Digiteerimine kinnisvarahalduses ja kinnisvarahalduses

Digiteerimine kinnisvarahalduses ja kinnisvarahalduses

Kinnisvarahalduses ja kinnisvarahalduses on palju erinevaid dokumente, mida tuleb hallata:

Rendilepingud, lisakuluaruanded, ehitustoimikud, üritused, äridokumendid, teated ja palju muud. Seetõttu on kinnisvarahaldurid ja kinnisvaraettevõtted need, kes saavad sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu.

Olulisi dokumente loovad iga päev kinnisvarahaldurid. Need kõik tuleb määrata õigele elamukinnisvarale, üürnikule, üürileandjale, kinnisvarale.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.

Lisaks klassifitseeritakse iga dokument vastavalt selle tüübile ja seda saab määrata inimestele ja objektidele, millele saate isegi liikvel olles juurde pääseda, olenemata seadmest. Teil on kogu teave ja dokumendid kõigi hoonete, äripartnerite, üürnike jne kohta selgelt ühes kohas, nimelt teie andmebaasis.

On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks.

Paljude olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks kinnisvarahalduses tuleks rakendada PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi.

PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.

PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.

Samuti saate kasu digitaalsetest haldusülesannetest ja hoida silma peal kõigil rendi- ja teenuslepingutel, ametlikul kirjavahetusel, mis esitatakse uuesti või määratakse töötajatele ülesande määramise teel.

Äriprotsesside automatiseerimine

Üheski teises ELi riigis ei ole rohkem elanikke kui Saksamaal ning 234 inimesega ruutkilomeetri kohta on see Madalmaade ja Belgia järel suuruselt kolmas rahvastikutihedus Euroopas, välja arvatud Monaco. Umbes 37 miljonit hoonet on jaotatud 357 588 ruutkilomeetri suurusele alale. Veidi üle poole kinnistutest kasutatakse eluruumina, kõiki muid omadusi kasutatakse äriliselt või avalikult. Hinnanguliselt 8 miljonit kinnisvara haldavad kinnisvarahaldurid või kinnisvarahaldurid.

Muljetavaldava arvu 8 miljoni hallatava objekti taga on märkimisväärne hulk hooldustöid, mis ei tulene mitte ainult hoone toimimiseks vajalikest tegevustest, vaid ka sätetest, määrustest ja seadustest, mis on peaaegu igal aastal uued. Kinnisvara Saksamaal allub osaliselt osariigi seadustele ja osaliselt föderaalseadusele. Kuid nimekiri asjadest, mis on osa kinnisvarahalduse igapäevasest äritegevusest, on üllatavalt ulatuslik, näiteks:

• Laenutus
• Üürilepingu
• Teenustasu väljavõte
• Võlgade sissenõudmine
• Deposiidi haldamine
• Renditulu haldamine
• Müü / Osta
• Renoveerimine
• Renoveerimine
• Remont
• Rajatiste hooldus
• Kinnisvara hooldus
• Talvine jumalateenistus
• Küte / Elekter / Vesi / Jäätmed
• Maksuseadus
• Kindlustus
• Kinnistusregister

Iga üksiku termini taga selles nimekirjas on sageli suur hulk väga erinevaid protsesse. Loomulikult on kinnisvarahaldusettevõtteid, mis piirduvad ainult ühe valdkonnaga, näiteks üüripindade ainuhaldus või omanike kogukonnale kuuluva vara puhas ostmine ja müük või haldamine. Kuid olenemata segmendist on ülesanded nii erinevad, et iga kinnisvarahaldur vajab tõhusat dokumendihaldust.

See on PaperOffice DMS, dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.

Mida tähendab efektiivsus kinnisvarahaldurite jaoks?

Ülalmainitud 8 miljonist hallatavast kinnistust suurim sektor on üürikorterid, millele järgnevad büroopinnad. See tähendab, et sõltuvalt liigist on püsikulud, mis tuleb tasuda kord kvartalis, poolaastas või kord aastas. Teisest küljest on sissetulek tavaliselt igakuine. Sõltuvalt hallatavast varudest tähendab see sadade kuni tuhandete kontode säilitamist, millel kõigil on konkreetsed tähtajad ja mis vajavad erakorraliste muudatuste korral täiendavat haldust. Lisaks on olemas tulude ja kulude nõuetekohane arvestus.

