Ehitusettevõte
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Lähteseis

IDC Construccion on Las Palmase ehitusettevõte, mis on spetsialiseerunud spordipõrandate ehitamisele koolidele, spordisaalidele ja mänguväljakutele. Ettevõte on tuntud oma kvaliteetsete ja vastupidavate põrandate poolest, mis vastavad kasutajate vajadustele, olgu siis tegemist koolide, spordisaalide, mänguväljakute jne põrandatega.

Nagu paljud suured ehitusettevõtted, oli ka IDC Construccion S.L.-l probleeme oluliste dokumentide ja paberimajanduse haldamisega igapäevastes äritsükliks.
Nende väljakutsete ületamiseks otsis ettevõte dokumentihaldussüsteemi, et optimeerida oma dokumendihaldust.

Oluline oli, et uus dokumendihaldussüsteem (DMS) võimaldaks kõiki neid dokumente ühes kohas koondada ja kergesti juurde pääseda igast asukohast.
IDC Construccion otsis DMS-i, mis saaks kohanduda nende olemasolevate töövoogudega ja täita nende nõudmisi.

Väljakutsete hulka kuulusid:

• Kõigi ettevõtte dokumentide registreerimine, korraldamine, klassifitseerimine ja arhiveerimine
• Kiire ja usaldusväärne juurdepääs dokumentidele igast asukohast
• Paberdokumentide ja elektrooniliste failide ühtne haldamissüsteem
• Lihtne integreerimine ettevõtte olemasolevatesse töövoogudesse
• Konfidentsiaalse teabe kontroll ja turvalisus

Millised muud tootjad olid kaalumisel?

IDC Construccion uuris erinevaid DMS-võimalusi. Siiski ei suutnud ükski teine süsteem nende olemasolevat tööviisi sobituda. Lõpuks avastasid nad PaperOffice DMS-i ja leidsid, et see sobib ideaalselt nende vajadustele. Neid impressioneeris asjaolu, et see integreerus lihtsalt olemasolevatesse süsteemidesse, ilma et peaksid oma tööviisi muutma.

Miks IDC Construccion S.L. valis PaperOffice DMS-i

IDC Construccion S.L.-i härra Agustín García Afonso uuris algselt erinevaid tarkvarapakkumisi dokumentide haldamise osas ja otsustas proovida PaperOffice DMS-i.

IDC Construccioni ehitusettevõtte jaoks oli väljakutse leida sobiv dokumentide haldamise süsteem, mis toetaks nende tööviisi ja optimeeriks dokumentide haldamist.

Pärast mitmeid dokumentide haldamise süsteeme kasutas ettevõte täheldas, et need süsteemid sunniksid neid süsteemi kohandama, mitte vastupidi.

See oli ettevõtte jaoks puuduseks, kuna neil oli juba kohandatud dokumentide haldamise süsteem, mis aga ei olnud ajakohastatud. Nende väljakutsete tõttu otsustas ettevõte leida süsteemi, mis vastaks nende nõuetele ja toetaks samal ajal olemasolevat süsteemi.

Pärast hoolikat erinevate dokumentide haldamise süsteemide läbivaatamist valis IDC Construccion PaperOffice DMS-i.

Süsteem valiti, kuna see võimaldas ettevõttel oma olemasolevat tööviisi minimaalselt muuta, samal ajal täites nende nõudeid. See oli otsustamisel oluline tegur, kuna ettevõte sai nii säilitada täieliku kontrolli oma dokumentide üle ilma tööviisi kahjustamata.

Tänu kontrollitud juurdepääsule, detailsetele ülesandeloenditele, töövoogudele antud volituste andmisele ja usaldusväärsetele e-posti teavitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ning volitatud isikud saavad need kiiresti heaks kiita või keelduda.

"Ettevõtetele, kellel pole veel dokumentide haldamise süsteemi, on PaperOffice DMS ideaalne lahendus, pakkudes kõike, mida nad soovida võiksid. Isegi ettevõtetele, kellel on juba dokumentide haldamise süsteem, kuid kes mingil põhjusel vajavad vahetust, on PaperOffice DMS tänu oma kasutajasõbralikule liidesele ja funktsioonidele suurepärane valik."

Andmete ja dokumentide nüüd lihtsam ja kiirem kättesaadavus muudab ettevõtte tööprotsesse oluliselt ja püsivalt. Haldamisteadmine on nüüd läbipaistvalt korraldatud ja õigel ajal kättesaadav.

Need PaperOffice DMS teistest paremaks

• Kasutajaliidese kohandatavus: IDC Construccion oli muljet avaldanud PaperOffice DMS-i kasutajasõbralikkus. Dokumendihaldussüsteem suutis kohanduda IDC Construccion olemasolevate töövoogudega ning võimaldas neil dokumente kiiresti ja lihtsalt korraldada ja otsida.
• Täiustatud dokumentide otsimine: PaperOffice DMS võimaldab IDC Construccioni töötajatel dokumente kiiresti ja lihtsalt leida, mis säästab aega ja ressursse.
• Dokumendiversioonide kontrollimine: PaperOffice DMS võimaldab IDC Construccionil kontrollida dokumentide versioone ja tagada, et need oleksid alati ajakohased.

"Pärast PaperOffice'i tutvustamist muutsime isegi oma moto „Öelge mulle, kuidas soovite sammuda, ja me paneme teie põrandale aluse" dokumentide halduse motoon, mis kõlab "Öelge mulle, kuidas soovite oma dokumentatsiooni hallata, ja PaperOffice teeb selle teie jaoks". "

Lõpptulemus

IDC Construccion suutis PaperOffice DMS-i rakendamise abil oma dokumentide haldamist parandada. Ettevõtet oli muljet avaldanud kasutajaliidese kohandatavus, täiustatud dokumentide otsimine ja dokumendiversioonide kontrollimine. Uue süsteemi kasutuselevõtt oli sujuv ja ettevõte soovitab PaperOffice DMS-i kõigile, kes otsivad dokumentide haldamise lahendust. Kokkuvõttes oli IDC Construccioni kogemus PaperOffice DMS-iga äärmiselt rahuldustpakkuv ja ületas nende ootused.