Paberi- ja pakenditööstuse äriprotsesside automatiseerimine
PaperOffice DMS paberi- ja pakenditööstusele võimaldab sujuvat teabevoogu tänu äriprotsesside digiteerimisele ja automatiseerimisele.
Ekspertnõuanne
Kirjalikud dokumendid, lepingud, eelnõud, arved, saatelehed ja palju muud asendatakse tänu digiteerimisele elektrooniliste dokumentidega, optimeerides seega kõik tööprotsessid maksimaalselt.Integreeritud tehisintellekt võimaldab äriprotsesse suures osas automatiseerida, kiirendades protsesse ning suurendades edu ja rahulolu.
Digiteerimine paberi- ja pakenditööstuses
Paberi- ja pakenditööstuse ettevõtted saavad sobiva andmehalduse kasutamisest märkimisväärset kasu, sest nad saavad iga päev paberdokumente.
Nii loovad paberi- ja pakenditööstuse ettevõtted igapäevaselt olulisi dokumente:
Kirjutised, visandid, mustandid, väliskirjad, uuringud, ekspertarvamused ja palju muud. Need ei jõua mitte ainult posti teel, vaid paljud kirjad saabuvad ka e-posti teel.
Kõik need dokumendid tuleb digiteerida, kui need saabuvad paberkandjal, nõuavad struktureeritud esitamist, ülesannete ja töövoo määramist ning peavad olema nõudmisel kohe kättesaadavad.
On väga oluline, et olulistest tähtaegadest peetaks kinni ja et dokumentide säilitamiseks võetaks õiguslikke meetmeid. PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
PaperOffice DMS annab teile dokumentides selge struktuuri ja aitab teil teabetulvaga toime tulla.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad ja loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu lepingud või kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt.
Viimastel aastatel on jätkusuutlikkus kujunenud paberi- ja pakenditööstuse üheks tugevamaks suundumuseks. Keskkonna ühilduvus ja mitmeotstarbeline sobivus on tulevaste ostude puhul otsustava tähtsusega. Kuid rohelise marsruudi läbimine ei tähenda enam seda, et kliendid on valmis maksma kõrgemat hinda või kvaliteedi osas kompromissi, vaid need kaks kvaliteedi ja jätkusuutlikkuse aspekti käivad paindliku pakendi puhul käsikäes.
Miks on dokumendihaldustarkvara ideaalne lahendus?
Dokumendihaldussüsteem PaperOffice toob organisatsiooni ja andmekaitse ühe kapoti alla. Uuenduslik süsteem pakub sujuvamaid otsingu- ja otsinguvahendeid, mis vähendavad reageerimisaega ja tagavad, et dokumendid ei lähe kunagi kaotsi, mis on ettevõtetele alati rahuldustpakkuv.
PaperOffice ei erista dokumentide liike, olenemata sellest, kas vajate abi lepingute, menetlusdokumentide, kontode, kohtuotsuste ja e-kirjavahetuse haldamisel: tänu PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemile on teie varasemad protsessid teie ettevõttes digiteeritud, muutes need tõhusamaks, läbipaistvamaks ja oluliselt paindlikumaks.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Tänu integreeritud tehisintellektile käivitatakse automaatsed reeglid. See tehisintellekt sorteerib dokumendid automaatselt kaustadesse nagu "Arve" ja "Saatemärkmed", salvestab sobivad märksõnad ja käivitab vastava dokumenditüübi jaoks salvestatud digitaalse töövoo.
Kuidas minna paberivabaks?
PaperOffice kõrvaldab kõik aeganõudvad kitsaskohad, toob kaasa kulude kokkuhoiu, näiteks paberdokumentide kõrvaldamise, ning loob selge ülevaate olulistest dokumentidest, nagu kviitungid, lepingud, saatelehed või muud kirjad, hallates neid tulevikus PaperOffice'is digitaalselt .
Dokumentide hõivamine, töötlemine, jagamine, otsimine ja jälgimine muutub PaperOffice'i kasutamisel väga lihtsaks.
Tänu kontrollitud juurdepääsule, üksikasjalikele ülesannete loenditele, samuti töövoogude ja usaldusväärsete e-posti teatiste abil tehtud kinnitustele saavad töötajad määratud ülesanded tõhusalt täita ja volitatud isikud saavad heakskiidu hõlpsalt kinnitada või sellest keelduda.
PaperOffice vastab kõrgeimatele turvastandarditele, nagu loahaldus või juurdepääsuõiguste andmine.
