Äriprotsesside automatiseerimine kogukondades ja omavalitsustes
PaperOffice DMS kogukondadele ja omavalitsustele võimaldab sujuvat infovoogu tänu äriprotsesside digitaliseerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, arved, saatelehed ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega, optimeerides seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Integreeritud tehisintellekt võimaldab äriprotsesse suures osas automatiseerida, kiirendades protsesse ning suurendades edu ja rahulolu.
Digiteerimine kogukondades ja omavalitsustes
Kirikud, kogudused ja vallad sõltuvad suuresti sobiva andmehalduse kasutamisest.
Nii kogunevad igapäevaselt omavalitsustes ja omavalitsusliitudes olulised dokumendid:
Kirjutised, arved, eelnõud, taotlused, uuringud, ekspertarvamused ja palju muud. Need mitte ainult ei jõua posti teel, vaid paljud kirjad saabuvad ka e-posti teel.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja et dokumentide säilitamiseks võetaks õiguslikke meetmeid. PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
Koos digitaalse dokumendihaldussüsteemiga PaperOffice tuleb lihtsustada kirikute, valdade ja valdade tööprotsesse ning säästa aega ja kulusid.
Näiteks tavalise DMS-iga saab skannitud e-kirju esitada, salvestada olulisi e-kirju ja dokumente arhiveerida. Lisaks saavad erinevad kasutajad nendele dokumentidele juurde pääseda ja nendega töötada.
Kui dokumendid on saadaval digiteeritud kujul, ei pea neid alati koos saatma, et valmistuda koosolekuteeelseteks istungiteks ja muudeks koosolekuteks.
Kuidas minna paberivabaks?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
PaperOffice DMS tarkvaralahendusega ei lähe enam dokumente kaotsi. Ja olenemata sellest, kus te asute, pääsete olulistele dokumentidele juurde sekunditega.
Loomulikult töötate alati meie süsteemidega kooskõlas seadusega ja täiesti auditikindlalt.
Kviitungeid, kontosid jms dokumente ei pea enam saatma posti teel kirikupiirkondade ja kihelkondade vahel. Sel viisil saab sisemisi kirju saata ka digitaalselt. See säästab paberit, täiendava andmesalvestuse kulusid ja reise arhiividesse. Dokumente saab varustada märksõnadega (toimetaja, teema, olek, kuupäev jne) ja seejärel kergemini leida.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
PaperOffice ei erista dokumentide liike, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, arvete, püksikute ja e-kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile digitaliseerusid teie varasemad protsessid ettevõtetes, muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
See ei ole ainult religioossed või sotsiaalsed struktuurid, kui me räägime kirikutest ja kogukondadest. Paljudes valdkondades on nad "sotsiaalne elu ise". See hõlmab inimesi, sageli vabatahtlikus töös, kes hoolitsevad teiste inimeste eest näiteks rasketes tingimustes. On ka erinevaid ülesandeid, mis jagunevad ühelt poolt pastoraalseteks ülesanneteks ja teiselt poolt haldustegevuseks.
Saksamaal on suur kirikutraditsioon, nii nagu kogukonna eest hoolitsemine tagab külade elanike ühtekuuluvuse, aga ka linnades. Eriti tänapäeval, ajal, mil isolatsioon ja anonüümsus suurenevad, on kirikutes ja kogukondades mitmesuguseid probleeme. Loomulikult ei tohi unustada kiriku väga praktilist külge.
Registrijärgne büroo, rahvastikuregister, passibüroo, koolid, lasteaiad, ühistransport, tuletõrje, arendusalad, teedeehitusbüroo, reovee ärajuhtimine ja mageveega varustamine ning mõnikord ka elektrienergiaga varustamine.
Need on kohustuslikud ülesanded. Kuid igas kogukonnas on ka freestyle. Need on näiteks spordiväljakud, laste mänguväljakud, muuseumid, eakate klubid ja noortekeskused. Kirikud viivad läbi ristimisi, saadavad inimesi oma viimasel teekonnal ja on ka suurte pulmade asukoht valges, mis naudib taas suurt populaarsust. See pole kaugeltki veel kõik.
