kinnisvarahaldus seni sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu saanud, sest seni pole sobivat lahendust leitud, kuigi kinnisvarahaldurid on need, kes sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest oluliselt kasu saavad.
Paljude olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks kinnisvarahalduses otsustati rakendada dokumendihaldussüsteemi.
El Guijo eesmärk oli digitaliseerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi kinnisvara haldamise protsessi.
Olemasolev probleem
Kinnisvarahaldur pidi igapäevaselt koguma olulisi dokumente. Need kõik tuli määrata õigele elamukinnisvarale, omanikule, üürnikule, üürileandjale. Kuid kogukonna igapäevast tööd iseloomustas ka ebaefektiivsus:
"Meil olid välditavad ladustamiskulud, esitades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev ja hõlmas sageli arhiivi külastamist",
meenutab El Guijo kogukonna IT-spetsialisti Alejandro Campost.
Seega ületab naabrite üldine keskmine mõnikord 2500 elanikku, sagedamini piigid suvel ja pühade ajal. Selle tulemusena ei suutnud kuus töötajat konsultantidena ja alalise juhina kontoris, samuti allhanke korras aiandus- ja haldustöötajad teabe ülekoormusega toime tulla.
Enne dokumendihaldussüsteemi rakendamist põhines kogu süsteem paberil. Omanike esitatud dokumendid, logid ja tõendid hooldustööde kohta, kaebused anti üle administratsioonile ja seejärel säilitati massiliselt kaustades.
Digiteerimise käigus näevad kinnisvarahaldurid nagu El Guijo üksteist iga päev lugematute üüripäringute, kaebuste ja muude muredega, millega nüüd silmitsi seisab ka e-kiri. Kuid seda e-kirjade tulva saab vaevalt käsitsi käsitleda.
Selle tagajärjeks olid pikaleveninud töötlemisajad ja ebatõhusus vajalike dokumentide töötlemisel, hankimisel ja edastamisel . Sellest tulenevalt läks kogukond otsima digitaalset dokumendihaldust.
"Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."
El Guijo kogukonna IT-spetsialist, füüsilisest isikust ettevõtja Alejandro Campos otsis sellele ja kõigile kinnisvarahalduse probleemidele lahendust. Samuti kavatseti digiteerida kõik omavalitsuse haldusülesanded, mis varem olid suures osas analoogsed.
Miks el Guijo omavalitsus valis PaperOffice DMS-i
Kõige olulisemad valikukriteeriumid olid usaldusväärsus, kättesaadavus ja turvalisus, kuna hallatavad dokumendid hõlmasid konfidentsiaalset sisu, näiteks isiklikke dokumente, samuti arveid, mida tuli kaitsta volitamata juurdepääsu eest juurdepääsu lubade ja väljalasketasemetega .
Omavalitsuse andmekaitse-eeskirjade tõttu ei arvestatud erinevate pilvepakkujate või avatud lähtekoodiga lahendustega, kuna isikuandmete GDPR-i turvalisust ja pikaajalist investeerimiskindlust ei olnud võimalik tagada.
Kuna PaperOffice DMS ei ole pilverakendus ja salvestab kõik andmed kesksesse andmebaasi, mis on nüüd spetsiaalses serveris, otsustati lõpuks testida nõutavat stsenaariumi testiga.
"Juba esimesel kohtumisel PaperOffice'iga märkate 20-aastast PaperOffice'i kogemust dokumendihalduse valdkonnas."
PaperOffice ületab kõik dokumendistandardid ja juriidilised juhised, eriti tänu väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse spetsiaalses serveris, mitte pilves.
Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on nõuetele vastav versioonikontroll ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.
Otsuse tohutuks põhjuseks oli toetuse kättesaadavus ja pädevus, sest minevikus on teiste pakkujatega tehtud väga halbu kogemusi.
Eelkõige usaldusväärsuse tagamiseks ja tegelike probleemide simuleerimiseks võeti PaperOffice'i toega mitu korda ühendust, et hinnata, kas tähtajad on täidetud ja milline on toetuse kvaliteet. Siin on PaperOffice kõigist teistest tootjatest ees.
Üleminek automatiseerimisele PaperOffice'i kaudu. Eesmärgid ja ajastus
PaperOffice'i uuendusliku dokumendihalduslahendusega on El Guijo linnavalitsus otsustanud automatiseerida enamiku igapäevastest ülesannetest ja dokumentatsioonist.
Seega otsustati skaneerida paberil juba olemasolevad dokumendid ja arhiveerida need digitaalselt PaperOffice'is. Pärast seda, kui need on digitaalsel kujul kättesaadavad, saab digitaalselt lahendada ka kogukonnavõrgu edasisi haldusprotsesse.