Kasutaja määratleb individuaalsed tööetapid täpselt samamoodi nagu ettevõttes, näiteks arvete "salvestamine", "kontrollimine", "vabastamine" ja "postitamine". Vastutust ei saa määrata mitte ainult üksikutele inimestele, vaid ka kasutajarühmadele, nagu "Raamatupidamine" või "Ehitusjuhtimine", nii et kolleeg saaks kohe sekkuda, kui töötaja puudub.
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus
Protsessile orienteeritud dokumendihaldus tagab, et need dokumendid on vähese vaevaga ajakohased. PaperOffice toetab teid siin ulatusliku ülesande- ja töövoomooduliga.
Sel viisil saab luua teatud protsessiahelaid ja määratleda olemasolevaid tööprotsesse elektroonilistel dokumentidel ja osaliselt käivitada automaatselt.
See kujutab endast veatut protsessi optimeerimist, sest ülesannet ei saa määrata mitte ainult töötajatele, kellel on konkreetsed kasutajaõigused ja lõpetamisperioodid, nõuda digitaalset vabastamist, vaid käivitada automaatselt ka täiendavaid toiminguid, nagu e-posti teatised või dokumendi oleku muudatused.
Sel viisil saab kaardistada kõik dokumendiprotsessid.
Sest olenemata sellest, millises vormis dokumendid ettevõttesse jõuavad, kas paberdokumentide, PDF-failide, e-kirjade või fotodena, arhiveeritakse need automaatselt ja salvestatakse turvalisse andmebaasi.
Seega saab olulisi lepinguid õigeaegselt tunnustada ja lõpetada või uuesti läbi rääkida. Dokumendi väljastamine koos digitaalallkirja ja e-posti teavitusega aeglase paberposti asemel aitab ebaturvaline e-post kaasa klientide lojaalsusele.
Lahendus: tõestatud oskusteave
Kas pole mõtet haldustarkvara kohe praktikas kasutada? mis mitte ainult ei vasta kõigile nõuetele, vaid on ka lihtne õppida ja odav?
PaperOffice DMS on järeleproovitud terviklahendus digitaalseks tööks ning üle 20-aastase turukogemusega üks esimesi DMS pioneere.
Miks PaperOffice DMS on õige tarkvara
Ajavõit oluliste asjade jaoks, kulude kokkuhoid, kõrvaldades oma paberarhiivid, parandades oma teenust teabe kiire pakkumise ning dokumendi mahu auditikindla ja digitaalse arhiveerimise kaudu - selle tagab PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS on õige tarkvara, sest sellega kaasnevad kõik, mida paberi- ja pakenditööstuse ettevõtted vajavad, näiteks:
OCR-tehnoloogia mitte ainult ei tunne ära dokumendi sisu, vaid ka kõiki maksuga seotud andmevälju, nagu dokumendi number, kuupäev, neto, maks ja brutosumma. Imporditud andmed on kättesaadavad hindamiste, maksetehingute ja finantsarvestuse kontrollimiseks. See säästab väsitavat sisenemistööd ja vähendab konteerimisvigu.
Andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, saab maksunõustajale eksportida vaid ühe klõpsuga.
- Dokumentide säilitamine kõigis digivormingutes vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse põhimõtetele
- Toimingud toiminguid nõudvate hilinenud dokumentide esitamiseks ja uuesti esitamiseks
- Iseõppiv andmesalvestusfunktsioon sildistamise ja sisemise otsingumootoriga
- Äsja lisatud dokumentide automaatne määramine õigesse kausta
- Lihtne andmebaasi loomine ja andmebaasiühendus, sealhulgas individuaalselt kohandatav mask
- Automaatne malli loomine korduvate protsesside ja toimingute jaoks
Loomulikult võimaldab PaperOffice DMS olemasolevate digitaalsete andmete migreerimist ja integreerimist olemasolevatest tarkvaralahendustest. Samal ajal on PaperOffice DMS analoog- ja digitaalne liides.
Oma skannimisfunktsiooni abil saab tarkvara kasutada skannerit või mobiiltelefoni analoogdokumentide, plaanide ja fotode süsteemi lugemiseks ning nende digiteerimiseks, kusjuures tekstid teisendatakse fontideks OCR-i abil ja neid saab Muuta Office'i programmides. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Andmeturve on äärmiselt oluline küsimus, eriti paberi- ja pakenditööstuses. Sellepärast töötab PaperOffice DMS 1024bit krüpteerimiskoodiga, kuid mitte ainult seda.
