PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Me tahame sõbrad olla.

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Kõrgeimad võimalikud sooduspakkumised

Eksklusiivsed siseringi uudised

Tasuta boonuse uuendamine

Sõpruse usaldussõna ausõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja iga e-kiri sisaldab ühe klõpsuga loobumislinki.

Dokumentide arhiveerimine juriidiliselt selgitatud

Juhendame teid läbi seadusliku džungli, avastame turunduse poolteadmisi ja selgitame, miks PaperOffice on teie ideaalne dokumendialus kõigi juriidiliste nõuete jaoks.

Protseduuriline dokumentatsioon

Mida vajate:Protseduuridokumendid vastavalt GoBD-le

Asendusskaneerimise menetlusdokumentide näidised, mille on välja andnud Saksamaa föderaalne maksukonsultantide koda (BStBK) koostöös Saksamaa maksukonsultantide assotsiatsiooniga (DStV).


Tõendite esitamise kohustus

Mida ütleb menetlusdokumentatsioon?

Et kõik töötab plaanipäraselt

Menetlusdokumentatsiooni abil saavad ettevõtted tõestada, et nende IT-toega raamatupidamine ning andmete ja dokumentide säilitamine vastavad GoBD-s määratletud korrektsuse põhimõtetele.

Et saate taotluse korral esitada mis tahes dokumendi

Eesmärk on muuta raamatupidamis- ja arhiveerimisdokumendid ettevõttes eksperdi jaoks arusaadavaks ja kontrollitavaks mõistliku aja jooksul, näiteks auditi käigus.

Selleks kirjeldatakse üksikasjalikult, kuidas vautšereid ja dokumente salvestatakse, võetakse vastu, digiteeritakse, töödeldakse, väljastatakse ja säilitatakse. Menetlusdokumentide koostamise eest vastutab kasutatud IT-lahenduse maksukohustuslane või ettevõtja ise.

Dokumentatsiooni töötlemine

Mida tuleks menetlusdokumentides arvesse võtta?

Selgelt struktureeritud menetlusdokumendid peaksid olema kättesaadavad iga IT-süsteemi jaoks. IT-protsessi sisu, struktuur ja tulemused peaksid olema täiesti ja veenvalt ilmsed.
Jälgitavuse kontrollimiseks on vaja põhjalikku ja ajakohast menetlusdokumenti, mis dokumenteerib kõik süsteemi- ja tehnoloogilised muutused sisu ja aja osas ilma lünkadeta.

Menetlusdokumentides tuleks samuti näidata, kuidas elektroonilisi dokumente kogutakse, töödeldakse, väljastatakse ja säilitatakse.
Andmete varundamise menetluse kirjeldus, mis on kohaliku andmebaasirakenduse puhul paperOffice'i integreeritud, on samuti oluline osa protseduuri dokumentatsioonist.

Protseduuri dokumentatsioon kirjeldab kavandatud organisatsioonilist ja tehnilist protsessi. Alates teabe päritolust kuni indekseerimise, töötlemise ja säilitamiseni ning ühemõttelise otsinguni.


turvalisel poolel

Lahendus: GOBD-ga ühilduv PaperOffice dokumentide salvestamiseks

PaperOffice järgib GOBD-d nii sertifitseerimise kui ka kõigi tarkvaranõuete testimise kaudu, järgides kõiki nõutavaid standardeid.

Nõue1/6

JÄLGITAVUSE JA KONTROLLITAVUSE PÕHIMÕTE (GOBD PEATÜKK 3.1)

GoBD sõnul on maksumaksja kohustatud tagama, et IT-süsteem on kaitstud kahjude eest (nt jälitamatus) ning kaitstud volitamata sisenemiste ja muudatuste eest.


Nõue2/6

TÕE, SELGUSE JA PIDEVATE ÜLESTÄHENDUSTE PÕHIMÕTTED ÜKSIKUTE SUBJEKTIDEGA (GOBD PEATÜKK 3.2)

DMS-serveri komponentidele kehtivad üldiselt samad turvanõuded nagu teistele IT-komponentidele. Asjakohased teemad on seire ja andmeturve.

