Digiteerimine mööblitööstuses ja tootmisettevõtetes

Digiteerimine mööbli- ja töötlevas tööstuses

Tänase digitaalsete ja paberandmete uputuse tõttu on oluline tagada, et olulised dokumendid ei kaoks ja oleksid kättesaadavad, kui aeg on õige.

Mööblitööstuse ja töötleva tööstuse ettevõtted saavad sobiva andmehalduse kasutamisest märkimisväärset kasu, sest nad saavad iga päev paberdokumente.

Töötlevas tööstuses luuakse iga päev olulisi dokumente: menetlusdokumendid, visandid, eelnõud, väliskirjad, teadusuuringud, eksperdiarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud kirjad saabuvad ka e-posti teel.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.

Kuna kõik mööblitööstuse ja tootmiskaubanduse protsessid nõuavad täiuslikku teabevoogu ja struktureeritud täitmist. Vajalikke eeliseid on võimalik saavutada ainult tänu digiteerimisele.

Kuna digitaalne dokumendiarhiiv võimaldab kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja osalemist kinnitamisprotsessides. Pole tähtis, kas oled kontoris, töötad kodus või ärireisil.

Digitaalne dokumendihaldus võib teid selles aidata: kas masinafailid, kasutusjuhised, varuosade kataloogid ja hoolduslogid - kõike saab arhiveerida DMS-is ja leida mõne sekundi jooksul uuesti.

On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks.

PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.

PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.

Digiteeritud protsessid loovad selge eelise

Mööblitööstuses ja töötlevas tööstuses kasutatakse iga päev palju paberit. Ühest küljest, kuna protsessid on üsna keerulised, toob see kaasa suured paberimäed, suured andmehulgad, aga ka pika otsinguprotsessi.

Dokumendihaldussüsteem PaperOffice toob organisatsiooni ja andmekaitse ühe kapoti alla. Uuenduslik süsteem pakub sujuvamaid otsingu- ja otsinguvahendeid, mis vähendavad reageerimisaega ja tagavad, et dokumendid ei lähe kunagi kaotsi, mis on ettevõtetele alati rahuldustpakkuv.

See on PaperOffice DMS, dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.

Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.

Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatiseerimine tänu tehisintellektile ja töövoolahendustele

Tänu integreeritud tehisintellektile käivitatakse automaatsed reeglid. See tehisintellekt sorteerib dokumendid automaatselt kaustadesse nagu "Arve" ja "Saatemärkmed", salvestab sobivad märksõnad ja käivitab vastava dokumenditüübi jaoks salvestatud digitaalse töövoo.

PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".

Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.

OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksudega seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.

Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksunõustajale või vastupidi.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Kõik-ühes tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele

Mööblitööstuse ja tootmistehingute ettevõtted peavad töötlema kõigi äritehingute dokumente. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.

PaperOffice DMS on õige tarkvara, kuna sellel on kõik, mida mööbli- ja töötlevad tööstused vajavad, näiteks:

• Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
• Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
• Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
• Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
• Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
• Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks

Digitaalsete töövoogude integreerimine äriprotsessidesse

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

PaperOffice'i töövoo funktsioon lihtsustab suhtlust. Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice DMS võimaldab teil hõlpsalt kohaldatavaid säilitus- ja kustutamisperioode arvesse võtta. Digitaalsed töövood on integreeritud äriprotsessidesse, mis tagab oluliste protsessietappide järgimise ja seega vastavuse.

PaperOffice toetab seda ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.

Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.

See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.

Sel viisil saab asjakohaseid metaandmeid salvestada ka pärast dokumentide arhiveerimist. Lisaks dokumendi tüübile saab määrata arhiveerimisperioodi ja sellega seotud klienditeabe.

Mööblitööstus ja tootmistehingud saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest

Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.

Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.

Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest.

Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta.

Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.

PaperOffice DMS ei ole mitte ainult ulatuslik oma funktsioonides, vaid ka kergesti õpitav, juhindudes videoõpetustest, vaid soovi korral ka individuaalsetest nõuannetest ja koolitusest. Seda kõike väga hea hinna ja kvaliteedi suhtega.