Kõik andmed teisendatakse oma vormingusse, mis on operatsioonisüsteemist sõltumatu. Selle tulemusena peavad häkkerid ja väljapressimised kõigepealt lõhkuma operatsioonisüsteemi tulemüüri, seejärel krüpteerimise ja lõpuks välisriigi formaadi, mida seni pole juhtunud. PaperOffice DMS-il on väga tõhus paroolihaldussüsteem, nii et lõppkokkuvõttes ei saa inimene, keda tuleb pidada iga arvuti suurimaks nõrgaks kohaks, kahjustada.
Kõik digitaalsed andmed krüpteeritakse PaperOffice DMS-is 1024 bitiga ja vorming teisendatakse. Selle tulemuseks on häkkerite ja spioonide jaoks nii suured takistused, et nad kõik on paperOffice DMS-iga seni ebaõnnestunud. Samal ajal takistab hierarhiline paroolihaldussüsteem kõigil kõigele juurde pääseda.
Olulised argumendid PaperOffice DMS-i lisamiseks eelarve planeerimisse. PaperOffice DMS veenab ka asjaolu, et arvesse võetakse jätkusuutlikkust ja keskkonnakaitset. Varem või hiljem toimub analoogdokumentide täielik üleminek digitaalsele vormile ja siis on avalik-õiguslik asutus, mis siis juba kasutab PaperOffice DMS-i, hästi ette valmistatud.
Digitaalarvete töötlemine on kasulik ka paljudele paberi- ja pakenditööstuse ettevõtetele. Sissetulevaid arveid saab automatiseerida tänu PaperOffice DMS-ile ja edastada vastutavale töötajale. Juhtimis- ja vabastamisprotsessi digitaalse väljalaske kaudu saab süsteemi kaudu käsitleda ka kiiresti ja tõhusalt.
Vaid ühe hiireklõpsuga saab andmeid, sealhulgas arhiveerimiskohta, eksportida oma maksunõustajale või vastupidi.
Revisjonile vastav ja turvaline arhiveerimine: PaperOffice DMS vastab tehniliselt GoBD, GDPdU ja DSGVO õiguslikele nõuetele
PaperOffice DMS võimaldab ühendada muud tarkvara, näiteks ERP-d, ja loomulikult edastada dokumente Microsoft Office'ist sobivate liideste kaudu. PaperOffice DMS kiirendab suhtlemist.
Tähtaegu ja kohtumisi jälgitakse ning toimingud käivitatakse automaatselt sõltuvalt soovitud seadistusest. Tellimisprotsesse saab automatiseerida ja isegi tulevikuks planeeritud muudatusi saab sisestada nii, et need jõustuksid soovitud ajal.
Tänu oma ulatuslikele funktsioonidele saab PaperOffice DMS-i kindlasti liigitada ettevõtte sisuhalduse (ECM) kõrgemasse segmenti.
ECM hõlmab kogu sisu üldist haldamist vastava juurdepääsuhierarhiaga organisatsioonis. PaperOffice DMS suudab salvestada mis tahes sisu digitaalsel kujul, muuta selle sisu ja vormingut ning teha see kättesaadavaks.
PaperOffice DMS-il on kõik ECM-i funktsioonid ja see on suurepärase hinna ja kvaliteedi suhtega ning intuitiivselt õpitav töövorm, mis muudab kuluka välis- või sisekoolituse tarbetuks. Pigem on saadaval tasuta videoõpetused, et harjuda erinevate menüüdega. PaperOffice DMS võib saada organisatsiooniliseks keskuseks igas ettevõttes ja seda peaaegu valguse kiirusel.
Paberi- ja pakenditööstuse ettevõtted saavad kasu digitaalsest dokumendihaldusest
38% kõigist küsitletud ettevõtetest lihtsalt ei ole aega oma protsesse digitaliseerida. Soovitame protseduuri, mis algab põhiprotsessiga, analoogdokumentide skannimisega samal ajal, kui neid töödeldakse. Sel viisil võiks ka iga päev koopiamasinaga töötavate inimeste rühma juhendada arhiivi bitti skannima.
Tänu järjepidevate omadustega dokumentide automaatsele äratundmisele saab PaperOffice DMS alati määrata kõik skannitud dokumendid õigesse salvestuskohta digitaalses mälus. Mõttekas on alustada arhiivi skaneerimist kõige uuemate kirjetega, et veelgi vähendada analoogarhiivi suurust säilitusperioodide lõppemisel. Lisaks on meil palju juhendeid selle kohta, kuidas tänu skannerile paberivaba kontorit saavutada.