Protsessi optimeerimine on alanud. Nüüdsest kujundatakse dokumendid digitaalselt, vältides paberit nii palju kui võimalik. Koosolekud, protokollid, sissetulevad meilisõnumid, väljaminevad arved ja märkmed, mis on loodud otse PaperOffice'is. Ülesandeid ja töövooge rakendatakse digitaalselt.
Dokumendihaldussüsteemi abil saab kõiki olulisi tõendeid hõlpsasti esitada - ja loomulikult GDPR-iga kooskõlas. Pikk ootamine ja tee postkontorisse kõrvaldati.
Teisendamine läks väga hästi alates tarkvara esimesest esitlusest PaperOffice'i poolt kuni käimasoleva tööni:
"Isegi pärast toote demo olime PaperOffice'iga täiesti põnevil. Nägime kohe lisandväärtust ja peaaegu kolm nädalat hiljem omanike koosolekul hääletati 100% resolutsiooni üle PaperOffice'i kasutamise kohta kogukonnas."
Kasu digiteerimise kaudu PaperOffice'iga
Samal ajal säilitatakse PaperOffice'is kõik digiteeritud rendilepingud, kirjavahetus, logid, plaanid, kindlustusdokumendid jne. See on suur lisandväärtus meie omanikele ja üürnikele, ütleb hr Campos El Guijo administratsioonist. See on üks põhjustest, miks hr Campos on kindel:
"Kinnisvarahalduse tööstuse tulevik seisneb lihtsalt digiteerimises."
Tänu PaperOffice DMS digiteerimise kasutuselevõtule on El Guijo kogukond juba suutnud:
- Säästa aega ja ressursse
- Dokumendile juurdepääsu lihtsustamine
- Tagada dokumentide kättesaadavus igale volitatud töötajale
Andmete ja dokumentide nüüd lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab põhimõtteliselt ja jätkusuutlikult kogukonna protsesse. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.
"Andmeturve, automatiseeritud töövood, dokumentide digiteerimine ja PaperOffice DMS-i halduskeskkonda integreerimise lihtsus andsid selle, mida see kogukond vajas paberiprotsesside kiirendamiseks ja nende sõltuvuste ruumi saamiseks."
Igaüks oma spetsifikatsioonide ja eripäradega, mis üldiselt hõlmavad haldustoimingute kontrolli ja kontrollimist, paberi kõrvaldamist, igasuguste sisetellimustega seotud dokumentide indekseerimist, automatiseerimist ja metoodikat, turvalisust (GoBD, GDPR ja andmekaitse), optimeerimist ja jälgimisprotsesse, lihtsustades failide saatmist kasutajatele (antud juhul omanikele) ja Muidugi, säästes ruumi haldusasutustes.
See koostööleping sõlmiti kogukonna valduses olevate dokumentide ja salvestiste suure hulga tõttu ning selleks, et tagada kõigi dokumentatsioonide korraldamise meetod kõigile kogukonna elanikele ja administraatoritele.
Lõpptulemus
PaperOffice on loonud lahenduse praegustele kogukonnaprobleemidele, kõrvaldades andmemahu, lihtsustades haldustakistusi ja tagades, et ainult volitatud töötajatel on juurdepääs PaperOffice'ile, et vältida dokumentide muutmist või isegi rahaliste vahendite võimalikku omastamist.
Tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi integreerimisele saab kogukond nüüd dokumendid ja nende ulatusliku teabe leida vaid mõne sekundiga ning täita muid ülesandeid ja töövooge.
Lisaks saab administratsioon reageerida kiiremini ja sihipärasemalt elanike päringutele, kirjadele ja tagasisidele: see muudab igapäevase töö palju lihtsamaks.
El Guijo kogukonnast
El Guijo on linnastumine/ kogukond, mis asub Galapagari valla loodeosas maantee M-510 kõrval, vaid 40-minutilise autosõidu kaugusel Madridi kesklinnast A-6 kaudu.
Privilegeeritud koht Sierra de Guadarramas, mis asub rahvastikuühenduses Collado Villalba, San Lorenzo del Escoriali ja Galapagari enda lähedal, samuti Valmayori veehoidla ja Castilla y Leóni autonoomse piirkonna piiri lähedal.
Linnastumise ehitamine algas 1970. aastatel ja asutati 1977. aastal statuudiga naabruskonna kogukonnana. Selle pindala on ligi 140 000 ruutmeetrit, kokku on 1104 krunti puhkemajade, korterite, ühiskondlike hoonete (mitmed spordiväljakud, kolm basseini, sotsiaalklubi ja haldusasutused) ja kolme lastepargi vahel: umbes pool riigist on maastikukujundusega alad, millel on suur looduslik mitmekesisus.
Üldine keskmine ületab 2500 ühikut, sagedamini on need suve- ja puhkuseperioodidel. Lisaks on linnastumisel kuus hooldajat, üks haldus- ja kolm hooldustöötajat (alaliselt töötavad) ning allhanke korras aiandus- ja halduspersonal.
