PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõbrad olla.

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Sõpruse usaldussõna ausõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja iga e-kiri sisaldab ühe klõpsuga loobumislinki.

Digitaalsed erilahendused äriprotsesside automatiseerimiseks


Hr Alejandro Campos, IT-spetsialist ja kinnisvarahalduse projektijuht El Guijo

Professionaalne näpunäide

Tööstus
Maja juhtimine

Piirkond
Madrid, Hispaania

Osakonnad
Raamatupidamine, haldus, juhtimine

Stardipositsioon

Kinnisvarahalduse kogukonnana on El Guijol palju olulisi dokumente, mida hallata: üürilepingud, kommunaalmaksed, ehitusfailid, turniiri registreerimised, äridokumendid, teated ja palju muud.

Kahjuks ei ole kinnisvarahaldus seni sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu saanud, sest seni pole sobivat lahendust leitud, kuigi kinnisvarahaldurid on need, kes sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest oluliselt kasu saavad.

Paljude olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks kinnisvarahalduses otsustati rakendada dokumendihaldussüsteemi.

El Guijo eesmärk oli digitaliseerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi kinnisvara haldamise protsessi.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Olemasolev probleem

Kinnisvarahaldur pidi igapäevaselt koguma olulisi dokumente. Need kõik tuli määrata õigele elamukinnisvarale, omanikule, üürnikule, üürileandjale. Kuid kogukonna igapäevast tööd iseloomustas ka ebaefektiivsus:

"Meil olid välditavad ladustamiskulud, esitades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev ja hõlmas sageli arhiivi külastamist",

meenutab El Guijo kogukonna IT-spetsialisti Alejandro Campost.

Seega ületab naabrite üldine keskmine mõnikord 2500 elanikku, sagedamini piigid suvel ja pühade ajal. Selle tulemusena ei suutnud kuus töötajat konsultantidena ja alalise juhina kontoris, samuti allhanke korras aiandus- ja haldustöötajad teabe ülekoormusega toime tulla.

Enne dokumendihaldussüsteemi rakendamist põhines kogu süsteem paberil. Omanike esitatud dokumendid, logid ja tõendid hooldustööde kohta, kaebused anti üle administratsioonile ja seejärel säilitati massiliselt kaustades.

Digiteerimise käigus näevad kinnisvarahaldurid nagu El Guijo üksteist iga päev lugematute üüripäringute, kaebuste ja muude muredega, millega nüüd silmitsi seisab ka e-kiri. Kuid seda e-kirjade tulva saab vaevalt käsitsi käsitleda.

Selle tagajärjeks olid pikaleveninud töötlemisajad ja ebatõhusus vajalike dokumentide töötlemisel, hankimisel ja edastamisel . Sellest tulenevalt läks kogukond otsima digitaalset dokumendihaldust.

"Me lihtsalt liigutasime tööd edasi ja nüüd on meil edumaa."

El Guijo kogukonna IT-spetsialist, füüsilisest isikust ettevõtja Alejandro Campos otsis sellele ja kõigile kinnisvarahalduse probleemidele lahendust. Samuti kavatseti digiteerida kõik omavalitsuse haldusülesanded, mis varem olid suures osas analoogsed.

Sisu

Miks el Guijo omavalitsus valis PaperOffice DMS-i

Kõige olulisemad valikukriteeriumid olid usaldusväärsus, kättesaadavus ja turvalisus, kuna hallatavad dokumendid hõlmasid konfidentsiaalset sisu, näiteks isiklikke dokumente, samuti arveid, mida tuli kaitsta volitamata juurdepääsu eest juurdepääsu lubade ja väljalasketasemetega .

Omavalitsuse andmekaitse-eeskirjade tõttu ei arvestatud erinevate pilvepakkujate või avatud lähtekoodiga lahendustega, kuna isikuandmete GDPR-i turvalisust ja pikaajalist investeerimiskindlust ei olnud võimalik tagada.

Kuna PaperOffice DMS ei ole pilverakendus ja salvestab kõik andmed kesksesse andmebaasi, mis on nüüd spetsiaalses serveris, otsustati lõpuks testida nõutavat stsenaariumi testiga.

"Juba esimesel kohtumisel PaperOffice'iga märkate 20-aastast PaperOffice'i kogemust dokumendihalduse valdkonnas."