Erakorraliste sündmuste hulka kuuluvad näiteks üürivõlad. Siinkohal on oluline arvutada kuni makse tegemiseni tekkinud intress, aga ka järgida aegumistähtaegu ja võtta asjakohaseid meetmeid.

• Administratsioon võib lisada ka plaane, mis näitavad maatükkide mastaapseid ja vajaduse korral tehakse need ehitusettevõtetele kättesaadavaks renoveerimiseks või renoveerimiseks.
• Hoiuste fondide nõuetekohase investeerimise tõendamine nõuab ka kogu aeg korrektset raamatupidamist ja esitamist.
• Sisestage üüriseaduse muudatused või maa omandamine õigeaegselt ja olge seega valmis nende jõustumise ajaks.

Need on vaid neli näidet selle kohta, mida hea dokumendihaldussüsteem saab teha, näiteks PaperOffice DMS.

Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.

Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.

Paperless work through digital processes

Kinnisvarahalduse ja kinnisvara digitaalse ümberkujundamise põhiraamistik

Tänu integreeritud tehisintellektile käivitatakse automaatsed reeglid. See tehisintellekt sorteerib dokumendid automaatselt kaustadesse nagu "Arve" ja "Saatemärkmed", salvestab sobivad märksõnad ja käivitab vastava dokumenditüübi jaoks salvestatud digitaalse töövoo.

PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".

Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.

OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.

Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Töövoolahendused ja AI terviklikkus - ALL-IN-ONE lahendus PaperOffice DMS-iga

Kinnisvarahalduse ja kinnisvarahaldurite ettevõtted peavad dokumente töötlema kõigis äritehingutes. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.

PaperOffice DMS on õige tarkvara, kuna sellel on kõik, mida mööbli- ja töötlevad tööstused vajavad, näiteks:

• Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
• Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
• Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
• Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
• Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
• Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks

Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele

Access to the necessary information at any time

PaperOffice'i töövoo funktsioon lihtsustab suhtlust. Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice DMS võimaldab teil hõlpsasti võtta arvesse kohaldatavaid säilitus- ja kustutamisperioode . Digitaalsed töövood on integreeritud äriprotsessidesse, mis tagab oluliste protsessietappide järgimise ja seega vastavuse.

PaperOffice toetab seda ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.

Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.

See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.

Sel viisil saab asjakohaseid metaandmeid salvestada ka pärast dokumentide arhiveerimist. Lisaks dokumendi tüübile saab määrata arhiveerimisperioodi ja sellega seotud klienditeabe.

Mööblitööstus ja tootmistehingud saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest

Dokumendihaldussüsteem võimaldab iga piirkonna jaoks eraldi andmebaaside loomist ja suudab samal ajal luua linke. Analoogdokumendid, näiteks esitatud käsitööliste arved, skannitakse PaperOffice DMS-iga ja salvestatakse nii fotona kui ka teisendatud tekstina OCR-tarkvara abil. Kõiki olemasolevaid andmeid, näiteks üürniku kohta, saab kuvada selgelt ja ühemõtteliselt, mistõttu ei pea ettevõtteväliste kohtumiste jaoks faile kaasas kandma. AI-kontrollitav andmebaasihaldus loob põhiandmetest või statistiliselt kasutatavatest loenditest mallid vastavalt vajadusele.

Samal ajal säilitatakse vajalik andmekaitse hierarhilise paroolihalduse ja 1024-bitise krüpteerimise kaudu.

Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.

Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.

Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.

PaperOffice DMS-i suurepärane hinna ja jõudluse suhe ning olemasolevate Microsofti operatsioonisüsteemide lihtne rakendamine ja intuitiivne õppimisvõime muudavad tarkvara lühikese aja jooksul asendamatuks abistajaks igas majas või kinnisvarahalduses, olenemata sellest, kui suur on hallatav inventuur.