Äriprotsesside automatiseerimine logistikas ja ekspedeerimises
PaperOffice DMS logistikaks ja ekspedeerimiseks võimaldab sujuvat infovoogu osakondade vahel tänu äriprotsesside digiteerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, uuringud, saatekirjad ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega ja optimeerivad seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Integreeritud tehisintellekt võimaldab äriprotsesse suures osas automatiseerida, kiirendades protsesse ning suurendades edu ja rahulolu.
Digiteerimine logistikas ja ekspedeerimises
Üha enam kasvavad ülemaailmsed tarneahelad esitavad logistikale ja ekspedeerimisele uusi väljakutseid. Kõigi oluliste andmete ja dokumentide asukoht ja ajast sõltumatu kättesaadavus on transpordi- ja logistikasektoris ülioluline, mis mitte ainult ei mõjuta aega, vaid ka rahalist.
Arved, lepingud, tellimused, saatelehed ja palju muud - kõik dokumendid peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad, olenemata asukohast. Seetõttu on nende tööstusharude ettevõtted need, kes saavad sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu.
Logistikatööstuses luuakse iga päev suur hulk dokumente. Suur osa dokumentidest, nagu saatelehed ja saatedokumendid, luuakse endiselt paberkandjal - kuid nende dokumentide käsitsi töötlemine on väga aeganõudev, mis omakorda põhjustab tarbetuid kulusid ja mõnikord töötab valesti.
Selleks et selles sisalduv teave oleks kiiresti kättesaadav ja valmistada ette järgnevateks automatiseeritud protsessideks, tuleb need paberdokumendid digiteerida ning sisu ette lugeda ja kättesaadavaks teha.
Logistikatööstuse jaoks on eriti oluline, et tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks. Paljude logistika- ja ekspedeerimistööstuse olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks tuleks rakendada PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi.
Dokumendihalduslahenduse abil salvestate ja arhiveerite kogu teabe kesksel platvormil auditikindlalt.
Kui paberivaba ekspedeerimis- ja logistikatööstuses?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud, arved, tellimused, saatelehed, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
Dokumendihaldussüsteem peaks hõlmama järgmisi olulisi funktsioone ekspedeerimise ja logistika valdkonnas:
Oluliste suhete arusaadavus tänu digitaalsetele kaustadele ja dokumendikaustadele
Dokumentide käsitsi redigeerimisel võivad olulised seosed ( nt märkmed ja marginaalid) kiiresti kaotsi minna. Seega on peaaegu võimatu seost hiljem mõista. Kui seoseid on võimalik jälgida, käivitatakse dubleerimisprotsessid, mis on aeganõudev ja kulukas.
Tänu PaperOffice'i rakendamisele teie logistikaettevõttes on dokumendid, teave nende ja protsesside kohta loogiliselt kokku võetud. Digitaalsed kaustad sisaldavad kirjeldavaid atribuute, neil on eelnevalt kindlaksmääratud sisemine struktuur või liigendus ning need võimaldavad määratleda andmekaitseõigusi. Virtuaalsed märkmed, marginaalid ja ülesanded tagavad, et oluline teave protsesside kohta ei lähe enam kaotsi.
Automaatne esitamine
Dokumentide käsitsi skannimine on eriti aeganõudev ja vigadele kalduv protsess. Pärast seda, kui ekspedeerimisettevõtted on tarninud dokumentide virna, algab tõeline töö: milline on lihtsaim viis paberkandjal olevate dokumentide salvestamiseks ja määramiseks?
Tänu integreeritud skanneri funktsioonile ja QR-koodi tuvastamisele saavad ekspedeerimis- ja logistikaettevõtted paigutada skannerisse terve virna tarnemärkmeid ja muid dokumente - PaperOffice tunneb sihtmärgi esitamise ära kas tunnustatud kontakti põhjal, õpetatakse dokumendimalli või salvestades QR-koodide teavet.
Sel viisil saab terveid dokumentide partiisid ühe korraga automatiseerida ja järk-järgult töödelda integreeritud õpperežiimiga või muul viisil, nagu soovitakse, peaaegu ilma inimressurssideta.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset kinnitust, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
Dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS, sobib kõige paremini nende ülesannete täitmiseks. Sest see on dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei erista dokumentide tüüpe, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide ja e-posti kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid ettevõttes digiteeritud , muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Digitaalne töötlemine on oluline alus munitsipaalteenuste kõrge teenuse kvaliteedi tagamiseks tulevikus
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".
Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
PaperOffice arhiivib kõik logistikas ja edastamisel loodud dokumendid ning kogu asjakohase teabe kooskõlas seadusega ja auditikindlalt
PaperOffice DMS võimaldab seoses NAS-iga (Network Attached Storage) ehitada väga turvalise sisevõrgu sisekommunikatsiooniks ja andmeedastuseks. See loob topeltturvalisuse väljastpoolt tulevate rünnakute vastu. Kõigepealt operatsioonisüsteemi tulemüür ja teiseks PaperOffice DMS krüpteerimine. Samal ajal luuakse NAS-i kaudu eraldi pilv, mis ei sõltu kolmandatest osapooltest pakkujatest.
PaperOffice DMS-i ulatuslik töövoofunktsioon muudab sisekommunikatsiooni palju lihtsamaks. Mõiste "sisemine" hõlmab ka filiaale või välismaiseid asukohti. Näiteks projektiga seotud töö puhul kuvatakse alati praegune olek ja samal ajal ajalugu.
Loomulikult on lisatud ka meeskonnaga seotud ja privaatne kalender, kuhu sisestatakse tähtajad ja ajaga seotud üritused.
AI-ga varustatud dokumendituvastus korraldab automaatselt kõik dokumendid, mis salvestatakse õigesse kausta ja loob nii märksõnade indeksi kui ka muudatuste ajaloo. PaperOffice DMS-i sisemine otsingumootor leiab iga dokumendi sekundi murdosas.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Logistika- ja ekspedeerimisettevõtted peavad töötlema kõigi äritehingute dokumente. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasneb kõik vajalik, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab kaubavahetuse ja tootmise suhtlust tarnijate ja klientidega.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.
Logistika- ja ekspedeerimisettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
PaperOffice DMS-iga on aga palju rohkem võimalusi logistikaettevõtetele, samuti ettevõtetele, kellel on seotud logistika või ladustamine. Näiteks varude haldamine, sealhulgas alaline või võtmekuupäeva varu. PaperOffice DMS-i aluseks on võrgus lingitud kasutajakontod. Nende kasutajakontode andmesalvestus kombineeritakse keskses andmebaasis. Dokumente saab juhtida erinevate algoritmidega tehisintellekti kaudu, mida saab kasutada automatiseeritud protsesside käivitamiseks.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
Vaadake, kuidas saate teabevoogu tootmise ja halduse vahel ühendada, digiteerides ja automatiseerides dokumente ja äriprotsesse.
PaperOffice DMS võib saada erinevate andmete allikaks, millel on kaubaveos eriline roll. Näiteks lennu- või ookeanitranspordi spetsifikatsioonid. Lõppkokkuvõttes võimaldavad integreeritud liidesed ühendust teiste logistiliste tarkvaralahendustega, tingimuslikult ka "ATLAS", automatiseeritud tariifi ja kohaliku tollivormistuse süsteemiga.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine logistikas ja ekspedeerimises":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab logistika- ja ekspedeerimistööstust ning pakub sobivaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.