PaperOffice DMS on analoog- ja digitaalne liides. Kasutades oma skannimisfunktsiooni, saab tarkvara lugeda analoogdokumente, plaane ja fotosid süsteemi teie skanneri kaudu ja digiteerida neid, kusjuures tekstid teisendatakse fontideks OCR-i abil, mida saab Office'i programmides muuta. Ajatemplid ja versioonimine tagavad, et digitaalne dokument vastab analoogalongile.
Tänu PaperOffice DMS-i kasutamisele optimeerige oma tööaega paberipõhise tööga võrreldes kuni 7,5%.
Säästke aega dokumentide leidmisel, marsruutimisel ja jagamisel.
Digitaalsete templitega saab dokumente täiendada lisateabega ja isegi kontrollida üksikasjalikke töövooge. Ülesande- ja töövoofunktsioon omakorda tagab tähtaegadest kinnipidamise ja täitmise.
Olemasolevad hindamismehhanismid, mida kontrollib PaperOffice DMS-i integreeritud tehisintellekt, võimaldavad hinnata ja statistiliselt uurida ettevõttes esinevaid materjalivooge.
PaperOffice DMS on oma arvukate juhtimisvahenditega ideaalne tarkvara paberi- ja pakenditööstusele, mis võimaldab nii turvalist kui ka välkkiiret juurdepääsu kõigile andmetele, mis on vajalikud parima võimaliku kliendinõustamiseks. Samal ajal saab PaperOffice DMS-i kasutada kõigi äritegevuses muidu tekkivate küsimuste haldamiseks.
Selleks, et dokumendihalduses ja andmekaitses ei oleks mitte ainult erinevaid, soovitab PaperOffice DMS kasutada varundusfunktsiooniga sisemist võrgusalvestusruumi (NAS), mis vähendab kogukahjumise tõenäosust miinimumini ja samal ajal kujutab endast sisemist pilve, mis erinevalt väliste pakkujate pilvedest kaitseb tõesti valitsus- või valitsusväliste asutuste soovimatu juurdepääsu eest.
FAQs
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Paberi- ja pakenditööstuse digiteerimine":
Kuidas saavad töötajad PaperOffice'ile juurde pääseda?
Detsentraliseeritud ja kaasaegse programmiarhitektuuri tõttu saab PaperOffice'i kasutada peaaegu igas seadmes - klassikalistest arvutitest nutitelefonide / tahvelarvutiteni teleriteni.
Mis juhtub andmetega, kui PaperOffice'i pole olemas?
Seda ei juhtu, kuid teie rahustamiseks: saate oma andmeid eksportida ANYTIME- i, kuna PaperOffice põhineb avatud andmebaasi struktuuril, pääsete oma andmetele igal ajal juurde.
Teema andmekaitse: kuhu on salvestatud kõik dokumendid?
PaperOffice salvestab kõik dokumendid ettevõttesiseselt kõrgetasemelise krüpteerimisega, on immuunne näiteks andmevarguse suhtes ning ületab kõik GDPR-i ja GOBD nõuded.
Vältige vigu: ärge kunagi salvestage andmeid kolmanda osapoole pilve!
Kas PaperOffice'i saab täpselt spetsifikatsioonidele kohandada?
Jah, PaperOffice'i saab 100% kohandada ettenähtud kasutusega, et tagada sujuv integreerimine olemasolevatesse protsessidesse ja süsteemidesse. Isegi programmi liidest saab täielikult kujundada ja vabalt kohandada.
Järeldus
PaperOffice DMS toetab paberi- ja pakenditööstuse ettevõtteid ning pakub vastavaid liideseid muule tarkvarale, API-ühendustele ja seda saab igal ajal vastavalt teie soovidele laiendada. Tarkvara on lihtne õppida ja seda saab hõlpsasti integreerida igapäevasesse praktikasse, põhjustamata koolituse eesmärgil puudumist.
PaperOffice DMS soovitab kasutada NAS-i (võrgutoega andmesalvestust) koos varundusfunktsiooniga, et olulised andmed ei läheks kaduma ega luuraks kolmandate osapoolte pilvedes.
Lõppkokkuvõttes avaldab PaperOffice DMS muljet väga hea hinna ja jõudluse suhtega ning tohutu oskusteabega enam kui 20-aastase praktilise kogemuse kaudu.