Digiteerimine avalikus halduses ja ametiasutustes
PaperOffice DMS riigiasutustele ja asutustele võimaldab tõhusalt käsitleda mis tahes tüüpi dokumente ja päringute kiiret töötlemist ning on administratsiooni tõhususe ja edu eeltingimus.
Digiteerimine avalikus halduses ja ametiasutustes
Maksuametist KITA, kohaliku omavalitsuse, ametiasutuste või ühistranspordini teehoolduse osakonda.
Ametlikud ja avalikud institutsioonid ühendavad ja stabiliseerivad struktuure omavalitsustes, linnades, piirkondades ja ka liidumaades kuni Saksamaa Liitvabariigini poliitilise kogukonnana.
Dokumendid ja andmed luuakse paljudes erinevates asutuse osakondades. Nii luuakse iga päev olulisi dokumente:
Kirjutised, lepingud, eelnõud, uuringud, ekspertarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud dokumendid saabuvad ka e-posti teel.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
Lisaks klassifitseeritakse iga dokument vastavalt selle tüübile ja seda saab määrata inimestele ja objektidele, millele saate isegi liikvel olles juurde pääseda, olenemata seadmest. Nii et teil on kogu teave ja dokumendid kogu teabe kohta selgelt ühes kohas, nimelt teie andmebaasis.
Dokumendihalduslahenduse abil salvestate ja arhiveerite kogu teabe kesksel platvormil auditikindlalt.
Paljude olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks kinnisvarahalduses tuleks rakendada PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi.
Sel viisil saab digiteerimise abil igapäevast tööd lihtsustada, optimeerida ja täiustada. PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Samuti saate kasu digitaalsetest haldusülesannetest ja hoida silma peal ametlikul kirjavahetusel, mis pannakse uuesti esitamisele või määratakse töötajatele ülesande ülesandega.
Kogu teave on kohe saadaval
Hea dokumendihaldustarkvara ei saa teha poliitilisi otsuseid, kuid see võib olla suureks abiks paljudes avaliku halduse valdkondades erinevates protsessides, sest enamikul nn haldustoimikutest ei ole suveräänset prioriteeti.
Peale selle ei pea digitaalsed dokumendid originaale asendama, kuid need muudavad töötamise lihtsamaks.
PaperOffice DMS-iga saab dokumente digiteerida paljudes asutustes ja riigiasutustes ning arhiveerida tsentraalselt nii, et juurdepääsu saab teha mis tahes arvutist, ilma et peaksite arhiivi minema või kõigepealt uurima, milline / Teie kolleeg praegu faili töötleb.
PaperOffice DMS mitte ainult ei digitaliseeri analoogdokumente, vaid dokumendihaldustarkvara salvestab iga dokumendi muudatuse kronoloogilises järjekorras. Originaal jääb puutumata. Töövoofunktsiooni saab kasutada näiteks teatud tegevuste määramiseks projektitöö ajal ja iga töötaja peab ülevaadet praegusest olekust.
Samal ajal saab esitada ideid või ettepanekuid, ilma et oleks vaja iga kord koosolekuid kokku kutsuda. Arhiveeritud dokumente saab otsida märksõnade järgi või kuupäeva- või viitenumbreid ning automatiseeritud malle saab luua AI-ga PaperOffice DMS-is.
PaperOffice DMS-i võimalikud kasutusalad on suunatud ametliku ja avaliku halduse eri tasanditele, näiteks:
- Koolid
- Lasteaiad
- Raamatukogud
- Ülikoolid
- Haiglad
- Munitsipaalvalitsused
- maksuametid
- Hooldekodud
Loomulikult säilitatakse tänu keerukale andmesalvestusele 1024-bitise krüpteerimisega, samuti spetsiaalse sisemise vormindamise ja tulemüüriga turvalisus vastavalt GDPR-ile. PaperOffice DMS avaldab muljet ka oma õppimismugavusega, võimega luua kuni 800 lingitud terminali ja väga hea hinna ja jõudluse suhtega.
See on PaperOffice DMS, dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei erista dokumentide liike, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide ja e-kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile digiteeritakse teie varasemad protsessid riigiasutustes ja ametiasutustes, muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Äriprotsesside optimeerimine tänu PaperOffice DMS-ile
Tänu integreeritud tehisintellektile käivitatakse automaatsed reeglid. See tehisintellekt sordib dokumendid automaatselt kaustadesse nagu "Arve" ja "Leping", salvestab vastavad märksõnad ja käivitab vastava dokumenditüübi jaoks talletatud digitaalse töövoo.
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".
Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksudega seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Digitaalne töötlemine on oluline alus munitsipaalteenuste kõrge teenuse kvaliteedi tagamiseks tulevikus
Riigiasutused ja ametiasutused peavad töötlema kõigi äritehingute dokumente. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasneb kõik, mida ametiasutused ja riigiasutused vajavad, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice'i ulatuslikud töövoofunktsioonid on ametiasutustele ja riigiasutustele väga huvitavad. Projekti koosolekute sisu salvestatakse ja osalejad saavad neid igal ajal täiendada, seda kõike ekraanil ja erinevatest kohtadest. Auditikindel arhiveerimine on alati tagatud, samuti organisatsiooniliste protsesside optimeerimine.
PaperOffice toetab seda ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Digitaalsest dokumendihaldusest saavad kasu riigiasutused ja -asutused
Dokumendihaldussüsteem võimaldab iga piirkonna jaoks eraldi andmebaaside loomist ja suudab samal ajal luua linke. Analoogdokumendid, näiteks esitatud käsitööliste arved, skannitakse PaperOffice DMS-iga ja salvestatakse nii fotona kui ka teisendatud tekstina OCR-tarkvara abil. Kõiki olemasolevaid andmeid, näiteks üürniku kohta, saab kuvada selgelt ja ühemõtteliselt, mistõttu ei pea ettevõtteväliste kohtumiste jaoks faile kaasas kandma. AI-kontrollitav andmebaasihaldus loob põhiandmetest või statistiliselt kasutatavatest loenditest mallid vastavalt vajadusele.
Samal ajal säilitatakse vajalik andmekaitse hierarhilise paroolihalduse ja 1024-bitise krüpteerimise kaudu.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
PaperOffice DMS ei ole mitte ainult ulatuslik oma funktsioonides, vaid ka kergesti õpitav, juhindudes videoõpetustest, vaid soovi korral ka individuaalsetest nõuannetest ja koolitusest. Seda kõike väga hea hinna ja kvaliteedi suhtega.
