Hambaravitehnoloogia / Hambalabor ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, ViaCreative Zahntechnik GmbH omanik ja tegevdirektor
Stardipositsioon
Hambalabor ViaCreative on lars-R teine põlvkond. Ludewig-juhitud ettevõte Leipzigis. Laboris toodetakse hammaste asendustooteid peamiselt hambaarstide nimel.
Ettevõtte teenuste valik on väga ulatuslik ja seda iseloomustab kaasaegsete protsesside ja tehnikate kasutamine. Näiteks CAD-CAM tootmine, allergikute proteeside või pealisehitiste tootmine implantaatidel.
PaperOffice DMS-i kasutatakse ViaCreativeis Leipzigis peamiselt andmete salvestamiseks, dokumentide otsimiseks ja dokumentide ettevalmistamiseks maksuametile edastamiseks.
Digitization brings many advantages
Olemasolevad probleemid ja ülesanded
Laboris töötavad mitmed hambatehnikud erinevate ülesannetega erinevates ruumides. Ühine tuumsegment on siin kogu tehtud töö, samuti kasutatud protsesside ja materjalide täpne registreerimine.
Kuna töö tellivad patsientidele peaaegu eranditult hambaarstid, on täielik dokumentatsioon sama oluline kui mõnikord tundlike andmete turvaline säilitamine.
Enne PaperOffice DMS-i kasutamise otsustamist salvestati igapäevase töö käigus genereeritud andmed enamasti käsitsi analoogfaili, mida tööde lõpetamise ajal hoiti kontoris rippfailis ja töö lõpetamisel eraldi arhiiviruumis. Maksudokumentide loomiseks ja saatmiseks edastas töötaja andmed analoogfailidest elektroonilisele DATEV-vormile.
Sellise haldustöö jaoks kuluv aeg on ühelt poolt väga suur ja teiselt poolt väga vigadele kalduv. Samal ajal antakse õiguslikult nõutav andmeturve ainult piiratud ulatuses.
Ettevõtte eesmärk oli digiteerida olemasolevad paberdokumendid, tuua protsessi optimeerimine ja töövoo kontroll kõigi sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle, automatiseerida suur osa protsessidest taustal ja optimeerida seega protsessi.
Miks ViaCreative valis PaperOffice DMS-i
Härra Lars-R. Olemasolevate väljakutsete tõttu otsis Ludewig dokumendihaldussüsteemi, mis võimaldaks turvalist ja kohandatavat andmesalvestust ning kõigi maja töökohtade lihtsat integreerimist lihtsa tarkvaraga.
Samal ajal peaks tarkvara iseloomustama hea kulude ja tulude suhe. Lisaks PaperOffice DMS-ile katsetas ludewig veel nelja tarkvaratoodet teistest süsteemimajadest ja uuris esialgu erinevaid tarkvarapakkumisi seoses dokumendihaldusega.
Asjaolu, et PaperOffice'i kasutati lõpuks Via Creative'is dokumendihaldusena, otsustati järgmistel põhjustel:
1. Andmete säilitamine ja kättesaadavus. Keskne ja lihtne juurdepääs kõigile asjakohastele dokumentidele ning võimalus, et mitu osapoolt teevad sama dokumendiga koostööd.
Sisemine keskne salvestusruum, millele pääsevad juurde kõik töötajad. Andmeid ei tohiks salvestada kolmanda osapoole pilves ega ühe kasutajaga arvutis.
Lahendus:
Andmebaas loodi NAS, Network Attached Storage, synology praktikas. See andmebaas integreeriti PaperOffice DMS-i ja kõik andmed salvestas Via Creative.
See vastab täielikult andmete varundamise õiguslikele nõuetele. Hr Ludewig oli lahendusega väga rahul ilma välise pilveta ja seega ilma kolmandate osapoolte pakkujateta, mida saab valitsuse sekkumise alla võtta ja suurendada häkkerite rünnakute ohtu.
Keskne salvestusruum, millele pääsevad juurde kõik asjakohaste kasutajaõigustega töötajad.
