PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõbrad olla.

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Sõpruse usaldussõna ausõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja iga e-kiri sisaldab ühe klõpsuga loobumislinki.

Digitaalne muutus tootearenduses – edukas dokumendihaldus


Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers S.L. tegevdirektor ning toote- ja protsessiinsener

Professionaalne näpunäide

Sektori
Tööstus ja kaubandus

Piirkond
Córdoba, Andaluusia, Hispaania

Osakonnad
Teadus- ja arendusosakond
Raamatupidamine

Stardipositsioon

Ettevõte, mis on pühendunud ainult tootearendusele, protsesside projekteerimisele ja osaleb kõigis tootmisetappides - alates esimesest ideest kuni lõpptooteni - on üle ujutatud failide ja dokumentidega, nagu tehnilised andmelehed, kliendiandmed, arvutused ja plaanid iga päev.< /p>

Projektiteave, mis võtab aastate jooksul üha rohkem salvestusruumi ja mida ei ole enam lihtne leida, eriti haldusasutustes, muutub järk-järgult saatuslikuks.

Ettevõtte eesmärk oli digiteerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi protsessi.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Olemasolevad probleemid ja ülesanded

Varem salvestati teavet ainult paberkandjal, näiteks toote või tootearenduse kujundamine ja planeerimine või spetsifikatsioonid, kuid tänapäeval on paljudes organisatsioonides erinevaid teabeallikaid ja dokumente: e-kirjad, vormid, visandid on sama palju osa sellest kui elektroonilised arved ja paberkviitungid, kirjapost, saatelehed, lepingud jne.

Õnneks on seda tüüpi töö tänu käimasolevatele IT-arendustele nüüd digitaalselt juhitud. Paljud protsessietapid on nüüd saamas osaks 100% digitaalsest ja automatiseeritud praktikast, nagu kinnitab Industry 4.0.

Kuid paber on sageli hädavajalik, kui tegemist on vabakäe jooniste või ideedega, samuti halduse, arvete või klienditeabega.

Lisaks projekteerimisele ja tootmisele peavad Butterfly Engineersi spetsialistid projektide teostatavuse uurimiseks looma ka dokumente, nagu koostejuhendid, ohutusjuhised ja tehniline dokumentatsioon.

Failide käsitlemise paindlikkus ja kiirus on tänapäeva ettevõtetes olulised ja veelgi enam, kui projektide järelkontroll, nende kulude analüüs või erinevad uuringud, mis muudavad need kasumlikuks, sõltuvad sellest dokumentatsioonist.

Seetõttu oli Butterfly Engineersi eesmärk kohaneda tööstusega ja olla võimeline tegutsema digitaalselt tööstusettevõttena 4.0.

"Meil olid välditavad ladustamiskulud, salvestades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev",

kutsub tagasi Butterfly Engineersi tegevdirektori ja protsessiinseneri Antonio Jesús Sáncheze.

Sisu

Miks Butterfly Engineers valis PaperOffice DMS-i

Butterfly Engineersi ettevõte on pühendunud tootearendusele, protsessitehnikale ja tugitehnoloogiale, see tegeleb suure hulga dokumentidega, mis tuleb digiteerida, kuid kõige olulisemad punktid DMS-i rakendamiseks nagu PaperOffice on indekseerimise ja otsinguprotsessi turvalisus ja kiirus.

Välja arvatud see, et nad on täiesti kindlad, et paberivaba digitaalne kontor on võimalik.

"Me töötame iga päev väga tehnilise infoga. Kogu teabe paberil salvestamine on meie jaoks tülikas ja kulukas. Selle edasine otsimine on samuti väga tüütu.
PaperOffice võimaldab meil sellele hõlpsalt juurde pääseda kõikjalt, leida hõlpsalt konkreetseid faile või dokumente ning eelkõige tagada nende turvalisus."

Butterfly Engineers on teadlik ka sellest, et PaperOffice'i krüpteerimismeetod võimaldab kaitsta kõige tundlikumaid dokumente võimalike lekete, spionaaži või õnnetuste eest. Eriti siis, kui nende omadustega ettevõte läbib standardeid ja patente, kaitstes ettevõtte jaoks olulisi elemente.

Sketches and plans of a product development
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Veelgi enam, tarkvara operatiivsed üksikasjad muutuvad veelgi atraktiivsemaks, kui teil on kõrgeima kvaliteediga tugimeeskond, mis vastab kõigile kõige rangematele õiguslikele Euroopa direktiividele (GDPR, RGPD ja GoBD) ning failide krüpteerimine on absoluutselt haavamatu. Tähelepanuväärne on ka see, et volitatud isikud saavad andmeid igal ajal eksportida ning andmebaas on igal ajal kättesaadav ettevõtte IT-töötajatele ja administraatoritele.

Üleminek automatiseerimisele PaperOffice'i kaudu: eesmärgid ja ajakava

Butterfly Engineersi jaoks oli selge, et varem või hiljem peavad nad konkurentsieelise loomiseks üle minema digiteerimisele.

Ettevõttena, mis on rohkem seotud tehnoloogilise arenguga kui teised tööstusharud, usaldasid Butterfly Engineers DMS-i tutvustamise positiivset mõju ja edukat rakendamist paberivabas kontoris.

