Digiteerimine rahanduses ja panganduses

Digiteerimine rahanduses ja panganduses

Tänase digi- ja paberandmete tulvaga tuleb tagada, et olulised dokumendid ei läheks kaotsi ja oleksid õigel ajal kättesaadavad, sest finantsasutused ja pangad saavad sobiva andmehalduse kasutamisest märkimisväärset kasu - nad saavad tähtsaid dokumente, millel on kõrge klassifitseerimistase ja kohesed lõpetamisnõuded.

Finantsasutused ja pangad saavad märkimisväärselt kasu kõigile nõuetele vastava sobiva andmehalduse kasutamisest.

Olulised dokumendid, nagu menetlusdokumendid, lepingud, kontod ja väliskirjad, ei tule ainult posti teel. Paljud kliendikirjad saabuvad ka e-posti teel. Seejuures tuleb säilitada täielik ülevaade kohustustest, tähtaegadest, kuludest ja ülesannetest ning tagada ohutusstandardid.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.

Kuna kõik finantsprotsessid nõuavad täiuslikku teabevoogu ja struktureeritud täitmist. Vajalikke eeliseid on võimalik saavutada ainult tänu digiteerimisele.

Kuna digitaalne dokumendiarhiiv võimaldab kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja osalemist kinnitamisprotsessides. Pole tähtis, kas oled kontoris, töötad kodus või ärireisil.

On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks.

PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.

PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.

Dokumentide teisendamine lahendusteks

Finantssektoris ja pankades kasutatakse iga päev palju paberit ja toodetakse suur hulk dokumente. Ühest küljest, kuna protsessid on üsna keerulised, toob see kaasa suured paberimäed, suured andmehulgad, aga ka pika otsinguprotsessi. Lisaks tuleb dokumendid salvestada, indekseerida, klassifitseerida ja vajadusel kolleegidega jagada.

Dokumendihaldussüsteem PaperOffice toob organisatsiooni ja andmekaitse ühe kapoti alla. Uuenduslik süsteem pakub sujuvamaid otsingu- ja otsinguvahendeid, mis vähendavad reageerimisaega ja tagavad, et dokumendid ei lähe kunagi kaotsi, millega finantsasutused on alati rahul.

See on PaperOffice DMS, dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.

Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.

Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Juurdepääsu kontroll ja suurem läbipaistvus

Tänu integreeritud tehisintellektile käivitatakse automaatsed reeglid. See tehisintellekt sordib dokumendid automaatselt kaustadesse nagu "Arve" ja "Pangakonto väljavõtted", salvestab vastavad märksõnad ja käivitab vastava dokumenditüübi jaoks salvestatud digitaalse töövoo.

Finantsasutuste ja pankade jaoks tähendab see väga ulatusliku kliendi- või kliendifaili säilitamist, millel peavad olema ka mõned eripärad. Näiteks tuleb järgida isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtteid ja loomulikult on finantsasutustel tingimusteta konfidentsiaalsuskohustus, mis ei viita mitte ainult suulistele avaldustele, vaid ka volitamata isikute eest kaitstud dokumentide turvalisele säilitamisele. Samuti on kohustus järgida õiguslikke ja lepinguliselt kokkulepitud tähtaegu.

Mõnel juhul võivad nende tähtaegade täitmata jätmisel olla kriminaalsed tagajärjed, kuid enamasti ainult tsiviiltagajärjed. Oma klientide ärisaladuste kaitsmine on finantsasutuste jaoks esmatähtis.

PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".

Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "IT-osakond", nii et kolleeg saab kohe sisse astuda, kui töötaja puudub.

OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.

Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida teie kliendile või vastupidi.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Täiuslikud finantstööprotsessid

Finantsasutused, teenusepakkujad ja pangad peavad töötlema kõigi äritehingute dokumente. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.

PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasnevad kõik, mida finantsasutused ja pangad vajavad, näiteks:

• Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
• Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
• Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
• Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
• Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
• Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks

Digitaalsete töövoogude integreerimine äriprotsessidesse

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

PaperOffice'i töövoo funktsioon lihtsustab suhtlust. Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice DMS võimaldab teil hõlpsalt kohaldatavaid säilitus- ja kustutamisperioode arvesse võtta. Digitaalsed töövood on integreeritud äriprotsessidesse, mis tagab oluliste protsessietappide järgimise ja seega vastavuse.

PaperOffice toetab seda ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.

Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.

See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused. Mis on finantssektoris hädavajalik.

Sel viisil saab asjakohaseid metaandmeid salvestada ka pärast dokumentide arhiveerimist. Lisaks dokumendi tüübile saab määrata arhiveerimisperioodi ja sellega seotud klienditeabe.

Finantsteenuste pakkujad saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest

Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.

Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.

Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest.

Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta.

Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.

PaperOffice DMS ei ole mitte ainult ulatuslik oma funktsioonides, vaid ka kergesti õpitav, juhindudes videoõpetustest, vaid soovi korral ka individuaalsetest nõuannetest ja koolitusest. Seda kõike väga hea hinna ja kvaliteedi suhtega.