Kaevandusettevõte
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), juhtiv kaevandusettevõte peakorteriga Paapua Uus-Guineas, on esirinnas tooraine hankimisel.

Laiapõhjalise kohaloleku ja tugeva pühendumusega tipptasemele on KMHL end kehtestanud olulise tegijana kaevandustööstuses. Selge visiooni, strateegiliste uuenduste ja säästva käitamise kaudu on KMHL eeskujuks, luues väärtusi oma sidusrühmadele ja piirkonnale.

Stardipositsioon ja väljakutsed

Nagu paljud kaevandustööstuse ettevõtted, seisid KMHL silmitsi väljakutsetega oluliste dokumentide ja paberite igapäevase äritegevuse haldamisel ja korraldamisel.

Dokumentide keerukus ja maht, alustades heakskiitmismenetlustest kuni tegevusprotokollide ja keskkonnanõueteni, tegi tõhusa dokumentide halduse hädavajalikuks.

Selle taustal otsis KMHL dokumentide haldamise süsteemi, mis mitte ainult ei tsentraliseeriks dokumente, vaid hõlbustaks koostööd erinevate osakondade ja asukohtade vahel, samal ajal tagades turvalisuse ja andmekaitse ning toetades vastavust seaduslikele nõuetele.

Miks KMHL otsustas PaperOffice DMS-i kasuks

Pärast erinevate dokumentide haldamise süsteemide põhjalikku uurimist otsustas KMHL PaperOffice DMS kasuks. Süsteem valiti, kuna see võimaldas ettevõttel teha minimaalseid muudatusi oma olemasolevates tööprotsessides, samal ajal vastates nende nõuetele.

„Me otsustasime PaperOffice DMS-i kasuks, kuna investeering on kooskõlas meie ettevõtte eesmärkidega, nimelt tõsta efektiivsust, parandada dokumentide turvalisust ja kasutada digitaalset transformatsiooni. Lisaks on kulud võrreldes teiste pakkujatega äärmiselt atraktiivsed,"

meenutab Loi Joseph, Kumul Minerals Holdings Limitedi IT-juht.

IT-meeskonna poolt läbi viidud rahaline analüüs näitas, et PaperOffice DMS on kuluefektiivne ja vastab KMHLi vajadustele.

Selle käigus uuriti kolme potentsiaalset dokumentide haldamise süsteemi, mille jaoks saadi pakkumised vastavatelt ettevõtetelt: PaperOffice, Docuware ja M-Files.

Rakendamine

Rakendamise alustamiseks varustati esmalt 80 töökohta dokumentide haldamise süsteemiga, andmebaasiks valiti Synology NAS.

See algusgrupp moodustas süsteemi juurutamise lähtepunkti, samal ajal kui järk-järgult integreeriti veel töökohti.

Kaks kuud pärast tellimuse esitamist lõpetati olemasolevate andmete migreerimine ning kuu aega hiljem alustati edukalt tootmist, aktsepteerides Kumuli arhiivilahendust.

Rakendamine toimus sujuvalt ja töötajad said edukalt koolitatud.

Kohandatud koolituste, interaktiivsete töötubade ja praktiliste rakendusnäidetega said kõik töötajad tutvuda süsteemi kõigi funktsioonidega ja neid optimaalselt kasutada. Lisaks pakuti koolitusmaterjale, et töötajad saaksid pärast koolituste lõpetamist kasutada neid käsiraamatutena.

See võimaldas sujuvat üleminekut uue süsteemi kasutamisele ja tagas kiire integreerimise igapäevastesse tööprotsessidesse.

Lõpptulemus

PaperOffice DMS-i rakendamine võimaldas KMHL-il oma dokumendihaldust parandada.

Ettevõte oli muljet avaldanud kasutajaliidese kohanemisvõime, täiustatud dokumentide otsingu ja dokumentide versioonide kontrollimisega.

Uue süsteemi kasutuselevõtt sujus tõrgeteta ja KMHL soovitas PaperOffice DMS-i kõigile, kes otsisid dokumendihalduse lahendust.

Kokkuvõttes oli KMHL-i kogemus PaperOffice DMS-iga äärmiselt rahuldav ja ületas nende ootusi.