"Dokumendihaldussüsteem võimaldab meil ettevõtte teavet kiiresti ja lihtsalt tõhusalt hallata. Selles mõttes on PaperOffice väga ulatuslik ja üsna arusaadav süsteem. Seda on lihtne kasutada ja see on kättesaadav väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele nagu meie."

Edukas rakendamine: digitaliseerimise eelised PaperOffice DMS-iga

Tänu PaperOffice'i digiteerimise kasutuselevõtule suutis ettevõte:

  • Paberi kasutamise minimeerimine
  • Säästke kulusid ja salvestusruumi
  • Haldusülesannete automatiseerimine
  • Tehke protsesside optimeerimine tänu kaustade jälgimisele
  • Tagada dokumentide turvaline kättetoimetamine

Kuid tänu PaperOffice'i digiteerimisele suutsid Butterfly Engineers ka:

  • Säästa aega ja ressursse
  • Tagada haldusprotsesside kontroll ja kontroll
  • Dokumentidele ja failidele hõlpsa juurdepääsu lubamine
  • Dokumentide saadavus iga volitatud töötaja kohta
  • Võimaldada dokumentide, delikaatsete andmete, patentide, tööstusjuhendite või arenduste turvalist ja pikaajalist arhiveerimist

"Andmete turvalisus, dokumentide digiteerimine ja PaperOffice'i lihtne integreerimine tööstuskeskkonda andsid ettevõttele selle, mida ta vajas failide indekseerimiseks ja dokumentide otsimiseks."

Andmete ja dokumentide lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab ettevõtte protsesse põhjalikult ja püsivalt. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.

Lõpptulemus

PaperOffice on leidnud viisi, kuidas teha lõpp ühele peamisele probleemile, millega ettevõtted praegu silmitsi seisavad:

Dokumentide haldamine (dokumendihaldus) ja protsesside digitaliseerimine.

Andmemahu ebamugavused on piirdunud haldustakistuste kõrvaldamisega, tagamaks, et PaperOffice'ile pääsevad juurde ainult volitatud töötajad, ning vältida dokumentide muutmist või isegi tehnilise teabe lekkimist.

Ettevõte kavatseb ka seda edukat koostööd veelgi laiendada, kuna PaperOffice täidab suurepäraselt talle olemasolevad võimalused.

Tänu PaperOffice DMS terviklikkusele leitakse kiiresti tehnilised lehed, plaanid, andmed, arved ja visandid - see võimaldab ettevõttel Butterfly Engineers leida projekti andmed mõne sekundi jooksul ja aidata oma kliente väga täpselt.

FAQs

Lõpuks vastame veel mõnele korduma kippuvale küsimusele sellel teemal. "Tootearendus, protsessid ja tugiliblika insenerid S.L.":

Milliseid näpunäiteid annaksite tulevastele PaperOffice'i kasutajatele?

Digiteerimise teemaga tegelemiseks ei ole kunagi liiga vara ega liiga hilja.

Kõige tähtsam on saada ettekujutus tarkvarast, aga ka ettevõttest endast. Oli oluline, et me ei tunneks kohustust osta tarkvara või registreeruda mis tahes teenuse- ja tugipakettide jaoks.

Juba enne PaperOffice DMS-i omandamist rääkisime kõigi ettevõtte osakondadega ja ei tundnud end kunagi halvasti kohelduna. Vastupidi: PaperOffice'il on kena, viisakas ja pädev meeskond.

Meie kui avaliku institutsiooni jaoks muutub protsess üha keerulisemaks ja hõlmab palju bürokraatiat. Seetõttu oli usaldus süsteemi ja tarkvara vastu väga oluline. Samuti oli väga oluline, et tarkvara oleks lihtne mõista.

Kellele soovitaksite PaperOffice'i?

Soovitame PaperOffice'i kõigile teistele ettevõtetele, kes soovivad digiteerida ja automatiseerida.

Mis sulle PaperOffice'i juures eriti meeldib?

Oleme kõigega väga rahul.

Järeldus

PaperOffice on kerge, kuid võimas dokumendihaldussüsteem.

Funktsioonid, mis tunduvad alguses mõttetud, näiteks dokumendi sisu automaatne lugemine, osutuvad kõige olulisemateks funktsioonideks, mida te ei soovi pikema aja jooksul enam vahele jätta.

"Mul on hea meel, et valisin PaperOffice'i, sest lõpuks saime optimaalse süsteemi. Me saame seda ise hallata ja oleme teel digitaalse kontori saamise poole."

Seda ütlevad meie kliendid

Juhtumiuuring

Digitaalne muutus restitööstuses - edukas dokumendihaldus

"Restitööstuses muutub digiteerimise teema üha märgatavamaks. See kehtib näiteks meie saatelehtede, varuosade nimekirjade või plaanide, jooniste ja konfiguraatorite kohta. Pärast PaperOffice DMS-i kasutuselevõttu sai käsitsi pingutada. Oleme nüüd digitaalse restitootjana teerajajad."

Stephan Reichel
K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG tegevdirektor