Lissaboni patriarhaat
PaperOffice'i kogemused / Viide / Praktika aruanne
Tööstus
Patriarhaat / Kirik
Piirkond
Lissabon, Portugal
Osakond
Haldusbüroo
Tööstus
Patriarhaat / Kirik
Piirkond
Lissabon, Portugal
Osakond
Haldusbüroo
Patriarhaadi digitaalne tee PaperOffice'i DMS-iga
Pedro Silva, Lissaboni patriarhaadi haldusassistent
Väljakutse
Lissaboni patriarhaat (ladina keeles Patriarchatus Olisiponensis) on Rooma Riituse metropoliit katoliku kiriku peapiiskopkond, mis asub Portugali pealinnas Lissabonis. Tema peapiiskopi katedraal on Püha Maria Maggiore patriarhaalne katedraal Lissabonis.
Lissaboni piiskopkond ülendati peapiiskopkonnaks 10. novembril 1394. 1716 sai selle paavst Clemens XI. patriarhaadi tiitel.
PaperOffice'i DMS-i kasutab Lissaboni patriarhaat mitmest allikast pärit teabe tsentraliseerimiseks ja korraldamiseks ning füüsilise arhiivi pidamise aja ja kulude minimeerimiseks. Juurdepääs teabele on digitaalne.
Seega digitaliseeriti PaperOffice DMS-is järk-järgult täielikult patriarhaadi dokumendid 285 Lissaboni patriarhaadile kuuluva koguduse isiklike, kinnisvara- ja kontodokumentide ning veel 450 piiskopist sõltuva asutuse valdkondadest.
Esialgne positsioon
Digipööre ja mõiste "digitaliseerimine" on olnud kõigi huulil hiljemalt pandeemiast alates ja pole nüüd enam paljude ettevõtete jaoks valikuline tingimus, vaid vajadus.
Digitaalse edasiarenduse teema on kindlalt juurdunud ka kogukondades ja kirikutes. Sest isegi sellises kirikus nagu Lissaboni patriarhaat on ootel ulatuslikud haldusülesanded, mida varem tehti käsitsi ja analoogselt.
Olemasolevad probleemid ja ülesanded
Varem põhines kogu patriarhaadi süsteem paberil. Kuid olemasolevate ja igapäevaste sissetulevate dokumentidega saavutas käsitsi süsteem oma piirid.
Kogu teabe tulv on muutunud ebajärjekindlamaks. Kõige olulisem ülesanne oli analoog- ja digitaalseadmete ühendamine. Paberdokumendid tuli digiteerida ja viia kokku muu teabega, näiteks seotud e-kirjadega.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Tahtsime tsentraliseerida ja korraldada teavet mitmest allikast, et minimeerida füüsilise arhiivi hooldamise aega ja kulusid, kuid digitaalse juurdepääsuga."
tuletab meelde Lissaboni patriarhaadi haldustöötajat Pedro Silvat.
Miks valis Lissaboni patriarhaat PaperOffice'i DMS-i
Olemasolevate väljakutsete tõttu otsis patriarhaadi haldustöötaja Pedro Silva dokumendihaldussüsteemi (DMS), mis võimaldaks turvalist ja kohandatavat andmete salvestamist. Kõigi haldusbüroo tööjaamade, sealhulgas kaugtööd tegevate töökohtade lihtne integreerimine tuleks lahendada lihtsa tarkvaraga.
"Otsisime tulevikukindlat lahendust, mis suudaks esialgu täita kõiki meie nõudeid, kuid pakuks samal ajal lihtsat skaleeritavust ja head kulude-tulude suhet ning mida saaks tulevikus teistesse osakondadesse üle viia."
Lisaks PaperOffice DMS-ile testis Pedro Silva ka teisi tarkvaratooteid teistest süsteemimajadest ja uuris esialgu erinevaid dokumendihaldusega seotud tarkvarapakkumisi.
Hr Silva rõhutab, et sobivat süsteemi on otsitud pikka aega. Kuid ükski varem testitud tarkvaramüüjatest ei olnud skaleeritav ega piisavalt paindlik töö jaoks, mida dokumendihaldussüsteem pidi tegema.
"Enamik lahendusi ei paku lihtsat viisi andmebaasi loomiseks nagu Seda teeb PaperOffice DMS, sest nad kasutavad ainult pilve, pakkudes serverilahendust."
Lõplik otsus kasutada PaperOffice'it dokumendihalduses Lissaboni patriarhaadis otsustati järgmistel põhjustel:
1. Andmete salvestamine ja kättesaadavus. Keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele dokumentidele ning võimalus, et mitu osapoolt teevad sama dokumendi osas koostööd.
