Digiteerimine ehitustööstuses ja ehituses
PaperOffice DMS ehitusettevõtetele võimaldab sujuvat infovoogu osakondade vahel tänu äriprotsesside digitaliseerimisele ja automatiseerimisele.
Digiteerimine ehitustööstuses
Ehitusettevõtted, ettevõtted, kinnisvaraarendajad, projektijuhid, insenerid ja projektiarendajad saavad sobiva andmehalduse kasutamisest märkimisväärset kasu.
Ehitusettevõtted koostavad igapäevaselt olulisi dokumente: ehituslogid, fotodokumentatsiooni, kviitungid, arved, joonised, saatelehed, püksikud ja palju muud.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
Parim lahendus on kasutada hästi läbimõeldud dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS-i.
Ehitustööstuses on sageli projektipõhised protsessid. Kõigis neis projektides on palju erinevat teavet, sealhulgas faile ja dokumente, mida saab hallata tsentraalselt sobiva DMS-iga, näiteks PaperOffice'iga.
PaperOffice DMS kui lahendus ehitustööstusele võimaldab teil teostada reaalajas märksõnaotsingut oma projektide, kliendiandmete ja dokumentide kaudu. Tänu PaperOffice DMS-i integreerimisele ehitusettevõttesse saate koguda punkte konkurentsi üle oma protsesside automatiseerimisega digitaalsete töövoogude kaudu või kõigi projektiga seotud dokumentide automaatse esitamise, reeglite haldamise, ülesannete lisamisega.
Kuidas minna paberivabaks ehitustööstuses?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud, arved, tellimused, saatelehed, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti kinnituste väljastamisele töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil saavad töötajad määratud ülesandeid tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad neid hõlpsalt kinnitada või keelduda vabastamisest.
PaperOffice DMS tarkvaralahendusega ei lähe enam dokumente kaotsi. Ja olenemata sellest, kus te asute, pääsete olulistele dokumentidele juurde sekunditega.
Loomulikult töötate alati meie süsteemidega kooskõlas seadusega ja täiesti auditikindlalt.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, kuna ülesannet ei saa määrata ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada ka automaatselt täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused .
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
Lisaks paljudele muudele eelistele on PaperOffice DMS ideaalne vahend erinevate ehitusetappide juhtimiseks.
Iga dokumenti, alates arvest kuni kruvide pakini riistvara kauplusest kuni erinevate ehitusplaanideni, saab salvestada õiges kronoloogilises järjekorras ja kutsuda vastavalt vajadusele.
Siin on oluline versioon. Näiteks algne ehitusplaan, hilisem muudetud ehitusplaan jne. PaperOffice DMS võimaldab salvestada ka käsitsi kirjutatud sissekandeid ja fotosid ehitusolekust. PaperOffice DMS-iga on võimalik dokumenteerida kõik ehitamise ajal toimuvad protsessid ja vahejuhtumid. Alates murrangulisest tseremooniast kuni võtmete üleandmiseni. Ja seda kõike minimaalse pingutusega.
Dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS, sobib kõige paremini nende ülesannete täitmiseks. Sest see on dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei tee vahet dokumentide liikidel, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide ja e-posti kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid ettevõttes digiteeritud, muutes need tõhusamaks ja läbipaistvamaks ning muutes need palju paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Digitaalne töötlemine on oluline alus kõigi teenuste kõrge teenusekvaliteedi tagamiseks tulevikus
"Vardaseadus" oli üks esimesi seadusi ehitustööstuses ja tänaseni pidi järgima veel lugematuid inimesi. Rod seadus oli tegelikult 5 m pikk varras, mida keskajal kasutati, et tagada alleede ja tänavate minimaalne laius umbes 5 m, võimaldades mehel kõndida tänavatel selle vardaga, mida hoiti üle. Kus iganes see liiga kitsaks läks, tuli liiga kaugele tänavale ulatuv hoone lammutada. See oli vähem seotud tollase liiklusega ja rohkem tuleohuga. Selle eesmärk oli vältida majade kadumist ühel pool tänavat teisele poole.
Ainuüksi föderaal- ja osariigi ehitusseadus koosneb umbes 1600 lõigust. Lisaks on olemas materiaalsete omaduste kutseliitude standardid ja spetsifikatsioonid, kasutusviis, materjalide paigaldamise viis ja isegi kaubanduseeskirjad, kellel on lubatud mida ehitada ja paigaldada. Tõenäoliselt on maa peal vaid mõned riigid, kus on sarnane keeruline ehitussüsteem.