PaperOffice ületab kõik dokumendistandardid ja juriidilised juhised, eriti tänu väga krüpteeritud dokumendisalvestusele otse spetsiaalses serveris, mitte pilves.

Vajadus kasutada dokumendihaldussüsteemi, millel on nõuetele vastav versioonikontroll ja auditikindel versioon, on selgem kui kunagi varem.

Otsuse tohutuks põhjuseks oli toetuse kättesaadavus ja pädevus, sest minevikus on teiste pakkujatega tehtud väga halbu kogemusi.

Eelkõige usaldusväärsuse tagamiseks ja tegelike probleemide simuleerimiseks võeti PaperOffice'i toega mitu korda ühendust, et hinnata, kas tähtajad on täidetud ja milline on toetuse kvaliteet. Siin on PaperOffice kõigist teistest tootjatest ees.

Üleminek automatiseerimisele PaperOffice'i kaudu. Eesmärgid ja ajastus

PaperOffice'i uuendusliku dokumendihalduslahendusega on El Guijo linnavalitsus otsustanud automatiseerida enamiku igapäevastest ülesannetest ja dokumentatsioonist.

Seega otsustati skaneerida paberil juba olemasolevad dokumendid ja arhiveerida need digitaalselt PaperOffice'is. Pärast seda, kui need on digitaalsel kujul kättesaadavad, saab digitaalselt lahendada ka kogukonnavõrgu edasisi haldusprotsesse.

Protsessi optimeerimine on alanud. Nüüdsest kujundatakse dokumendid digitaalselt, vältides paberit nii palju kui võimalik. Koosolekud, protokollid, sissetulevad meilisõnumid, väljaminevad arved ja märkmed, mis on loodud otse PaperOffice'is. Ülesandeid ja töövooge rakendatakse digitaalselt.

Dokumendihaldussüsteemi abil saab kõiki olulisi tõendeid hõlpsasti esitada - ja loomulikult GDPR-iga kooskõlas. Pikk ootamine ja tee postkontorisse kõrvaldati.

Teisendamine läks väga hästi alates tarkvara esimesest esitlusest PaperOffice'i poolt kuni käimasoleva tööni:

"Isegi pärast toote demo olime PaperOffice'iga täiesti põnevil. Nägime kohe lisandväärtust ja peaaegu kolm nädalat hiljem omanike koosolekul hääletati 100% resolutsiooni üle PaperOffice'i kasutamise kohta kogukonnas."

Kasu digiteerimise kaudu PaperOffice'iga

Samal ajal säilitatakse PaperOffice'is kõik digiteeritud rendilepingud, kirjavahetus, logid, plaanid, kindlustusdokumendid jne. See on suur lisandväärtus meie omanikele ja üürnikele, ütleb hr Campos El Guijo administratsioonist. See on üks põhjustest, miks hr Campos on kindel:

"Kinnisvarahalduse tööstuse tulevik seisneb lihtsalt digiteerimises."

Tänu PaperOffice DMS digiteerimise kasutuselevõtule on El Guijo kogukond juba suutnud:

  • Säästa aega ja ressursse
  • Dokumendile juurdepääsu lihtsustamine
  • Tagada dokumentide kättesaadavus igale volitatud töötajale
Andmete ja dokumentide nüüd lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab põhimõtteliselt ja jätkusuutlikult kogukonna protsesse. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.

"Andmeturve, automatiseeritud töövood, dokumentide digiteerimine ja PaperOffice DMS-i halduskeskkonda integreerimise lihtsus andsid selle, mida see kogukond vajas paberiprotsesside kiirendamiseks ja nende sõltuvuste ruumi saamiseks."

Igaüks oma spetsifikatsioonide ja eripäradega, mis üldiselt hõlmavad haldustoimingute kontrolli ja kontrollimist, paberi kõrvaldamist, igasuguste sisetellimustega seotud dokumentide indekseerimist, automatiseerimist ja metoodikat, turvalisust (GoBD, GDPR ja andmekaitse), optimeerimist ja jälgimisprotsesse, lihtsustades failide saatmist kasutajatele (antud juhul omanikele) ja Muidugi, säästes ruumi haldusasutustes.

See koostööleping sõlmiti kogukonna valduses olevate dokumentide ja salvestiste suure hulga tõttu ning selleks, et tagada kõigi dokumentatsioonide korraldamise meetod kõigile kogukonna elanikele ja administraatoritele.