Sisemine, keskne salvestusruum, millele pääsevad juurde kõik töötajad. Andmeid ei tohiks salvestada kolmanda osapoole pilves ega ühe kasutajaga arvutis.
Lahendus: NAS-i, network attached Storage'i jaoks loodi andmebaas. See andmebaas integreeriti PaperOffice'i DMS-i ja kõik patriarhaadi andmed salvestati.
See vastab täielikult andmete varundamise juriidilistele nõuetele.
Haldusbüroo 3-liikmelise meeskonnana töötavad tänu PaperOffice'i DMS-i integratsioonile kaks haldustöötajat eemalt ja neil on usaldusväärne juurdepääs dokumentatsioonile lihtsal ja selgel viisil.Hr Pedro Silva oli lahendusega väga rahul ilma välise pilveta ja seega ilma kolmandate osapoolte pakkujateta, mis võib alluda valitsuse sekkumisele ja suurendada häkkerirünnakute ohtu.
Haldusbüroo 3-liikmelise meeskonnana töötavad tänu PaperOffice'i DMS-i integratsioonile kaks haldustöötajat eemalt ja neil on usaldusväärne juurdepääs dokumentatsioonile lihtsal ja selgel viisil.Hr Pedro Silva oli lahendusega väga rahul ilma välise pilveta ja seega ilma kolmandate osapoolte pakkujateta, mis võib alluda valitsuse sekkumisele ja suurendada häkkerirünnakute ohtu.
2.Hinna ja kvaliteedi suhe. Tarkvaral peaks olema hea hinna ja kvaliteedi suhe.
Lissaboni patriarhaadi jaoks oli väga oluline, et pärast esialgset investeeringut oleks tarkvara lihtne ja lihtne skaleerida teistesse osakondadesse ning et sellega ei kaasneks suuri kulusid.
Lahendus: PaperOffice DMS-i pakutakse erinevates hinnamudelites, mis võimaldavad kasutajatel võtta neile kõige soodsama vormi.
Sel viisil saavad kasutajad testversiooni esialgu kasutada ilma kohustuseta ja tasuta ning seejärel vajadusel laiendada seda oma ettevõttele / omavalitsusele ilma olemasolevaid andmeid kaotamata.
Sel viisil saavad kasutajad testversiooni esialgu kasutada ilma kohustuseta ja tasuta ning seejärel vajadusel laiendada seda oma ettevõttele / omavalitsusele ilma olemasolevaid andmeid kaotamata.
Ostetud kasutajalitsentside arvu saab igal ajal suurendada. Sel viisil saab patriarhaat vältida liigset kapitali kaasamist.
3. Lihtne käsitseda. Tarkvara peaks olema iseenesestmõistetav ja nõudma võimalikult vähe koolitust, kuid samal ajal olema valmis tulevikuks.
Lahendus: PaperOffice DMS on põhimõtteliselt väga struktureeritud ja sellel on graafiline liides, mis juhendab kasutajat samm-sammult. Lisaks on kõigi funktsioonide jaoks olemas täiendavad õpetused ja videod, mida saab otse toeks kutsuda.
Nii saab vältida väliseid konsultante. Loomulikult pakub PaperOffice DMS soovi korral moodulitele ka individuaalset koolitust. Lissaboni patriarhaadi kogemuste põhjal on PaperOffice siiski suuresti iseenesestmõistetav.
Kohapeal ei ole väliseid ja kalleid "konsultante" ning keegi ei pea koolitusele kuhugi sõitma. Igaüks saab ise määratleda menüünavigatsiooni õppimise ajakava vastavalt vajadusele ja tuleviku mõttes on PaperOffice DMS tänu oma modulaarsele struktuurile hästi paigutatud.
"Valisime PaperOffice DMS-i, kuna testisime tarkvara isiklikult ja meile avaldas muljet kasutusmugavus Integreerimine Windowsi keskkonda ja puhas kasutajaliides inspiresiga töötamiseks."
4. Kättesaadavus ja aja kokkuhoid. Otsiti lihtsamat viisi analoogdokumentide digiteerimiseks ja vajadusel hõlpsasti uuesti leidmiseks.
Lahendus: PaperOffice DMS-i põhisegment on analoogdokumentide digiteerimine. Kõik, mida vajame, on skanner, millel on liides arvutiga ja PaperOffice DMS-iga. Dokumente ei skaneerita lihtsalt. Integreeritud optilise tekstituvastuse tarkvara teisendatakse redigeeritavaks tekstiks ja salvestatakse automaatselt õigesti.
Tänu integreeritud tehisintellekti funktsioonile saab iga dokumenti õpetada, kogu soovitud sisu saab sihipäraselt välja võtta ja märksõnadega täisautomaatselt salvestada.
