PaperOffice Insideri uudiskiri
PaperOffice Insideri uudiskiri
Soovime saada sõpradeks

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine

Eksklusiivne siseringi uudis

Tasuta boonusuuendused

Sõprus usaldus Au sõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja igas e-kirjas on ühe klõpsuga loobumise link.

Sertifitseeritud ja GOBD-ühilduv dokumentide säilitamine

Sertifikaadiga ja heakskiiduga maailma kahe kõrgeima digiteerimisstandardi GOBD (endine GDPDU) ja DSGVO (EL-i GDPR) korral olete PaperOffice'iga kindlalt turvalisel poolel.

Tähelepanu

100% GOBD läbi ülevaatuse turvalisuse

Tänu protsessidokumentatsiooni läbivaatamise turvalisusele on seda igal ajal võimalik jälgida ja kontrollida, kaitstes seda manipuleerimise ja kadumise eest, et vastaks testide ja ülevaatuste nõuetele ning säilitaks oma kehtivuse pikka aega.

100% GDPR, kuna pilvesalvestust ei ole.

Andmete salvestamine kohapeal ilma pilvesalvestuseta lihtsustab protsessidokumentatsiooni, annab suurema kontrolli teabele juurdepääsu üle ning võimaldab lihtsamat juurdepääsu vanematele versioonidele, samuti tagab dokumendatsiooni ja teabe turvalise jagamise koostöös teiste meeskonnaliikmetega.

100% juurdepääsu kontroll

Tänu PaperOffice DMS juurdepääsu kontrollile tagatakse, et ainult need, kellel on lubatud dokumendihaldussüsteemi kasutada, saavad juurdepääsu andmetele, millele nende juurdepääsupiirang kehtib. Lisaks tagatakse, et isikuandmeid ei saa töötlemise, kasutamise ja säilitamise ajal luba omamata lugeda, kopeerida, muuta ega kustutada.

Dokumendi säilitamine seletatud õiguslikult

Juhatame teid läbi õigusliku metsiku aasa, paljastame turunduse poolteadmisi ja selgitame, miks on PaperOffice teie ideaalne dokumendipõhi kõikidele õiguslikele nõuetele.

Protseduuriline dokumentatsioon

Mida vajate: Protseduuriline dokumentatsioon vastavalt GoBD-le

Asendusskanne jaoks prooviuuringud, mille on välja andnud Saksa Föderaalne Maksunõustajate Koda (BStBK) koostöös Saksa Maksunõustajate Assotsiatsiooniga (DStV).

Tõendamiskohustus

Mida ütleb menetlusdokumentatsioon?

Et kõik toimub kava kohaselt

Protseduurilise dokumentatsiooni abil saavad ettevõtted tõestada, et nende IT-toetatud raamatupidamine ja andmete ning dokumentide säilitamine vastavad GoBD-s määratletud regulaarsuse põhimõtetele.

Et saa nõuda mistahes dokumenti

Eesmärk on muuta raamatupidamine ja dokumentide haldamine ettevõttes arusaadavaks ja kontrollitavaks mõistliku aja jooksul eksperdile, näiteks auditi käigus.

Selleks kirjeldatakse üksikasjalikult, kuidas sooduskaarte ja dokumente registreeritakse, vastu võetakse, digiteeritakse, töödeldakse, väljastatakse ja salvestatakse. Käibemaksukohustuslane, kes kasutab kasutatavat IT-lahendust, või ettevõtja ise vastutab menetlusdokumentatsiooni koostamise eest.

Dokumentatsiooni töötlemine

Millele peaksite protseduurilises dokumentatsioonis tähelepanu pöörama?

Iga IT-süsteemi jaoks peaks olema saadaval selgelt struktureeritud protseduuridokumentatsioon. IT-protsessi sisu, struktuur ja tulemused peaksid olema täiesti ja veenvalt ilmsed.
Jälgitavuse kontrollimiseks on vaja üksikasjalikku ja ajakohast protseduuridokumentatsiooni, mis dokumenteerib süsteemi- ja tehnoloogilised muudatused sisu ja aja suhtes ilma lünkadeta.

Protseduuriline dokumentatsioon peaks samuti näitama, kuidas elektroonilisi dokumente vastu võetakse, töödeldakse, väljastatakse ja salvestatakse.
Paberihoone kohaliku andmebaasirakenduse korral integreeritud andmete varundamise protseduuri kirjeldus on samuti protseduuridokumentatsiooni oluline osa.

Menetluse dokumentatsioon kirjeldab ettenähtud organisatsiooni- ja tehnilist protsessi. Informatsiooni algusest indekseerimise, töötlemise ja ladustamiseni ning üheselt mõistetava taastamiseni.

kindlustuse mõttes

Lahendus: GOBD-ga kooskõlas olev PaperOffice dokumentide salvestamiseks

PaperOffice täidab GOBD nõudeid, sertifitseerimise ja kõigi tarkvaranõuete testimise kaudu vastates kõigile nõutud standarditele.

Nõue1/6

TRACEABILITY JA KINNISTUSTEOSTUS (GOBD CHAPTER 3.1)

Vastavalt GoBD-le on maksumaksjal kohustus tagada, et IT-süsteem oleks kaitstud kadumise (nt tuvastamatus) vastu ja kaitstud volitamata sisenemiste ja muudatuste eest.