Lõpptulemus

PaperOffice on loonud lahenduse praegustele kogukonnaprobleemidele, kõrvaldades andmemahu, lihtsustades haldustakistusi ja tagades, et ainult volitatud töötajatel on juurdepääs PaperOffice'ile, et vältida dokumentide muutmist või isegi rahaliste vahendite võimalikku omastamist.

Tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi integreerimisele saab kogukond nüüd dokumendid ja nende ulatusliku teabe leida vaid mõne sekundiga ning täita muid ülesandeid ja töövooge.

Lisaks saab administratsioon reageerida kiiremini ja sihipärasemalt elanike päringutele, kirjadele ja tagasisidele: see muudab igapäevase töö palju lihtsamaks.

El Guijo kogukonnast

El Guijo on linnastumine/ kogukond, mis asub Galapagari valla loodeosas maantee M-510 kõrval, vaid 40-minutilise autosõidu kaugusel Madridi kesklinnast A-6 kaudu.

Privilegeeritud koht Sierra de Guadarramas, mis asub rahvastikuühenduses Collado Villalba, San Lorenzo del Escoriali ja Galapagari enda lähedal, samuti Valmayori veehoidla ja Castilla y Leóni autonoomse piirkonna piiri lähedal.

Comunidad El Guijo
Comunidad El Guijo

Linnastumise ehitamine algas 1970. aastatel ja asutati 1977. aastal statuudiga naabruskonna kogukonnana. Selle pindala on ligi 140 000 ruutmeetrit, kokku on 1104 krunti puhkemajade, korterite, ühiskondlike hoonete (mitmed spordiväljakud, kolm basseini, sotsiaalklubi ja haldusasutused) ja kolme lastepargi vahel: umbes pool riigist on maastikukujundusega alad, millel on suur looduslik mitmekesisus.

Üldine keskmine ületab 2500 ühikut, sagedamini on need suve- ja puhkuseperioodidel. Lisaks on linnastumisel kuus hooldajat, üks haldus- ja kolm hooldustöötajat (alaliselt töötavad) ning allhanke korras aiandus- ja halduspersonal.

FAQs

Lõpuks vastame veel mõnele korduma kippuvale küsimusele sellel teemal. "Kogukond
Kinnisvarahaldus
El Guijo":

Milliseid näpunäiteid annaksite tulevastele PaperOffice'i kasutajatele?

Digiteerimise teemaga tegelemiseks ei ole kunagi liiga vara ega liiga hilja.

Kõige tähtsam on saada ettekujutus tarkvarast, aga ka ettevõttest endast. Oli oluline, et me ei tunneks kohustust osta tarkvara või registreeruda mis tahes teenuse- ja tugipakettide jaoks.

Juba enne PaperOffice DMS-i omandamist rääkisime kõigi ettevõtte osakondadega ja ei tundnud end kunagi halvasti kohelduna. Vastupidi: PaperOffice'il on kena, viisakas ja pädev meeskond.

Meie kui kiriku jaoks oli väga oluline, et tarkvara oleks lihtne mõista, kuid kõikehõlmav.

Kellele soovitaksite PaperOffice'i?

Soovitame PaperOffice'i kõigile teistele kogukondadele ja ettevõtetele, kes soovivad digiteerida ja automatiseerida.

Mis sulle PaperOffice'i juures eriti meeldib?

Oleme kõigega väga rahul.

Järeldus

PaperOffice on kerge, kuid võimas dokumendihaldussüsteem.

Funktsioonid, mis tunduvad alguses mõttetud, näiteks dokumendi sisu automaatne lugemine, osutuvad kõige olulisemateks funktsioonideks, mida te ei soovi pikema aja jooksul enam vahele jätta.

"Meil on hea meel, et valisime PaperOffice'i, sest lõpuks saime optimaalse süsteemi, mida me ei saa mitte ainult ise administreerida, vaid ka murdosa sellest, mida teised tootjad küsivad."

Seda ütlevad meie kliendid

Juhtumiuuring

Patriarhaadi digitaalne tee PaperOffice'i DMS-iga

"Pärast poolteist aastat kestnud tööd on meil hea meel, kuid ometi pole me seda fantastilist meistriteost veel täielikult ära kasutanud."

Pedro Silva
Lissaboni patriarhaadi haldusassistent