Paljudes poliitilistes ja kirikukogukondades võib dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS, pakkuda väärtuslikku tuge ülesannete täitmisel. See on seotud nii ülemääraste struktuuridega kui ka asjaomaste klubide, ametiasutuste ja ettevõtetega.
Esiteks on PaperOffice DMS praktiline lahendus analoogarhiivide, olgu see siis kohaliku tuletõrjeühingu või ristimiste, pulmade ja matustega kirikuarhiivide digitaalajastusse toomiseks. PaperOffice DMS on üles ehitatud nii, et järgitakse kõiki isikuandmete kaitse üldmääruse juhiseid, isikuandmete kaitse üldmäärust.
PaperOffice DMS loob selget kasu kogukondadele, kirikutele ja omavalitsustele
Tänu suurepärasele andmebaasitehnoloogiale ja hõlpsasti õpitavale toimimisele saab PaperOffice DMS-i kasutada kõikjal, kus andmeid, nagu dokumendid või fotod, mitte ainult ei salvestata, vaid ka kronoloogiliselt, näiteks ja mida saab kasutada erinevate filtritega vormide või statistika automaatseks loomiseks.
Selle eest vastutab PaperOffice DMS-i integreeritud tehisintellekt (AI), millel on ilus nimi PIA. See loob olemasolevast andmebaasist mitmesuguseid malle ja täidab need eelnevalt määratletud põhiandmetega. Need võivad olla liikmekaardid, õnnitluskirjad verstaposti sünnipäeval või andmemaskid käimasolevate või oluliste kuupäevade inventuuride jaoks kommunaalteenustes.
PaperOffice DMS-i integreeritud OCR-tarkvara eristab logo ja tavalist teksti. Arveid või kviitungeid saab igal ajal kiiresti leida, näiteks OCR-otsingu abil uurides, tagades seeläbi võimalikult suure läbipaistvuse ja õiguskindluse.
Arhiveerimist saab läbi viia ka nii, et kõik saatja järgnevad dokumendid tuvastatakse ja määratakse automaatselt.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Digitaalarvete töötlemine on kasulik ka paljudele kogukondadele ja omavalitsustele. Sissetulevaid arveid saab automatiseerida tänu PaperOffice DMS-ile ja edastada vastutavale töötajale. Juhtimis- ja vabastamisprotsessi digitaalse väljalaske kaudu saab süsteemi kaudu käsitleda ka kiiresti ja tõhusalt.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma maksunõustajale või vastupidi.
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab suhtlemist.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.
Kirikud, kogukonnad ja omavalitsused saavad digitaalsest dokumendihaldusest kasu
PaperOffice DMS-iga on kogukondadel siiski palju rohkem võimalusi. Näiteks varude haldamine, sealhulgas alaline või võtmekuupäeva varu. PaperOffice DMS-i aluseks on võrgus lingitud kasutajakontod. Nende kasutajakontode andmesalvestus kombineeritakse keskses andmebaasis. Dokumente saab juhtida erinevate algoritmidega tehisintellekti kaudu, mida saab kasutada automatiseeritud protsesside käivitamiseks.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
PaperOffice DMS on sama kohanemisvõimeline kui kogudustes ja kirikutes on ülesandeid. Projekte saab töövoofunktsiooni abil töödelda ühiselt erinevatest asukohtadest. Praegu töödeldavaid dokumente ei blokeerita teiste jaoks, vaid salvestatakse vastavasse versiooni ajatempliga.
Lõpuks on viimane salvestatud versioon, mis sisaldab kõiki muudatusi, alati saadaval.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine kogukondades, kirikutes ja omavalitsustes":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab kogukondi, kirikuid ja omavalitsusi ning pakub sobivaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.