Nõue2/6

TÕE, SELGUSE JA JÄTKUVATE SALVESTISTE PRINTSIIBID INDIVIDUAALSETE TEGEVUSTE KOHTA (GOBD LÕIK 3.2)

DMS-i serverikomponendid kuuluvad üldiselt samadele turvanõuetele nagu teised IT-komponendid. Olulised teemad on jälgimine ja andmete turvalisus.

Nõue3/6

TÄIUSLIKKUS (GOBD 3.2.1 PEATÜKK)

Põhimõtteliselt tuleb iga säilitatav dokument registreerida eraldi ja kõigi selle komponentidega (avatuste täielikkus ja täiuslikkus).

Nõue4/6

KORREKTSUS (GOBD LUGU 3.2.2)

Vastavalt õigsuse põhimõttele peab DMS tagama, et arhiveeritavad dokumendid ja andmed vastaksid nõutavale astmele originaaliga (nii pildi kui sisu osas).

Nõue5/6

TELLIMUS (GOBD PEATÜKK 3.2.4)

Korrakohaste arvepidamise põhimõtteid DMS-i kasutamisel peetakse pidevalt täidetuks, kui vastavus korrapärasust käsitlevatele kriteeriumidele saab tagada kogu säilitusperioodi jooksul.

Nõue6/6

MUUTUMATUSSUS (GOBD PEATÜKK 3.2.5)

GoBD nõuab, et kasutatud andmete töötlemise protseduur tuleks kujundada selliselt, et kogu töötlemise protseduuris sisestatud teave ei saaks enam maha surutud või üle kirjutatud, kustutatud, muudetud ega võltsitud ilma identifitseerimiseta (GoBD peatükk 3.1; 58-60).

Sagedased küsimused
Kes aitab protsessidokumentatsiooniga?

Kui teil on absoluutne usaldus oma protsesside vastu, võite ilmselt hakkama saada ilma maksunõustajata. Siiski soovitame enne protsessi dokumentatsiooni koostamist saada maksunõustaja abi või vähemalt korra. Meie enda kogemusest lähtudes on alati mõistlik ja abistav avameelselt rääkida auditeerimisasutusega, sest hoolimata kõigist spetsifikatsioonidest ja standarditest, otsustab lõpuks auditeerija.

Kes kinnitab protsessidokumentatsiooni?

Ole teadlik turunduspoolsusest: Maksuasutused ei aktsepteeri mingisuguste sertifikaatide vastu võtmist, olenemata väljastajast! Vajaduse korral loeb ainult menetlusdokumentatsiooni esitamine vastavalt GoBD-le, ja otsuse kõige sobivama kohta teeb auditeeriv asutus, näiteks teie maksualane audiitor või maksuamet.

Miks PaperOffice üksi ei piisa?

Selgitatud lühidalt ja lakooniliselt: Kui olete näiteks arve PaperOffice'is õiguslikult turvalisel ja auditeeritaval viisil arhiveerinud, võis arvet skaneerimisele eelnevalt siiski manipuleerida või muuta. Saate salvestada auditi tõendina, kuid üldine protsess ise ei ole auditi tõend ja seega ei vasta GoBD nõuetele.

Kas ma saan originaaldokumente ära visata?

Dokumente õigusliku tähtsusega, nagu lepingud, tuleb ikkagi hoida originaalina. Lühidalt öeldes: maksuamet aktsepteerib elektroonilisi dokumente, kuid kohtu korral vaidluse korral aktsepteeritakse ainult originaale. See tuleneb asjaolust, et allkirja autentsust saab kontrollida ainult originaaldokumentidel. Soovitame originaale kunagi ära visata.

Miks saan kustutada PaperOffice dokumendid?

Jälle on protsessidokumentatsioon. Kuna on tehniliselt võimatu kustutamist täielikult välistada seni, kuni andmed on sinuga salvestatud. Lõpuks saate ise kirje andmebaasist otse kustutada. Või eemaldage kõvaketas. Või kõrvaldage server. Või laske hoone õhku.

Kuidas ma leian tehnilisi DMS soovitusi?

Bitkom on välja töötanud GOBD kontrollnimekirja dokumentide haldussüsteemide kohta vastavalt uusimale GOBD versioonile 28.11.2019, mille leiate siit

change me
Esietendus

Skanner ja dokumendihaldus - DMS-i kasutamise 15 parimat põhjust

PaperOffice Academy

Muutuge eksperdiks 15 minutiga

Kiire sissejuhatus PaperOffice'i 2022. aastasse

change me
Uus

VKE suurendavad tõhusust dokumentide haldamise DMSi ja QNAP NASiga

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Tee digitaalsesse raekotta - administratsiooni digiteerimine

"PaperOffice DMS-i lihtne integreerimine ja käitamine andis üldise lahenduse, mida see tööstus vajas: minimeerida paberi tarbimist, kiirendada otsinguprotsesse, automatiseerida määramine ametnikele ja võimaldada protsessiga seotud andmete salvestamist."

Härra Carlos A. Garcia Turundus- ja kommunikatsioonijuht