Nõue3/6

TÄIELIKKUS (GOBD PEATÜKK 3.2.1)

Põhimõtteliselt tuleb iga dokument, mis tuleb säilitada, registreerida eraldi ja kõigi selle komponentidega (lünkade täielikkus ja täielikkus).


Nõue4/6

KORREKTSUS (GOBD PEATÜKK 3.2.2)

Järgides õigsuse põhimõtet, peab DMS tagama, et arhiveeritavatel dokumentidel ja andmetel on nõutav vastavus originaalile (pildi või sisu poolest).

Nõue5/6

KORRALDUS (GOBD PEATÜKK 3.2.4)

Korrakohase raamatupidamise põhimõtteid DMS-i kasutamisel loetakse järjekindlalt täidetuks, kui on võimalik tagada vastavus korrektsuse kriteeriumidele kogu säilitusperioodi vältel.


Nõue6/6

MUUTUMATUS (GOBD PEATÜKK 3.2.5)

GoBD nõuab, et kasutatav andmetöötlusmenetlus peab olema kavandatud nii, et kogu töötlemismenetlusse sisenenud teavet ei tohi enam alla suruda ega üle kirjutada, kustutada, muuta ega võltsida, ilma et seda oleks tuvastatud (GoBD peatükk 3.1; 58-60).

Sagedased küsimused
Kes aitab protsessi dokumenteerimisel?

Kui usaldate täielikult oma protsesse, saate tõenäoliselt hakkama ilma maksunõustajata. Siiski soovitame saada abi maksunõustajalt eelnevalt või vähemalt üks kord protsessi dokumentatsiooni loomise ajal. Meie enda kogemuste põhjal on alati soovitatav ja kasulik rääkida auditeeriva asutusega avalikult, sest hoolimata kõigist spetsifikatsioonidest ja standarditest otsustab lõpuks audiitor.

Kes kiidab protsessi dokumentatsiooni heaks?

Hoiduge turunduse poolteadmistest: maksuhaldur ei aktsepteeri mis tahes sertifikaate ja mis tahes emitenti! Vajaduse korral loeb ainult protseduuridokumentide esitamine vastavalt GoBD-le ja kas kõik tõesti sobib, otsustab auditeerimisasutus, nt teie maksuaudiitorid või maksuamet.

Miks ei piisa ainult PaperOffice'ist?

Lühidalt ja lühidalt selgitatud: Kui olete näiteks paperoffice'is arve arhiveerinud juriidiliselt turvalisel ja auditikindlal viisil, võib arve siiski olla enne skaneerimist manipuleeritud või muudetud. Võib-olla säästate auditikindlal viisil, kuid üldine protsess ise ei ole auditikindel ega vasta seetõttu GoBD-le.

Kas originaaldokumente saab ära visata?

Õigusliku tähtsusega dokumente, näiteks lepinguid, tuleb endiselt originaalis hoida. Lühidalt öeldes: maksuamet aktsepteerib elektroonilisi dokumente, kuid kohus aktsepteerib originaale ainult vaidluse korral. See on tingitud asjaolust, et allkirja saab kontrollida ainult originaaldokumentide autentsust. Soovitame mitte kunagi originaale ära visata.

Miks ma saan PaperOffice'i dokumente kustutada?

Jällegi on olemas protsessi dokumentatsioon. Kuna kustutamist on tehniliselt võimatu täielikult välistada, kui andmed on teiega salvestatud. Lõpuks saate kirje ise andmebaasist kustutada. Või eemaldage kõvaketas. Või tühjendage server. Või hoone õhku lasta.

Kuidas leida tehnilisi DMS-i soovitusi?

Bitkom on välja töötanud GOBD kontroll-loendi dokumendihaldussüsteemide kohta vastavalt 11.02.2019 uusimale GOBD versioonile, mille leiate siit

PaperOffice Academy

Te olete seda vist näinud

Seda ütlevad meie kliendid

Juhtumiuuring

Tee digitaalsesse raekotta - administratsiooni digiteerimine

"PaperOffice DMS-i lihtne integreerimine ja käitamine andis üldise lahenduse, mida see tööstus vajas: minimeerida paberi tarbimist, kiirendada otsinguprotsesse, automatiseerida määramine ametnikele ja võimaldada protsessiga seotud andmete salvestamist."

Härra Carlos A. Garcia Turundus- ja kommunikatsioonijuht