Äriprotsesside automatiseerimine tööstuses ja kaubanduses
PaperOffice DMS tootmiseks ja kaubanduseks võimaldab sujuvat infovoogu tootmise ja halduse vahel tänu äriprotsesside digiteerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, uuringud, saatekirjad ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega ja optimeerivad seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Dokumendihalduslahenduse abil salvestate ja arhiveerite kogu teabe kesksel platvormil auditikindlalt.
Digiteerimine tööstuses ja kaubanduses
Tootmise, tootmise ja kauplemise ettevõttena on teil haldamiseks palju olulisi dokumente:
Arved, lepingud, tellimused, saatelehed ja palju muud. Seetõttu on selle valdkonna ettevõtted need, kes saavad sobiva dokumendihaldustarkvara kasutamisest märkimisväärset kasu.
Nii luuakse tööstuses ja kaubanduses iga päev olulisi dokumente. Need kõik tuleb määrata õigele osakonnale, kliendile, objektile, tarnele.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
Lisaks klassifitseeritakse iga dokument vastavalt selle tüübile ja seda saab määrata inimestele ja objektidele, millele saate isegi liikvel olles juurde pääseda, olenemata seadmest.
Nii et teil on kogu teave ja dokumendid kõigi lavastuste, objektide, klientide jne kohta selgelt ühes kohas, nimelt teie andmebaasis.
On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja võetaks õiguslikke meetmeid dokumentide säilitamiseks. Paljude olemasolevate haldusprobleemide lahendamiseks tootmises ja kaubanduses tuleks rakendada PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi.
Dokumendihalduslahenduse abil salvestate ja arhiveerite kogu teabe kesksel platvormil auditikindlalt.
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud, arved, tellimused, saatelehed, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
Digiteerimine on tööstuses kõik ja lõpp
PaperOffice DMS-iga saab dokumente digiteerida tööstuses ja kaubanduses ning arhiveerida tsentraalselt nii, et juurdepääsu saab teha mis tahes arvutist, ilma et oleks vaja arhiivi minna või kõigepealt uurida, milline / r kolleeg, kes praegu dokumente või kaustu töötleb.
PaperOffice DMS mitte ainult ei digitaliseeri analoogdokumente, vaid dokumendihaldustarkvara salvestab iga dokumendi muudatuse kronoloogilises järjekorras. Originaal jääb puutumata. Töövoofunktsiooni saab kasutada näiteks teatud tegevuste määramiseks projektitöö ajal ja iga töötaja peab ülevaadet praegusest olekust.
Samal ajal saab esitada ideid või ettepanekuid, ilma et oleks vaja iga kord koosolekuid kokku kutsuda. Arhiveeritud dokumente saab otsida märksõnade järgi või kuupäeva- või viitenumbreid ning automatiseeritud malle saab luua AI-ga PaperOffice DMS-is.
PaperOffice DMS-i ulatuslik töövoofunktsioon muudab sisekommunikatsiooni palju lihtsamaks. Mõiste "sisemine" hõlmab ka filiaale või välismaiseid asukohti. Näiteks projektiga seotud töö puhul kuvatakse alati praegune olek ja samal ajal ajalugu. Loomulikult on lisatud ka meeskonnaga seotud ja privaatne kalender, kuhu sisestatakse tähtajad ja ajaga seotud üritused.
Tegelikult võiks enamik toiminguid, protsesse ja kommunikatiivseid meetmeid tööstuses ja kaubanduses toimuda valguse kiirusel, mis vastab 21. sajandi digitaalajastule.
Kui alati ei olnud vahejaamu, kus trükitud paber aeglustab tegevuse tempot kõndimiskiirusele. Sellel on kulud, rääkimata keskkonnamõjust ja jätkusuutlikkusest. Kasutades asjakohast dokumendihaldustarkvara, nagu PaperOffice DMS, ei saa tööstus- ja kaubandusettevõtete arvukaid protsesse mitte ainult kiirendada, vaid ka turvalisemaks muuta, näiteks seoses tööstusliku spionaažiga või lunavara abil väljapressimise katsetega.
Dokumendihaldustarkvara, näiteks PaperOffice DMS, sobib kõige paremini nende ülesannete täitmiseks. Sest see on dokumendihaldustarkvara, mis suudab teha palju enamat kui lihtsalt dokumentide haldamine.