Nii tsiviil- kui ka struktuuriliste töövõtjate jaoks tähendab see iga töö asjakohaste spetsifikatsioonidega konsulteerimist ja see tähendab iga kord enam-vähem ulatuslikku paberimajandust. Ei ole haruldane, et ehitajad lähevad sammu edasi ja taotlevad muudatusi, mida esialgses ehitusplaanis ette ei nähtud. Mõnikord on plaanis käsitsi kirjutatud märkus selle kohta, mida tuleb muuta ja kuidas. See võib põhjustada ahelreaktsiooni, mis mõjutab kõiki tehinguid ja isegi häirib materjali planeerimist.
Kuidas jälgida paberikaoseid?
Muidugi, tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele.
Kuna PaperOffice arhiivib kõik ehitussektoris loodud dokumendid ja kogu asjakohase teabe vastavalt seadusele ja auditikindlalt.
PaperOffice DMS võimaldab seoses NAS-iga (Network Attached Storage) ehitada väga turvalise sisevõrgu sisekommunikatsiooniks ja andmeedastuseks. See loob topeltturvalisuse väljastpoolt tulevate rünnakute vastu. Kõigepealt operatsioonisüsteemi tulemüür ja teiseks PaperOffice DMS krüpteerimine. Samal ajal luuakse NAS-i kaudu eraldi pilv, mis ei sõltu kolmandatest osapooltest pakkujatest.
PaperOffice DMS-i ulatuslik töövoofunktsioon muudab sisekommunikatsiooni palju lihtsamaks. Mõiste "sisemine" hõlmab ka filiaale või välismaiseid asukohti. Näiteks projektiga seotud töö puhul kuvatakse alati praegune olek ja samal ajal ajalugu.
Loomulikult on lisatud ka meeskonnaga seotud ja privaatne kalender, kuhu sisestatakse tähtajad ja ajaga seotud üritused.
AI-ga varustatud dokumendituvastus korraldab automaatselt kõik dokumendid, mis salvestatakse õigesse kausta ja loob nii märksõnade indeksi kui ka muudatuste ajaloo. PaperOffice DMS-i sisemine otsingumootor leiab iga dokumendi sekundi murdosas.
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".
Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Ehitussektori ettevõtted peavad töötlema kõigi äritehingute dokumente. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasneb kõik vajalik, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab kaubavahetuse ja tootmise suhtlust tarnijate ja klientidega.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.
Ehitussektori ettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
PaperOffice DMS-iga on ehitusettevõtetel aga palju rohkem võimalusi. Näiteks varude haldamine, sealhulgas alaline või võtmekuupäeva varu. PaperOffice DMS-i aluseks on võrgus lingitud kasutajakontod. Nende kasutajakontode andmesalvestus kombineeritakse keskses andmebaasis. Dokumente saab juhtida erinevate algoritmidega tehisintellekti kaudu, mida saab kasutada automatiseeritud protsesside käivitamiseks.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
PaperOffice DMS-il on nutikas menüü navigeerimine, mis on loogiliselt struktureeritud ja võimaldab intuitiivset toimimist paljudes valdkondades. Internetis tasuta kättesaadavad videoõpetused pakuvad täiendavat tuge ja loomulikult saab koolitusi korraldada soovi korral ka otse kliendi ettevõtte peakontoris.
Lisaks ehitusetappide dokumenteerimisele sobib PaperOffice DMS võrdselt logistiliste ülesannete toetamiseks materjali hankimisel. Tänu andmebaaside loomise võimalustele PaperOffice DMS-is saab jälgida materjaliostu ja materjalitarbimist ning määrata hoiatustasemed. Sisemist tehisintellekti saab kasutada mallide loomiseks, mis reageerivad kitsaskohtade või puudujääkide korral automaatselt, näiteks korduvate tellimuste esitamisel, kuigi olemasolev kogus peaks tegelikult olema piisav. Selleks saab kasutada töövoofunktsiooni, millega ettevõtte vastutavad töötajad saavad võrrelda oma ülesannete täitmist.
PaperOffice DMS võib ehitusprojekti kiirendada, vältida valesid otsuseid ja vähendada kulusid. Võib-olla puudusid ber-i ehitanud ja Stuttgart21 ehitavatel ettevõtetel lihtsalt õige tarkvara PaperOffice DMS.