PaperOffice DMS pakub täpselt seda, mida patriarhaat otsis.
Top 3 funktsioonide loend,
et PaperOffice'i DMS-il läheb paremini kui teistel
- 1. Tekstituvastus (OCR) ja dokumentide otsimine
- 2. Integreerimine ja ühendus NAS-i andmebaasiga
- 3. Lihtne kasutada ja iseenesestmõistetav liides
Kuidas oli PaperOffice DMS integreeritud?
Pandeemia ajal otsustas patriarhaat arhiveerida igapäevased dokumendid ja e-kirjad PaperOffice'i DMS-is.
Tänu võimsale skannerile ja skanneriühendusele PaperOffice'is võib alustada analoogpaberite teisendamist. Kõiki dokumente loeti ja digiteeriti järk-järgult PaperOffice'i optilise tekstituvastuse skanneri liidese kaudu. Iga dokumendi jaoks luuakse selle lugemise ajal märksõnaindeks, mille abil saab selle PaperOffice'i otsingumootori abil hetkega üles leida.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Rippfailides olevad olemasolevad kaustad võeti üle 1:1 ja teisendati lihtsalt "digitaalseteks kaustadeks".
Kõik olemasolevad e-kirjad salvestati otse PaperOffice DMS-i, neid sai siduda olemasolevate dokumentidega ja neid ei pea tulevikus paberile välja printima. Ja kõik sissetulevad meilid arhiveeritakse automaatselt PaperOffice'i kaustade jälgimise kaudu seadistatud reeglihalduse kaudu
Alates PaperOffice DMS-i kasutamisest on paberi tarbimine märgatavalt vähenenud.
Millised on järgmised sammud?
Järgmine samm, mida Lissaboni patriarhaat plaanib, on olemasoleva füüsilise arhiivi digiteerimine enne 2021. aastat ja PaperOffice'i DMS-i kasutamise laiendamine teistele patriarhaadi valdkondadele/osakondadele.
Lisaks sooviks patriarhaat tänu KI PIA kasutamisele suuresti automatiseerida dokumentide arhiveerimist.
"Oleme põnevil pärast poolteist aastat PaperOffice DMS-iga töötamist, kuigi oleme piirdunud ainult ühe osakonnaga ega ole seda fantastilist meistriteost täielikult uurinud."
Top 3 peamiste probleemide loetelu,
PaperOffice'i DMS lahendatud
- 1. Dokumentide jagamine, töötlemine ja parem korraldamine
- 2. Trükikulude ja füüsilise arhiivi suuruse vähenemine, kuna peaaegu iga eksemplar on varem trükitud
- 3. Parem ajahaldus ja ülesannete haldamine tänu PaperOffice'i siseteatistele briifingu kaudu
Üldine kogemuste kokkuvõte
PaperOffice DMS on täitnud kõik vajalikud kriteeriumid ja kaardistab täna kogu digitaalse dokumendivoo patriarhaadis.
Praegu salvestati kõik dokumendid suure jõudlusega skanneritega ja säilitati digitaalselt PaperOffice'i elektroonilises arhiivis. Samal ajal edastatakse sissetulevad ja olemasolevad e-kirjad otse PaperOffice'i DMS-i ja lingitakse arhiveeritud dokumentidega.
Seejärel pääsevad patriarhaadi haldustöötajad dokumentidele ja e-kirjadele ligi PaperOffice'i kasutajaliidese kaudu ning sisestades erinevaid otsingutermineid - saadaval on ka täistekstiotsing.
Tänu DMS-i järjepidevale kasutamisele suutis patriarhaat oluliselt vähendada arvete ja muud tüüpi dokumentide töötlemise aega.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Lissaboni patriarhaat":
Milliseid näpunäiteid annaksite tulevastele PaperOffice'i kasutajatele?
Proovi seda. Sa oled üllatunud!
Kellele soovitaksite PaperOffice'it?
Meie tööstuses, sisuliselt sotsiaalsetes keskustes. Kogudused võiksid kasu saada ka oma sakramendiraamatute digiteerimisest, et dokumentidele ja muudele paberitele ja e-kirjadele hõlpsasti juurde pääseda ja neid notariaalselt tõestada!
Soovitame PaperOffice'it kõigile, kes soovivad, et kõik nende dokumendid oleksid korraldatud ühes puhtas, turvalises ja otsitavas kohas!
Mis sulle PaperOffice'i juures eriti meeldib?
Lihtsus!
Järeldus
PaperOffice on kerge, kuid väga võimas dokumendihaldussüsteem.
Funktsioonid, mis tunduvad esialgu mõttetud, osutuvad kõige olulisemateks funktsioonideks, millest te ei taha enam ilma jääda.