Digitaalsed erilahendused juristidele ja advokaadibüroodele
Äriprotsesside automatiseerimine ja protsesside optimeerimine on tõhususe ja edu eeldused. Vajadus selle järele ei ole enam vabatahtlik luksus, vaid vajadus, et pikas perspektiivis konkurentsivõimeliseks jääda.
Ekspertnõuanne
Olemasolevas pabervormis olevad olulised dokumendid, nagu menetlusdokumendid, kliendidokumendid, mustandid, välised kohtukirjad, uuringud, eksperdiarvamused asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega ja optimeerivad seega kõiki tööprotsesse maksimaalselt.PaperOffice mitte ainult ei võimalda dokumendihaldust, vaid võimaldab ka kohest juurdepääsu ajakohastele ja täpsetele kliendifailidele.
Digiteerimine advokaadibüroodele, juristidele ja juhtimiskonsultantidele
Tänase digi- ja paberandmete tulvaga on oluline tagada, et olulised dokumendid ei läheks kaotsi ja oleksid õigel ajal kättesaadavad.
Sobiva andmehalduse kasutamisest saavad olulist kasu juristid, õigusosakonnad, advokaadibürood ja juhtimiskonsultandid ning notarid.
Advokaadibüroodesse kogunevad igapäevaselt olulised dokumendid: menetlusdokumendid, kliendidokumendid, eelnõud, kohtuvälised kirjad, uuringud, eksperdiarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, paljud kliendikirjad saabuvad ka e-posti teel.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
Kuna autotööstuse väga tehnilised protsessid nõuavad täiuslikku teabevoogu ja struktureeritud täitmist. Vajalikke eeliseid on võimalik saavutada ainult tänu digiteerimisele.
On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks.
PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Töötage efektiivselt tänu digiteerimisele
Õigus ja õigus ei ole alati üks ja seesama. Olukord on sarnane ettevõtlusotsustega selle kohta, millist teed edukaks tulevikuks valida. Tööstusharud, mis aitavad oma klientidel oma õigusi saada või leida ettevõttele õige tee, on advokaadid ja juhtimiskonsultatsioonid.
Advokaatidel kui avalik-õiguslikel liikmetel on eristaatus, kuid ka eriline vastutus. Näiteks juhtimiskonsultatsioonides on lisaks inseneridele ja äriökonomistidele sageli ka juriste. Sellises väga keerulises sotsiaalses ja majanduslikus struktuuris nagu Saksamaal kaasnevad praktiliselt iga sammuga võimalikud õiguslikud tagajärjed. Tõenäoliselt on nende struktuuride kõige olulisem alus kõigi protsesside täielik dokumenteerimine.
See on täpselt see, mida PaperOffice DMS on, dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei erista dokumentide liike, olenemata sellest, kas vajate abi kliendilepingute, püksikute, tasuaruannete, kohtuotsuste ja e-kirjavahetuse haldamisel: tänu Dokumendihaldussüsteemiga PaperOffice on teie varasemad protsessid teie advokaadibüroos või ettevõttes digiteeritud, muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks. PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu loahaldus või juurdepääsuõiguste andmine.
Juristide ja juhtimiskonsultantide automatiseerimisest ei ole võimalik mööda minna
Juristide ja juhtimiskonsultatsioonide jaoks tähendab see väga ulatusliku kliendi- või kliendifaili säilitamist, millel peavad olema ka mõned eripärad. Näiteks tuleb järgida GDPR-i põhimõtteid ja loomulikult on advokaadid seotud absoluutse konfidentsiaalsuskohustusega, mis ei kehti mitte ainult suuliste avalduste, vaid ka volitamata isikute eest kaitstud dokumentide turvalise säilitamise kohta. Samuti on kohustus järgida õiguslikke ja lepinguliselt kokkulepitud tähtaegu.
Mõnel juhul võivad nende tähtaegade täitmata jätmisel olla kriminaalsed tagajärjed, kuid enamasti ainult tsiviiltagajärjed. Juhtimisnõustamisettevõtete jaoks on ülimalt tähtis ka nende klientide ärisaladuste kaitse.
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus, erinevad juurdepääsutasemed ja juurdepääsu lubade määramine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt samamoodi nagu ettevõttes, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".
Vastutust saab määrata mitte ainult üksikisikutele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Üürikorterite advokaadid", nii et kolleeg saaks kohe sisse astuda, kui töötaja puudub.
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile või vastupidi. Neid saab varustada ka paroolidega.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Täiuslikud töövood juristidele ja juhtimiskonsultantidele
Saksamaal on praegu umbes 150 000 föderaalsete ja riiklike seaduste ja määruste individuaalset määrust. Kõik sotsiaal- ja majanduselu valdkonnad on reguleeritud. Selleks, et hallata lõigete džunglit, on advokaadid spetsialiseerunud teatud valdkondadele, nagu juhtimiskonsultatsioonid, kuid siiski ei ole advokaati ega juhtimiskonsultanti, kes teaks kõiki oma erivaldkonna õiguslikke nõudeid. Eriti kuna uued seadused või kohtuotsused muudavad praegust olukorda igal ajal pidevalt. See vajab õiget tarkvara, mis on võimeline õppima, kiiresti ja turvaliselt.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega on kaasas kõik, mida advokaadid ja juhtimiskonsultatsioonid vajavad, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtetele
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Digitaalne ümberkujundamine PaperOffice DMS-iga muudab õigussüsteemi põhjalikult
PaperOffice'i töövoo funktsioon lihtsustab suhtlust sekretariaadi ja juristide vahel. Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased.
PaperOffice toetab seda ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused. Mis on õigussektoris hädavajalik.
Digitaliseerimine PaperOffice'iga toob tohutuid eeliseid
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest.
Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta.
Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
PaperOffice DMS ei ole mitte ainult ulatuslik oma funktsioonides, vaid ka kergesti õpitav, juhindudes videoõpetustest, vaid soovi korral ka individuaalsetest nõuannetest ja koolitusest. Seda kõike väga hea hinna ja kvaliteedi suhtega.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine advokaadibüroodele, juristidele ja juhtimiskonsultantidele":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab juriste ja juhtimiskonsultante ning pakub sobivaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.