PaperOffice ei erista dokumentide tüüpe, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide ja e-posti kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid ettevõttes digiteeritud , muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
PaperOffice arhiivib kõik tööstuses ja kaubanduses loodud dokumendid ning kogu asjakohane teave kooskõlas seadusega ja auditikindlal viisil
PaperOffice DMS võimaldab seoses NAS-iga (Network Attached Storage) ehitada väga turvalise sisevõrgu sisekommunikatsiooniks ja andmeedastuseks. See loob topeltturvalisuse väljastpoolt tulevate rünnakute vastu. Kõigepealt operatsioonisüsteemi tulemüür ja teiseks PaperOffice DMS krüpteerimine. Samal ajal luuakse NAS-i kaudu eraldi pilv, mis ei sõltu kolmandatest osapooltest pakkujatest.
PaperOffice DMS-i ulatuslik töövoofunktsioon muudab sisekommunikatsiooni palju lihtsamaks. Mõiste "sisemine" hõlmab ka filiaale või välismaiseid asukohti. Näiteks projektiga seotud töö puhul kuvatakse alati praegune olek ja samal ajal ajalugu.
Loomulikult on lisatud ka meeskonnaga seotud ja privaatne kalender, kuhu sisestatakse tähtajad ja ajaga seotud üritused.
AI-ga varustatud dokumendituvastus korraldab automaatselt kõik dokumendid, mis salvestatakse õigesse kausta ja loob nii märksõnade indeksi kui ka muudatuste ajaloo. PaperOffice DMS-i sisemine otsingumootor leiab iga dokumendi sekundi murdosas.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Digitaalne töötlemine on oluline alus munitsipaalteenuste kõrge teenuse kvaliteedi tagamiseks tulevikus
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele , nagu autoriseerimishaldus või juurdepääsulubade andmine. Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt nii, nagu need toimiksid, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "broneerimine".
Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Tootmine", nii et kolleeg saab kohe sekkuda, kui töötaja puudub.
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma kliendile, maksukonsultandile või vastupidi.
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides. Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara lugeda süsteemi analoogdokumente, plaane ja fotosid ning digiteerida neid skannerite abil, aga ka mobiiltelefonide salvestisi, mille puhul tekstid teisendatakse OCR-i abil kirjutamiseks ja neid saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Tööstuse ja kaubanduse ettevõtted peavad töötlema dokumente kõigi äritehingute jaoks. Ärimudelite pidev edasiarendamine tekitab pidevalt uusi väljakutseid. Nad vajavad head dokumendihaldussüsteemi.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasneb kõik, mida töötlev tööstus vajab, näiteks:
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt GDPR/li põhimõtetele>
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab kaubavahetuse ja tootmise suhtlust tarnijate ja klientidega.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib seega saada organisatsiooniliseks lüliks igas kaubandus- ja tootmisettevõttes ning seda peaaegu valguse kiirusel.
Töötleva tööstuse ja kaubanduse ettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
Dokumendihaldussüsteem võimaldab iga piirkonna jaoks eraldi andmebaaside loomist ja suudab samal ajal luua linke. Analoogdokumendid, näiteks esitatud arved, skannitakse PaperOffice DMS-iga ja salvestatakse nii fotona kui ka teisendatud tekstina OCR-tarkvara abil. Kõiki olemasolevaid andmeid saab kuvada selgelt ja ühemõtteliselt, mistõttu ei pea ettevõtteväliste kohtumiste jaoks faile kaasas kandma. AI-kontrollitav andmebaasihaldus loob põhiandmetest või statistiliselt kasutatavatest loenditest mallid vastavalt vajadusele.
Samal ajal säilitatakse vajalik andmekaitse hierarhilise paroolihalduse ja 1024-bitise krüpteerimise kaudu.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
Vaadake, kuidas saate teabevoogu tootmise ja halduse vahel ühendada, digiteerides ja automatiseerides dokumente ja äriprotsesse.
PaperOffice'iga kiirendate nii oma tootmisprotsesse kui ka kõiki osakondadevahelisi töövooge. Üha rangemate tootevastutuse seaduste ajal saate dokumendihalduse ja töövoo automatiseerimise lahenduse abil suurendada ka oma ettevõtte õiguskindlust.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Digiteerimine tööstuses ja kaubanduses":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, muutes selle immuunseks näiteks andmevarguse suhtes ning ületades kõik GDPR- ja GOBD-nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab tööstust ja kaubandust ning pakub sobivaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.