Härra Lars-R. Ludewig mõistis juba varakult, et tema praktikas ei ole digiteerimisest mingit võimalust.
"Võttes käsitsi otsida läbi ja leida kaustad, arved, tarne märkmed, lepingu staatused ja muud olulised paberid, mis on väga aeganõudev, on väga täpne Otsingu funktsioon PaperOffice lõpuks minevikku..."
2.Hinna ja kvaliteedi suhe. Tarkvaral peaks olema hea hinna ja kvaliteedi suhe.
Lahendus: PaperOffice DMS-i pakutakse erinevates hinnamudelites, mis võimaldavad kasutajatel võtta nende jaoks kõige soodsama vormi.
Sel moel suutis ViaCreative vältida ülemäärast kapitalikohustust ja tal on endiselt vastavalt suur eelarve vajalike materjalide ja tehnoloogia ostude jaoks, mis on väga kallid, eriti hambaravitehnoloogias.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Lihtne käsitseda. Tarkvara peaks nõudma võimalikult vähe koolitust ja samal ajal olema valmis tulevikuks.
Lahendus: Põhimõtteliselt on PaperOffice DMS väga struktureeritud ja sellel on graafiline liides, mis juhib kasutajat samm-sammult. Lisaks on olemas täiendavad õpetused ja videod kõigi funktsioonide jaoks, mida saab otse toetuse saamiseks kutsuda.
Nii saab vältida väliseid konsultante. Loomulikult pakub PaperOffice DMS soovi korral ka moodulite individuaalset koolitust. ViaCreative'i töötajate kogemuste kohaselt on PaperOffice siiski suures osas iseenesestmõistetav.
Kohapeal ei ole väliseid ja kalleid "konsultante" ning keegi ei pea koolituseks kuhugi reisima. Igaüks saab menüü navigeerimise õppimise ajakava ise määratleda vastavalt vajadusele ja tuleviku osas on PaperOffice DMS tänu oma modulaarsele struktuurile hästi paigutatud.
"PaperOffice mitte ainult ei avaldanud meile muljet oma graafikaga, muu hulgas seetõttu, et sellel on väga head videoõpetused üksikute teemade jaoks. Nii saime end iseseisvalt ja vajadusel treenida."
4. Kättesaamine ja aja kokkuhoid. Otsiti lihtsamat viisi analoogdokumentide digiteerimiseks ja vajadusel nende hõlpsaks leidmiseks.
Lahendus: PaperOffice DMS-i põhisegment on analoogdokumentide digiteerimine. Kõik, mida vajame, on skanner, millel on liides arvuti ja PaperOffice DMS-iga. Dokumente ei skaneerita ainult. Integreeritud OCR-tarkvara teisendab need redigeeritavaks tekstiks ja salvestatakse automaatselt õigesti.
Tänu integreeritud tehisintellekti funktsioonile saab iga dokumenti õpetada, kogu soovitud sisu saab sihipäraselt ekstraktida ja märksõnadega täielikult automatiseeritult salvestada.
Tänu tavalistele avaldistele (REGEX) saab dokumendi sisu automaatselt lugeda ja salvestada dokumenditeabena.
"Saada kronoloogilised tulemused ülikiirelt iga-aastaste finantsaruannete ja varude jaoks, et määrata kindlaks iga üksiku kauba odavaim ostuhind. Seda, mis varem päevi võttis, saab nüüd teha tundidega!"
PaperOffice DMS-i lahendatud peamiste probleemide top nimekiri
- Konkreetsete dokumentide pidev otsimine ja sirvimine
- Ei mingeid klammerdajaid ega paberivirnasid enam
- Ei mingit füüsilist arhiivi enam.
- Tööjõukulude ja ladustamiskulude vähendamine
- Iga aasta jaanuaris ei liiguta enam uutesse sideainetesse ja arhiividesse
- Üleliigne kolmekordne andmete varundamine
Härra Lars-R. Ludewig selgitab:
"Igaüks, kes osaleb kogu DMS-i teemas, saab rohkelt tasu palju aega kokku hoida. Entusiasm, toetudes tagasi ja teades kõike on ohutu ja lihtne kõigile.
