Tootearendus, protsessid ja tugiliblika insenerid S.L.
Antonio Jesús Sánchez, Butterfly Engineers S.L. tegevdirektor ning toote- ja protsessiinsener
Stardipositsioon
Ettevõte, mis on pühendunud ainult tootearendusele, protsesside projekteerimisele ja osaleb kõigis tootmisetappides - alates esimesest ideest kuni lõpptooteni - on üle ujutatud failide ja dokumentidega, nagu tehnilised andmelehed, kliendiandmed, arvutused ja plaanid iga päev.< /p>
Projektiteave, mis võtab aastate jooksul üha rohkem salvestusruumi ja mida ei ole enam lihtne leida, eriti haldusasutustes, muutub järk-järgult saatuslikuks.
Ettevõtte eesmärk oli digiteerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seeläbi protsessi.
Olemasolevad probleemid ja ülesanded
Varem salvestati teavet ainult paberkandjal, näiteks toote või tootearenduse kujundamine ja planeerimine või spetsifikatsioonid, kuid tänapäeval on paljudes organisatsioonides erinevaid teabeallikaid ja dokumente: e-kirjad, vormid, visandid on sama palju osa sellest kui elektroonilised arved ja paberkviitungid, kirjapost, saatelehed, lepingud jne.
Õnneks on seda tüüpi töö tänu käimasolevatele IT-arendustele nüüd digitaalselt juhitud. Paljud protsessietapid on nüüd saamas osaks 100% digitaalsest ja automatiseeritud praktikast, nagu kinnitab Industry 4.0.
Kuid paber on sageli hädavajalik, kui tegemist on vabakäe jooniste või ideedega, samuti halduse, arvete või klienditeabega.
Lisaks projekteerimisele ja tootmisele peavad Butterfly Engineersi spetsialistid projektide teostatavuse uurimiseks looma ka dokumente, nagu koostejuhendid, ohutusjuhised ja tehniline dokumentatsioon.
Failide käsitlemise paindlikkus ja kiirus on tänapäeva ettevõtetes olulised ja veelgi enam, kui projektide järelkontroll, nende kulude analüüs või erinevad uuringud, mis muudavad need kasumlikuks, sõltuvad sellest dokumentatsioonist.
Seetõttu oli Butterfly Engineersi eesmärk kohaneda tööstusega ja olla võimeline tegutsema digitaalselt tööstusettevõttena 4.0.
"Meil olid välditavad ladustamiskulud, salvestades dokumente kaustadesse. Lisaks oli dokumentide otsimine aeganõudev",
kutsub tagasi Butterfly Engineersi tegevdirektori ja protsessiinseneri Antonio Jesús Sáncheze.
Miks Butterfly Engineers valis PaperOffice DMS-i
Butterfly Engineersi ettevõte on pühendunud tootearendusele, protsessitehnikale ja tugitehnoloogiale, see tegeleb suure hulga dokumentidega, mis tuleb digiteerida, kuid kõige olulisemad punktid DMS-i rakendamiseks nagu PaperOffice on indekseerimise ja otsinguprotsessi turvalisus ja kiirus.
Välja arvatud see, et nad on täiesti kindlad, et paberivaba digitaalne kontor on võimalik.
"Me töötame iga päev väga tehnilise infoga. Kogu teabe paberil salvestamine on meie jaoks tülikas ja kulukas. Selle edasine otsimine on samuti väga tüütu.
PaperOffice võimaldab meil sellele hõlpsalt juurde pääseda kõikjalt, leida hõlpsalt konkreetseid faile või dokumente ning eelkõige tagada nende turvalisus."
Butterfly Engineers on teadlik ka sellest, et PaperOffice'i krüpteerimismeetod võimaldab kaitsta kõige tundlikumaid dokumente võimalike lekete, spionaaži või õnnetuste eest. Eriti siis, kui nende omadustega ettevõte läbib standardeid ja patente, kaitstes ettevõtte jaoks olulisi elemente.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Veelgi enam, tarkvara operatiivsed üksikasjad muutuvad veelgi atraktiivsemaks, kui teil on kõrgeima kvaliteediga tugimeeskond, mis vastab kõigile kõige rangematele õiguslikele Euroopa direktiividele (GDPR, RGPD ja GoBD) ning failide krüpteerimine on absoluutselt haavamatu. Tähelepanuväärne on ka see, et volitatud isikud saavad andmeid igal ajal eksportida ning andmebaas on igal ajal kättesaadav ettevõtte IT-töötajatele ja administraatoritele.
Üleminek automatiseerimisele PaperOffice'i kaudu: eesmärgid ja ajakava
Butterfly Engineersi jaoks oli selge, et varem või hiljem peavad nad konkurentsieelise loomiseks üle minema digiteerimisele.
Ettevõttena, mis on rohkem seotud tehnoloogilise arenguga kui teised tööstusharud, usaldasid Butterfly Engineers DMS-i tutvustamise positiivset mõju ja edukat rakendamist paberivabas kontoris.
"Dokumendihaldussüsteem võimaldab meil ettevõtte teavet kiiresti ja lihtsalt tõhusalt hallata. Selles mõttes on PaperOffice väga ulatuslik ja üsna arusaadav süsteem. Seda on lihtne kasutada ja see on kättesaadav väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele nagu meie."
Edukas rakendamine: digitaliseerimise eelised PaperOffice DMS-iga
Tänu PaperOffice'i digiteerimise kasutuselevõtule suutis ettevõte:
- Paberi kasutamise minimeerimine
- Säästke kulusid ja salvestusruumi
- Haldusülesannete automatiseerimine
- Tehke protsesside optimeerimine tänu kaustade jälgimisele
- Tagada dokumentide turvaline kättetoimetamine
Kuid tänu PaperOffice'i digiteerimisele suutsid Butterfly Engineers ka:
- Säästa aega ja ressursse
- Tagada haldusprotsesside kontroll ja kontroll
- Dokumentidele ja failidele hõlpsa juurdepääsu lubamine
- Dokumentide saadavus iga volitatud töötaja kohta
- Võimaldada dokumentide, delikaatsete andmete, patentide, tööstusjuhendite või arenduste turvalist ja pikaajalist arhiveerimist
"Andmete turvalisus, dokumentide digiteerimine ja PaperOffice'i lihtne integreerimine tööstuskeskkonda andsid ettevõttele selle, mida ta vajas failide indekseerimiseks ja dokumentide otsimiseks."
Andmete ja dokumentide lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab ettevõtte protsesse põhjalikult ja püsivalt. Haldusteadmised on nüüd korraldatud läbipaistvalt ja kättesaadavad õigel ajal.
Lõpptulemus
PaperOffice on leidnud viisi, kuidas teha lõpp ühele peamisele probleemile, millega ettevõtted praegu silmitsi seisavad:
Dokumentide haldamine (dokumendihaldus) ja protsesside digitaliseerimine.
Andmemahu ebamugavused on piirdunud haldustakistuste kõrvaldamisega, tagamaks, et PaperOffice'ile pääsevad juurde ainult volitatud töötajad, ning vältida dokumentide muutmist või isegi tehnilise teabe lekkimist.
Ettevõte kavatseb ka seda edukat koostööd veelgi laiendada, kuna PaperOffice täidab suurepäraselt talle olemasolevad võimalused.
Tänu PaperOffice DMS terviklikkusele leitakse kiiresti tehnilised lehed, plaanid, andmed, arved ja visandid - see võimaldab ettevõttel Butterfly Engineers leida projekti andmed mõne sekundi jooksul ja aidata oma kliente väga täpselt.