Parimad programmeerijad rakendavad taotlusi suurepäraselt ja mõnikord rekordkiirusel ning rakendavad neid värskenduste kaudu. Sa soovitad automaatselt ja entusiastlikult..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Top nimekiri põhifunktsioonidest, mis muudavad PaperOffice DMS-i paremaks kui kõik teised
- Kiire kohandamine individuaalsete kliendivajadustega värskenduste kaudu
- Otsekontakt arendajatega
- Kerge NAS-i terviklikkus andmete salvestamiseks oma kohapealses serveris. Rakendamise ulatuse üle otsustamine sõltub kasutajast.
- Asjakohaste andmete kiireks esitamiseks otsige märksõnu, konkreetseid osi, sõnu jne.
Härra Lars-R. Ludewig rõhutab:
"Paljudes kaustades, ilma ERP-süsteemita, keerulise raamatupidamise või varude jaoks, millel on teatud artiklite või tellimuste arvude hinnamääramine ühe teatud aja jooksul kogu summa kindlaksmääramisel, ei taha te kunagi ilma PaperOffice'ita uuesti teha."
Kuidas paperOffice DMS integreeriti?
Hr Ludewig oli ka entusiastlik PaperOffice DMS-i meeskonna pühendumusest ViaCreative'i haldamise nõuete kohandamise rakendamisel.
Tema ja tema meeskond olid sama rahul PaperOffice DMS-i graafilise liidesega. See tõestab, et PaperOffice'i arendamisel võetakse arvesse inimeste normaalset tajumist, mis eelistab pilte ja värve, ilma et see oleks mänguline. See kehtib võrdselt paperOffice'i poolt dokumendihaldustarkvara teatud segmentide jaoks loodud õpetuste ja videote kohta.
"Kui peate käsitsi otsima ja leidma kaustu, arveid, saatemärkmeid, lepingu olekuid ja muid olulisi dokumente, mis on väga aeganõudev, on paperOffice'is väga täpne otsingufunktsioon, on lõpuks minevik ..."
Ülemineku käigus skaneeriti ja loetakse ViaCreativei analoogarhiivi järk-järgult otse PaperOffice DMS-i integreeritud OCR-tarkvara kaudu. Tänu PaperOffice'i töötajate loodud regulaarsete avaldiste kasutamisele saab kõiki sissetulevaid analoogdokumente lihtsalt ja kliendipõhiselt ette lugeda.
Kogu teavet kõigis andmevormingutes saab kutsuda sekundi murdosa jooksul sisemise otsingumootori ja automaatse indeksi kaudu.
Härra Lars-R. Sissejuhatuse alguses soovitab Ludewig:
"Aeglane lähenemine, katsetage kõigepealt, ei ole rasket üleminekut tähtajale, uurige välja, milline kausta struktuur meile sobib. Põhistruktuuri loomine, esmane esitamine, kategooriate väljatöötamine vastavalt sellele, mis on esitatud ja tähistatud, kõik rahus, et jõuda koos meeskonda.
Üldine kogemuste kokkuvõte
PaperOffice DMS on täitnud kõik vajalikud kriteeriumid ja kaardistab täna kogu digitaalse dokumendivoo praktikas.
Praegu salvestatakse kõik arvedokumendid suure jõudlusega skanneritega, Paberkontor tuvastab kontaktandmed automaatselt ja salvestab dokumendid vastavalt elektroonilisele arhiivile.
Seejärel pääsevad töötajad dokumentidele juurde lihtsa kasutajaliidese kaudu ja sisestavad erinevaid otsingutermineid - saadaval on ka täistekstiotsing.
Tänu DMS-i järjepidevale kasutamisele suutis ViaCreative oluliselt vähendada arvete töötlemise aega ning tasumata kontode arv on samal ajal oluliselt vähenenud.
Denis K. raamatust "Raamatupidamine ja raamatupidamine" rõhutab:
